Обмен данными между приложениями Microsoft Office

НИ МГУ  им.Н.П.Огарёва 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Реферат

На тему:

« Обмен  данными с другими приложениями Microsoft Office». 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Саранск 2010 
 
 
 
 

Содержание 
 
 

Введение……………………………………………………………………………..3 

Глава 1. Способы  обмена данными………………………………………………..4

1.1. статическое копирование и перемещение данных…………………………...4

1.2.Связывание данных……………………………………………………………..6

1.3. Внедрение данных………………………………………………………………7 

Глава 2. Обмен данными между приложениями Microsoft Office……………….8

2.1. Обмен данными (копирование, импорт и экспорт) между приложениями Excel и Access………………………………………………………………………..8

2.2. Копирование данных или диаграмм Excel в PowerPoint.................................14 

Заключение………………………………………………………………………….18 

Приложения………………………………………………………………………….19 

Список использованной литературы………………………………………………22 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Введение 

_С

истема Microsoft Office 2007 превратилась из набора отдельных  продуктов, повышающих индивидуальную производительность труда, в комплексную, интегрированную систему. Построенная на известных инструментах, уже знакомых многим пользователям, система Microsoft Office содержит программы, серверы, службы и решения, предназначенные для совместной работы с целью облегчения решения широкого спектра задач масштаба предприятия.

Основной частью системы Microsoft Office являются наборы приложений Microsoft Office, предоставляющие инструменты  для повышения производительности труда на компьютере. Новые возможности  этих приложений улучшают методы работы сотрудников друг с другом, партнерами и клиентами, а также оптимизируют способы получения и использования информации организациями. Кроме основных настольных приложений, выпуск 2007 содержит новые программы, серверы и службы, созданные для улучшения навыков работы и повышения производительности труда сотрудников.

При совместном использовании приложений системы Microsoft Office можно решить ряд задач  предприятия, начиная от управления персональной производительностью  и заканчивая управлением сложными проектами. Для этого необходим обмен данными.

В данной работе рассмотрено, как с помощью технологии Object Linking and Embedding (OLE) выполняется внедрение и связывание объектов в отчетах Seagate Crystal Reports и способы последующего их редактирования на месте и в приложении, создавшем объект.

Существует три  основных способа обмена данными  между приложениями, работающими  под Windows: статическое копирование или перемещение данных, внедрение данных, связывание данных. Они также будут рассмотрены более подробно. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Глава 1. Способы обмена данными. 

_С

уществует три  основных способа обмена данными  между различными приложениями Office:

• статическое копирование или перемещение данных;
• связывание данных;
• внедрение данных.

Приложения, между которыми происходит обмен данными, будем называть приложением-приемником и приложением-источником. При описании действий с документами будем также употреблять термины документ-источник и документ-приемник.

В случае статического копирования или статического перемещения вставленные данные становятся составной частью документа в приложении-приемнике. С приложением-источником они уже более не связаны. Этот тип копирования или перемещения обычно используется при работе с одним документом или с несколькими документами одного приложения. При статическом копировании или перемещении данных из одного приложения в другое в ряде случаев, но не всегда, имеется возможность их редактирования в приложении-приемнике. Если данные были преобразованы в формат, который поддерживает приложение-приемник, редактирование возможно. Например, можно редактировать текст, скопированный из книги Excel и вставленный в документ Word. Если, однако, данные не могут быть преобразованы в формат, доступный приложению-приемнику, редактированию они не подлежат, хотя их можно вывести на печать или просмотреть на экране. Так, например, происходит при копировании растрового изображения из графической программы в документ Word.

При использовании  связывания вставленные данные сохраняют связь с приложением-источником. Фактически полная копия данных хранится в приложении-источнике, а приложение-приемник содержит только ссылку и информацию, необходимую для вывода данных на экран. При редактировании данных в приложении-источнике связанные с ними данные в приложении-приемнике могут быть изменены автоматически или вручную.

Внедренные  данные сохраняют связь с исходным документом, но не с приложением. Фактически исходного документа может и не быть, так как внедренные данные могут быть созданы только в документе-приемнике. Документ-приемник хранит полную копию данных. Однако связь между данными и программой-источником позволяет применять средства программы-источника для редактирования данных. 
 

1.1. Статическое копирование  и перемещение  данных. 

Для того чтобы скопировать или переместить данные из одного приложения Office в другое, выполните следующие действия:

• Выделите данные в приложении-источнике и выберите команду Правка → Копировать (Edit → Сору) либо Правка →Вырезать (Edit → Cut).
• Активируйте приложение-приемник и установите курсор в предполагаемое место вставки данных.
• В строке меню приложения-приемника выберите команду Специальная вставка (Paste Special). Откроется одноименное диалоговое окно.

В приложении Microsoft FrontPage выбор команды Специальная вставка (Paste Special) вместо открытия стандартного окна специальной вставки приводит к выводу диалогового окна Преобразование текста (Convert Text):

• В окне Специальная вставка (Paste Special) установите переключатель в положение Вставить (Paste) и в списке Как (As) выберите требуемый формат. Можно выбрать любой формат, за исключением того, который содержит слово объект (object). Дело в том, что выбор объектного формата повлечет не статическое копирование, а внедрение.
• Состав списка форматов Как (As) зависит от типа приложения-источника и вида данных. Учтите, что в разделе Результат (Result) окна Специальная вставка (Paste Special) появляется описание формата после его выбора в списке Как (As)
• Нажмите кнопку ОК для вставки данных и закрытия диалогового окна.

