MS Access

    3. Ашылған «Кестелерді қосу» диалог терезесінен Клиенттер кестесін таңдап, Добавить батырмасын басыңыз. Диалогты терезені жабыңыз. Экранда деректер сызбасы тек бір Клиенттер кестесінен тұратын, ал сұраныс бланкісі бос болатын сұраныстар құрастырушының терезесі ашылады.

    Нәтижелі  кестеде болатын өрістерді таңдау үшін оларды сұрату бланкісінде бейнелеуіңіз қажет. MS Access-те нәтежелі кестеде болатын  өрістерді таңдаудың екі нұсқасы  бар:

    1. Кестелерге бөлек өрістерді қосу  үшін деректер сызбасында кестенің өрісін таңдап, тышқан батырмасын екі рет басасыз. Таңдалған өріс сұраныс бланкісі Өріс жолының мүмкін болатын келесі бағанға қойылады. Кесте аты жолында бірден кесте аты пайда болады, ал Экранға шығару позициясы таңбаланады.

    2. MS Access-те апару және қалдыру (drag-and-drop) механизмі кең қолданылады. Бұл механизмі қолдану үшін өрістерді таңдағанда деректердің сызбасында кестеге көшіңіз. Сұраныс бейнелегіңіз келген өрісті ерекшелеп тышқан батырмаласын басып, жібермей ұстап тұрып, таңдалған өрісті сұраныс бланкісіне апарыңыз.

    Жоғарғыда келтірілген тәсілдердің кез-келгенімен сұраныс бланкісіне тегі, аты, әкесінің аты, телефоны өрістеріне апарыңыз.

    Қайсыбір  жағдай да берілген кестенің барлық өрістерін  таңдау қажет. Ол үшін MS Access-те екі тәсіл қарастырылады, оның бірі-тақырып жолында тышқанды екі рет басу арқылы кестенің барлық өрістерін таңдау, екіншісі-ерекшеленген өрістерді сұраныс бланкісіне тасмалдау. Бұл жағдайда сұраныс бланкісінде берілген кестенің барлық өрістері пайда болады. Кестедегі өрістер тізімдегі жұлдызшаға мән берген боларсыз. Оны кестедегі барлық өрістерді белгілеу үшін пайдалана аласыз. Ол үшін өрістер тізімінің бірінші жолындағы жұлдызшаны басыңыз және осы қалыпта тышқан батырмасын жібермей ұстап, оны сұраныс бланкісіне апарыңыз. Сұраныс бланкісінде  өріс атынан кейін нүкте қойылып, сосын жұлдызша символы жазылады, берілген кестенің барлық өрістері таңдалғанын білдіреді. Бірінші тәсілден айырмашылығы құрастырушы режимінде әрбір өрісті бөлек бағанда көрмейсіз, бірақ сұранысты жіберген соң олардың барлығы таңдалады.

    Қателесіп, сұраныс бланкісінің артық өрісті қосып қойдыңыз немесе айқын өрісті нәтижелі кестеде бейнелеудің қажеті жоқ деп шештіңіз. Бұл өрісті сұраныстан жою үшін бағандағы таңдау аймағы, сосын Delete пернесін басыңыз. Өріс жоғалады.

    Сұраныс бланкісінде өрістердің реті олардың  нәтежелі кестеде шығатын ретімен  анықталады. Бұл тізімде өрістердің орналасуын өзгерту үшін келесі әрекеттерді  орныдаңыз:

    1. Тышқан нұсқағышын Өріс атауының  дәл үстінде орналасқан бағанның таңдау аймағына орнатыңыз. Нұсқағыш бағыттауыш түріне өзгергенде, бағанды ерекшелеу үшін батырманы басыңыз.

    2. Тышқан батырмасын басыңыз және  оны осы жағдайда ұстап тұрыңыз.  Нұсқағыш соңында тікбұрыш пайда  болады.

    3. Бағанды тиісті бағытта ауыстырыңыз. Толық тік сызық оның ағымдағы күйін көрсетеді.

    4. Толық тік сызық тиісті орында  болғанда батырманы жіберіңіз.  Өріс жаңа орынға орналасады. Кейде ауыстыру кезінде бағанды  ерекшелеу бірден бола қоймайды. Бағанның таңдау аймағын басқаныңызға  көзіңізді жеткізіңіз. Бұл тасмалдау үшін бағанды ұстап алып қалатын жалғыз ғана орын.

    Нәтижелі  кестенің жазбаларын сұрыптау реті сұраныс  бланкісіндегі өрістерді қолдану  реті мен және жекелеген өрістерді  реттеу критерийімен анықтайды. Сұраныс  бланкісінде орналасу ретімен өрістерді орналастыруды біз өткен бөлімде қарастырғанбыз. Жеке өрісте деректерді сұрыптау үшін қажетті өрістің Сұрыптау жолына көшіңіз және ашылған тізімнен Өсуі бойынша немесе Кемуі бойынша мәнін таңдаңыз. Егер өріс бойынша сұрыптағыңыз келмесе, Жоқ болу мәнін таңдайсыз. Бірнеше өріс бойынша сұрыптау үшін бірізділікпен сұрыпталатын өрістерге көшіп, оларға сұрыптау белгілерін орнатыңыз. Кесте режимінде сұрыптаудан ерекшелігі-нәтижені тек сұрыптауды орындаған соң ғана көресіз.

