ЗМІСТ 
 
 
 

Завдання 2. 20 

     1. Поняття інформаційної системи підприємства, її призначення і роль.

     Інформаційна  система – система, яка організовує  накопичення і маніпулювання  інформацією щодо проблемної сфери. З позиції ділового бачення інформаційна система – це сукупність інформації, апаратно-програмних і технологічних  засобів, засобів телекомунікацій, баз та банків даних, методів процедур обробки даних, персоналу управління, які організовують процес збирання, передавання, оброблення і накопичування інформації для підготовки і прийняття ефективних управлінських рішень.

     З технічної точки зору інформаційна система визначається як набір взаємозалежних компонентів, що збирають, обробляють, зберігають і розподіляють інформацію, щоб підтримувати процес прийняття управлінських рішень і управління організацією в цілому. Із семантичної точки зору інформаційна система – сукупність різноманітних взаємопов’язаних або взаємозалежних відомостей про стан об’єкта управління та процеси, що відбуваються в ньому. Ці відомості виражені в показниках та інших інформаційних сукупностях, зібраних та оброблених за допомогою технічних (інформаційних і обчислювальних) засобів за визначеною методикою та заданими алгоритмами.

     Інформаційна  система не тільки відображає функціонування об’єкта управління, а й впливає  на нього через органи управління. Вона є сукупністю інформаційних процесів для задоволення потреби в інформації різних рівнів прийняття рішень. Її метою є продукування інформації для використання (споживання) управлінським апаратом. Відповідно вона забезпечує нагромадження, передачу, збереження, оброблення та узагальнення інформації “знизу вгору”, а також конкретизацію інформації “зверху вниз”.

     Це  відбувається на основі використання економіко-математичних методів, моделей, ЕОМ і засобів комунікації. АІС  реалізує принципово нову платформу  управління, що грунтується на інтеграції управлінської інформації за допомогою механізму загального інформаційного зв’язку даних, які включають в оброблення з метою здобуття інформації для управління.

     Характерною рисою ІС є те, що людина виступає активним учасником інформаційного процесу. Це виявляється в умовах функціонування АРМ, коли людина (користувач) здійснює введення інформації в систему, підтримує її в активному стані, обробляє інформацію і використовує отримані результати в управлінні. Інформація служить способом опису взаємодії між джерелом й одержувачем інформації.

     Найважливіша  властивість ІС – єдність управлінської  інформації, що визначає єдине інформаційне забезпечення системи управління. Вхідною  інформацією користуються всі органи управління..

     Місія інформаційних систем – це виробництво інформації, що її потребує організація для забезпечення ефективного управління всіма своїми ресурсами, створення інформаційного і технічного середовища для здійснення управління організацією.

     Інформаційні  системи виробничого об'єкта (підприємства, організації) характеризуються специфічними ознаками, на відміну від інформаційних систем інших призначень. Вони орієнтовані, переважно, на реалізацію управлінських рішень на базі широкого використання засобів обчислювальної техніки й економіко-математичного моделювання. Такі системи характеризуються також безпосередньою взаємодією з користувачами різних рангів, функціонуванням реального режиму часу отримання і використання інформації, можливістю задоволення інформаційного попиту споживачів.

     Якщо  в основу визначення поняття «інформаційна система» покласти ресурсний підхід, то інформаційна система може трактуватись як сполучення засобів і методів виробництва, накопичення, перетворення і використання інформаційних ресурсів підприємства з метою здійснення користувачами основних функцій управління. Інформаційну систему визначають і як методологію, організацію, елементи технічного і програмного забезпечення, що необхідні для вводу й отримання певної інформації згідно з вимогами користувача.

     Інформаційні  системи функціонують, перш за все, для забезпечення інформацією процесів управління підприємством, а це пов'язано з методами і засобами виділення інформації із сукупності зафіксованих даних.

     2.Процедура виконання операцій з даними у списках. 

     Організувавши табличні дані у формі списку, користувач одержує можливість виконання в Excel дій, аналогічних процедурам обробки баз даних (наприклад, сортування, відбір або фільтрація даних, уведення та редагування даних через спеціальні вікна, підведення підсумків). Дані, організовані у список, у термінах Excel часто називають базою даних. Звичайно, таблиця-список суттєво відрізняється від бази даних у фахових системах керування базами даних, але наявність спеціальних команд і функцій для керування такою “базою” істотно спрощує роботу.

