Использование информационных технологий в структуировании делопроизводства

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     АННОТАЦИЯ 
 

     В данной курсовой работе на тему «Использование информационных технологий в структуировании делопроизводства » будут рассмотрены теоретические вопросы по данной тематике, а также проведен анализ на предприятии ООО « Колизей» и разработаны основные направления совершенствования документационного обеспечения деятельности данной организации. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

ВВЕДЕНИЕ 

       Документационное обеспечение управления в организации требует создания многих видов управленческих документов, без которых невозможно решать задачи планирования, финансирования, оперативного управления, кадрового обеспечения деятельности учреждения. Основные задачи делопроизводства в организации – это сокращение информационных потоков до оптимального минимума и обеспечение упрощения и удешевления процессов сбора, обработки и передачи информации с помощью новейших технологий автоматизации этих процессов.

       Таким образом, качество управления организации напрямую зависит от уровня организации делопроизводства.  К числу наиболее актуальных проблем можно отнести такие направления, как информационно-документационный менеджмент, электронный документооборот, защиту информации, создание электронных архивов и т.д.

       В современном учреждении основными технологическими инструментами работы с документами являются компьютеры, установленные на рабочих местах исполнителей и объединенные в сеть. Если компьютерная сеть охватывает все рабочие места делопроизводственного персонала в структурных подразделениях организации, то появляется возможность использовать сеть для перемещения документов.

      Актуальность темы заключается в том, что организация работы с документами – это одна из составных частей процессов управления и принятия управленческих решений, которая существенно влияет на оперативность и качество управления. Каждый этап процесса принятия управленческого решения в организации или учреждении самым тесным образом связан с документационным обеспечением управления.

     Целью данной работы является изучение структуры организации делопроизводства, а также разработка рекомендаций по совершенствованию автоматизированного документационного обеспечения организации.

      Для достижения цели последовательно должны быть решены следующие задачи:

-  изучить  теоретические вопросы использования  информационных технологий в  делопроизводстве;

-  рассмотреть организацию и структуру делопроизводства в данной организации, проанализировать основные  документы, организацию оперативного и архивного хранения документов;

-  разработать основные направления совершенствования документационного обеспечения деятельности организации. 
 

 

     

     1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ  АСПЕКТЫ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ  ИНФОРМАЦИОННЫХ ТЕХНОЛОГИЙ В  ДЕЛОПРИЗВОДСТВЕ

1. Понятие  «Делопроизводство» и "документационное обеспечение управления" (ДОУ)

        В соответствии с ГОСТом Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" делопроизводство или документационное обеспечение управления – это отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.¹

      Термины "делопроизводство" и "документационное обеспечение управления" (ДОУ) употребляются как синонимы, однако между ними все-таки существуют некоторые различия. Первый из них, делопроизводство, преимущественно используется при описании организационной стороны и традиционных приемов работы с документами. Второй – "документационное обеспечение управления" подчеркивает информационно-технологическую составляющую в современной организации делопроизводства и его лучше употреблять, когда речь идет о компьютерных технологиях работы с документами. Данные различия связаны с историей происхождения этих терминов. Термин "делопроизводство" – возник в России во второй половине XVIII в. и образован от сочетания слов "производство дела", а "делом" в то время обозначали судебный или административный вопрос, решаемый органом управления. Термин "документационное обеспечение управления" вошел в научный оборот примерно с середины 1970-х гг. в связи с изменением организационно-технической основы делопроизводства и методологических подходов к его совершенствованию благодаря активному внедрению в сферу работы с документами средств вычислительной техники и появлению новых информационных технологий. Делопроизводство (или ДОУ) предполагает, прежде всего, создание документов или документирование, т.е. запись информации на различных носителях по установленным правилам, которые закрепляются в правовых актах и нормативно-методических документах.      Результатом документирования является документ – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Носителем при этом может выступать любой материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде. При документировании необходимо помнить, что данный процесс записи информации на бумаге или ином носителе является строго регламентированным, что, в свою очередь, обеспечивает юридическую силу документа. Делопроизводство (или ДОУ) однако предполагает не только создание документов, но также и организацию работы с ними, которая включает в себя организацию документооборота, хранение и использование документов в текущей деятельности учреждения.

        Документооборот организации – это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления. Наряду с организацией документооборота в понятие "организация работы с документами" входит хранение документов и их использование в текущей деятельности учреждения. Под системой хранения документов в данном случае подразумевается совокупность средств, способов и приемов учета и систематизации документов с целью их поиска и использования в текущей деятельности.

      Подытожив вышесказанное, можно выделить две составные части делопроизводства (или ДОУ):

•документирование деятельности;

•организация  работы с официальными документами.

         Эти составные части взаимосвязаны и для создания эффективной системы делопроизводства в организации необходимы они обе, причем функционирующие в тандеме.

На предприятии  должен быть установлен единый порядок  составления документов и работы с ними. Правила работы с документами  на конкретном предприятии представляют собой систему делопроизводства, которая представляет собой совокупность:

- общепринятых  принципов обработки документов;

- приемов  в работе с документами конкретного  предприятия.

