MS Access

    Файл  менюі

    Бұл менюдің Создать және Открыть  командалары  жаңа деректер қорын  құруға немесе бар деректер қорын  ашуға арналған. Сізге таныс баспа, алдын ала көру, терезелерді жабу командаларынан басқа, меню деректер экспорты мен импорты, сол сияқты сыртқы кестелермен (MS Access, dBASE, MS Visual FoxPro және т.б.) байланыс орнату командаларынан тұрады.

    Менюдің төменгі жағынан өзіңіз жұмыс  істеген деректер қорларының аттары табылады. Егер деректер қорын ашқыңыз  келсе, алдымен берілген тізімді  қарап алыңыз. Егер ол тізімде бар болса, оны «Деректер қорының файлын  ашу» диалог терезесінен іздеудің қажеті жоқ. Деректер қорының атын меню пунктінен таңдайсыз немесе оның номерін тересіз, сосын деректер қоры ашылады. Файл менюінің төменгі жағында Выход командасы бар. Ол ағымдағы терезеден емес, MS Access-тен толық шығуды білдіреді. Егер жұмыс істеп отырған терезеңізді ғана жапқыңыз келсе, Закрыть командасын таңдаңыз.

    Access бағдарламасының Файл мәзірінің ішіндегі бұйрықтар тізімі:

    Құру  командасы  ДҚ файлын бос күйінде немесе Access бағдарламасындағы дайын құрылымдарды (Адрестік кітап,кітапша, жеке мүлік,негізгі қорлар т.с.с) пайдаланатын шебер арқылы құруға мүмкіндік береді .

    Ашу командасы ДҚ файлынашуға мүмкіндік береді.ДҚ-ын ашу терезесінің, Microsoft бағдарламалары үшін стандартты, файлды іздеу құралы бар. Жаңа файлды ашу алдында осыған дейін ашық тұрған ДҚ автоматты түрде жабылады.

    Сыртқы  берілгендер командасында екі ішкі команда Импорт; Кестесімен байланыс. Бұл екі команда ДҚ-ның Кесте құру тақырыбында қарастырылған.

    Жабу  командасы ДҚ-мен жұмысты тоқтатады. Бұл команда қазіргі Windous 95 жүйелерінде қажет емес файлды автоматты түрде жабуға да болады, оның функциясы Access-ті бастапқы қалыпқа келтіру үшін қолданғанда ғана пайдалы.

    Сақтау  командасы ДҚ файлын сақтайды. Ол Access-тегі  деректерді автоматты түрде сақтау процедурасы болғандықтан қолданыла бермейді.

    Сақтау/экспорт командасы Access кестелеріндегі деректерді Excel-дің жұмыс кітабы файлына көшіруге немесе олардың текстік құжаттар ретінде сақтауға мүмкіндік береді.

    HTML форматында сақтау  командасы гипертекстік құжаттарды құру үшін Публикация шеберін іске қосады.

    Беттер  параметрлері командасы беттің параметрлерін орнату және принтерді таңдау үшін қолданады. Алдын ала көру командасы беттерді баспаға басу алдында көру үшін қажет. Бұл команданың әрекеті есеп жапсырмасындағы Көру батырмасы сияқты.

    Баспаға басу командасы деректерді қағазға басумен қатар принтердің параметрлерін де анықтауға мүмкіндік береді.

    Жіберу  командасы Access  обьектісін электрондық почта арқылы жіберу үшін қажет.

    ДҚ  қасиеттері командасы Қасиеттер терезесін ашады. Мұнда бірнеше жапсырмалар орналасқан. Олардың әрқайсысын аша отырып ондағы сервистік мүмкіндіктерді пайдалануға болады. Мысалы файлды іздеу кезінде осы терезедегі файл қасиеттерін қолданған пайдалы. Жоғарыда аталған командалармен қатар Файл мәзірінің соңында соңғы ашылған бірнеше файлдар тізімі де көрініп тұрады.Олардың сұхбаттық терезені қолданбай-ақ тез арада ашуға болады.

    Түзету  менюі

    Деректер  қорының терезесінде Правка менюі  Windows-те жұмыс істеген басқа қосымшалардан белгілі Вырезать, Копировать, Вставить, Удалить, Переименовать командаларынан тұрады. Создать ярлык командасы таңдалынған объектіге жарлық құруға арналған. Басқа режимдерде жұмыс істегенде, бұл менюде екпінді объектілерді түзету үшін жаңа командалар пайда болады. Мысалы, менюде кестелер терезесінде жаңа жазбаны қосу және ағымдағыны жою командалары қосылады. Түзету менюіндегі командалар тізімі мыналар:

    Жарлық  жасау командасы ДҚ-ның кесте, сұраныс, форма сияқты обьектілер үшін жарлық жасауға қолданылады. Ол Windows –тың жұмыс столында орналасу мүмкін.  Яғни, жарлық Access–ті жүктеу, керекті ДҚ-ын ашу және қажетті обьектіге кіру сияқты әрекеттер жиынтығын тышқан батырмасын шерту арқылы орындауға мүмкіндік жасайды.