Одним из наиболее распространенных типов форматов при  копировании данных является неформатированный  текст. Выбор этого «формата»  обеспечивает вставку содержимого  буфера обмена как простого текста с удалением всякого форматирования.

Быстрее, хотя и менее надежно, вместо действий, описанных в пунктах 3, 4 и 5, выбрать команду Правка → Вставить (Edit → Paste) или нажать сочетание клавиш Ctrl+V, При этом будут вставлены данные в формате, принятом по умолчанию, и, как правило, в приложении-приемнике будет отображена кнопка Параметры вставки (Paste Options). Нажмите эту кнопку и выберите нужный формат из раскрывающегося меню.

Для выполнения статического копирования выберите любой из трех первых пунктов. (Выбор  пункта, содержащего слово «связать» (link), приведет к связыванию данных.) Если в этом меню нет необходимости, просто продолжите ввод символов или нажмите клавишу Esc, кнопка Параметры вставки (Paste Options) исчезнет.

Кнопка Параметры  вставки (Paste Options) появится только при установленном флажке Показать кнопки возможностей вставки (Show Paste Options Buttons). Для его изменения в Word, Excel или PowerPoint выберите команду Сервис→ Параметры (Tools →  Options) и перейдите на вкладку Правка (Edit) открывшегося окна. В Microsoft Outlook перейдите на вкладку Дополнительно (Other) и воспользуйтесь кнопкой Дополнительно (Advanced Options). В приложении FrontPage перейдите на вкладку Общие (General).

Статическое перемещение  данных происходит через так называемый буфер обмена (clipboard). Далее мы рассмотрим использование расширенных возможностей буфера обмена в приложениях Office.

Использование буфера обмена Office

Буфер обмена является системной функцией Windows, позволяющей копировать или перемещать текст и графику внутри документа, между документами одного приложения или между различными Windows-приложениями. Традиционно при выполнении команд Копировать (Сору) или Вырезать (Cut) для копирования данных в буфер обмена предыдущее содержимое этого буфера теряется. Последующая команда Вставить (Paste) вставляет только то, что было скопировано в буфер последним.

 Microsoft Office предоставляет усовершенствованный буфер обмена, позволяющий оперировать несколькими блоками текстовой или графической информации. Буфер обмена хранит множество блоков только при активации функции Буфер обмена Office (Office Clipboard). Если она не активна, то будет доступен только последний скопированный блок. Для активации этой функции используются следующие методы:

• В приложении Office откройте панель задач Буфер обмена (Clipboard), выбрав команду Главная→ Буфер обмена Office (Edit → Office Clipboard) или любым другим способом
• Если установлен флажок Автоматическое отображение буфера обмена Office (Show Office Clipboard Automatically), то эта панель будет открываться автоматически при любой операции копирования. В ней будут представлены как только что скопированный блок, так и ранее помещенные в буфер блоки. Для включения функции автооткрытия, а также настройки других параметров щелкните на кнопке Параметры

 
 

• Options), расположенной внизу панели Буфер обмена (Clipboard), и выберите соответствующий пункт меню.
• Если напротив пункта Открывать буфер обмена Office при двойном нажатии Ctrl+C (Show Office Clipboard When Ctrl+C Pressed Twice) установлен флажок, то панель будет открываться автоматически при быстром двойном нажатии клавиш Ctrl+C . При этом предварительно выделенный текст будет представлен в буфере (плюс ранее копировавшиеся блоки).
• Если установить флажок Собирать данные без отображения буфера обмена Office (Collect Without Showing Office Clipboard), то функция Буфер обмена Office (Office Clipboard) всегда будет активной.

Когда эта функция  включена, в буфере может храниться  до 24 блоков текстовых или графических  данных. При копировании 25-го блока  первый блок будет удален.

Для вставки в документ одного и более блоков откройте панель Буфер обмена (Clipboard), если она закрыта. Все хранимые блоки будут представлены эскизами, совместно со значками, указывающими на приложение-источник. Блоки будут перечислены в обратном порядке (сверху представлен скопированный позже всех)

Для вставки  определенного блока в документ просто щелкните на этом блоке в  списке. Добавить блок в буфер и  удалить его оттуда можно щелчком  на значке стрелки, появляющейся справа от описателя блока при помещении  над ним указателя мыши, и выбором команды из раскрывающегося меню: Вставить (Paste) И Удалить (Delete) соответственно.

Для вставки  всех блоков, хранимых в буфере, щелкните на кнопке Вставить все (Paste All). Блоки будут скопированы в документ в том порядке, в котором они помещались в буфер (то есть нижний элемент будет вставлен первым, а верхний - последним). Для удаления всех блоков щелкните на кнопке Очистить все (Clear All), расположенной в верхней части панели Буфер обмена (Clipboard).

Если установлен флажок Показать значок буфера обмена Office на панели задач (Show Office Clipboard Icon On Taskbar), то соответствующий значок будет представлен в правой части панели задач Windows.

Если включен  флажок Показывать состояние около  панели задач при копировании (Show Status Near Taskbar When Copying), каждый раз при копировании очередного блока (даже из не входящих в пакет Office приложений) над значком буфера обмена будет появляться маленькая подсказка, сообщающая о добавлении блока в буфер. Если панель задач буфера обмена закрыта, то ее можно открыть двойным щелчком на значке буфера.  
 

1.2. Связывание данных.

Пакет Office позволяет организовать обмен и связывание различных типов данных между входящими в него приложениями, например можно связать: