Использование информационных технологий в структуировании делопроизводства

       В настоящее время основная концепция автоматизации документооборота базируется на принципах управления бизнес-процессами, в ходе выполнения которых создаются и движутся документы. Иными словами, это организация и управление процессами создания документов на основе последовательной обработки различными пользователями других ранее существовавших документов. Делопроизводственные процессы организации должны быть строго структурированы, что встречается далеко не всегда. Поэтому система должна иметь функцию, позволяющую организовать и спланировать выполнение работ с документами, как по заранее предопределенным маршрутным технологическим схемам, так и с предоставлением исполнителям определенной свободы в принятии решения на своем уровне.

       Важнейшими характеристиками специалисты обычно выделяют следующие: - программная платформа (система, обеспечивающая хранение и поиск документов, а также система обмена сообщениями.);

- поддержка распределенной обработки информации;

- возможности масштабирования (набор поддерживаемых платформ; максимальное число пользователей; число уровней вложенности структур);

- открытость архитектуры и возможность интеграции с другими приложениями;

- типы документов, с которыми работает система ( форматы документов; поддержка работы с составными документами и несколькими версиями документа; связи документов (один документ может быть ответом на другой или может быть порожден при исполнении предыдущего документа); совместное использование электронных и обычных (бумажных) документов);

- коллективная работа группы исполнителей над одним (или несколькими) документами;

- возможность работы по "свободной" схеме (без жесткой фиксации маршрутов);

- средства для определения маршрутных схем прохождения документов;

- возможности контроля за прохождением документов;

- способ оповещения должностных лиц;

- средства регламентации доступа и криптозащиты;

- средства оповещения о нарушениях в регламенте прохождения документов;

- ориентация на традиционную российскую концепцию документооборота.

        Системы управления электронными архивами характеризуются следующими функциями:

Ввод.

Система должна обеспечивать ввод, обработку, хранение, регистрацию документов, поступающих из множественных источников: по сети, с дисков, модемов и сканеров.

Хранение.

Централизованное  хранилище данных позволяет решить целый ряд проблем:

- возможность оперативного получения целостной и непротиворечивой информации;

- организация сбора, хранения и актуализации разрозненной информации;

- высокая надежность и управляемость системы, быстрый и подконтрольный доступ пользователей к информации;

- экономию средств за счет сосредоточения обслуживающего персонала в одном месте;

- возможность централизованного развития вычислительных средств.

     Автоматизация делопроизводства призвана не заменить существующую традиционную систему коммуникации персонала (с ее совещаниями, телефонными звонками и приказами), а лишь дополнить ее. Используясь совместно, обе эти системы обеспечат рациональную автоматизацию управленческого труда и наилучшее обеспечение управленцев информацией. 

       

     Рис.1 Основные компоненты автоматизации делопроизводства. 

     Автоматизация делопроизводства привлекательна для менеджеров всех уровней управления в организации не только потому, что поддерживает внутрифирменную связь персонала, но также потому, что предоставляет им новые средства коммуникации с внешним окружением.

     Информационная  технология автоматизации делопроизводства - организация и поддержка коммуникационных процессов как внутри организации, так и с внешней средой на базе компьютерных сетей и других современных средств передачи и работы с информацией.

     Офисные автоматизированные технологии используются управленцами, специалистами, секретарями  и конторскими служащими. Они  позволяют повысить производительность труда секретарей и конторских работников и дают им возможность справляться с возрастающим объемом работ. Однако это преимущество является второстепенным по сравнению с возможностью использования автоматизации офиса в качестве инструмента для решения проблем. Улучшение принимаемых менеджерами решений в результате их более совершенной коммуникации способно обеспечить экономический рост организации.

     В настоящее время известно несколько  десятков программных продуктов  для компьютеров и некомпьютерных технических средств, обеспечивающих технологию автоматизации делопроизводства: текстовый процессор, табличный процессор, электронная почта, электронный календарь, компьютерные и телеконференции, видеотекст, хранение изображений, а также специализированные программы управленческой деятельности: ведения документов, контроля за исполнением приказов и т.д. 

     1.4. Структура информационных  потоков компании и отдел информационного  обеспечения 

     Информация (лат. informatio - разъяснение, изложение) - это сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления.

     Информация  используется как ресурс для исполнения служебных функций, а также как  средство служебных коммуникаций, поскольку последние осуществляются в процессе передачи различных сведений.

     Релевантную информацию получают путем поиска и "процеживания" доступных источников (документов, файлов, недокументированных  сообщений). Информация уменьшает степень  неопределенности и неполноту знаний, позволяет принимать обоснованные решения. Информация распространяется импульсами, в виде отдельных "квантов" сообщений, передача которых может осуществляться устно или посредством материальных носителей: бумажных, магнитных, электронных.