        Разработка новых информационных технологий в управлении, новых офисных программ осуществляется на основе традиционных правил делопроизводства (регистрация документов, их согласование, контроль их исполнения, исполнение, архивное хранение, и т.п.) ²

1.2. Проблемы  традиционных и электронных технологий  ДОУ

Как показывает практика, в настоящий момент существует большое количество организаций  как малого и среднего бизнеса, так  и больших предприятий, имеющих  территориально-отдаленные филиалы, где  документационное обеспечение управления совершенно не развито или используется   лишь на отдельных этапах управленческой деятельности.

Между тем в основе всей управленческой деятельности лежит работа с документацией, и организация такой работы является важной частью процессов управления, существенно влияющих на оперативность и качество принимаемых решений.

Совершенно  очевидно, что в век новейших информационных технологий традиционная схема управления документооборотом не способна справиться с теми объемами работы, которые  существуют в данное время.  В  документационной деятельности различных  организаций при ведении классического  бумажного делопроизводства, как  правило, через некоторое время  начинают возникать практически  одинаковые проблемы:

- неизбежная  потеря документов, следовательно и информации;

- попадание  документов и информации, содержащейся в них, третьему лицу;

- накопление  множества документов, назначение  и источник появления которых  неясны;

- большие  затраты времени на подготовку  и согласование документов, как  следствие – малая скорость  обработки и информации, а значит  – медленная  реакция  на  новые воздействия; 

- избыточность  документооборота, большая потеря  времени на обработку входящей  и исходящей корреспонденции,  внутренних документов и на  ознакомление с документами;

- противоречивость  принимаемых решений, невозможность  обеспечить быструю передачу  исходных документов и информации  должностным лицам, принимающим  решения;

- бесконтрольность  исполнителей, невозможность доведения  в короткие сроки поручений,  вытекающих из резолюций до  конкретных исполнителей;

- невозможность  установления истории работы  с документами;

- непроизводственные  затраты рабочего времени на  поиск необходимого документа,  формирование тематической подборки  документов;

- избыточные  затраты на бумагу и копирование  для создания нескольких копий одного документа. ³

       Как результат, документооборот  включает значительную часть избыточных документов и инстанций их рассмотрения, а принимаемые решения нередко дублируют друг друга, а иногда носят противоречивый характер. Это приводит к фактической неуправляемости организации, которая выражается и в том, что руководители не могут проследить о прошлой и текущей деятельности подразделений и исполнителей с документами, а также об истории подготовки и рассмотрения конкретных документов. Для разрешения проблем в области делопроизводства многие руководители прибегают к использованию компьютерных технологий, но применение простых организационных решений лишь минимально соответствуют уровню задач компании. Единственным путем решения подобных проблем является автоматизация делопроизводства и документооборота компании путем внедрения полноценной информационной системы документационного обеспечений управления (ИС ДОУ). В ходе нашего исследования, в результате внедрения новых технологий, проблемы на предприятии полностью не исчезают, вместо них появляются новые. Среди таких можно обозначить:

- несанкционированный  доступ к конфиденциальной информации;

- вероятность  утраты больших массивов ценной  информации из-за технических  неполадок оборудования, проникновения  в компьютерную сеть вирусов, разрушающих систему или неквалифицированных действий пользователя;

- как  одна из технических проблем:  быстрая смена носителей, программ, способов доставки документации, препятствующая стабильности делопроизводственных  процессов в управлении и использования  имеющихся документальных массивов.

Возникают также проблемы нормативного характера:

- не  установлен порядок признания  юридической силы электронных  документов государственными органами  и судами;

- отсутствует  официально признаваемая методика (стандарт) работы с электронными  документами, обеспечивающая признание  их юридической силы;

- отсутствуют  методики экспертизы ценности  электронных документов, передачи  их на архивное хранение, уничтожение,  работы с грифованными электронными документами и другие.

       Таким образом, бумажные и электронные документы имеют свои преимущества. Традиционные документы имеют преимущества, связанные с бумагой как носителем информации, что важно для долговременного хранения информации с сохранением возможности восприятия. С другой стороны, необходимо использовать преимущества электронных документов при работе с копиями документов, подлинники которых существуют на бумажных носителях, так как в сфере управления главное требование - оперативность, своевременность, быстрота получения и доведения информации и ее полнота. Для оперативного информационного обеспечения (прежде всего - доведения информации и ее поиска в информационном фонде) электронные документы имеют неоспоримые преимущества. Поэтому для эффективной организации документационного обеспечения управленческой деятельности предпочтительно сочетание документов на бумажном и электронном, а при необходимости - и на других носителях информации применительно к конкретным задачам.

1.3. Принципы автоматизации делопроизводства

       Автоматизированные системы делопроизводства делятся на два класса. К первому относятся системы управления электронными архивами. Их основные функции: регистрация новых документов, хранение, поиск и их извлечение с целью передачи в приложения, умеющие с ними работать. Ко второму классу относятся системы управления электронным документооборотом. На них возложены функции управления документами на пути прохождения от одного пользователя - должностного лица к другому с возможностью контроля за их перемещением с фиксацией всех изменений и сопровождающих резолюций.