Информационные технологии в бухучёте

Основной этап завершается режимом «Отчетность», который реализует следующие функции:

        «Расчет итогов» - выполняется перед формированием всех выходных документов, перечисленных ниже, на основании данных журнала операций. Расчет итогов производится по всему кварталу установленного периода или за конкретный месяц;

        «Сводные проводки» - ведет переброску сводных сумм с дебета одного счета в кредит другого;

        «Шахматка» - табличное представление оборотов сумм с одно го счета на другой (сводных проводок) и оборотов по счетам;

        «Оборотно-сальдовая ведомость» - формирует по каждому счету (субсчету) остаток на начало периода, обороты (Дт и Кт) и остаток на конец периода. Остатки на начало квартала формируются при закрытии предыдущего периода. В нижней строке оборотно-сальдовой ведомости выводятся итоги по оборотам и остаткам;

        «Оборотно-сальдовая ведомость по счету» создает оборотно-сальдовую ведомость по каждому счету;

        «Обороты счета (Главная книга)» - формирует сальдо и обороты в корреспонденции с другими счетами за указанные месяцы или квартал;

        «Журнал-ордер и ведомость по счету» - выводит те же данные, что и «Обороты счета», но в детализации по датам и по отдельным проводкам;

        «Карточка счета» - содержит все проводки с указаниями конкретного счета, позволяет получить Кассовую книгу, выписки из банка т.д.;

        «Анализ счета по субконто» - для каждого субконто выводится остаток на начало периода, обороты и остаток на конец периода, список корреспондирующих счетов с указанием дебетового и кредитового оборота по каждому счету в отдельности;

        «Анализ счета по датам» - по каждой дате рабочего периода выводится остаток на начало периода, обороты и остаток на конец периода указанием корреспондирующих счетов;

        «Анализ субконто» - предоставляет бухгалтеру оборотно-сальдовую ведомость по субконто;

        «Карточка субконто» - содержит все проводки по выбранному объекту аналитического учета за указанный период, включает в себя остатки на начало и конец периода, обороты за период и остатки после каждой операции. Данные выводятся в натуральном и стоимостном выражении. Документ получается из списка субконто;

        «Обороты между субконто» - формируются обороты между субконто одного вида и одним или несколькими субконто другого вида;

        «Отчеты по журналу операций» - производится выборка проводок из «Журнала операций» по определенным счетам, корреспонденциям и другим признакам;

        «Произвольные отчеты» - программа предоставляет широкие возможности создания отчетов произвольной формы. При необходимости бухгалтер может сам изменить форму любого отчета или формулы расчета его показателей. Кроме того, бухгалтер может создать и новый отчет в соответствии со своими потребностями. В комплект поставки входит также набор отчетов для налоговой инспекции: баланс и приложения к нему, расчеты налогов и т.д.

После составления отчетов и закрытия отчетного периода выполняется функция «Закрытие периода», которая обеспечивает автоматический переход к новому расчетному периоду. Во избежание потери информации в машине, в случае возникновения внештатных ситуаций, рекомендуется ежедневно перезаписывать информацию на дискету. Функция «Сохранение данных» позволяет сохранить введенную информацию на дискетах, а также использовать ее для передачи на другие компьютеры.

2.3.Сетевая технология обработки бухгалтерских задач

Технология обработки бухгалтерских задач на средних и крупных предприятиях осуществляется на базе сетевых программных продуктов, относящихся к классу «Интегрированные бухгалтерские системы» и «комплексные бухгалтерские системы», ориентированные на организацию локальной вычислительной сети предприятия. Бухгалтерский является одним из основных элементов сетевых программ. Сетевая технология основана на организации многоуровневых АРМ, установленных в различных подразделениях предприятия и организации информационной связи между ними. Таким образом, сетевая технология является основой организации автоматизированной информационной системы предприятия (организации, фирмы). Сетевая технология базируется на создании единого банка данных и применении различного технического оборудования, интегрированного в единое целое: сервер, рабочие станции и комплектующее оборудование. Основным режимом сетевой технологии является «Клиент-Сервер», позволяющий осуществить технологию следующим образом. На сервере располагается вся база данных, с которой работают рабочие станции, установленные у пользователей, а также программы. Существует несколько способов реализации программ сетевой обработки данных. На рабочих станциях осуществляется ввод данных в систему, их первичная обработка и проверка, а затем посылка сообщений в сервер; обработка в основном ведется на сервере. Во многих случаях сервер осуществляет лишь хранение информации, а все процедуры, связанные с обработкой данных, выполняются на рабочих станциях.

