Электронные каталоги: сущность, организация, использование

Каталог-книга. Впервые библиотечный каталог появился в виде инвентарной книги. Такой каталог содержит сведения о фонде данной библиотеки, с подробной информацией о каждой единице в списке, упорядоченном по фамилиям авторов. В дополнительных перечнях по названиям, тематике и т.п. дается более краткая информация о каждой единице. Главное преимущество такого каталога в том, что он переносной и может быть размножен. Главный же недостаток в том, что его трудно обновлять: для описания новых поступлений библиотеке приходится издавать дополнительные тома. Книжные каталоги появились в конце 16 в. и были распространены в последующие три века. Они пережили второе рождение в 1960-е, а затем в 1980-е годы, когда началось печатание библиографий на компьютере. Компьютерный микрофишный каталог (КМК) по организации аналогичен книге. В отличие от книжного каталога здесь все описания (не только оформленные на автора) обычно содержат полную информацию о единице хранения.

Каталог-картотека. Информация в нем фиксируется на карточках, каждая из которых содержит сведения об одной единице хранения – ее авторе, других участниках издания, издательстве, названии произведения, его тематике. Достоинством картотеки является то, что ею могут пользоваться сразу несколько человек и ее легко пополнять за счет добавления карточек, описывающих новые поступления. К недостаткам картотеки можно отнести довольно высокие расходы по обслуживанию такого каталога и значительный процент ошибок при расстановке. Каталоги-картотеки получили широкое распространение с конца 19 в., чему способствовало и решение Библиотеки Конгресса США в 1901 начать продажу копий своих карточек другим библиотекам. Картотеки до сих пор широко используются, хотя их постепенно вытесняют компьютерные каталоги.

Компьютерный  каталог. Часто называемые интерактивными или электронными каталогами общего доступа или просто «он-лайн каталогами», компьютерные каталоги были впервые внедрены в начале 1980-х и по мере снижения стоимости компьютерных услуг взяты на вооружение библиотеками всех типов. Он-лайн каталоги создают большие возможности, облегчая и расширяя доступ к библиотечным фондам, позволяя проводить более глубокие и сложные поисковые операции. Каталог легко пополняется и доступен для пользователя, находящегося вне библиотеки. По сетям Интернета можно получить доступ к каталогам сотен библиотек разных стран мира. Основным препятствием для повсеместного перехода библиотек на компьютерный каталог является высокая стоимость преобразования книжных, КМК и картотечных каталогов в компьютерные версии. Подобное преобразование – «ретроспективная конверсия» – может быть выполнено сотрудниками библиотек или специальными фирмами [12].

Основными показателями эффективности электронного каталога являются:

Высокий уровень оперативности доступа к электронным записям по сравнению с карточными каталогами;

Имеется возможность  оперативного тиражирования электронного каталога, т.е. вы можете при необходимости  неограниченно копировать ЭК;

Возможность теледоступа (доступа к информации на расстоянии) к ЭК;

ЭК обеспечивает нахождение нужной информации и ее полноту;

Дает возможность за короткий срок пересмотреть огромный объем информации и получить необходимую  литературу [3].

В настоящее время  переход с карточного каталога в  электронную форму каталога осуществляется несколькими путями:

Текст набирается с клавиатуры с библиографических карточек в  базу данных ЭК;

Библиографическая карточка сканируется и доводится(корректируется) с клавиатуры основных элементов  библиографических записей для  осуществления по ним поиска в ЭК и вывода изображений соответствующих библиографических карточек;

Вводом изображений  карточек путем сканирования и поиск  их в ЭК простым перебором по простейшим поисковым признакам (буквам алфавита, индексам ББК);

Вводом библиографической записи с БК или со страниц печатных каталогов (каталогов в книжной форме) путем сканирования с последующим распознаванием образов знаков [21].

Развитие информационных технологий и Интернет настолько  расширили наши возможности по информационному обмену, что на сегодня уже нет проблемы расстояний, трудностей передачи и получения информации, обмену библиографической информацией и т.п. Есть другая задача. В какой форме нужно представить информацию, чтобы люди в разных странах могли понять друг друга, могли бы отличить, например, запись об авторе от записи о названии книги? Т.е. нужен определенный интернациональный язык общения. В библиотечном деле таким языком являются библиотечные форматы представления и передачи информации.

