Использование информационных технологий в структуировании делопроизводства

     Штатная численность сотрудников отдела информационного обеспечения определяется объемом работ, который, в свою очередь, зависит от технологии обработки  и интенсивности потока документов.  

     2. ОРГАНИЗАЦИОННАЯ  ХАРАКТЕРИСТИКА ПРЕДПРИЯТИЯ

     2.1. Краткая характеристика предприятия 

     Полное  наименование Общества: Общество с  ограниченной ответственностью «Колизей». Сокращенное наименование Общества: ООО «Колизей».

     Организационно-правовая форма: Общество с ограниченной ответственностью.

     Юридический адрес: 236010, Калининград, Московский проспект,183а.

     Почтовый  адрес: 236010, Калининград, Московский проспект, 183а.

     ИНН: 3906146004.

     ОГРН: 1053903344142.

     Дата  государственной регистрации: 29 ноября 2005 года.

     Лицензии, выданные на осуществление отдельных  видов деятельности: лицензия 39/АЛ/05/697 от 22.10.2008 года на осуществление розничной  продажи алкогольной продукции  на период 22.10.2009 – 19.12.2011 г.

     Уставной  капитал Общества на конец отчетного  года 1 000 000 рублей.

     Режим налогообложения: общий.

     Целью создания Общества является осуществление  самостоятельной хозяйственной  деятельности для выполнения работ  и оказания услуг в интересах  удовлетворения общественных потребностей и извлечение прибыли.

     Основной  хозяйственной деятельностью Общества является:

     1. Текущая деятельность:

     - реализация товаров оптом;

     - реализация товаров в розницу;

     - услуги по продвижению товаров.

     2. Инвестиционная деятельность - это  деятельность Общества связанная  с приобретением оборудования, предоставления  другим организациям займов;

     3. Финансовая деятельность  - это  деятельность Общества, в результате  которой изменяются величина  и состав собственного капитала.

     ООО «Колизей» было образовано как торговое предприятие, торгующее продуктами питания. Предприятие продает своим покупателям самые современные товары. Целью деятельности предприятия изначально было выход на местный рынок. Теперь целью предприятия является наращивание объемов поставок и продаж продуктов питания на калининградском рынке. Клиентами ООО «Колизей» являются как частные лица, так и различные производственные предприятия от индивидуальных предпринимателей до крупных фирм, работающих на Калининградском рынке.

     Высшим  органом управления Общества является общее собрание участников, в компетенцию  которого входит:

     - определение основных направлений  деятельности Общества;

     - внесение изменений в устав  Общества, в том числе изменение  уставного капитал;

     - образование исполнительного директора  Общества и досрочное прекращение  его полномочий;

     - утверждение годовых отчетов  и годовых бухгалтерских балансов;

     -решение  иных вопросов, предусмотренных  Федеральным законом «Об обществах  с ограниченной ответственностью».

     2.2. Анализ структуры и функций службы делопроизводства

     Структура и функции делопроизводственной службы изучаются на основе анализа  документов, регламентирующих деятельность службы делопроизводства и принятую технологию работы с документами. Следует  отметить, что на предприятии отсутствуют  документы, регламентирующие деятельность службы делопроизводства.

     Структура службы делопроизводства представлена секретарем.

     Организационная структура управления выглядит следующим  образом.

     

     Рис. 6 – Организационная структура управления ООО «Колизей» 

     На  предприятии существует смешанная  форма организации работы с документами. В различных отделах регистрируются внутренние документы – по месту  их создания. Делопроизводственные операции на предприятии не автоматизированы.

     Проанализируем, как осуществляются функции службы делопроизводства. Начнем с контрольной функции.

     Доставка  документов в организацию происходит почтой, курьерами и с помощью  факсимильной связи и компьютерной сети. Прием и первичную обработку  входящей документации с почтой и  факсимильной связью осуществляет секретарь. Входящие документы распределяются секретарем между руководством и  структурными подразделениями (отделами).

     Рассмотрение  документа руководителем заканчивается  нанесением резолюции. Далее документы, не требующие ответа, доводятся до специалистов, но без расписки. На документах, требующих ответа, руководитель ставит отметку «кому выполнить». Переданный документ находится у исполнителя  до исполнения поручения.

     Регистрация входящих и исходящих документов осуществляется секретарем. Документы регистрируются в журнале регистрации входящей и исходящей корреспонденции. На предприятии отсутствует перечень документов, подлежащих обязательной регистрации. Но не все документы предприятия регистрируются секретарем. Документы специальных (функциональных) систем документации (бухгалтерские, финансовые и др.) регистрируются в соответствующих подразделениях. Дата поступления в приемной на этих документах не ставится.

     Ведение информационно-справочной работы по документам организации осуществляется секретарем и юристом. Машинописное изготовление документов (набор текста на компьютере) осуществляется секретарем. Копирование, тиражирование и оперативное  размножение документов также осуществляется секретарем, а также самими сотрудниками предприятия.

     Разработкой и проектированием бланков документов по поручениям руководства занимается секретарь, а также сами сотрудники предприятия.