    Жою командасы белгіленген обьектіні жояды, ал Атын өзгерту командасы обьектінің атын редакциялауға мүмкіндік жасайды. Егерде Access -те кесте, сұраныс немесе форма обьектілері ашылған болса, онда Түзету мәзірінің түрі, басқаша көрсетілгендей болады. Мұндағы арнайы кірістіру командасы өзімен аттас терезені ашады. Ол терезеде басқа бағдарламада обьектінің кестесіне кірістіру әрекеттері анықталады. Деректерді кестеге кірістіру өрісінің типіне байланысты болғандықтан, текстік және OLE типтеріндегі өрістерге кірістіру алгаритімдері әр түрлі. Обьектіні текстік типтегі өріске кірістіру алгаритмі:

    1. Word құжатындағы текст мазмұнын  алмасу буферіне жіберу.

    2. Кестеде обьект кірістіретін  текстік типті өріс ұяшығын  белгілеу.

    3. Түзету мәзірінде Арнайы кірістіру  командасын беру.

    4. Арнайы кірістіру терезесінде  TEXT параметрін таңдап, Ok батырмасын  шерту.

    Осы қадамдар орындалғаннан кейін буфердегі  обьект кесте өрісінде берілген ұяшыққа  ендіріледі. Обьектіні OLE  типіндегі  өріске кірістіру алгаритімі:

    1. Обьектіні таңдап алмасу буферіне жіберу.

    2. Кестеде обьект кірістірілетін OLE типті ұяшығын белгілеу.

    3. Түзету мәзірінде Арнайы кірістіру  командасын беру

    4. Егер обьект құжаты Word құжаты  болса, онда аталған редактормен  параметрді таңдап, OK батырмасын  шерту.

    5. Егер обьекте сурет болса, онда Picture параметрін таңдап, батырмасын  шерту.

    Бұл алгаритмдерде Арнайы кірістіру  терезесіндегі Кірістіру және Байланыстыру қосқыштары туралы ештеңе айтылмаған, өйткені терезе ашылған кезде  Кірістіру қосқышы автоматты  түрде белгіленіп тұрады. Ал, байланыстыру қосқышы Word құжатындағы  OLE обьектіні кірістіру кезінде ғана іске қосылуы мүмкін. Оны белгілі бағдарламалар арасында байланыс орнатады. Ол байланысты OLE/DDE байланыстары командасының терезесінде бақылап және байланысқан бағдарламаға ауыса отырып, кірістірілген обьектіні түрлендіруге болады. Сонда өз редакторында түрленген обьект кесте ұяшығында да автоматты түрде өзгереді.

    Буферден  қосу - кестеге жаңа жазбалар қосу командасы. Ол үшін кестеде жазбаларды немесе олардың бір бөлігін белгілеп, оны алмасу буферіне жіберген соң Буферден қосу командасын беру қажет. Жаңадан қосылған жазбаларда буферде бар деректер ғана жазылады, ал оның есептегіш өрісіндегі мәндерді автоматты түрде қойылады. Кірістіру мәзіріндегі жазбаларды жою мен белгілеуге арналған командалардың әрекеттері өз атауларымен толық анықталған.

    Іздеу командасы арқылы Өрісте іздеу терезесі ашылады. Осы терезедегі үлгі қатарына ізделінетін белілгендердің бір  үзіндісін енгізген соң қажетті  параметрді анықтап, Іздеу батырмасын басу қажет. Егер іздеу параметрі дұрыс берілмесе, онда бағдарлама ізделінеді үзінді бар болғанның өзінде де, оны таба алмауы мүмкін. Сондықтан да, қолданушы Іздеу терезесіндегі параметрді дұрыс анықтай білу керек.

    Ауыстыру  командасы арқылы Өрісте ауыстыру терезесі пайда болады. Бұл жоғарыда айтылған терезеге ұқсас, айырмашылығы үлгіні ауыстыратын текст жолын енгізуде ғана.

    Өту командасы кесте бойымен жылжу үшін ыңғайлы. Бұл команданың өзінде ішкі командалар бар. OLE/DDEбайланыстары ағымдық кестеде ең болмаса бір байланыс анықталған жағдайда ғана қолданылады. Бұл команданың қызметін Арнайы кірістіру командасында қолданылады. Обьект командасының ішкі командалары бар. Олар қандай да  бір обьект енгізілген ұяшық таңдалған жағдайда ғана жұмыс істейді.

    Түр менюі

    Таблица және список командалары деректер қорының терезесінде объектілерді бейнелеу тәсілін анықтайды. Кестелер таңдағанда, кесте түріндегі деректер қоры объектілері туралы нақты ақпарат деректер қорының терезесінде шығады. Егер бұл ақпараттың сізге қажеті болмаса, онда менюдің Список командасын таңдасаңыз, ақпарат жоғалады. Деректер қорының терезесі үшін Крупные значки командасын таңдауыңызға болады.

    Объекты база данных командасы объектілерді басқару тақтасы сияқты, айқын  категорияның объектілеріне қатынауды  қамтамасыз етеді. Свойства командасы деректер қорының таңдалынған объектілері, олардың құрылған уақыты мен мерзімі жайлы қосымша деректі экранға шығарады.

