- часть рабочего
листа, целый лист или диаграмму Excel с документом
Word или слайдом PowerPoint;
- часть документа
Word или целый документ с рабочим листом
Excel или слай-дом PowerPoint;
- слайд PowerPoint
с документом Word или рабочим листом Excel.
Для передачи и
последующего связывания данных приемлем
как документ в целом, так и его часть.
Чтобы передать и связать данные из фрагмента
документа, выполните следующие действия:
- Выделите
данные в документе-источнике и в приложении-источнике
выберите команду Копировать (Сору) (а
не Вырезать (Cut)!) меню Правка (Edit). Данные
будут скопированы в буфер обмена.
- Перейдите
в окно документа-приемника и установите
в нем курсор клавиатуры в место предполагаемой
вставки данных. В строке меню документа-приемника
выберите команду Правка → Специальная
вставка (Edit → Paste Special).
- В диалоговом
окне Специальная вставка (Paste Special) установите
переключатель в положение Связать (Paste
Link), выберите нужный формат данных в списке
Как (As) и щелкните на кнопке ОК.
Если кнопка
Связать (Paste Link) недоступна, то это означает,
что тип данных в буфере обмена не позволяет
выполнить связывание или его не поддерживает
приложение-источник.
Для связывания
целого документа выполните следующие
действия:
- В документе-приемнике
установите курсор в место предполагаемой
вставки данных.
- В строке
меню документа-приемника выберите команду
Вставка → Объект (Insert → Object). В диалоговом
окне Вставка объекта (Object) перейдите на
вкладку Создание из файла (Create From File).
В PowerPoint и Access такие вкладки отсутствуют,
но имеется соответствующий переключатель.
- Установите
флажок Связать с файлом (Link To File) и в поле
Имя файла (File Name) введите имя файла документа
источника или найдите этот файл с помощью
кнопки Обзор (Browse).
- Нажмите кнопку
ОК для закрытия диалогового окна и вставки
данных.
Применение
гиперссылок для
связывания данных
Вместо
вставки блока данных, связанных
с документом-источником, в Microsoft
Word, Excel, PowerPoint или Access можно использовать
простую гиперссылку
на данные в документе-источнике. После
щелчка на гиперссылке документ-источник
будет открыт, причем будет отображено
то его место, где расположены связанные
данные.
Для создания гиперссылки
в Word, Excel, PowerPoint или Access выделите данные
в документе-источнике и перетащите их
в документ-приемник с помощью правой
кнопки мыши. После того как вы отпустите
правую кнопку, появится контекстное меню,
в котором следует выбрать пункт Создать
гиперссылку (Create Hyperlink Here):
Гиперссылку в
Word, Excel, PowerPoint или Access можно также создать,
сначала скопировав блок данных в буфер
обмена, а затем при вставке в документ-приемник
выбрав команду Правка → Вставить как
гиперссылку (Edit → Paste As Hyperlink).
1.3.
Внедрение данных
Блок
внедренных данных называется внедренным
объектом. В любой документ можно внедрить
данные, созданные в другом приложении
Office или в средствах Office, таких как Microsoft
Graph или Microsoft Equation, или в любой другой программе
Windows, которая в состоянии быть источником
данных, например Microsoft Visio. Существует
три способа создания внедренных объектов,
различающиеся методами получения данных.
Во-первых, в
качестве данных для внедрения можно
использовать часть существующего
документа. Для этого:
- Выделите
данные в документе-источнике и в строке
меню выберите команду Копировать (Сору)
или Вырезать (Cut) меню Правка (Edit).
- В документе-приемнике
установите курсор в месте вставки данных
и в строке меню выберите команду Правка
→ Специальная вставка (Edit → Paste Special).
- В диалоговом
окне Специальная вставка (Paste sрес1а1) установите
переключатель в положение Вставить (Paste)
и в списке Как (As) выберите любой из форматов,
- содержащий
слово «объект». Нажмите кнопку ОК для
закрытия диалогового окна и вставки данных.
Во-вторых, в
качестве данных для внедрения можно
использовать и документ в целом. Для этого:
- В документе-приемнике
установите курсор в месте вставки данных.
В строке меню выберите команду Вставка
→ Объект (Insert → Object) и в открывшемся диалоговом
окне перейдите на вкладку Создание из
файла (Create From File). В некоторых приложениях
(например, PowerPoint) в этом диалоговом окне
вкладки отсутствуют, но есть эквивалентный
переключатель.
