Лекции по "Информационным системам в экономике"

В зависимости от содержащейся в них информации различают документы: нормативные, плановые, учетные, расчетные, аналитические и пр.

Документация, используемая на предприятиях различных отраслей, может быть унифицированной либо специфической. В финансово-кредитных организациях действует только унифицированная документация. Требования к таким документам следующие:

• стандартные формы построения, предусматривающие определенные размеры бланков и выделение заголовочной, содержательной и оформляющей частей;
• приспособление к компьютерной обработке;
• включение всех необходимых для целей управления реквизитов и исключение их дублирования.

Унифицированные формы документов обеспечивают сокращение многообразия их форм для целей управления, минимизацию  состава реквизитов и соблюдение порядка размещения реквизитов в формах документов.

Первичные документы для бухгалтерского учета могут быть и не унифицированные  в виду многообразия отраслевых форм и специфики их построения для  учета труда и заработной платы, производственных запасов, сбыта и  реализации продукции и пр. Если нет возможности применить унифицированные формы документов в какой-либо задаче, то проектируются новые формы первичных документов, приспособленные к автоматизированной обработке. В этой работе участвуют и экономисты-пользователи.

Первичные документы в основном формируются 2 путями: либо традиционными ручными способами до ввода в компьютер, либо непосредственно на ПЭВМ. В любом случае следует спроектировать документ по существу, т.е. включить в него те реквизиты, которые необходимы для целей управления и определяют правовую сторону хозяйственных операций.

Проектирование форм документов, выписываемых вручную сводится к удобному расположению реквизитов на бланках. В типовой  форме документа содержатся заголовочная, содержательная и оформляющая части. В заголовочной части помещаются постоянные реквизиты, определяющие форму и отдельный экземпляр документа (наименование предприятия, название документа, его номер, код фирмы, код документа и пр.).

В содержательной части представлены справочно-группировочные и количественно-суммовые реквизиты. Здесь используется зональная, анкетная, табличная или комбинированная формы представления.

В оформляющей части формы документа приводятся даты составления документа и подписи лиц, удостоверяющих правомерность выполняемых хозяйственных операций. Реквизиты, подлежащие вводу в ПЭВМ путем набора на клавиатуре, обводятся утолщенными линиями.

Ввод информации с первичных  документов на клавиатуре ПЭВМ ведется по макетам, отражаемым на экране дисплея. Они могут в точности повторять первичный документ, либо отражать различные документы, имеющие одинаковый состав реквизитов. По унифицированному макету переносится информация по отгрузке в такие документы, как приказ на отгрузку, накладная, счет-фактура и пр. В любом случае осуществляется визуальный и машинный контроль вводимой информации на полноту заполнения реквизитов, их соответствие допустимым величинам и пр. Бухгалтер может быстро и без проблем подготовить платежное поручение, счет, накладную и др. первичные документы, создавая базу данных для учета первичных документов и документооборота на предприятии.

Программа по созданию первичных документов позволяет автоматически заносить реквизиты организации в любой  из формируемых в ней документов (платежное поручение, счет, счет-фактура), тем самым, избавляя бухгалтера от рутины постоянного занесения этих сведений вручную.

Один раз заполнив информацию об организации, бухгалтер больше к  этому вопросу не возвращается, за исключением моментов, связанных  с какими-либо изменениями или дополнениями.

Заполнение формируемых документов может производиться путем выбора различных объектов непосредственно  из справочников.

В том случае, если нужный объект в  справочнике отсутствует, то возможен ввод его наименования и всех прочих реквизитов непосредственно в поля первичных документов. После сохранения данный объект появиться в справочнике.

Все документы с занесенными  реквизитами (автоматически – из данных справочников или вручную, если таких данных нет) учитываются программой в базе данных, создаваемой с помощью СУБД и выводятся на принтер в виде заполненных первичных документов.

Борьба с возрастающим потоком  бумажных форм на предприятиях и в  организациях ведется в двух направлениях: переход от бумажных форм документов к электронным и применение все более эффективных технологий извлечения данных из бумажных форм.

Под электронными формами документов понимается не изображение бумажного  документа, а изначально электронная (безбумажная) технология работы; она  предполагает появление бумажной формы только в качестве твердой электронной копии.

Электронная форма документа (ЭД) – это страница с пустыми полями, оставленными для заполнения пользователем. Формы могут допускать различный тип входной информации и содержать командные кнопки, переключатели, выпадающие меню или списки для выбора. После заполнения формы ее можно отправить по электронной почте, по факсу или на рабочий стол другого сотрудника. Обычно для этого нужно лишь нажать кнопку, поскольку электронный адрес получателя заранее определен.

Электронная (безбумажная) технология подразумевает не заполнение бумажных форм и их последовательную обработку, а работу с электронными формами сразу с этапа заполнения до этапа извлечения данных и их сбора в определенной базе данных (или экспорт этих данных в какое-либо специализированное приложение).

На российском рынке предлагается достаточно широкий выбор прикладных программ для автоматизации управления документооборотом.

• Программа «1С: Электронный документооборот» предназначается для автоматизации движения в организации потоков документов, их обработки и хранения. Программа позволяет разработать шаблоны документов и установить правила их заполнения пользователями, формализовать жизненные циклы документов, установить маршрутные схемы прохождения документов, контролировать работу исполнителей и выполнение ими временных графиков, обеспечить конфиденциальное хранение и обработку документов на рабочем месте, автоматизировать большую часть рутинных операций при составлении документов, отправлять и принимать документы, вести хранилище документы и обрабатывать их.
• Программой «1C: Электронная почта» можно принимать и отправлять обычные сообщения. Этой же программой осуществляется перенос папки с документами в базу данных.
• Система автоматизации документооборота «Документ-2000» ядро для создания корпоративных информационных систем крупных российских предприятий. Возможности технологий Oracle, отсутствие ограничений на объем хранимых данных, эффективные механизмы поиска, встроенные функции, высокий уровень защиты информации – все это обеспечивает поддержку корпоративных информационных систем без ограничения масштаба предприятия.