     Информационные  сообщения могут быть директивными и обеспечивающими функционирование. Документированные сообщения, как  правило, имеют формат официально установленных  реквизитов, недокументированные - произвольную форму. Директивная информация предназначена  для уведомления о том, кому, что  и в какие сроки нужно выполнить; обеспечивающая информация содержит сведения нормативного характера о правилах поведения, порядке исполнения функций  и операций, а также данные, расширяющие  профессиональные знания персонала. Существует также смешанный вид сообщений, объединяющий директивные и обеспечивающие сведения.(рис.2) 

       
 

     Рис.2 Структура информационных потоков  

     Итак, вместо несогласованных  действий локальных источников и  потребителей информации, несовпадения форматов и структур баз данных документов, используемых разными сотрудниками, отсутствия единой базы данных и общего координатора информационной деятельности предлагается технология централизованного управления информационным обеспечением на основе координационно-информационного центра (КИЦ) компании.

     Этот  центр представляет собой главный  контрольно-регулирующий и организующий элемент подсистемы оперативного управления, соединяющей и направляющей информационные потоки, трудовые, материальные, финансовые ресурсы для достижения запланированных  результатов.

     На  (рис. 3) представлена функциональная схема КИЦ с обособленными технологически взаимосвязанными метафункциями координации и информационного обеспечения деятельности. Каждая из них имеет информационные входы и выходы: потоки документированной информации (зеленые стрелки) и потоки информационных сообщений, возникающих в связи с приемом и передачей сведений, касающихся директивной информации (красные стрелки).  

     

Рис.3 Функциональная схема КИЦ 

     Директивы (жирная красная стрелка) являются результатом  принятия решений руководством на основе изучения регулярной или единовременной информации, поступающей из подразделений  и опосредуемой функцией информационного  обеспечения.

     Функция координации включает следующие  процедуры:

• регистрацию директив;
• разделение их на задачи и работы, которые должны быть поручены исполнителям (подразделениям);
• планирование сроков и результатов исполнения;
• доведение планов до исполнителей;
• поиск и доставка необходимой для выполнения работ информации;
• контроль исполнения и предоставления отчетов о результатах выполнения директив.

     Система информационного обеспечения неразрывно связана с функцией координации  и включает следующие основные направления:

• экспертизу информационных носителей с целью выяснения соответствия информации решаемым задачам;
• регистрацию;
• маршрутизацию;
• комплектование;
• доставку;
• архивирование.

     Метафункции КИЦ для компаний различных размеров и направлений деятельности мало чем различаются. Однако их структурирование для конкретных целей приводит к появлению существенных различий в организационном строении и распределении функций между элементами КИЦ. Например, состав КИЦ небольшого офиса может быть представлен исполнительным директором, делопроизводителем, секретарем и курьером. КИЦ крупной компании включает подразделения оперативного управления, планирования, учета и отчетности, информационной экспертизы, информационного обеспечения, доставки корреспонденции и некоторые другие.  

     1.4. Отдел информационного обеспечения 

     На (рис.4) представлена функциональная схема работы Отдела информационного обеспечения. Процесс начинается с момента поступления информационного носителя или устного сообщения. Если сообщение стандартное (это выясняется в процессе идентификации документа), оно сразу поступает на регистрацию. При этом устная информация проходит процедуру документирования.  

     

     Рис.4 Функциональная схема работы Отдела информационного обеспечения  

     Затем осуществляются:

• регистрация в базе данных (внесение записей и кодов, характеризующих документ и информацию);
• маршрутизация (установление этапов и ответственных за порядок работы с документом согласно действующим стандартам);
• координация порядка работы в соответствии с планом отдела оперативного управления и текущей ситуацией;
• контроль движения документов;
• составление регулярных и разовых отчетов по результатам управления документооборотом.

     Нестандартный документ передается профильному эксперту-аналитику, который производит с ним следующие  процедуры:

• отделяет содержательную часть от информационного шума;
• осуществляет семантический анализ и присваивает документу смысловые коды;
• определяет потенциальных пользователей;
• составляет примерный план работы, т.е. программу использования информации, содержащейся в документе;
• согласовывает план с лицами, принимающими решения;
• передает кодированный документ для регистрации и дальнейшего использования.

     Кроме того, эксперт осуществляет интеллектуальный поиск данных в базе знаний компании и во внешних источниках информации, а также готовит отчеты по запросам пользователей; в том числе, составляет предметные и систематические каталоги для поиска информации в базе знаний компании.

     После регистрации документ помещается во временный или постоянный архив. Временный архив создается для  документов, план работы с которыми окончательно не определен. Копии документов из временного архива перемещаются к адресату согласно плану маршрутизации и исполнения. Копирование, размножение и доставку документов адресату выполняют экспедиторы. Внутренние документы и их проекты, подлежащие согласованию или использованию, регистрируются так же, как и внешние. По окончании работы документы передаются в архив для хранения или уничтожения.