- Убедитесь,
что флажок Связь с файлом (Link To File) сброшен,
и введите имя файла-источника данных
в поле Имя файла (File Name) с клавиатуры или
укажите файл с помощью кнопки Обзор (Browse).
Нажмите кнопку ОК.
Третий способ
внедрения состоит в создании
новых данных средствами приложения-источника.
- Выполните
действия шага 1 предыдущего способа.
- В списке
Тип объекта (Object Type) выберите нужный. Этот
список содержит по одному или более типов
объектов для каждого из установленных
на компьютере приложений, данные которых
могут быть источником внедряемых данных.
Нажмите кнопку ОК. Далее события (в зависимости
от используемого приложения) будут развиваться
по одному из двух сценариев:
- Чистая рабочая
область приложения-источника откроется
непосредственно в документе-приемнике,
а меню и кнопки панелей инструментов
приложения-источника будут добавлены
в окно приложения-приемника. Команды,
подаваемые с клавиатуры в приложении-источнике,
будут доступны и в окне документа-приемника.
- Откроется
окно приложения-источника с чистой рабочей
областью (например, пустой рабочий лист
Excel) или окно какой-либо другой программы.
- Используйте
команды приложения-источника для ввода
данных, независимо от того, какой вариант
был реализован после выполнения этапа
2.
- Закончив
ввод данных, выйдите из режима редактирования,
для чего выберите команду Файл → Выход
(File → Exit). Если появится окно сообщения
с вопросом об обновлении объекта в документе-приемнике,
нажмите кнопку Да (Yes).
Глава
2. Обмен данными между
приложениями Microsoft
Office.
2.1.Обмен
данными (копирование,
импорт*
и экспорт) между приложениями Excel
и Access
С
уществует несколько
способов обмена данными между приложениями
Microsoft Office Access и Microsoft Office Excel.
- Чтобы содержащиеся
в Access данные переместить в Excel, можно
скопировать данные таблицы Access и
вставить их в лист Excel, подключить базу
данных Access к листу Excel или экспортировать
данные Access в лист Excel.
- Чтобы содержащиеся
в Excel данные переместить в Access, можно скопировать
данные листа Excel и вставить их в таблицу
Access, импортировать лист Excel в таблицу
Access или связать лист Excel с таблицей Access.
Работа
в Excel с данными Access
Работая
в книге Excel с данными Access, можно
воспользоваться функциями анализа
данных, построения диаграмм, гибкими
средствами отбора и представления
данных и другими полезными функциями,
которых нет в приложении Access.
Копирование
в Excel данных Access
Данные Access в
виде таблицы можно скопировать
в буфер обмена, а затем вставить
в лист Excel.
- Запустите
приложение Access, а затем откройте таблицу,
запрос или форму, содержащие данные, которые
нужно копировать.
- На вкладке
Форматирование нажмите кнопку Просмотр,
а затем щелкните Режим
таблицы.
- Выделите
записи, которые нужно копировать.
Если нужно
выделить несколько соседних столбцов,
протащите указатель мыши по соответствующим
заголовкам.
- На вкладке
Форматирование в группе Буфер
обмена нажмите кнопку Копировать
.
- Запустите
приложение Excel, а затем откройте
лист, в который нужно вставить
данные.
- В левом верхнем
углу области листа щелкните ячейку, в
которую должно быть вставлено название
первого поля.
Чтобы копируемые
записи не заменили бы собой существующие
записи, убедитесь, что на листе нет данных
ниже и правее выбранной ячейки.
- На вкладке
Форматирование в группе Буфер
обмена нажмите кнопку Вставить
.
Экспорт
в Excel данных Access
С
помощью мастера экспорта Access можно
экспортировать в лист Excel объект Access,
например, таблицу, запрос, форму или
выделенные записи. При выполнении
операции экспорта можно сохранить
ее параметры для последующего использования,
а также можно установить расписание автоматического
выполнения экспорта через заданные промежутки
времени.
Ниже приведены
часто встречающиеся ситуации, в
которых нужно экспортировать в
Excel данные Access:
- Отдел или
рабочая группа применяют для обработки
данных и Access, и Excel. Данные хранятся в базах
данных Access, а анализ данных и рассылка
результатов анализа проводятся с помощью
Excel. Обычно сотрудники экспортируют данные
в Excel по мере необходимости, но нужно сделать
этот процесс более эффективным.