4.4. Внутримашинное информационное  обеспечение.

Внутримашинное ИО включает организацию  файлов  в памяти ЭВМ. Файл – это совокупность однородной жестко организованной и поименованной информации, расположенной на машинном носителе.

Все файлы ЭИС можно классифицировать по следующим признакам:

• по этапам обработки (входные, базовые, результативные);
• по типу носителя (на промежуточных носителях – гибких магнитных дисках и магнитных лентах и на основных носителях – жестких магнитных дисках, магнитооптических дисках и др.);
• по составу информации (файлы с оперативной информацией и файлы с постоянной информацией);
• по назначению (по типу функциональных подсистем);
• по типу логической организации (файлы с линейной и иерархической структурой записи, реляционные, табличные);
• по способу физической организации (файлы с последовательным, индексным и прямым способом доступа).

Существуют следующие способы организации внутримашинного ИО: совокупность локальных файлов, поддерживаемых функциональными пакетами прикладных программ, и автоматизированная база данных, основывающаяся на использовании универсальных программных средств загрузки, хранения, поиска и ведения данных, т.е. системы управления базами данных (СУБД).

Локальные файлы вследствие специализации  структуры данных под задачи обеспечивают, как правило, более быстрое время  обработки данных. Однако недостатки организации локальных файлов, связанные  с большим дублированием данных в информационной системе и, как следствие, несогласованность данных в разных приложениях, а также негибкость доступа к информации, перекрывают указанные преимущества. Поэтому организация локальных файлов может применяться только в специализированных приложениях, требующих очень высокую скорость реакции, при небольших объемах информации, предполагает жесткую привязку файлов к отдельным несложным задачам и исключает установление связи между файлами и коллективную работу в диалоге.

Основной формой организации файлов является использование баз данных (БД), использование автоматизированных банков данных (АБД) и баз знаний (БЗ).

АБД – это система специальным образом организованных данных, а также технических, программных, языковых и организационно-методических средств, предназначенных для коллективного использования пользователями при решении разных экономических задач.

Основные требования, предъявляемые  к АБД, следующие:

• сведение к минимуму дублирования в хранении данных;
• прямой и коллективный доступ к данным;
• защита данных от несанкционированного доступа;
• адаптация данных к развитию информационного обеспечения;
• обеспечение регламентированных и нерегламентированных запросов;
• минимизация затрат на создание и хранение данных, но и на поддержание их в актуальном состоянии.

Различают следующие типы баз данных:

• централизованные, создаваемые обычно на вычислительных центрах на ЭВМ с присоединенными к ним терминалами;
• распределенные в различных узлах локальных сетей ЭВМ;
• локальные, расположенные на одном компьютере.

Централизованную базу данных отличает традиционная архитектура баз данных. При централизованной базе данных все необходимые для работы специалистов данные и СУБД размещены на центральном компьютере, принимающем входную информацию с пользовательского терминала и отображающим данные на экране пользователя. Приложение и СУБД работают на одном компьютере, и, поскольку система обслуживает много различных пользователей, каждый из них ощущает снижение быстродействия по мере увеличения нагрузки на систему.

Распределенная база данных состоит из нескольких, возможно пересекающихся или даже дублирующих друг друга частей, хранимых на различных компьютерах вычислительной сети. Работа с такой базой осуществляется с помощью системы управления распределенной базы данных (СУРБД).

По способу доступа к данным БД разделяются на БД с локальным  доступом и БД с удаленным (сетевым) доступом.

Системы централизованных БД с сетевым  доступом предполагают различные архитектуры  подобных систем: файл-сервер и клиент-сервер.

Появление персональных компьютеров  и локальных вычислительных сетей  привело к разработке архитектуры  «файл-сервер».

При архитектуре «клиент-сервер»  запрос передается по сети на сервер БД в виде SQL-запроса. Ядро БД на сервере обрабатывает запрос и просматривает БД, которая также расположена на сервере. После вычисления результата ядро БД посылает его обратно к клиентскому приложению, которое отображает его на экране ПК. Архитектура «клиент-сервер» позволяет сократить трафик и распределить процесс загрузки базы данных.

В состав АБД входят:

• База данных (БД) – специальным образом организованное хранилище данных в виде интегрированной совокупности взаимосвязанных файлов для быстрого доступа к ним.
• ЭВМ.
• Система управления базой данных (СУБД) – это программный продукт, обеспечивающий поддержку БД, т.е. объявление структуры БД, ввод, поиск, корректировка, удаление данных, вывод по запросу.
• Языковые средства, в том числе языки программирования, языки запросов и ответов, языки описания данных.
• Методические средства – это инструкции и рекомендации по созданию и функционированию БД.
• Персонал, использующий АБД.

При централизованном АБД обслуживание ведет администратор БД, в обязанности  которого входят защита и сохранность  данных, удовлетворение информационных потребностей пользователей, внесение изменений в БД в соответствии с применяющейся предметной областью.

Если БД распределенная или локальная, то сами экономисты – конечные пользователи поддерживают базу данных в актуальном состоянии.

Выбор СУБД определяется многими факторами, но главным из них является возможность работы с конкретной моделью данных (иерархической, сетевой, реляционной).

Иерархическую модель БД изображают в виде дерева. Каждой вершине соответствует множество экземпляров записей, составляющих логический файл. Вершины расположены по уровням и связаны между собой отношениями подчиненностями. Одна-единственная вершина верхнего уровня является корневой.