     Проанализируем  организационные функции службы ДОУ:

     Подготовка  к докладу руководству поступающих  документов осуществляется секретарем и другими сотрудниками. За организацию  своевременного рассмотрения документов руководством организации никто  на предприятии не отвечает. Регулированием хода исполнения документов, прохождения  и исполнения документов в установленный  срок никто не занимается, поскольку  руководство не устанавливает точные сроки исполнения документов и поручений.

     Организацией  хранения документов в структурных  подразделениях занимаются руководители структурных подразделений. Они  устанавливают ответственных лиц, которые занимаются формированием  дел и подготовкой документов для архива. У бухгалтерии свой архив, у технической службы –  свой, у отдела кадров также свой архив.

     Организацией  работы архива частично занимается отдел кадров в части хранения личных дел. Архива как службы на предприятии не существует.

     Организацией  делопроизводства по обращениям граждан  занимается секретарь. Разработкой (совместно  с соответствующими структурными подразделениями  организации) мероприятий по совершенствованию  форм и методов работы с документами  никто не занимается.

     Проанализируем  осуществление контрольных функций:

     Контроль  за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству (то есть исходящие и внутренние документы) никто не осуществляет, так как нет лица, ответственного за это. Контроль за сроками исполнения документов никто не осуществляет, так как руководство не устанавливает сроки исполнения. Осуществление контроля за правильностью оформления и формирования в структурных подразделениях организации дел, подлежащих сдаче в архив также никто не осуществляет.

     Организацией  контроля за работой с документами в структурных подразделениях никто не занимается, нет ответственного лица.

     Обобщением  сведений о ходе и результатах  исполнения документов, систематическим  информированием руководства по этим вопросам никто не занимается. Соответствующие обязанности ни на кого не возложены.

     Обеспечением  хранения дел и оперативного использования  документной информации занимаются сотрудники подразделений в пределах документов, относящихся к их компетенции, образующихся в деятельности организаций  с указанием сроков хранения. Документы  хранятся по разным отделам, что затрудняет учет, обеспечение их сохранности, их своевременное использование в  работе.

     Проанализируем  методические функции, выполняемые  службой ДОУ:

     Разработкой номенклатуры дел организации занимается секретарь, юрист, бухгалтерия и  отдел кадров. Порядок оформления, согласования и утверждения номенклатуры дел, а также принципы формирования заголовков дел представлены в «Основных правилах работы архивов организаций». На предприятии не соблюдается унифицированная форма формуляра номенклатуры дел. На предприятии нет должностной инструкции секретаря, табеля форм документов.

     Проведением экспертизы научной и практической ценности документов никто не занимается.

     Можно сделать выводы о том, что не все  типовые функции делопроизводства на предприятии исполняются. Соответственно организационной проблемой является регламентация задач и функций  секретариата. Поэтому у предприятия  проблемы с организацией порядка  документирования и работы с документами, построением поисковых систем. Для  исправления ситуации руководству  необходимо четко регламентировать задачи и функции секретаря, организовать разработку всей необходимой для  делопроизводства документации.

 

      3. ОСНОВНЫЕ НАПРАВЛЕНИЯ СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ ДОУ В ООО «КОЛИЗЕЙ»  

     По  результатам проведенного анализа  структуры и функций секретариата на предприятии можно сделать  следующие выводы. Не все типовые  функции делопроизводства на предприятии  исполняются. Соответственно организационной  проблемой является регламентация  задач и функций секретариата. Большим минусом для предприятия  является то, что руководство не назначает сроки исполнения документов, поэтому контрольная функция  службы делопроизводства никем не исполняется. Это ухудшает эффективность управления предприятием. Поэтому у предприятия  проблемы с организацией порядка  документирования и работы с документами, построением поисковых систем. Для  исправления ситуации руководству  необходимо четко регламентировать задачи и функции секретаря, организовать разработку всей необходимой для  делопроизводства документации.

     Для исправления ситуации необходимо организовать работу секретаря в соответствии с правилами работы служб ДОУ, разработать должностную инструкцию в соответствии с Трудовым Кодексом РФ⁴.

     Должностные обязанности должны включать помимо использующихся на предприятии функций, те, которые не исполняются, исходя из проведенного анализа: контроль за исполнением документов, проверка правильности оформления документов для руководства  сотрудниками, расчет объема документооборота, разработка номенклатуры дел для  подразделений, организация своевременного рассмотрения документов руководством, организация хранения документов, организация  работы архива и проведение экспертизы научной и практической ценности документов.

     На  предприятии необходимо создать  перечень документов, подлежащих регистрации, согласно Примерному перечню документов, подлежащих обязательной регистрации.

     При увеличении объема документооборота свыше 10000 документов за год, необходимо увеличить  численный состав службы делопроизводства. Этот процесс должен сопровождаться созданием положения о службе делопроизводства, разработкой новых  должностных инструкций для сотрудников  службы ДОУ, а также созданием  инструкции по делопроизводству. Все  это позволит повысить эффективность  управления.

     Помимо  указанных выше проблем существует еще одна – отсутствие автоматизации  операций делопроизводства, что снижает  эффективность деятельности секретаря. Все делопроизводственные операции необходимо автоматизировать. По крайней мере, можно автоматизировать регистрацию входящих и исходящих документов. Это позволит добиться повышения производительности и качества труда сотрудников предприятия от