Корпоративные информационные системы

3. ВИДЫ ИНФОРМАЦИОННЫХ СИСТЕМ ПО ОБЛАСТЯМ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ

Существует множество информационных систем, мы рассмотрим такие как – ERP, ERP II, MRP, MRP II, SCM, CRM, CSRP.

ERP - (Enterprise Resources Planning) – [Управление корпоративными ресурсами. К свойствам MRPII добавилось управление финансовыми ресурсами, маркетинг. ERP концепция – первая направленная на управление бизнесом, а не только производства, как MRP]. Концепция бизнес-планирования. Под ERP подразумевается "интегрированная" система, выполняющая функции, предусмотренные концепциями MPS-MRP/CRP-FRP. Важным отличием от методологии MRPII является возможность "динамического анализа" и "динамического изменения плана" по всей цепочке планирования. Конкретные возможности методологии ERP существенно зависят от программной реализации. Концепция ERP более "размыта", чем MRPII. Если MRPII имеет явно выраженную направленность на производственные компании, то методология ERP оказывается применимой и в торговле, и в сфере услуг, и в финансовой сфере.

ERP II - (Enterprise Resource and Relationship Processing) – [Управление внутренними ресурсами и внешними связями предприятия. Новая ревизия концепции ERP. Можно считать что, ERPII=ERP+CRM+SCM. Пока что данный класс применяется нечасто]. Основная идея ERP II заключается в выходе за рамки задач по оптимизации внутренних процессов организации: кроме интеграции таких традиционных для ERP систем областей деятельности предприятия, как управление финансами, бухгалтерский учет, управление продажами и покупками, отношения с дебиторами и кредиторами, управление персоналом, производство, управление запасами, системы класса ERP II позволяют управлять взаимоотношениями с клиентами, цепочками поставок, вести торговлю через Интернет. 

SCM -  (Supply Chain Management) – [Управление отношениями с поставщиками]. Управление цепочками поставок. Концепция SCM придумана для оптимизации управления логистическими цепями и позволяет существенно снизить транспортные и операционные расходы путем оптимального структурирования логистических схем поставок. Концепция SCM поддерживается в большинстве систем ERP- и MRPII-класса. 

CRM - (Customer Relationship Management) – [Управление отношениями с заказчиками. Отслеживание историю развития взаимоотношений, координировать многосторонние связи, централизованно управлять продажами и клиент-ориентированным маркетингом]. Концепция построения автоматизированных систем обслуживания клиентов компании. CRM подразумевает накопление, обработку и анализ не только финансово-бухгалтерской, но и прочей информации о взаимоотношениях с клиентами. Это способствует повышению производительности менеджеров, улучшает качество обслуживания клиентов и способствует увеличению продаж. 

MRP -  (Material Requirements Planning) – [Автоматизированное планирование потребности сырья и материалов для производства]. Методология планирования потребности в материальных ресурсах, заключающаяся в определении конечной потребности в ресурсах по данным объемно-календарного плана производства. Ключевым понятием методологии является понятие "разузлование", т.е. приведение древовидного состава изделия к линейному списку (Bill of Materials), по которому планируется потребность и осуществляется заказ комплектующих. Ее усовершенствованная версия, Closed Loop MRP (планирование потребности в материалах в замкнутом цикле), позволила динамически корректировать планы закупок при возникновении нештатных отклонений от них. 

MRP II - (Manufacturing Resources Planning) – [Планирование и управление всеми производственными ресурсами предприятия: сырьем, материалами, оборудованием, трудозатратами]. Планирование производства. Интегрированная методология, включающая MRP/CRP и, как правило, MPS и FRP. При использовании данной методологии обязательно подразумевается анализ финансовых результатов производственного плана. 

CSRP -  (Customer Synchronized Resources Planning) – [Управление, ориентированное на взаимодействие с клиентами: включает получение заказов, разработку планов, проектов и заданий, техподдержку. Практически, CSRP=ERP+CRM]. Планирование ресурсов, синхронизированное с покупателем. CSRP включает в себя полный цикл - от проектирования будущего изделия с учетом требований заказчика, до гарантийного и сервисного обслуживания после продажи. Суть CSRP состоит в том, чтобы интегрировать покупателя в систему управления предприятием. При этом не отдел продаж, а сам покупатель размещает заказ на изготовление продукции, сам отвечает за правильность его исполнения и при необходимости отслеживает соблюдение сроков производства и поставки. Предприятие же может очень четко отслеживать тенденции спроса на его продукцию. 

Структура корпоративной информационной системы

Построение собственно КИС  не может быть целью организации  –заказчика. Для него неизмеримо важнее создать систему управления организацией, позволяющую получать актуальную и достоверную информацию в процессе принятия управленческих решений в сфере экономики и финансов и учитывающую специфику организации. При таком подходе корпаративную информационную систему можно рассматривать как инструмент обработки информации.

Прежде всего, необходимо отметить, что организационная структура, состав бизнес-функций организации  и архитектура КИС должно быть в некоторой степени независимы друг от друга. Проще говоря, создание нового отдела или объединение существующих отделов не должны вызывать радикального изменения структуры и состава  КИС. Расширение возможностей системы  автоматически не влечет за собой  изменения организационной структуры  предприятия, а появление нового вида деятельности не связано с покупкой новой КИС.

Основные принципы, на которых должны быть построена КИС:

• Интеллектуальность (управление организацией, отличное от традиционного подхода – регистрации и накопления информации);
• Интегрированность (сквозное прохождение документов через различные службы организации);
• Модульность (возможность поэтапного внедрения системы, гибкого маневрирования)
• Доступность (наличие полного комплекта документации, подсказок, удобство ввода);
• Открытость (возможность взаимодействия с другими программами, работающими в организации)
• Адаптивность (наличие мощного механизма настроек, позволяющего создавать различные схемы эксплуатации системы).

4. ERP II

Рассмотрим  более подробно информационную систему  ERP II

[Краткая концепция ERP II – Enterprise Resource and Relationship Processing (Управление внутренними ресурсами и внешними связями предприятия)]  
 

В мировом масштабе (но не в России!) ERP можно рассматривать  как пройденный этап. В развитых странах большинство корпораций внедрило у себя систему такого класса. (Некоторые даже и не по одной  – увы, риск неудачи внедрения  в этой области велик даже на Западе.) 

Авторитетная консалтинговая компания Gartner Group заявила о завершении эпохи ERP-систем в 1999 году. На смену была предложена концепция ERP II – Enterprise Resource and Relationship Processing, управление внутренними ресурсами и внешними связями предприятия. 

По определению, данному Gartner Group ERP II, - это бизнес-стратегия предприятия, принадлежащего к определенной отрасли, и набор ключевых для данной отрасли приложений, помогающих клиентам и акционерам компаний увеличивать стоимость бизнеса за счет эффективной ИТ-поддержки и оптимизации операционных и финансовых процессов как внутри своего предприятия, так и во внешнем мире – в рамках сотрудничества с другими корпорациями. 

Основная идея ERP II заключается  в выходе за рамки задач по оптимизации  внутренних процессов организации: кроме интеграции таких традиционных для ERP систем областей деятельности предприятия, как управление финансами, бухгалтерский  учет, управление продажами и покупками, отношения с дебиторами и кредиторами, управление персоналом, производство, управление запасами, системы класса ERP II позволяют управлять взаимоотношениями  с клиентами, цепочками поставок, вести торговлю через Интернет.  
 
Функции и преимущества систем, которые реализованы в ERPII: 

Управление взаимоотношениями  с клиентами (CRM) 

Новая функциональность ERP II, позволяет эффективно управлять  контактами с клиентами, рекламными кампаниями, сбытом, проводить маркетинговые  исследования. Это достигается за счет создания персональных профилей клиентов, классификации клиентов по различным категориям, определения  целевых групп для рекламных  кампаний, планирования и контроля взаимодействия с клиентами (телефонные звонки, визиты, рассылка рекламных  и маркетинговых материалов и  т. Д.), упрощенного доступа к данным о существующих и потенциальных клиентах, поставщиках. Существует также возможность тарифицировать различные типы контактов и точно оценивать затраты на проведение различных мероприятий. Благодаря интеграции с другими подсистемами появляется возможность сопоставления с результатов маркетинговых кампаний с фактическими данными продаж. Это позволяет повысить координацию работы служб маркетинга, сбыта и снабжения. 

Сервисным подразделениям система дает возможность организовать эффективное управление послепродажным обслуживанием клиентов. Функциональные средства позволяют регистрировать действия, осуществляемые компанией  после продажи товаров. При этом заявки на сервисное обслуживание могут  быть инициированы как самими клиентами, так и автоматически, согласно сервисному контракту. Данные в сервисный заказ  могут быть внесены как сотрудником, принявшим звонок, так и работником сервисной службы. В системе имеется  возможность определять приоритетные сервисные заказы и загрузку персонала, выбирать персонал и работников технической  службы по их занятости, профессиональной ориентации. Проанализировав исторические данные о сервисных работах можно  выявлять наиболее «слабые места» в производимой продукции. Интеграция с подсистемой управления запасами позволяет при приеме заказа на сервисное обслуживание выяснить наличие запасных частей, а в случае их отсутствия определить сроки поступления на склад или зарегистрировать заявку на приобретение. Клиент в любой момент может проследить, как выполнялся заказ и его статус. 

Электронная коммерция 

Для продвижения своего бизнеса в Интернет необходимо, прежде всего, выстроить и отработать свои бизнес процессы до открытия Интернет представительства. Отсутствие «надежного тыла» становиться серьезной проблемой для компании. 

Это обусловлено тем, что  при обычной схеме работы задача часто решается следующим образом: создается каталог продукции  с описанием товаров и интерактивной  формой заказа, клиент заказывает товар  и ждет его доставки. Однако зачастую, осуществляя заказ, клиент, да и сами менеджеры, не имеют понятия, есть ли товар на складе и в случае отсутствия, сколько времени понадобится, чтобы доставить товар на склад, а затем переправить его клиенту. Более того, если единожды компания осуществляла специальный заказ для клиента, данные об этом не сохраняются, и при вторичном заказе компания вновь обрабатывает его как новый. 

Это приводит к простоям, затягивает сроки доставки заказов, что, в конечном счете, влечет за собой  полное разочарование клиентов. Функциональность систем ERP II, в свою очередь, позволяют  контролировать склад, закупки и  поставки и организовывать систему  работы оптимальным образом. Помимо оптимизации рабочих процессов, решения ERP II позволяет создать клиентскую базу, хранить и анализировать  данные по предпочтениям. Компания также  получают возможность прогнозировать сроки последующих заказов постоянных покупателей и предоставлять  более персонализированный сервис, что служит выработке приверженности покупателей к сотрудничеству и  установлению длительных отношений  с клиентами. Таким образом, использование ERP-систем при ведении электронной  торговли позволяет компаниям добиться преимущества по отношению к конкурентам. 

Что касается рынка B2B, то этот сегмент в СНГ развит все еще  довольно слабо. Это связано, с тем, что системы B2B весьма дорогостоящи, и внедрять их могут позволить  только крупные предприятия сырьевой направленности или предприятия, выпускающие  высоко ликвидные товары. Но с появлением на рынке систем ERP II, ориентированных  на средние предприятия, компании получают возможность развивать торговые площадки в Интернет, которые оптимально будут отвечать их нуждам – обеспечивать электронный документооборот, контролировать движение заказов и т.д. Это позволит компаниям использовать свои Интернет – ресурсы для взаимодействия с поставщиками или дистрибьюторами. 

Использование систем класса ERP II в данном случае позволяет оптимизировать процессы, как закупок, так и продаж. Информация о заказах, полученных через  Интернет, интегрируется с данными  склада, отделов доставки, продаж, сервисных  центров, что позволяет создать  единый профиль клиента, эффективно обрабатывать заказы и быстро отвечать на них, создавать и хранить данные обо всех его обращениях, анализировать  их и прогнозировать новые обращения. 

Клиент, в свою очередь, отправив заказ через Интернет – представительство, получает возможность контролировать процесс обработки заказа: автоматическое уведомление о его принятии и начале работы, данные о подготовке заказа, когда его заявка получена складом, сведения об отгрузке, когда заказ сформирован и отправлен, а также пакет необходимых документов. 

Аналогично используется система при закупках. Менеджер по закупкам через систему получает доступ к каталогу товаров поставщика, выбирает необходимые товары и отправляет заказ. Возможны варианты, когда система  автоматически формирует заказ  на покупку, учитывая оптимальные объемы закупок, текущие потребности, необходимые  сроки поставки и в стандартном  формате пересылает поставщику. Система  у поставщика обрабатывает полученный заказ, вычисляет срок поставки и  посылает уведомление о ходе выполнения заказа.