При организации библиотечно-информационного взаимодействия важное значение отводится выбору согласованных форматов, т.е. набору правил, позволяющих ЭВМ распознать данные библиографической записи для их ввода, обработки, представления и обмена [22].

Сейчас в мире распространены форматы семейства MARC-UNIMARC и USMARC. MARC – Machine Readable Cataloguing Format, что дословно означает «машиночитаемый формат каталогизации».

Первые форматы для  обработки и хранения библиографической  информации на ЭВМ появились в США в 60-х годах. Они были созданы усилиями нескольких ведущих американских университетов. В 1966 г. Библиотека Конгресса США разработала проект MARC1. Основное назначение проекта – создание электронных библиотечных каталогов. Европа тоже не дремала. И к середине 60-х годов Британская национальная библиотека разработала формат BNBMARC. Этот формат появился не случайно. Он возник как необходимое звено при создании «Британской национальной библиографии». Но, как известно, англичане и американцы во многих проектах глобального значения умеют найти общий язык и в 1968 г. был предложен англо-американский проект MARCII. Отличие этого формата было в том, что он предлагался для использования не только в качестве внутреннего формата при создании электронных каталогов, но и в качестве коммуникативного.

В настоящее время  в мире уже более 50 MARC форматов. Во многих из них слову MARC предшествует аббревиатура страны ее сокращенное  название.

SAMARC – MARC формат Южно-африканской  республики. Есть такие форматы  как USMARC, UKMARC, DANMARC, NORMARC, FIN MARC, AUS MARC, JAPMARC, INDIA MARC, SWE MARC, CAN MARC, по названию которых не трудно догадаться о их принадлежности.

Есть MARC форматы, разработанные  несколькими странами. Например, INTER MARC разрабатывался Швейцарией, Францией и Бельгией. В Италии распространен формат ANNA MARC. В Голландии UBVMARC и OCLCMARC форматы. Но жизнь требует активной международной кооперации по созданию и обмену электронными каталогами. Поэтому в настоящее время UNIMARC как универсальный формат является наиболее распространенным [19].

Увеличение MARC форматов в различных странах и регионах привело к проблеме их совместимости. Необходима была интеграция, предопределившая принятие согласованных решений  для обеспечения совместимости  библиографических данных. И скорее всего именно создание MARCII стало первым шагом к созданию международного коммуникативного формата [26].

В 1969 году на 35 сессии IFLA в Копенгагене  рассматривался проект развития MARC формата  в государственной библиографии, издательском деле. В 1974 году в Великобритании собрались представители 12 стран и обсудили возможности создания MARC сети и была разработана международная программа по созданию Международной сети MARC – UBCIM (Universal Bibliographic Control) для организации обмена данными национальных библиографий [28].

Рабочая группа IFLA в 1977 году разработала  международный универсальный коммуникативный  формат UNIMARC. Целью создания формата  является более простое и удобное  составление описания библиографических  единиц, их поиск и контроль. Это достигается с помощью разработанных методов записи библиографической информации осуществляемой в соответствии с международными стандартами. Библиографические записи в формате предназначены для использования в автоматизированных библиотечных системах.

В СССР в 1985 году был утвержден целый  ряд стандартов: НТЦ МЦНТИ 1–82, НТП  МЦНТИ 30–82 (МЕКОФ1), ГОСТ 7.14–84, ГОСТ 7.19–85 (СТСЭВ 4283–84), в основе которого лежит UNIMARC [3].

Создание UNIMARC формата  привело к решению очень важной проблемы. Теперь не надо создавать специальные программы – конверторы, для перехода с каждого формата на другой и обратно. Достаточно 2 программы, которые конвертируют в UNIMARC и обратно. В 90-х годах был начат крупный проект UseMARCON (User Controlled Generic Converter), координатором которого является Королевская библиотека Голландии. Главная цель проекта – создание единого базового конвертора, который позволил бы конвертировать любой MARC – формат через посредник (UNIMARC) в другой формат семейства MARC. В качестве базовых форматов взяты USMARC, UKMARC, INTERRMARC и UNIMARC.

UNIMARC и USMARC – это  довольно сложные форматы представления  библиографической информации. Достаточно  отметить, что описания библиографической записи в USMARC предусмотрено более 200 полей, а в UNIMARC – 150. Кроме того, имеются подполя (около 25) [17].

Специалисты отмечают, что  степень совместимости этих двух форматов составляет 80%. 20% неконвертируемых полей – это поля примечаний и определения тематики.

Самым распространенным сейчас является USMARC (США). Но нельзя забывать, что USMARC постоянно модифицируется. Это связано с появлением новых  видов документации, новых носителей  информации, усовершенствованием средств и методов технологий, обработки информации, развитием телекоммуникаций и т.д.

Сам библиографический  формат устанавливает структуру  и содержание библиографической  записи. Некоторые форматы устанавливают  только структуру. Для установления структуры MARC форматы базируются на «ISO 2709–1981: Форматы для обмена библиографическими данными на магнитной ленте» [19]

В 1991 году опубликован  формат для авторитетных записей UNIMARC/AUTHORITIES, который разработан с целью обеспечения  библиографических служб возможностью записывать и хранить в одном месте авторитетные формы имен авторов, наименований организаций и т.п. наряду со ссылками от других форм имен и наименований.

Дальнейшее внедрение  современных информационных технологий, прежде всего сетевых, раздвинуло рамки видовой структуры ресурсной базы автоматизированного СБО, добавив к электронным каталогам библиотек, локальным БД, CD-ROM и DVD-ROM продуктам целый ряд онлайновых ресурсов справочного характера. В настоящее время по данным обзора мирового рынка информационных продуктов, проведенного в конце 1998 г., более 24 компаний и фирм, обслуживающих библиотечную сферу, создают и распространяют около 44 специализированных онлайновых, Web-based и CD-ROM систем [9]. Эти системы активно используются при выполнении практически всех видов справок в СБО (тематических, фактографических, адресных, библиографических уточнений и др.). Кроме того, помимо специализированных продуктов может быть выделена особая группа потенциальных источников справочной информации, которые все активнее начинают использоваться в онлайновом СБО. Это веб-сайты универсального и отраслевого характера, создаваемые учреждениями, организациями и фирмами, для которых информационная деятельность (т.е. по сути создание информационных ресурсов) является вторичной по отношению к их основной деятельности: сайты крупных книжных издательств, журналов, газет, новостийных агентств, промышленных корпораций, научных центров, правительственных учреждений, торговых палат, музеев, спортивных клубов и туристических фирм. Все перечисленные сайты доступны пользователям и имеют большие возможности для выполнения оперативных запросов в СБО, в том числе фактографического характера [23]. 
Проследив эволюцию каталогов от традиционной карточной формы до машиносчитываемой, можно сделать позитивный прогноз касательно будущего библиотечных ИПС. На сегодняшний день, пользуясь ЭК, такая ИПС помогает решить проблемы, которые невозможно осуществить с помощью ручных форм:   избавиться от значительного количества каталогов, картотек при одновременном выполнении их функций (полифункци-ональность); усилить эффективность поиска библиографической информации, снизить затраты на каталогизацию через однократное введение библиографических записей документов еще на стадии комплектования фонда; уменьшить площадь под каталогами; модернизировать громоздкую систему централизованной каталогизации и сводных каталогов; обеспечить доступ к фондам самых отдаленных библиотек (интегративность) [18].

 
 
 
Раздел 2 Электронный каталог как библиотечно-информационная поисковая система

2.1 На сегодняшний день электронный каталог (ЭК) прочно вошел в жизнь библиотечного сообщества. В «Справочнике библиотекаря» [2] приведено следующее определение: «Электронный каталог — это библиотечный каталог в машиночитаемой форме, работающий в реальном режиме времени и предоставленный в распоряжение читателей библиотеки». Оно характеризует ЭК с точки зрения режима работы и формы предоставления библиографических данных. [17]. 
Другое определение предлагает В. В. Мосягин: «Электронный каталог библиотеки (синоним: библиографический банк данных библиотеки) — совокупность библиографических и лексикографических баз данных в комплексе с СУБД и набором прикладных программ, обеспечивающих принципиально новые возможности поиска по сравнению с традиционными библиотечными каталогами. Объединение различных библиографических и лексикографических БД в единое целое приводит к качественно новому понятию». [10] Оно характеризует ЭК с точки зрения структуры и расширения поисковых возможностей. 
Ряд исследователей, в том числе и российских, отождествляют ЭК с модулем OPAC (Online public access catalog). Подобной точки зрения придерживается и известный библиотековед Э. Р. Сукиасян: «ЭК — то же самое, что и ОРАС». [26; 28] 
Определяя понятие «электронный каталог», на наш взгляд, прежде всего, необходимо учитывать, что современный ЭК состоит из трех основных частей, а именно: части, включающей библиографические сведения, части, включающей авторитетные сведения, и части, включающей сведения об экземпляре (циркуляции документа). Такая трактовка ЭК, впервые в отечественном библиотековедении предложена И. Б. Цветковой [29] и основывается на истории развития ЭК. Как известно, автоматизация каталогизации началась с механического перевода в электронную форму библиографических сведений, затем в машиночитаемую форму стали переводиться авторитетные данные, потом — данные о циркуляции документов. 
Для перевода этих сведений в машиночитаемую форму разрабатывались различные форматы представления данных. Они жестко структурированы и стандартизированы и служат для обеспечения как целей обмена информацией, так и корпоративной работы по формированию машиночитаемых библиографических записей. 
Определение структуры ЭК с точки зрения содержания и наполнения дает понимание его функционирования, обусловленного взаимодействием трех его частей. Однако, очевидно, что даже совмещение приведенных определений и трактовок ЭК не раскрывает всей его сущности, проявляющейся в единстве многообразных функций и свойств. 
Результаты деятельности каталогизации доступны в модуле OPAC — Online public access catalog, что означает открытый доступ к каталогу. OPAC — это один из основных модулей любой автоматизированной библиотечной системы наряду с модулем комплектования, каталогизации, циркуляции. Модуль OPAC предназначен для поиска библиографических записей и выдачи результатов поиска в ЭК. Эффективность работы поискового модуля определяется как программно-техническими характеристиками, включающими стандартный набор поисковых команд и процедур, так и особенностями лингвистического обеспечения. К последнему относятся, прежде всего, форматы представления данных, системы авторитетных и справочных файлов [16]. 
С появлением ЭК становятся также актуальными и проблемы дисплейного представления записей. Широко популярная карточка формата 3х5, изобретенная в конце XIX века каталогизаторами, была разработана для представления библиографических данных на очень ограниченном пространстве. Она стала для карточной системы форматом по умолчанию, который в свою очередь пришел на смену формату представления данных в книжных каталогах XIX века. Почти 150 лет вопрос формата вывода не стоял так остро. Проблема заключается в том, что в машиночитаемой форме хранится гораздо больше информации, чем представлено на выводе в виде традиционной каталожной карточки [28]. При просмотре в формате библиотечной карточки до 30% полезной информации остаются скрытыми. 
Электронный каталог и машиночитаемая каталогизация заставили по-новому посмотреть на самую устоявшуюся и консервативную библиотечную работу. В ней произошли следующие изменения: 
• концентрация усилий по выполнению оригинальной каталогизации в национальных библиографических центрах и заимствование продукции другими библиотеками; 
• доступность фондов библиотек через создание online сводных каталогов на региональном, национальном и международном уровнях; 
• расширение поисковых возможностей, вследствие применения новой технологии формирования машиночитаемой записи, включая кодированную информацию, аннотации, полные тексты документов, оцифрованные данные, ресурсы интернета; 
• обеспечение доступа к ЭК библиотек средствами интернет для удаленных пользователей; 
• функционирование ЭК как неотъемлемой части интегрированной библиотечной системы от комплектования до хранения документов. 
Очевидно, что все это приводит к тому, что возрастают профессиональные требования к библиотечному сообществу в целом, так как необходимо владеть современными технологиями и приемами работы с ЭК для того, чтобы полноценно использовать продукт, создаваемый в процессе каталогизации [25]. 
Доступ к ЭК возможен через рабочие места – терминалы. Если их количество небольшое, то есть вероятность очереди к каталогу, чего не бывает в процессе с системой карточных каталогов. Например, в Библиотеке Кнгресса США установлено более 7 тыс. терминалов.  
С внедрением ЭК возникла возможность создания центров корпоративной каталогизации. Ее суть состоит в том, что бибилиографическая запись в электронной форме описывается только один раз именно той библиотекой, которая получила документ первой. Другие библиотеки – учасники корпорации – для формирования собственных ЭК используют уже готовую запись. Трудоемкий процесс каталогизации ограничивается поиском документа в отдаленной баз данных та последующим его включением к ЭК своей библиотеки [18].