Использование программы excel в сельском хозяйстве

Поиск файлов

Поиск возможен в заголовках, содержимом или свойствах файлов Microsoft Office. На панели инструментов Стандартная нажмите кнопку Найти.

Импорт  текстового файла

1. Щелкните  ячейку, в которую требуется поместить  данные из текстового файла. 

Чтобы внешние данные не заменили имеющиеся  данные, ниже и правее выбранной  ячейки не должно быть никаких данных.

2. В  меню Данные укажите на пункт Импорт внешних данных и выберите команду Импортировать данные.

3. В  поле Тип файлов выберите Текстовые файлы.

4. В  списке Папка найдите и дважды щелкните текстовый файл, который требуется импортировать в качестве диапазона внешних данных.

5. Следуйте  инструкциям мастера текстов  для указания способа разбиения  текста на столбцы, а затем  нажмите кнопку Готово.

6. Чтобы  задать форматирование и разметку  импортируемых данных, нажмите в  диалоговом окне Импорт данных кнопку Свойства.

7. В  диалоговом окне Импорт данных выполните одно из следующих действий:

- чтобы  поместить данные в выбранную  ячейку, выберите вариант Имеющийся лист и нажмите кнопку OK;

-   чтобы поместить данные на  новый лист, выберите вариант  Новый лист и нажмите кнопку OK. Microsoft Excel добавит в книгу новый лист и автоматически поместит диапазон внешних данных в левый верхний угол нового листа.

Экспорт файла книги, запись электронных таблиц в разных форматах

При сохранении книги Microsoft Excel в другом формате  все свойства, специфичные для  книг Microsoft Excel, будут утеряны.

1. Откройте  книгу, которую нужно сохранить  для использования в другом  приложении.

2. В  меню Файл выберите команду Сохранить как.

3. Введите  новое имя книги в поле  Имя файла.

4. Выберите  формат файлов, с которым может  работать другое приложение, из  списка Тип файла.

5. Нажмите  кнопку Сохранить.

Применение  и удаление автоматического  форматирования диапазона  ячеек

1. Выделите  диапазон, который требуется отформатировать  или форматирование которого  требуется удалить. 

2. В  меню Формат выберите команду Автоформат.

3. Выполните  одно из следующих действий.

Примените автоформат -- выберите требуемый формат. Для частичного применения автоформата нажмите кнопку Параметры и снимите флажки для форматов, которые не нужно применять.

Удалите автоформат -- в конце списка выберите формат с подписью Нет.

Копирование форматов одних ячеек  в другие ячейки

1. Выделите  ячейку или диапазон ячеек,  формат которых необходимо скопировать. 

2. Выполните  одно из следующих действий:

-  чтобы  скопировать форматирование ячейки  или диапазона, нажмите на  стандартной панели инструментов кнопку Формат по образцу.

-  чтобы  скопировать форматирование выбранной  ячейки или диапазона ячеек  в несколько мест, дважды нажмите  кнопку Формат по образцу. После завершения копирования снова нажмите эту кнопку;

-    чтобы скопировать ширину столбца,  выделите заголовок столбца, ширину  которого необходимо копировать, и нажмите кнопку Формат по образцу, а затем выделите заголовок столбца, ширину которого нужно изменить.

Поиск элемента в списке 

   После вызова директивы  Форма   из   меню   Данные   в   диалоговом  окне

появляется  первый элемент списка.  Щелкните по  командной  кнопке  Критерии, чтобы войти в  режим  поиска.   Вид  диалогового  окна   изменится;   кнопка Критерии  превратится в  кнопку Форма.  Введите   значения   полей   искомого элемента  в  поля   ввода, расположенные  в  левой  части  окна.   Введенные  значения будут служить критериями  поиска.   Можно  заполнить  не  все  поля ввода, тогда  будет  производиться  поиск элементов,   соответствующие  поля которых  совпадают  с   заполненными   полями.   При   вводе  старайтесь  не нарушать порядок следования полей.

   Теперь щелкните по командной  кнопке Далее.   Программа  Excel   начинает просматривать  весь   список,  начиная  с  первого   элемента,   чтобы  найти  элемент, который удовлетворяет  критерию поиска.   Если   программа   находит соответствующий  элемент,  он появляется в   диалоговом   окне.   Если   нужно найти   еще   один  элемент,   удовлетворяющий   условию    поиска,    снова  щелкните по       командной  кнопке Далее. 

   Если поиск  лучше вести  в обратном направлении,  щелкните  по  командной кнопке Назад.  При поиске можно  комбинировать   различные  критерии  друг  с другом.  Например,  можно   ввести  поиск  элементов,  у   которых   значение некоторого поля больше заданного числа,  а  значение другого поля  совпадает с заданной цепочкой символов.

   Если критерием  поиска  служит  текстовая строка,  то  для   маскирования

текстовых позиций можно использовать  символы   "?"  и  "*".  Вопросительный знак позволяет игнорировать  ту  текстовую  позицию,  которую  он  занимает.

Например,  строке  поиска  "М???ер"  будут  удовлетворять  слова   "Мюллер", "Мастер" и т. д. Звездочка позволяет  игнорировать   все   следующие   после нее   символы.   Например, строке поиска  "Ми*"  будут  удовлетворять  любые слова, которые  начинаются с сочетания "Ми".

   В числовых критериях поиска  можно  использовать  логические  операторы. Например, условие "<100" означает, что нужно найти все    элементы   списка, содержимое  указанного  поля  которых меньше, чем 100.

   Если ни  один  элемент,  удовлетворяющий   критерию  поиска,  не  найден,

выдается  звуковой сигнал. Когда используется несколько  критериев    поиска, программа   находит   только   те   элементы,  которые  удовлетворяют   всем указанным условиям. 

Автоматический  фильтр 

   Откройте в меню  Данные  подменю   Фильтр   и   включите   в   нем  опцию

Автофильтр.   В  таблице  рядом  с  названиями  полей   появятся   маленькие

пиктограммы со стрелками.  Щелкните по одной  из этих стрелок,  и  на  экране появится меню с перечнем значений данного поля.

   Выберите одно   значение   из   этого   перечня.   В   списке  останутся

только  те элементы,  у которых значение данного поля совпадает с  выбранным.

 Кроме  того,  пиктограмма со стрелкой  и элементы списка   будут   изображены другим  цветом.  Поэтому   признаку   можно   определить,   что   список  был профильтрован  по       указанному полю.  Слева в столбце  с  номерами  строк будут видны прежние  номера элементов, которые они  имели в исходном списке. Если  необходимо вернуться к исходному  полному списку,  то нужно   выбрать опцию Все в перечне  значений поля,  по которому  выполнялась фильтрация.

  Комбинированная  фильтрация 

   Выберите поле (столбец),  по  которому   будет   проводиться  фильтрация

списка. Щелкните по стрелке автофильтра  в выбранном  столбце,   после   чего на  экране  появится  меню  с  перечнем значений данного  поля.  Вызовите  в этом меню директиву  Условие.

   После этого появится  диалоговое  окно  Пользовательский  автофильтр,  в

котором  можно  проводить  фильтрацию  по  двум   критериям.   Щелкните   по пиктограмме со стрелкой,  расположенной   слева   от   первого  поля  ввода, тогда откроется  меню,  включающее  шесть  логических  операторов  ("равно", "меньше",  "больше" и т.д.).   Выберите  в этом   меню  нужную  логическую операцию,  например,  "больше или     равно"  (>=).   В первом  поле  ввода укажите некоторое число или выберите его из меню,   расположенного  справа.

Пусть, например, введено число 20. Теперь  в  правом  поле  записано  первое

условие фильтрации >=20.

   Повторите те же действия для  второго поля  ввода.  Пусть,  например,  там

было  указано условие <=50.  Включите  селекторную  кнопку  И,   если  нужно, чтобы выполнялись оба  условия,  или кнопку  ИЛИ,   если  достаточно,  чтобы выполнялось  одно из условий фильтрации.  По умолчанию  включена  первая   из  этих  кнопок.  Щелкните   по   командной   кнопке   OK,   тогда  в  таблице  появятся          только    те     элементы,      которые      удовлетворяют  комбинированному  логическому    условию.    В    данном    примере,    если оставить включенной кнопку И, на экране  останутся  те  элементы  списка,  у которых  значение указанного поля расположено  в диапазоне от 20 до 50.

Отображение и скрытие панели инструментов

Выполните одно из следующих действий:

· щелкните правой кнопкой мыши любую панель инструментов, а затем выберите в  контекстном меню название панели инструментов, которую требуется показать или  скрыть;

· если название нужной панели инструментов отсутствует в контекстном меню, нажмите кнопку со стрелкой Параметры панелей инструментов, последовательно выберите выберите команды Добавить или удалить кнопки и Настройка, откройте вкладку Панели инструментов, а затем выберите нужную панель инструментов в поле Панели инструментов.

Функции клавиатуры

Существуют  так званые «Горячие клавиши» практически  для каждой команды или функции. Рассмотрим несколько для получения  представления о них.

Предварительный просмотр и печать

CTRL+P или CTRL+SHIFT+F12

Отображение диалогового окна Печать.

Используйте следующие клавиши в режиме предварительного просмотра (для перехода в режим  предварительного просмотра нажмите  клавиши ALT+F, а затем нажмите клавишу V).

Клавиши со стрелками 

Перемещение по странице при просмотре в увеличенном  масштабе.

PAGE UP или PAGE DOWN

Переход на одну страницу вперед или назад  при просмотре в нормальном масштабе.

CTRL+СТРЕЛКА  ВВЕРХ или CTRL+СТРЕЛКА ВЛЕВО

Переход к первой странице при просмотре  в нормальном масштабе.

CTRL+СТРЕЛКА  ВНИЗ или CTRL+СТРЕЛКА ВПРАВО

Переход к последней странице при просмотре  в нормальном масштабе.

Работа  с листами

SHIFT+F11 или ALT+SHIFT+F1

Вставка нового листа.

CTRL+PAGE DOWN

Переход на следующий лист книги.

CTRL+PAGE UP

Переход на предыдущий лист книги.