    Біз қарапайым сұраныс құрылымын аяқтадық, енді оны іске қосуға болады. Саймандар панеленде Запуск батырмасын басыңыз немесе Запрос/ Запуск командасын орындаңыз. Берген сұранысыңызды орындау нәтижесі кесте режимінде пайда болады.

    Құрылған  сұранысты кейін де пайдалануға  болады. Ол үшін Файл/ Сохранить как командасын таңдап, қандайда бір мәнді атты шектеп, сұранысты сақтаңыз.

    Нәтижелі  кестеде кесте өрістеуінің барлығын немесе бөлігін бейнелеуге мүмкіндік  жасаушы құралдарымен таныстыңыз. Іс жүзінде көп жағдайда берілген кестенің барлық жазбаларын емес, тек белгілі бір шарттарды қанағаттандыратын бөлігін алу керек. Жазбаларды таңдау үшін қарапайым критерий өріс мәнін нақты сәйкес болады деп ұйғарады. Мұндай критерий анықтамасы бұрын қарастырылған, сондықтан жазбаларды таңдаудың күрделірек шарттарын құруға көшеміз.

    Айталық, кестедегі мәні қойылған шартты қанағаттандырмайтын  жазбаны табуыңыз қажет болсын. Мұндай шарттарды орнату үшін мәндерді салыстырудың алдында баспаға шығаратын NOT операторы пайдаланылады. Клиенттер кестесіндегі Қала өрісінде “Талдықорған” мәні бар жазбадан басқаларын таңдайтын мысалды қарастырайық. Алматыдағы клиенттерді таңдауға құрылған сұратуды ашып, мына әрекеттерді орындаңыз:

    1. Қала өрісінің Таңдап алу шартты  жолында Алматы мәнін жойыңыз.

    2. NOT операторын немесе <>, сосын Талдықорған мәнін енгізіңіз.

    3. Іріктеуге әртүрлі қалалардан  клиенттер қатысатындықтан, енді  Қала өрісі үшін экранға шығару  жалаушасын орнатыңыз.

    4. Сұранысты орындау үшін Запуск  батырмасын басыңыз. Экранда Талдықорған  қаласының маңында тұратын клиенттер жайлы жазбалары бар нәтижелі кесте пайда болады.

    Айқасқан  сұраныс – берілген кесте немесе сұраныс негізін қорытынды мәндерді есептеуге арналған кесте құру операциясы. Оның әрбір қатарына және бағанына атау берілді де оларды қиылысуында  қорытынды мәндер жазылады. Айқасқан сұраныс үшін бастапқы кестеде жаңа кестенің қатарлары мен бағандарының атауларын қалыптастыруға қажетті деректер  бар деп есептеледі. Оның шеберін іске қосу үшін Сұраныс жапсырмасында Қарау батырмасын шертіп, Айқасқан сұранысты таңдап, ОК батырмасын шерту керек. Шебердің жұмысы төмендегідей 5 қадамнан тұрады:

    1. Қажетті кестені таңдап, әрі қарай  батырмасын шерту.

    2. Мәндері кестенің жолдарын құруға  пайдаланатын өрісті таңдап, оны  таңдалған өрістер тізіміне көшіру. Өрісте қайталанатын мән болса, олар таптастырылады (2 – кестедегі пәндер өрісін таңдау).

    3. Мәндері бағандарды түзуге пайдаланатын  өрісті таңдау. Көрсетілген өрістің  әрбір бірегей мәніне жаңа  кестеде бір өріс сәйкес келеді. Егер өріс мәндері бірегей  болмаса, онда кесте құрудың мәні жоқ. (2-кестедегі баға өрісін таңдау)

    4. Қорытынды жасау үшін қолданылатын  функцияны таңдау.

    5. Сұранысқа атау енгізіп немесе  компьютер берген атаумен келесі  Дайын батырмасын шерту.

    Жаңа  сұраныс терезесінде Қайталанатын жазбалар тәсілін таңдай отырып, кестедегі  қайталанатын жазбаларды топтастыратын немесе олардың қайталану санын есептеп шығаратын сұраныс құруға болады. Мысалы ретінде Студенттер тізімі кестесін қарастырайық. Оның фамилия өрісінде әр студенттің фамилиясы бірнеше рет енгізілген. Кейде бір өрістің мәнедері бірдей жазбаларын топтастыру қажеттілігі туындауы мүмкін. Мұның ең қарапайым шешімі - сол өріс бойынша сорттау жұмысын орындау. Access-те осы сияқты жұмысты орындауға арнайы сұраныс құру мүмкіндігі де қарастырылған.

    Қайталанатын  жазбаларды іздеуге арналған сұраныс шебері арқылы орындалады. Қайталанған жазбалар командасын таңдап, ОК батырмасын шерту керек. Осы кезде шеңбердің атқаратын әрекеттері мынадай:

• кестені таңдау;
• қайталанатын жазбаларды іздеуге қажетті өрісті таңдау (фамилия өрісі);
• сұраныс кестесінде көрсетілген қосымша өрістерді таңдау (баға өрісі);
• жаңа сұранысқа атау енгізу не компьютер берген атаумен келісу.

