Компютерные игры

 

2.3 Пошук і впорядкування потрібних даних

 

Пошук і впорядкування потрібних  даних починається з наявних  відомостей. Наприклад, можна записати замовлення на придбання в основній книзі або зберегти відомості  про клієнтів на паперових формах у картотеці. Зберіть ці документи  та складіть список відображених типів  даних (наприклад, заповнюваних у формі  полів). За відсутності наявних форм припустіть, що потрібно створити форму  для записування відомостей про  клієнтів. Якими даними потрібно заповнити  форму? Які поля заповнення потрібно створити? Визначте потрібні елементи та складіть їх список. Наприклад, припустімо, що список клієнтів наразі зберігається на облікових картках. Можливо, аналіз цих карток з'ясує, що кожна картка містить ім'я клієнта, адресу, місто, область, поштовий індекс і номер  телефону. Кожен із цих елементів  може відповідати стовпцю в таблиці.

Під час підготовки цього списку немає потреби намагатися одразу надати йому досконалого вигляду. Натомість, внесіть у список усі елементи, які спадають на думку. Якщо база даних  використовуватиметься іншими користувачами, попросіть їх запропонувати свої варіанти. Список можна точно настроїти  пізніше.

Після цього визначте типи звітів або розсилок, які, можливо, потрібно буде створити на основі бази даних. Наприклад, можна створити звіт про продаж товарів  для відображення продажу за регіонами  або зведений звіт про запаси для  відображення кількості товару. Може також знадобитися створення  стандартних листів для надсилання клієнтам, які повідомлятимуть про  продажі або спеціальні пропозиції. Продумайте структуру звіту й  уявіть як він виглядатиме. Які відомості  потрібно включити у звіт? Складіть список усіх елементів. Виконайте ті самі дії для стандартних листів та інших звітів, які потрібно створити.

Аналіз звітів і розсилок, які  потрібно створити, допоможе визначити  елементи, які потрібно включити в  базу даних. Наприклад, припустімо, що потрібно надати клієнтам можливість підписатися (або скасувати підписку) на отримання періодичних оновлень електронною поштою, а також потрібно надрукувати список користувачів, які підписалися. Щоб записати ці відомості, додайте до таблиці клієнтів стовпець «Надсилання електронної пошти». У цьому полі для кожного клієнта можна встановити значення «Так» або «Ні».

Для надсилання клієнтам повідомлень  електронної пошти потрібно записати ще один елемент. Якщо відомо, що клієнт бажає отримувати повідомлення електронної  пошти, потрібно також знати адресу його електронної пошти, на яку їх надсилати. Отже, для кожного клієнта  потрібно записати адресу електронної  пошти.

Доцільним буде створення прототипу  для кожного звіту або списку виводу, а також визначення елементів, які потрібно використати для  створення звіту. Наприклад, аналіз стандартного листа допоможе виявити  кілька елементів. Якщо потрібно включити належне привітання — наприклад, рядок «Пан» або «Пані», з якого  починатиметься привітання, необхідно  створити елемент привітання. Зазвичай лист можна почати з фрази «Шановний  пане Смоленко», а не з «Шановний  пане Іван Смоленко». Це передбачає, що зазвичай прізвище потрібно зберігати  окремо від імені.

Важливо пам'ятати, що дані потрібно розділити  на найменші значимі частини. Ім'я  потрібно розділити на дві частини  — ім'я та прізвище, щоб прізвище було доступне для окремого використання. Наприклад, для сортування звіту  за прізвищем це допоможе окремо зберегти прізвище клієнта. Загалом, якщо потрібно виконати сортування, пошук, обчислення або звіт, основані на елементі інформації, цей елемент слід зберегти в окремому полі.

Обміркуйте можливі запитання, відповіді на які можна отримати за допомогою бази даних. Наприклад, про обсяги продажу окремого товару за останній місяць, про місце проживання найкращих клієнтів або про постачальника  товару з найвищими показниками  продажу. Прогнозування можливих запитань допоможе визначити додаткові елементи для записування.

Після того, як дані зібрано можна  перейти до наступного кроку.

 

 

2.4 Розділення даних на таблиці

 

Щоб поділити дані на таблиці, виберіть основні групи або теми. Наприклад, після пошуку та впорядкування відомостей для бази даних продажу товарів  попередній список може мати такий  вигляд:

Основними групами на ілюстрації є  товари, постачальники, клієнти та замовлення. Отже, доцільним буде створення цих  чотирьох таблиць: перша — для  відомостей про товари, друга —  для відомостей про постачальників, третя — для даних про клієнтів, а четверта — для відомостей про  замовлення. Хоча список не є повним, проте почати слід саме зі створення  таких основних таблиць. Можна продовжити уточнювати цей список, доки не буде створено повнофункціональну структуру  бази даних.