Технологический процесс «Клиент-Сервер» основан на организации в сервере нескольких независимых баз данных, размещенных в разных каталогах.

Каждая рабочая станция имеет доступ только к определенным массивам. Полномочия и права доступа к разным массивам могут устанавливаться по-разному.

Например, в сетевой версии программы «Парус» эти права регламентируются «Картой пользователя», которая открывается администратором системы. В карте указывается: имя пользователя, пароль, полномочия, доступ к разным базовым массивам, находящимся на сервере. Работа пользователя в сети реализуется функциями меню: «Сервис» -> «Обслуживание сети». При запуске системы пользователь вводит свое имя и пароль. Система находит его карту и определяет полномочия I права доступа пользователя. На экране отражается перечень файлов, к которым пользователь имеет доступ; курсором выбираются нужные файлы.

Организацию сетевой технологии рассмотрим на примере средней торгово-закупочной фирмы, основные функции которой заключаются ведении бухгалтерского учета, складского учета, осуществлении маркетинга и денежных расчетов с покупателями (на базе сетевой версии про граммы «Парус»).

Для сервера был выбран компьютер 486 AT с общим объемом операционной памяти 8 МБ. Для рабочих станций - компьютеры 386 SX с общим объемом оперативной памяти 2 МБ.

Автоматизированные рабочие места были созданы в следующих подразделениях:

        АРМ маркетинга - в группе маркетинга, где осуществляется рассылка прайс-листов с наименованиями и ценами предлагаемых товаров, выписка счетов на оплату продукции, контроль за отпуском товаров;

        АРМ склада - на складе, где ведется учет наличия движения материальных ценностей;

        АРМ бухгалтера - в группе учета материальных ценностей, осуществляющей расчеты между фирмой и ее партнерами по доставке и продаже товаров и отработку накладной в учете;

        АРМ бухгалтера - в группе денежных расчетов, предназначенной для проведения всех расчетов по кассе и банку;

        АРМ главного бухгалтера - осуществляющий обобщение всей поступающей информации и ее анализ, проведение налоговых расчетов и составление отчетности.

Работа ЛВС обеспечивается функционированием общей информационной базы, доступной для всех пользователей рабочих мест. Такими массивами являются: номенклатура товаров на складе, данные о партнерах фирмы, материально-ответственные лица, данные о валюте, бухгалтерские проводки, план счетов, выписанные и оплаченные счета.

Сложность совместной работы пользователей программы связана со специальными информационными потоками и взаимозависимостью отдельных участков учета. Хозяйственные операции, зарегистрированные на одном участке, должны отражаться в учетных регистрах других участков. Так, группе маркетинга постоянно требуются данные о поступлении нового товара на склад, о факте оплаты покупателями выписанных счетов, т.е. данные других АРМ.

Наличие товара на складе и его цена отражаются в номенклатуре товарно-материальных ценностей, сформированной АРМ склада. На основании этих данных АРМ маркетинга составляет «Прайс-лист».

Далее АРМ маркетинга выписывает счет на оплату. Выписка счета проходит в режиме главного меню «Документы» → «Счета, спецификации» с указанием всех реквизитов продавца и покупателя, наименования количества покупаемых товаров, их цены и суммы налога на добавленную стоимость (НДС).

В машине сформирована справочная база по предприятиям-партнерам (справочник организации), которая используется при формировании платежных документов.

Выписка счета является определяющей во всей цепочке торговых операций, так как в дальнейшем все действия будут связаны с этим документом.

Выписанные счета для оплаты покупателем аккумулируются в реестре счетов. Далее контроль за состоянием этих документов осуществляется АРМ группы денежных расчетов, где бухгалтер фиксирует поступление денег по выписанному счету на основании полученной из банка выписке счета. При этом бухгалтер обращается в реестр счетов сформированный АРМ маркетинга, находит там нужный счет и делает отметку об отработке этого документа в учете, проставляя дату и номер платежного поручения. После этого информация об оплате счета в виде бухгалтерской проводки поступает в «Журнал хозяйственных операций» АРМ главного бухгалтера и становится доступной для всех остальных пользователей. Бухгалтерская процедура, соответствующая этой операции, содержит проводки по получению предварительной оплаты с выделением НДС.

