Лекции по "Информационным системам в экобиотехнологии"

Дисципліна «Інформаційні  системи в екобіотехнології»

Лекція 1.1. Основні поняття  і роль інформаційних систем в  управлінні підприємствами

План

1. Поняття та складові інформаційних  систем.

2. Історичні етапи розвитку інформаційних  систем.

3. Сучасні засоби і методи інформаційних систем.

1. Поняття та складові  інформаційних систем

Слово «система» має грецьке  походження й означає «ціле, утворене з окремих частин». Світ навколо  нас сповнений системами —  механізмами, живими істотами, спільнотами  людей, тобто системами механічними, біологічними, соціальними тощо.

В рамках курсу інформатики вивчаються інформаційні системи.

Інформаційна система — це система, яка здійснює або в якій відбуваються інформаційні процеси.

Інформаційну систему (ІС) можна визначити як сукупність організаційних і технічних засобів для збереження та обробки інформації з метою забезпечення інформаційних потреб користувачів.

ІС здавна знаходять досить широке застосування в життєдіяльності людства. Це пов'язано з тим, що для існування цивілізації необхідним є обмін інформацією - передача знань, як між окремими членами і колективами суспільства, так і між різними поколіннями.

Найдавнішими і найпоширенішими  ІС слід вважати бібліотеки. І, дійсно, здавна в бібліотеках збирають книжки (або їх аналоги), зберігають їх, дотримуючись певних правил, створюють каталоги різного призначення для полегшення доступу до книжкового фонду. Видаються спеціальні журнали та довідники, що інформують про нові надходження, ведеться облік видачі.

Ще один приклад. На великому сучасному підприємстві в тому чи іншому вигляді повинна існувати інформаційна система. Для забезпечення якісного управління потрібно знати (можливо з різним ступенем оперативності) об'єм запасів тієї чи іншої сировини, скільки і якої вироблено продукції, скільки споживається електроенергії, який цех що виробляє і що потребує, та багато іншої інформації, яка стосується виробничих питань. Крім цього, профспілкам необхідні відомості про потреби співробітників у соціально-побутовій, медично-оздоровчій сферах, тощо. Для обробки всіх таких даних потрібні певні організаційні і технічні засоби, тобто ІС.

Найстаріші (у моральному і у  фізичному розумінні) системи повністю базувалися на ручній праці. Пізніше  їм на зміну прийшли різні механічні  пристрої для обробки даних (наприклад, для сортування, копіювання, асоціативного пошуку, тощо). Наступним кроком стало впровадження автоматизованих інформаційних систем (АІС), тобто систем, де для забезпечення інформаційних потреб користувачів використовується ЕОМ зі своїми носіями інформації. В наш час - епоху інформаційного вибуху - розроблюється і впроваджується велика кількість самих різноманітних АІСів з дуже широким спектром використання.

Інформаційна система, як система  управління, тісно пов’язується, як з системами збереження та видачі інформації, так і з іншої - з системами, що забезпечують обмін інформацією в процесі управління. ІС охоплює сукупність засобів та методів, що дозволяють користувачу збирати, зберігати, передавати і обробляти відібрану інформацію. Інформаційні системи існують з моменту появи суспільства, оскільки на кожній стадії його розвитку існує потреба в управлінні.

Метою (завданням) інформаційної системи є виробництво потрібної для організації інформації, потрібної для ефективного управління всіма її ресурсами, створення інформаційного та технічного середовища для управління її діяльністю. Інформаційна система може існувати і без застосування комп’ютерної техніки – це питання економічної необхідності.

В будь-якій інформаційній  системі управління вирішуються задачі трьох типів:

- задачі оцінки ситуації (деколи  їх називають задачами розпізнавання  образів);

- задачі перетворення опису  ситуації (розрахункові задачі, задачі  моделювання);

- задачі прийняття рішень (в  тому числі і оптимізаційні).

Інформаційні системи включають в себе: технічні засоби обробки даних, програмне забезпечення і відповідний персонал. Чотири складові частини утворюють внутрішню інформаційну основу:

· засоби фіксації і збору інформації;

· засоби передачі відповідних даних  та повідомлень;

· засоби збереження інформації;

· засоби аналізу, обробки і представлення  інформації.

Різноманітність інформаційних систем з кожним роком все зростає.

В залежності від функціонального призначення можна виділити такі системи: управляючі (АСУТП, АСУВ), проектуючі (САПР), наукового пошуку (АСНД, експертні системи), діагностичні, моделюючі, систем підготовки прийняття рішення (СППР), а в залежності від сфери використання – на адміністративні, економічні, виробничі, медичні, навчальні, екологічні, криміналістичні, військові та інші.

Причини, що спонукають організації  впроваджувати інформаційні системи, з одного боку обумовлюються прагненням збільшити продуктивність повсякденних робіт чи усунути їх повторне проведення, а з іншого боку бажанням підвищити ефективність управління діяльністю організації за рахунок прийняття оптимальних та раціональних управлінських рішень. Основне завдання інформаційної системи управління полягає у підпорядкуванні всіх внутрішніх процесів головним цілям організації. Для цього необхідно скоординувати процеси, пов’язані з діяльністю організації таким чином, щоб вони максимально забезпечували виконання поставлених задач в єдиному інформаційному полі.

До основних напрямків автоматизації  інформаційно-управлінської діяльності в організаційних структурах відносять:

· автоматизацію обробки документів шляхом впровадження систем для обробки  тексту, автоматизацію обміну інформацією  через різноманітні види комунікацій (які включають АТС підприємства, відеотермінальні системи, локальну комп’ютерну мережу, телекопіювальні апарати, відеоінформаційні системи);

· автоматизацію діяльності менеджерів на базі комп’ютерних систем комплексних  інформаційних систем, які надають  допомогу в прийнятті рішень, та електронних секретарів, що дозволяє підвищити рівень організації праці менеджерів на якісно вищий щабель.

Впровадження інформаційних систем дозволяє менеджеру отримувати оперативний  доступ до довільної нагромадженої  інформації з тим, щоб в подальшому ефективно її використовувати для  вирішення поставлених задач (в сферах аналізу маркетингу, фінансів, тощо).

2. Історичні етапи розвитку інформаційних систем

1 етап. Початковий етап (60-ті роки). Початковий етап характерний тим, що в той час проходило нагромадження базового досвіду використання комп’ютерів, виявлення основних напрямків і їх застосування. Головна мета цього етапу полягала в зменшенні управлінського апарату і витрат на його утримання. Спочатку проводились роботи з автоматизації окремих операцій бухгалтерського обліку, фінансових розрахунків, матеріально-технічного постачання.

2 етап. Етап встановлення контролю над впровадженням нової інформаційної технології (70-ті роки). Цьому етапу властиві наступні ознаки:

· пошук нових сфер застосування комп’ютерів в управлінні;

· створення організаційних систем управління технікою, виявлення її впливу на процеси управління в цілому;

· ізольованість і, як правило, несумісність окремих видів інформаційних  систем організації;

· спрямованість на використання інформаційних  технологій вузьким колом користувачів, як правило, керівним складом організації;

· вироблення пропозицій щодо інтеграції інформаційного забезпечення управлінського персоналу;

· створення в організаціях єдиної інформаційної служби, яка повинна  підпорядковуватися віце-президенту з адміністративних питань.

3 етап.  Інтеграція інформаційних систем (з 80-их років). Цьому етапу притаманні наступні риси:

· пройдені технічні труднощі в галузі комп’ютерних технологій (зроблено великі прориви в розробці процесорів, оперативної  пам’яті, розроблено нові надзвичайно ємні носії інформації) та комунікаційних засобів (розроблено коаксіальні та швидкісні волоконно-оптичні лінії та засоби супутникового зв’язку);

· впроваджуються потужні комп’ютерні  мережі, які об’єднуються з інформаційними системами комунікацій: телефоном, телетайпом, радіо, телебаченням і т.д.

· з появою персонального комп’ютера акцент автоматизації переноситься на створення децентралізованих  систем, в яких всі персональні  комп’ютери, ЕОМ великої потужності, різнорідне технічне забезпечення та обладнання об’єднуються в локальну мережу

· реалізується вимога максимального  наближення користувача до інформації, яка вимагає створення в користувача  враження, що потрібна інформація знаходиться  на його комп’ютері, хоча реально вона може знаходитись в окремих вузлах локальної обчислювальної мережі;

· висувається концепція “управління  інформаційними ресурсами“, в якій інформація розглядається, як ще один важливий ресурс такого ж порядку, як фінанси, матеріали, обладнання і персонал;

· формується новий еталон працівників, які вже природно ставляться до застосування нових інформаційних технологій;

· проводяться спроби на єдиній технічній, організаційній, методологічній основі провести інтеграцію автоматизованих  інформаційних систем;

· зростає статус інформаційних  служб, які на цей час стають службами управління інформаційними ресурсами  організації на чолі з віце-президентом  по інформації.

Таким чином, у вісімдесяті роки відбувся перехід від окремих  управлінських інформаційних систем до створення єдиної внутрішньої системи збору, обробки, збереження і представлення інформації. Пройшла переорієнтація всієї діяльності в сфері обробки інформації на забезпечення її кінцевої мети: задоволення потреб в інформації керівництва на всіх рівнях управління. В зв’язку з цим головна увага почала приділятися точному формулюванню питань, що виникають в сфері оперативного управління, і отриманні інформації в найкоротші терміни для прийняття необхідних рішень. В залежності від характеру і змісту потрібної інформації визначаються відповідні технічні засоби і методи обробки інформації.

Будь-яке підприємство, фірма, організація  має свою організаційну структуру. Ця структура багатомірна, а точніше, становить кілька взаємопов'язаних і взаємозалежних самостійних структур: структура управління виробництвом; кадрова структура; маркетингова, фінансово-економічна, інформаційна структури. Одне з найважливіших місць у цій структурі займає інформаційна система (ІС).

Інформаційну систему будь-якого  підприємства можна представити різноманітними інформаційними потоками - документів, розпоряджень, запитів, які циркулюють усередині підприємства, виходять за межі підприємства або входять із зовнішнього середовища. На сучасних підприємствах практично вся робота з інформацією автоматизована, розроблено спеціальні програми, які дають змогу вести на комп'ютері бухгалтерський облік, документообіг, маркетингові дослідження, проводити прогнозування і стратегічне планування тощо. Але, крім автоматизації, актуальним залишається питання про ефективну побудову інформаційної системи та оптимізації інформаційних потоків.

Наявність відлагодженої автоматизованої  інформаційної системи значно спрощує  процес управління підприємством. ІС дає змогу своєчасно зібрати, відсортувати, опрацювати потрібну інформацію і прийняти правильне рішення. Інколи несвоєчасно прийняте рішення внаслідок нестачі або несвоєчасного надходження інформації може призвести до загибелі підприємства. Тому створенню і підтримці ефективного функціонування інформаційної системи підприємства слід приділяти велику увагу.

Інформаційна система - це ресурси  підприємства (людські і технічні), які дають змогу виконувати збирання, редагування, передану, збереження і  переробку даних про об'єкт, що забезпечує працівників різного  рангу інформацією для реалізації функцій управління.

Залежно від рівня автоматизації  виділяють ручні, автоматизовані та автоматичні інформаційні системи. Ручні ІС характеризуються тим, що всі операції з переробки інформації виконує людина ручним способом. Автоматизовані ІС - тим, що певна частина функцій управління або обробки даних здійснюється автоматично, а інша частина - людиною. В автоматичних ІС усі функції управління й обробки даних здійснюються технічними засобами без участі людини (наприклад, автоматичне управління технологічними процесами).

Історичні етапи розвитку інформаційних технологій

Інформаційна система завжди базується  на певній інформаційній технології. Інформаційна технологія (IT) так само, як інформаційна система, у своєму розвитку пройшла кілька етапів. До другої половини XIX століття основу інформаційної технології становили перо, чорнильниця, рахівниця і бухгалтерська книга. Продуктивність інформаційної обробки була надзвичайно низькою: кожний документ, звітна форма оброблялися окремо вручну; крім рахунків, що їх підсумовували також вручну, не було іншої інформації для прийняття рішень.

На зміну "ручній" інформаційній  технології наприкінці XIX століття прийшла "механічна". Винахід друкарської  машинки, телефону, диктофону - все це стало базою для принципових змін у технології обробки інформації.

Кінець першої половини XX століття характеризується появою "електричної" технології, заснованої на широкому використанні електричних друкарських машинок, диктофонів, копіювальних машин (типу ксерокса) тощо. Вони поліпшили діяльність установ завдяки підвищенню якості, кількості і швидкості обробки документів.

Поява в другій половині 60-х років  великих потужних ЕОМ дозволила  змістити акцент в інформаційній  технології на обробку не форми, а  змісту інформації. Це був початок формування "електронної" (комп'ютерної) технології. На базі "електронної" технології була сформована концепція застосування автоматизованої системи управління (АСУ), яка не цілком відповідала завданню вдосконалення управління й оптимальної реалізації компонентів інформаційної технології. Методологічно концепція АСУ спиралася на уявлення про необмежені можливості "кнопкової" інформаційної технології за безперервного збільшення потужностей систем АСУ і застосування найбільш загальних імітаційних моделей, які нерідко далекі від реального механізму оперативного управління. АСУ в основному поліпшили облікові функції управління, які відображали тільки минулий стан об'єкта управління і не дозволяли оцінити перспективи його розвитку. Брак розвинутих комунікаційних зв'язків робочих місць користувачів із центральною ЕОМ, характерний для більшості АСУ пакетний режим обробки даних, низький рівень діалогової підтримки - усе це фактично не забезпечувало користувачам високої якості аналізу даних статистичної звітності і всього інтерактивного рівня аналітичної роботи.