Під час першого перегляду попереднього списку елементів може знадобитися  помістити всі елементи в одну таблицю замість чотирьох, показаних  на попередній ілюстрації. У цій  статті пояснено, чому це не слід робити. Ознайомтеся з таблицею на ілюстрації:

У цьому разі кожен рядок містить  відомості про товари та постачальників. Оскільки один постачальник може постачати  кілька товарів, ім'я постачальника  та відомості про адресу потрібно повторити кілька разів. У разі виконання  таких дій місце на диску витрачається марно. Найкраще рішення — внести відомості про постачальника  лише один раз в окрему таблицю  «Постачальники», відтак зв'язати цю таблицю з таблицею «Товари».

Інша проблема за такої структури  виникає в разі потреби змінити  відомості про постачальника. Наприклад, припустімо, що потрібно змінити адресу постачальника. Оскільки адреса міститься  в багатьох рядках, під час її змінення в одному рядку можна  випадково забути її змінити в  інших. Збереження адреси постачальника  лише в одному розташуванні допоможе вирішити цю проблему.

Під час розробки бази даних завжди намагайтеся зберігати елемент  інформації лише один раз. Якщо в кількох  рядках повторюються однакові дані, наприклад, адреса певного постачальника, помістіть  ці дані в окрему таблицю.

Нарешті, припустімо, що компанія Coho Winery постачає лише один товар і його потрібно видалити, але зберегти відомості  про ім'я та адресу постачальника. Як видалити запис про товар і  зберегти відомості про постачальника? Це не можна зробити. Оскільки кожен запис містить відомості про товар, а також дані про постачальника, видалити ці дані окремо не можна. Щоб зберегти ці дані окремо, необхідно поділити таблицю на дві: одна таблиця міститиме відомості про товар, а інша — про постачальника. Видалення запису про товар спричинить видалення лише відомостей про товар, а не даних про постачальника.

Після вибору теми для таблиці стовпці  в цій таблиці мають зберігати  лише дані, які відповідають цій  темі. Наприклад, таблиця товарів  має зберігати лише відомості  про товари. Оскільки адреса постачальника  є інформацією про постачальника, а не про товар, вона має міститися  в таблиці споживачів.

 

2.5Перетворення елементів даних на стовпці

 

Для визначення стовпців у таблиці  вирішіть, які дані потрібно відстежувати відповідно до теми таблиці. Наприклад, у таблицю «Клієнти» можна  включити такі стовпці, як «Ім’я», «Адреса», «Місто/Область/Поштовий індекс», «Надсилання  електронної пошти», «Привітання» й  «Адреса електронної пошти». Кожен  запис у таблиці містить однаковий  набір стовпців, отже для кожного  запису можна зберегти відповідні відомості  у стовпцях «Ім’я», «Адреса», «Місто/Область/Поштовий індекс», «Надсилання електронної  пошти», «Привітання» й «Адреса електронної  пошти». Наприклад, стовпець «Адреса» містить адреси клієнтів. Кожен запис  містить дані лише про одного клієнта, а поле адреси містить адресу цього  клієнта.

Після визначення початкового набору стовпців для кожної таблиці можна  й надалі вдосконалювати стовпці. Наприклад, доцільно зберегти ім'я клієнта як два окремі стовпці: ім'я та прізвище для полегшення сортування, пошуку й індексування в цих стовпцях. Аналогічно, адреса складається з  п'яти окремих компонентів: адреси, міста, області, поштового індексу  та країни/регіону, отже доцільним буде зберегти їх в окремих стовпцях. Наприклад, якщо потрібно виконати пошук, фільтрування або сортування за областю, відомості про область потрібно зберегти в окремому стовпці.

Також слід визначити, чи база даних  міститиме відомості місцевого  або міжнародного походження. Наприклад, якщо заплановано зберігати міжнародні адреси, краще використати стовпець «Регіон» замість стовпця «Область», оскільки цей стовпець може об'єднувати області вашої країни та регіони  інших країн. Аналогічно, краще використати  стовпець «Поштовий індекс» або  стовпець «Поштовий індекс для США» («ZipCode»), якщо заплановано збереження міжнародних адрес.

У поданому нижче списку містяться  кілька порад для визначення стовпців.

• Не включайте в таблицю обчислювані дані  

У більшості випадків не слід зберігати  результати обчислень у таблицях. Замість цього для відображення результатів можна виконати обчислення в Access. Наприклад, припустімо, що у звіті «Товари за замовленням» відображено проміжні підсумки для замовлених товарів кожної категорії товарів у базі даних. Однак, жодна таблиця не містить стовпець із проміжними підсумками «Кількість за замовленням». Натомість, таблиця «Товари» містить стовпець «Кількість за замовленням», в якому зберігається кількість кожного товару за замовленням. За допомогою цих даних Access обчислює проміжні підсумки щоразу під час друку звіту. Проміжні підсумки не слід зберігати в таблиці.

• Зберігайте інформацію найменшими логічними частинами

Може здатися доцільним створення  одного поля для збереження повних імен або назв товарів разом із їх описом. Проте, об'єднання кількох  типів інформації водному полі ускладнить подальше витягнення окремих даних. Спробуйте розділити інформацію на логічні частини; наприклад, створіть окремі поля для імені та прізвища, або для назви, категорії й  описутовару.

Після вдосконалення стовпців даних  у кожній таблиці можна вибрати  первинний ключ для кожної таблиці.

 

2.6Визначення первинних ключів

 

Кожна таблиця має містити стовпець або набір стовпців для унікального  визначення кожного рядка в таблиці. Зазвичай, це унікальний ідентифікаційний номер, наприклад, ідентифікаційний номер  працівника або серійний номер. У  термінології бази даних ця інформація має назву первинний ключ таблиці. В Access поля первинного ключа використовуються для швидкого зв'язування даних із кількох таблиць і їх надання користувачу.

За наявності унікального ідентифікатора для таблиці, наприклад, номера товару, який однозначно ідентифікує кожен  товар у каталозі, його можна використати  як первинний ключ таблиці — лише якщо значення в цьому стовпці  є різними для кожного запису. Первинний ключ не може містити повторювані  значення. Наприклад, не використовуйте як первинний ключ імена осіб, оскільки вони не є унікальними. В одній таблиці можуть міститися дві особи з однаковими іменами.

Первинний ключ має завжди містити  значення. Якщо стовпець має непризначене або невідоме (відсутнє) значення, його не можна використати як компонент  первинного ключа.

Слід вибрати первинний ключ, значення якого не змінюється. У  базі даних із кількома таблицями  первинний ключ таблиці можна  використати як посилання в інших  таблицях. Уразі змінення первинного ключа зміни необхідно застосувати  до всіх посилань на цей ключ. Використання первинного ключа з постійним  значенням знижує ймовірність порушення  його синхронізації з іншими таблицями, які на нього посилаються.

Часто як первинний ключ використовується довільне унікальне числове значення. Наприклад, кожному замовленню можна  призначити унікальне числове значення замовлення. Єдиним призначенням номера замовлення є ідентифікація замовлення. Призначений номер не можна змінити.

Якщо не вдалося вибрати стовпець або набір стовпців для використання як первинного ключа, краще використати  стовпець із типом даних «Автонумерація». У разі використання типу даних «Автонумерація»  Access автоматично призначає значення. Такий ідентифікатор не містить даних; він не містить фактичних даних, що описують рядок, якому він відповідає. Беззмістовні ідентифікатори є оптимальними для використання як первинного ключа, оскільки вони не змінюються. Первинний ключ, який містить дані про рядок — наприклад, номер телефону або ім'я клієнта — може змінитися, оскільки можуть змінитися фактичні дані

1. Стовпець з типом даних «Автонумерація» є оптимальним для створення первинного ключа. Коди товарів не співпадають.

У деяких випадках як первинний ключ таблиці можна використати кілька полів. Наприклад, для таблиці «Відомості про замовлення», в якій зберігаються позиції для замовлень, у первинному ключі можна використати два  стовпці: «Код замовлення» та «Код товару». Первинний ключ, який використовує кілька стовпців, називається складним ключем.

У базі даних продажу товарів  можна створити стовпець з типом  даних «Автонумерація», який використовуватиметься  як первинний ключ для кожної таблиці: «Код товару» для таблиці «Товари», «Код замовлення» для таблиці  «Замовлення», «Код клієнта» для таблиці  «Клієнти» та «Код постачальника» для таблиці «Постачальники».

 

2.7 Створення зв'язків між таблицями

 

Післятого, якданірозділенонатаблиці, їхнеобхіднозновуоб'єднатиузрозумілийспосіб. Наприклад, наведена нижче форма містить інформацію з кількох таблиць.

1. Ця форма містить відомості з таблиці «Клієнти»...
2. ...з таблиці «Працівники»...
3. ...з таблиці «Замовлення»...
4. ...з таблиці «Товари»...
5. ...з таблиці «Відомості про замовлення».