    Упорядочить значки командасы объектілерді реттеудің (аты, түрі, т.б. бойынша) стандартты құралдарын еркіңізге қалдырады. Мұнан басқа, Выстроить значки командасын пайдаланы аласыз.

    Панели  инструментов командасы менюді және саймандар тақтасын баптау құралдарымен қамтамасыз етеді.

    Кірістіру менюі

    Деректер  қорының терезесіндегі  Кірістіру  менюі жаңа объектілерді – кестелерді, сұраныстарды, пішіндерді, есеп берулерді, деректерге қатынау бетін деректер қорының терезесіне кірістіру үшін арналған. Мұны диалог терезесінде саймандар тақтасындағы Создать батырмасы арқылы жылдам әрі оңай орындауға болады. Деректер қорына объектілерді қосудың альтернативті мүмкіндігін Вставки меню командалары орындайды.

    Сервис  менюі 

    Microsoft Office  қосымшасымен жұмыс істесеңіз,  Сервис менюінде өзіңізге таныс  Орфография және Автозамена командаларымен  кездесесіз. Сонымен қатар, бұл  менюде деректер қорын басқару командалары да бар. Олардың көпшілігімен келесі тарауларда танысасыз, ал қазір осындайлардың бірі – Параметры командасын қарастырайық. Бұл команданы таңдағанда, экранда 6-суретте көрсетілген диалог терезесі ашылады. Таңбашаны тышқанмен баса отырып, әрбір жүйелердің логикалық топталған параметрлерінен тұратын жапсырмаларды таңдай аласыз.   

      

      

    6-сурет.  MS Access параметрлерін баптау 

    Жоғарыда  көрініс мәзірі көрсетілген. Бұл  мәзірдің ДҚ обьектілері командасында ДҚ-ғы кесте, сұраныс, форма т.с.с жапсырмаларды таңдауға мүмкіндік беретін ішкі командаларыбар. Одан кейін Үлкен белгілер, Майда белгілер, Тізім, Кесте деп аталатын төрт команда арқылы ДҚ  жапсырмаларындағы ақпараттардың көрсетілу әдістерін беруге болады. Мұндағы Кесте командасы ДҚ-ның әр бір обьектісін толық сипаттайды,яғни олардың «сипаты», «өзгертілген мерзімі», «құрылған мерзімі» сияқты параметрлерін көрсетеді. Көрініс мәзірінің Белгілерді реттеу командасы осы жағдайға арналған. Оның атауы бойынша, Типі бойынша, Құрылған мерзіме бойынша, Өзгертілген мерзімі бойынша және Автоматты түрде деген ішкі командалардың біреуін қолдана отырып, ДҚ обьектілерінің терезеде көрсетілуін реттеуге болады. Access ДҚ-нан өрістер тізімін ашуға мүмкіндік береді. Ал, егерде байланысқан бірнеше кестелердегі өрістерді қолдану қажет болса, онда оларды біріктіретін сұранысты қолдану керек. Көрсетілген тізімді таңдалған өріс Word құжатның курсоры тұрған жеріне орналасады. Өріс атаулары, тектен ажыратылу үшін, бұрыштық жақшалар арасында жазылады. Access-тегі қажетті өрістер Word-қа кірістіріліп болған соң қолданушы өз құжатының қандай түрге айналғанын көруіне болады. Осы мақсатқа арналған Өріс/берілгендер батырмасы Word өрістері батырмасының оң жағында орналасқан) өрістер атаулары мен олардың деректері жазылған құжаттар арасында бірінен-бірі ауысуға мүмкіндік береді.

    Мысалы, біздің жағдайда өріс берілгендері жазылған құжат үзінді сияқты түрде көрінеді. Word құжатының саймандар тақтасында Access кестелеріндегі жазбалар бойымен ауысулар батырмалары берілген. Олардың көмегімен қажетті нөмірдегі жазбаны да таңдауға болады. Ауысулар батырмаларынан кейін орналасқан батырма бірігу сұхбат терезесін ашады. Онда бірқатар операциялар орындауға болады, мысалы хат, каталог, жапсырма (наклейка) т.с.с. Стандартты жиынтықтан құжат түрін таңдау. Сондай-ақ мұндағы құжаттардың әр түрінің бірнеше нұсқалары да берілген. Яғни, қолданушы қажетті құжат нұсқасын таңдап, оны баспаға автоматты түрде басуына болады.

    Ms Excel-дегі анализ командасы. Access ДҚ мен Excel арасындағы байланысты көрсету  үшін қандай да бір кестені таңдап, оны белгілеп немесе ашып Сервис-Office пен байланысты MS Excel анализ командасын таңдау қажет. Excel жұмыс парағы Access кестесіне қарағанда  әмбебап құрылым болғандықтан таңдалған кесте жұмыс парағын ешқандай қиындықсыз бейленеді. Жұмыс парағында Access деректерімен Exсel Деректері сияқты жұмыс істеледі. Бағдарлама жаңа жұмыс кітабына атауды автоматты түрде өзі береді, ал байланысты қайта орнату кезінде ағымдық файлды қайталап сақтауды ұсынады.