- Сотрудники
привыкли работать с Access, но руководитель
предпочитает просматривать отчеты в
Excel. Сотрудникам приходится периодически
копировать данные в Excel, и нужно автоматизировать
этот процесс, чтобы экономить время.
Подключение
из Excel к данным Access
Чтобы
работать с обновляемыми данными Access
в приложении Excel, можно создать
подключение к базе данных Access и
получать все данные из таблицы или
запроса. Такое подключение обычно
хранится в виде файла подключения
к данным Office (ODC). Основное преимущество
подключения к данным Access по сравнению
с импортом состоит в том, что таким образом
можно периодически анализировать данные
с помощью Excel без многократного копирования
или экспорта данных из Access. Подключившись
к данным Access, можно после каждого добавления
данных в исходную базу данных Access автоматически
обновлять книги Excel. Например, можно обновлять
ежемесячный сводный бюджетный отчет
в Excel, чтобы он содержал данные за прошедший
месяц.
- Щелкните
ячейку, в которую нужно поместить данные
из базы данных Access.
- На вкладке
Данные в группе Получить
внешние данные нажмите кнопку Из
Access.
- В списке
Область поиска найдите и дважды щелкните
базу данных Access, которую нужно импортировать.
В диалоговом окне
Выбор таблицы щелкните таблицу или
запрос, которые нужно импортировать,
а затем нажмите кнопку ОК.
- В диалоговом
окне Импорт данных выполните следующие
действия:
- В группе
Выберите способ просмотра
данных выполните одно из следующих
действий:
- Чтобы просмотреть
данные в виде таблицы , выберите Таблица.
- Чтобы просмотреть
данные в виде, выберите Отчет
сводной таблицы.
- Чтобы просмотреть
данные в виде отчета и сводной таблицы,
выберите Сводная
диаграмма и отчет сводной
таблицы.
- Кроме того,
можно выбрать пункт Свойства, установить
параметры обновления, форматирования
и макета импортируемых данных, а затем
нажать кнопку ОК.
- В группе
Куда следует поместить
данные? выполните одно из следующих
действий:
- Чтобы поместить
данные в выбранное место, щелкните Существующий
лист.
- Чтобы поместить
данные в левый верхний угол нового листа,
щелкните Новый лист.
- Нажмите кнопку
ОК.
Excel поместит
диапазон внешних данных в
указанное расположение.
Работа
в Access с данными Excel
Работая в Access с
данными Excel, можно воспользоваться
функциями Access по управлению данными,
безопасностью и многопользовательскими
возможностями. В Access есть много полезных
функций, но две из них особенно удобны
при работе с данными Excel:
- Отчеты Если
пользователь умеет создавать отчеты
Access и хочет представить данные Excel в виде
такого отчета, можно создать отчет Access.
Например, можно создавать более сложные
и гибкие отчеты, такие как итоговые отчеты,
отчеты с группировкой, этикетки для распечатки
и графические отчеты.
- Формы Если
нужно воспользоваться формой для поиска
или отображения данных в Excel, можно создать
форму Access. Например, можно создать форму
Access, в которой порядок расположения полей
будет отличаться от порядка столбцов
на листе, или форму, в которой будет удобнее
просматривать длинные строки данных
на одном экране.
Копирование
в Access данных Excel
В Excel можно скопировать
данные листа, а затем вставить их
в таблицу Access.
Примечание. При
вставке в таблицу данных из нескольких
полей листа следует убедиться, что порядок
расположения столбцов соответствует
порядку расположения копируемых данных.
При вставке в форму Access данных из нескольких
полей листа эти данные будут вставлены
в поля с теми же именами, что и имена исходных
полей, независимо от порядка их расположения
в форме. Если копируемые данные содержат
поля, которых нет в конечной форме, Access
предложит вставить только поля с совпадающими
именами. Если совпадающих имен нет, поля
будут вставлены согласно последовательности
вкладок в конечной форме, что не всегда
соответствует нужному порядку. Если имена
полей источника отличаются от имен полей
в конечной форме, может быть удобнее вставить
данные не в форму, а в таблицу.
- Запустите
приложение Excel, а затем откройте лист,
содержащий данные, которые нужно копировать.
- Выделите
строки, которые нужно копировать.
- На вкладке
Главная в группе Буфер
обмена нажмите кнопку Копировать
.
- Запустите
приложение Access, а затем откройте
таблицу, запрос или форму, в которые нужно
вставить эти строки.
- На вкладке
Таблица в группе Представления
нажмите кнопку Представление, а затем
выберите элемент Режим
таблицы.