     Крім  перелічених можливостей Excel підтримує обмін даними (імпорт та експорт даних) із системами керування базами даних, дозволяючи прочитати або зберегти дані у традиційних форматах баз даних. Крім того до складу пакета Excel входить прикладна програма MS-Query. З її допомогою можна опрацьовувати дані (бази даних), збережені програмами керування базами даних, будувати запити до цих баз, зробити дані доступними для опрацювання засобами Excel. При цьому вхідні дані можуть бути подані у форматах dBase або Paradox, Microsoft Access, FoxPro, а також у будь-яких інших форматах, доступ до яких можливий через інтерфейс ODBC (Open Data Base Connectivity).

     Що  стосується термінів база даних і список, будемо дотримуватися прийнятої у Microsoft угоди та називати таблиці у документах Excel списками. Базами даних будемо називати файли даних, створені іншими системами обробки даних (системами керування базами даних).

     Список являє собою  таблицю у робочому листі, побудовану за принципом бази даних. Кожний рядок, крім першого, містить окремий запис списку (набір даних), кожний стовпчик є полем даних і містить однотипну інформацію. Перший рядок списку містить назви полів. Необхідно уникати порожніх рядків і стовпчиків усередині списку. В ідеалі на робочому листі не повинно бути нічого, крім списку. Якщо це неможливо, то список варто відокремити від інших даних принаймні одним порожнім рядком та одним порожнім стовпчиком. Максимальний розмір списку обмежений хіба що розміром робочого листа.

     Excel розпізнає списки автоматично. Перед виконанням дій зі списком достатньо активізувати будь-яку клітинку усередині списку. Вміст першого рядка Excel вважає іменами полів і не опрацьовує їх, як інші дані. Якщо перед здійсненням обробки списку виділити окрему частину списку, то Excel сприйме як список тільки виділений діапазон клітинок.

     Діапазону клітинок, що містить список, можна  дати ім'я. Присвоєння імені дозволить  простіше переходити до списку у робочій  книзі. Якщо діапазону клітинок списку присвоєно ім’я «База_данных», то Excel інтерпретує вміст кожної клітинки першого рядка, як ім’я окремого поля. Щоб виділити рядок з іменами полів використовуйте шрифти та рамки. Не варто вставляти окремий рядок із дефісів або знаків рівності, тому що Excel може сприйняти таке “підкреслення” за дані.

     Для роботи з великими списками, дані яких не поміщаються одночасно у робочому вікні, використовуйте розглянуту раніше можливість фіксуванняобластей (команда «Окно\Закрепить области»). Перший рядок списку з іменами полів буде зафіксований на екрані та завжди представлений при прокручуванні списку.

     Як  бачимо, створити список можна, використовуючи традиційні засоби. Задавши імена  полів і порядок їхнього розташування, визначивши ширину стовпчиків і параметри  форматування (насамперед для дат, часу, числових значень), можна вводити записи списку. Якщо для стовпчика з “вузькими” даними потрібно зазначити довге ім'я поля, представте ім'я у декількох рядках клітинки. Список може також містити значення полів, які отримані у результаті обчислення формул.

     Хоча нові дані можна  добавляти безпосередньо у кінець списку, для уведення та зміни окремих  записів Excel надає у допомогу користувачу  стандартну екранну форму даних. Для виводу на екран вікна форми  даних помістіть покажчик клітинки в область списку та виконайте команду «Данные\Форма…». Нижче наведений приклад такої форми для списку з попереднього рисунка.

     Форму даних можна використовувати  тільки у тому випадку, якщо перший рядок списку містить імена полів. Якщо перед виводом на екран вікна  форми даних був виділений певний діапазон клітинок, то у вікні форми будуть відображатися тільки поля та записи, які включені в область виділення. Excel автоматично розпізнає імена полів, якщо формат клітинок, що містять імена, відрізняється від формату клітинок з даними. За допомогою мови Visual Basic можна створити власну (нестандартну) форму даних.

     У рядку заголовка форми виводиться ім'я робочого листа, що містить список, який редагується. У лівій частині  форми розташовуються заголовки  стовпчиків (імена полів) і поля уведення відповідних значень. Обчислювальні та захищені поля даних змінити не можна. Ці поля відображаються разом із відповідними значеннями, але поля уведення для них відсутні (у нашому прикладі вік студента розраховується за формулою, тому для поля «Вік» просто виводиться результат розрахунку). Ширина та висота вікна форми визначається кількістю стовпчиків і максимальними розмірами імен полів і ширини стовпчиків.