    Қайталанатын  жазбалар шеберін қолдандың екінші нұсқасы да бар. Шебердің үшінші қадамында  ешқандай қосымша өрістер көрсетілмесе, онда бағдарлама сұраныста а ды. Мұндай тәсілмен құрылған сұраныстарда қайталанатын жазбалар көрсетілмейді. Қарастырылған мысалда ''Ержанов А.'' деректі, бастапқы кестеде бір-ақ рет кездескендіктен, сұраныс-кестесінде көрсетілмеген.втоматты түрде Қайталаулар атаулы өріс құрады. Ол өрісте бір мәнді жазбалардың қайталану саны көрсетіледі де қайталанатын өрістегі әрбір мән бір ғана рет жазыла

    Есеп  беруді құрғанда біз оны тездететін процестердің стандартты құралдарын пайдаланамыз немесе есеп беру үшін есеп беру конструкторы көмегімен арнайы пішімді құрамыз.  Есеп беру конструкторы есеп беруді кесте түрінде де, бос пішінде де құрады.

    Кестелік  есеп беру кестеден деректерді неғұрлым қарапайым әрі табиғи түрде басып  шығаруға мүмкіндік жасайды. Алайда есеп беруде кестеленген деректерді көрсетудің кемшіліктері бар. Іс-хаттар және т.б.) берілген кестенің өрістері есеп берудің арнайы белгіленген орындарында орналасуы тиіс. Олай болса, кестелік есеп беру бұл мақсаттар үшін жарамайды. 

    Есеп  беруді құрудың қарапайым тәсілі.

          MS Access-те қарапайым  есеп беруді құру үшін бірнеше  әрекеттерді ғана орындау жеткілікті:

          1. Деректер базасының  терезесін ашыңыз.

          2. Деректер базасының  терезесінде «Кестелер» категориясы  таңдалғанына көз жеткізіңіз.

          3. Есеп беруді  құрғыңыз келген кестеге нұсқағышты орнатыңыз.

          4. Құрастырушы командасын  орындаңыз. Ашылған есеп терезесіне  қасында қосарланып шығатын өрістер  тізімінен қажетті өрістерді  тышқан көмегімен тасымалдау  арқылы есептің құрастырушы терезесіне  орнатамыз. Қойылған өрістердің орнын, шрифтін, өлшемін, түсін өз қалауымызша өзгерте аламыз. Өзгертілген есепті қалаған атауымызды беру арқылы сақтаймыз. Экранда төмендегі есеп пайда болады.

      

    49-сурет.  Құрастырушы көмегімен  құрылған есеп  терезесі. 

    Есеп  беруді құруға шеберді пайдалану

          Шебер көмегімен  есеп берудің құрылуы арнайы білімді  қажет етпейді және есеп беруге кіретін  кестелерді таңдауға, есеп беру өрістерінің  тізімін анықтауға, оларды орналастыруға  әкеледі.

      

    50-сурет.  Есеп берудің керекті  кестесін немесе  сұранысын таңдау  терезесі. 

          Есеп берулер шеберін  іске қосу үшін «Жаңа есеп беру»  сұхбат терезесінде есеп беруді құру нұсқаларының тізімінен Есеп берулер  шеберін таңдап, ОК батырмасын басыңыз. Деректер базасында терезенің жұмыс  істеуге арналған кеңістігінде таңдалған  «Есеп беру» объектісінде бейнеленетін альтернативті құрал ретінде Шебер көмегімен есеп беруді құру таңбашасын пайдалануыңызға болады.

          Сонымен, есеп беруді құру шеберін іске қосыңыз. Экранда  келесі есеп беру өрісін анықтауға  қажетті (51-сурет) сұхбат терезесі ашылады.  

      

    51-сурет.  Есеп берудің өрістерін  таңдау үшін сұхбат  терезесі (1-қадам). 

          Кестелер және сұраныстар тізімінің ашылу батырмасын басыңыз  және деректер базасының кестелер тізімінен  есеп беруді құратын кестені таңдаңыз. Мұнда Қатынау өрістері (Доступное поля) тізімінде таңдалған кестенің барлық өрістерінің тізімі беріледі. Берілген тізімнен Таңдалған өрістер тізіміне құрылар есеп беруге орналастыратын өрістерді апарыңыз. Өрістерді таңдауды аяқтап, келесі қадамға көшу үшін Далее батырмасын басыңыз. 

          Шебер көмегімен  есеп беруді құрудың екінші қадамында  қандай да бір өрістердің бірінде  деректерді топтаудың қажеті бар  жоғын анықтау керек. MS Access деректерді топтау нұсқасын ұсынады. Ұсынылған  нұсқаны пайдаланасыз немесе сұхбат терезесіндегі батырмаларды пайдаланып, өзіңіздің нұсқаны қолданасыз, MS Access топтаудың 10 деңгейіне дейін мүмкіндік беретінін есте сақтаңыз: