Информационные технологии: табель учета рабочего времени

Учитывается специфика бюджетных  организаций: заполнение табеля производится в соответствии с Приказом Минфина  от 10.02.06 №25н (в частности, с отделением ночных часов от общего количества отработанных часов). 

Учет требований закона «О персональных данных»

В соответствии со ст.11 Федерального закона № 152-ФЗ от 27.07.06 «О персональных данных», для использования в программном обеспечении биометрических данных (например, отпечатков пальцев или фотографий) в электронном виде, требуется письменное согласие сотрудника.

При принятии сотрудника на работу в организацию, в Системе  имеется возможность распечатки типового бланка согласия сотрудника на использование его персональных данных.

Для использования прочих персональных данных (адрес, телефон, ИНН, номер ПФР и проч.) в соответствии со ст.6 п. 2.2 согласие сотрудника не требуется (должен быть оформлен трудовой договор).

Система учета рабочего времени LANFRAME при правильной установке и настройке обеспечивает достаточно надежное хранение персональных данных.

Современная концепция  АРМ¹.

В последние  годы возникла концепция распределенных систем управления, в которых предусматривается  локальная, достаточно полная и в значительной мере законченная обработка информации на различных уровнях иерархии. В этих системах организуется передача снизу вверх только той части информации, в которой  имеется потребность на верхних уровнях. При этом значительная часть результатов обработки информации и исходные данные должны храниться в локальных банках данных.

Для реализации идеи распределенного  управления потребовалось  
создание для каждого уровня управления и каждой предметной области  
автоматизированных рабочих мест на базе профессиональных персональных компьютеров. Например, в сфере экономики на таких АРМ можно осуществлять планирование, моделирование, оптимизацию процессов, принятие решений в различных информационных системах и для различных сочетаний задач. Для каждого объекта управления необходимо предусматривать АРМ, соответствующие их значению. Однако принципы создания любых АРМ должны быть общими: системность, гибкость, устойчивость, эффективность.

Согласно принципу системности, АРМ следует рассматривать как  
системы, структура которых определяется функциональным назначением.

Принцип гибкости означает приспособленность системы к возможным перестройкам, благодаря модульности построения всех подсистем и стандартизации их элементов.

Принцип устойчивости заключается в том, что система АРМ должна  
выполнять основные функции независимо от воздействия на нее внутренних и внешних возмущающих факторов. Это значит, что неполадки в отдельных ее частях должны быть легко устраняемы, а работоспособность  
системы быстро восстанавливаема.

Эффективность АРМ следует рассматривать как  интегральный показатель уровня реализации приведенных выше принципов, отнесенного  к  
затратам на создание и эксплуатацию системы.  
Функционирование АРМ может дать желаемый эффект при условии  
правильного распределения функций и нагрузки между человеком и машинными средствами обработки информации, ядром которой является  
компьютер.

Создание такого «гибридного» интеллекта в настоящее время является проблемой. Однако реализация этого подхода при разработке и  
функционировании АРМ может принести ощутимые результаты - АРМ станет средством повышения не только производительности труда и эффективности управления, но и социальной комфортности специалистов. При этом человек в системе АРМ должен оставаться ведущим звеном.  
АРМ могут быть индивидуальными, групповыми, коллективными. Применительно к групповым и коллективным АРМ в целях эффективного функционирования системы ЭВМ - специалистам (коллективу) необходимо  
ужесточить требования к организации работы АРМ и чётко определить  
функции администрирования в такой системе. Система АРМ, являющаяся  
человеком - машиной, должна быть открытой, гибкой, приспособленной к  
постоянному развитию и совершенствованию. В такой системе должны  
быть обеспечены:

- максимальная приближённость  специалистов к машинным средствам обработки информации;

- работа в диалоговом  режиме;

- оснащение АРМ в соответствии  с требованиями эргономики;

- высокая производительность  компьютера;

- максимальная автоматизация  рутинных процессов; 

- моральная удовлетворенность специалистов условиями труда,  
стимулирующая их творческую активность, в частности, в дальнейшем  
развитии системы;

- возможность самообучения  специалистов.

Задачи, решаемые на АРМ, условно  можно разделить на информационные и вычислительные.

К информационным задачам относятся кодирование, классификация,  
сбор, структурная организация, корректировка, хранение, поиск и выдача информации. Часто информационные задачи включают несложные вычислительные и логические процедуры арифметического и текстового характера и отношения (связи). Информационные задачи являются, как  
правило, наиболее трудоемкими и занимают большую часть рабочего времени специалистов.

Вычислительные задачи являются как формализуемыми, так и не  
полностью формализуемыми. Формализуемые задачи решаются на базе формальных алгоритмов и делятся на две группы: задачи прямого счета и  
задачи на основе математических моделей. Задачи прямого счета решаются с помощью простейших алгоритмов. Для более сложных задач требуется применять различные математические модели. В последнее время большое внимание выделяется разработке средств решения не полностью формализуемых задач, называемых сематическими. Такие задачи возникают очень часто в ходе оперативного управления экономическими объектами, особенно при принятии решений в условиях неполной информации. Структура АРМ - это совокупность его подсистем и элементов. К обеспечивающим системам в первую очередь следует отнести: технические, информационные, программные, организационные.

Кроме того, существует целый ряд подсистем.  
Техническое обеспечение представляет собой комплекс технических  
средств, основой которого служит профессиональный персональный  
компьютер, предусматривающий работу специалиста без посредников  
(программистов, операторов и др.). У групповых АРМ таким компьютером  
могут пользоваться 4 - 6 человек. В комплект профессионального персонального компьютера входят процессор, дисплей, клавиатура, магнитные накопители информации, печатающие устройства и графопостроители.

К комплексу  технических средств следует отнести и средства коммуникаций для связи различных АРМ в сетях, а также средства телефонной связи.

Информационное обеспечение - это массивы информации, хранящиеся в локальных базах данных. Информация организуется и хранится, в основном, на магнитных дисках. Управление ею осуществляется с помощью программной системы управления базами данных, которая производит запись информации, поиск, считывание, корректировку и решение информационных задач. В АРМ может быть несколько баз данных.  
Организационное обеспечение включает средства и методы организации функционирования, совершенствования и развития АРМ, а также  
подготовки и повышения квалификации кадров. Для групповых и коллективных АРМ в подсистему организационного  
обеспечения включаются функции администрирования АРМ: проектирование, планирование, учет, контроль, анализ, регулирование, организационные связи с инфрасистемами и др. Организационное обеспечение предусматривает определение и документальное оформление прав и обязанностей пользователей АРМ. Программное обеспечение состоит из системного программного обеспечения и прикладного. Основойя1системного я0обеспечения является операционная система и системы программирования, например, алгоритмический язык БЕЙСИК. Системные программы обеспечивают рациональную технологию обработки информации. Так называемые сервисные программы,  
которыми АРМ комплектуется в зависимости от потребности в них, расширяют возможности операционной системы. Для обеспечения информационной связи в сетях АРМ и связи АРМ по различным каналам также применяются программные средства, которые можно отнести к системному программированию.

Прикладное программное обеспечение составляют программы пользователей и пакеты прикладных программ разного назначения. Стандартные программы пользователей представляют собой программные решения определённых задач на алгоритмическом языке, чаще всего Бейсик.  
ППП выполнены по модульному принципу и ориентированы на решение определенного класса задач. ППП являются основным видом проблемного программного обеспечения. Они позволяют формировать алгоритмы,  
изменять условия решения задач данного класса, контролировать ход  
решений, вносить коррективы в алгоритмы и др. При работе на АРМ ППП реализуются в диалоговом режиме. Примерами ППП являются: ППП для формирования различных документов с выполнением расчётных операций, ППП для задач оптимизаций планов, ППП балансовых задач. Особое место уделяется ППП для создания автоматизированных информационных систем, которые могут иметь различное назначение: справочные, для обработки таблиц, ведения массивов информации, создания и ведения баз данных, документальные. Пакеты для работы с графической информацией позволяют представить в наглядном и компактном виде состояние и процессы, свойственные объектам, проиллюстрировать результаты прогнозного анализа.

Следует отметить, что разработка программного обеспечения -  
процесс сложный, дорогостоящий и доступный специалистам высокой квалификации.

Enterprise Resource Planning (ERP)

Системы планирования ресурсов предприятия - ERP (ERP, Enterprise Resource Planning ) - служат для интеграции всех данных и процессов организации в единую систему. Для этого типичная ERP-система использует множество различных программных и аппаратных компонентов. Ключевым компонентом большинства ERP-систем является единая база данных, хранящая в себе данные различных системных модулей.