     У правому верхньому куті форми  відображається лічильник, що вказує номер  поточного запису та кількість записів у списку. Положення движка смуги прокрутки позначає приблизну позицію поточного запису у списку. Праворуч розташовуються кнопки керування списком. Деякі літери в іменах полів у вікні форми даних підкреслені. Натиснувши клавішу з підкресленою літерою у сполученні з клавішею <Alt>, можна швидко перейти до відповідного поля у вікні форми даних.

     Натиснувши  певні клавіші, можна швидко “пролистати” записи у списку:

1. Натискання клавіші <Enter> призводить до відображення наступного запису. Натискання сполучення клавіш <Shift+Enter> — до попереднього запису. Записи також можна “перегортати” клавішами <¯> та <>.
2. Натискання клавіш <PageUp> та <PageDown> дозволяє перейти до запису, розташованого на 10 записів вище або, відповідно, нижче поточного.
3. Натискання сполучень клавіш <Ctrl+PageUp> та <Ctrl+PageDown> використовується для переходу до першого або, нового, розташованого за останнім, запису списку.
4. Клавіші <Tab> та <Shift+Tab> можна використовувати для переходу до наступного або, відповідно, до попереднього поля усередині запису.
5. Крім того, як звичайно, можна користуватися смугою прокрутки для “листання” записів і покажчиком миші для переміщення між полями усередині запису.

     Для керування вікном форми даних  у розпорядженні користувача  є 7 кнопок:

1. Кнопка «Добавить» дозволяє ввести новий запис.
2. Кнопка «Удалить» дозволяє видалити поточний запис. Розташовані нижче записи перемістяться угору. Виконання цієї команди скасувати не можна, і на екран буде виведене попереджувальне повідомлення.
3. Кнопка «Вернуть» дозволяє скасувати виконані зміни та повернутися до початкового вигляду запису. Ця кнопка доступна тільки у тому випадку, якщо після внесення змін ви ще не перейшли до іншого запису.
4. Кнопки «Назад» та «Далее» дозволяють перейти до попереднього або наступного запису списку. При цьому враховуються задані критерії відбору записів.
5. Кнопка «Критерии» дозволяє відобразити на екрані порожню форму даних і ввести критерії для відбору записів списку. При указанні критеріїв можна використовувати символи шаблона «*» — для заміни довільного числа символів і «?» — для заміни одного символу) та традиційні відношення порівнянь (=, <, >, <>, <=, >=). Наприклад, для пошуку студентів, прізвища яких починаються на літеру Б, як критерій у полі «Прізвище» можна ввести «Б*». Кнопки «Далее» та «Назад» будуть здійснювати пошук потрібних записів з урахуванням заданого критерію. Кнопка «Критерии»дозволить у разі потреби змінити критерій. Для видалення заданих критеріїв і відображення всіх записів використовується кнопка «Очистить».
6. Кнопка «Закрыть» дозволяє закрити вікно форми даних.

     Excel надає розвинені можливості для сортування (впорядкування) інформації, розташованої у діапазоні клітинок робочого листа, незалежно від того, чи вважається даний діапазон клітинок списком. Сортувати можна як числові, так і текстові дані, або дати. Можливе сортування по рядках або по стовпчиках, по зростанню або по убуванню, з урахуванням або без урахування великих чи малих літер. Можна також визначити власний порядок сортування, наприклад, впорядкувати назви відділень компанії по їхньому географічному положенню (північ, південь, схід, захід).

     Для сортування списку спочатку розташуйте покажчик клітинки усередині списку та виконайте команду «Данные\Сортировка…». Excel автоматично визначить розмір списку, рядок заголовків (який не треба сортувати) та відкриє вікно діалогу «Сортировка диапазона».

     Використовуючи  списки полів «Сортировать по» та «Затем по» виберіть поля, по яким буде здійснюватися сортування, з урахуванням  їхніх взаємних пріоритетів. Встановіть для кожного поля сортування необхідний перемикач «по возрастанию» або «по убыванию». Перевірте правильність установки перемикача у розділі «Идентифицировать поля по». Кнопка «OK» дає вказівку до виконання сортування.