Происходит отпуск товара по оплаченному счету. АРМ маркетинга осуществляет поиск необходимого счета в реестре «Счета, спецификации», где автоматически формируется накладная на отпуск товара и счет-фактура, используемый для составления «Книги продаж». На основании накладной производится отпуск товара со склада. Все выписанные накладные помещаются в реестр накладных и после отпуска товара обрабатываются в учете как операция реализации товара и списания себестоимости товара. При выборе отработки операции реализации формируется проводка по переводу суммы из разряда предварительной оплаты в реализацию с пересчетом налога на НДС. Информационные данные из накладной автоматически переносятся в проводку. При выборе режима списания себестоимости товара формируется проводка списания фактической себестоимости товарно-материальных ценностей с автоматическим расчетом средней цены единицы товара на дату отпуска товара. Весь расчет происходит автоматически. В реестре накладных против отработанной накладной появляется отметка об ее отработке. Счет, по которому произошел полный отпуск товара, автоматически снимается из реестра счетов, переходя в архив. Бухгалтерские проводки после отработки накладной, появившись в учете хозяйственных операций, становятся доступными для других пользователей программы. Пользователями этой информации являются АРМ расчетов с клиентами, где осуществляется оперативный контроль по бухгалтерскому счету предварительной оплаты с клиентами, и АРМ склада, где контролируется движение и остатки товарно-материальных ценностей на предприятии.

В конце месяца вся информация обрабатывается АРМ главного бухгалтера, где подводятся итоги работы предприятия, выявляются финансовые результаты и составляется отчетность.

Заключение

Бухгалтерский учет является центральным компонентом системы управления любым объектом. В общем объеме экономической инфор­мации данные бухгалтерского учета организации составляют более 50%. Бухгалтерскую информацию используют различные категории персонала предприятия для принятия управленческих решений: ме­неджеры, экономисты, финансисты, организаторы производства и т.п. Бухгалтерская информация в виде отчетов — бухгалтерский баланс, приложения к бухгалтерскому анализу — необходима также внешним пользователям — сторонним организациям и предприятиям, налого­вым органам, органам власти, инвесторам и т.п. От бухгалтерской ин­формации зависят многие управленческие решения, и информацион­ная система бухгалтерского учета оказывает наиболее существенное влияние на эффективность автоматизации управления.

Разработка и создание ИС бухгалтерского учета является первооче­редной задачей автоматизации управления любого предприятия. Ха­рактеристики объекта управления, особенности формы организации бухгалтерского учета и учетной политики, масштаб предприятия и дру­гие факторы оказывают решающее влияние на разработку ИС, с одной стороны, и выбор и поддержку информационных технологий бухгал­терского учета, с другой.

Программные продукты ИС бухгалтерского учета делятся на классы:

1.журнал хозяйственных операций;

2.инструментальные компьютерные системы;

3.компьютерные системы финансового анализа и бизнес-планирования и т.д.

Автоматизированные информационные технологии организуются на основе тесной взаимосвязи информационного, технического, программного и технологического обеспечения.

Основой технологического обеспечения является технологический процесс обработки экономических задач. Технологический процесс имеет определенный жизненный цикл и существенно меняет состав выполняемых операций в зависимости от появления новых поколений вычислительной техники, развития средств передачи данных и методов программирования. Исходной стадией компьютеризации бухгалтерских задач стало осуществление их централизованной обработки операторами на вычислительных установках с применением перфорационных и электронных машин.

Решая вопрос компьютеризации на малом предприятии, необходимо учитывать ряд факторов, связанных со спецификой финансово-хозяйственной деятельности конкретного предприятия, его экономическими возможностями, а также уровнем подготовки персонала. Подбор оптимальной конфигурации технических средств и программного обеспечения является серьезной проблемой, с которой сталкивается малое предприятие. Это связано с тем, что среди сотрудников малого предприятия редко встречаются специалисты, разбирающиеся в вопросах компьютеризации бухгалтерского учета.