Исторически концепция ERP стала развитием более простых концепций MRP (Material Requirement Planning — Планирование материальных потребностей) и MRP II (Manufacturing Resource Planning — Планирование производственных ресурсов). Используемый в ERP-системах программный инструментарий позволяет проводить производственное планирование, моделировать поток заказов и оценивать возможность их реализации в службах и подразделениях предприятия, увязывая его со сбытом.

До создания концепции ERP-систем, требовались отдельные  компьютерные системы для каждого  подразделения внутри организации: для отдела кадров (Human Resources, HR), отдела заработной платы (Payroll, PR) и отдела финансов (Financials).

Компьютерная  система для отдела кадров (часто  именуемая HRMS или HRIS) обычно содержит информацию о подразделениях, штатном расписании, и персональные данные сотрудников. В отделе заработной платы рассчитывается зарплата и хранится информация о ней. В отделе финансов хранятся данные по финансовым операциям организации. Системы взаимодействовали, опираясь на набор общих данных. Чтобы отправить данные по зарплате из системы отдела кадров в систему отдела зарплаты, было необходимо наличие утвержденного и неизменного номера для каждого сотрудника, позволяющего точно идентифицировать его.

Системе отдела финансов не требуются данные о сотрудниках – только информация о выплатах, производимых отделом зарплаты, таких как налоги, пособия работающим по найму и т.д. Это создавало проблемы. Например, сотрудник, не имеющий номера, не мог получить вознаграждение через систему зарплаты.

Изначально термин ERP применялся к системам планирования загруженности производственных мощностей. Несмотря на то, что термин ERP возник в производственной сфере, сегодня он имеет более широкую область применения. Современные ERP-системы обеспечивают выполнение всех основных функций предприятия, независимо от его рода деятельности или устава. В настоящее время ERP-системы применяются как в коммерческих, так и некоммерческих структурах, в правительственных и неправительственных организациях. Некогда отдельные приложения стали модулями единой ERP-системы, управляющими производством, цепочками поставок, финансовыми потоками, взаимоотношениями с заказчиками, трудовыми ресурсами и складами.

В основе ERP-систем лежит принцип создания единого  хранилища данных, содержащего всю корпоративную бизнес-информацию и обеспечивающего одновременный доступ к ней любого необходимого количества сотрудников предприятия, наделённых соответствующими полномочиями. Изменение данных производится через функции (функциональные возможности) системы. Основные функции ERP систем: ведение конструкторских и технологических спецификаций, определяющих состав производимых изделий, а также материальные ресурсы и операции, необходимые для их изготовления; формирование планов продаж и производства; планирование потребностей в материалах и комплектующих, сроков и объёмов поставок для выполнения плана производства продукции; управление запасами и закупками: ведение договоров, реализация централизованных закупок, обеспечение учёта и оптимизации складских и цеховых запасов; планирование производственных мощностей от укрупнённого планирования до использования отдельных станков и оборудования; оперативное управление финансами, включая составление финансового плана и осуществление контроля его исполнения, финансовый и управленческий учёт; управления проектами, включая планирование этапов и ресурсов.

Отличие между ERP-системами и СЭД (Система Электронного Документооборота) в том, что, как  правило, в ERP документы не «ведутся», а «проводятся» — уже после того как они осуществят свой жизненный цикл, то есть будут созданы, обсуждены, проверены, согласованы, утверждены и т. д. А СЭД осуществляет поддержку такого жизненного цикла документов предприятия.

Особенности внедрения

Классические ERP-системы, в отличие от так называемого «коробочного» программного обеспечения, относятся к категории «тяжёлых» программных продуктов, требующих достаточно длительной настройки, для того чтобы начать ими пользоваться. Выбор ERP-системы, приобретение и внедрение, как правило, требуют тщательного планирования в рамках длительного проекта с участием партнёрской компании — поставщика или консультанта. Поскольку ERP-системы строятся по модульному принципу, заказчик часто (по крайней мере, на ранней стадии таких проектов) приобретает не полный спектр модулей, а ограниченный их комплект. В ходе внедрения проектная команда, как правило, в течение нескольких месяцев осуществляет настройку поставляемых модулей.

Достоинства

Применение ERP системы  позволяет использовать одну интегрированную  программу вместо нескольких разрозненных. Единая система может управлять обработкой, логистикой, дистрибуцией, запасами, доставкой, выставлением счетов-фактур и бухгалтерским учётом.