Информационные технологии: табель учета рабочего времени

Содержание:

Моделирование процесса учета использования рабочего времени  с использованием информационных технологий…………………………….…...3

Система учета рабочего времени LANFRAME………………………...………..3

Ввод информации………………………………………………………...………..5

Графики…………………………………………………………………….………5

Регистрация сотрудников…………………………………………………………9

Формирование табелей  и отчетов…………………………………….…………10

Отчет по использованию  рабочего времени………………………………..…..11

Отчет по отработанному  времени………………………………………………12

Отчет о перемещениях сотрудников……………………………………………13

Список сотрудников……………………………………………….……………..13

Отчет по структуре……………………………………………….………………14

Ведение графика отпусков………………………………………………………15

Ведение журнала оперативных  командировок……………………..……….....16

Ведение табеля учета  рабочего времени…………………………..……………17

Учет требований закона «О персональных данных»…………….…………….17

Современная концепция автоматизированного рабочего места…………..….18

Enterprise Resource Planning (ERP)……………………………………..……….23

Список используемых источников…………………………………...…………28

 

 

 

 

 

 

Моделирование процесса учета использования рабочего времени с использованием информационных технологий

Система учета  рабочего времени LANFRAME - программный продукт, предназначенный для ведения учета рабочего времени, кадрового учета и расчета заработной платы сотрудников.

Регистрация прихода  и ухода сотрудников может  производиться при помощи различных  устройств: сканеров отпечатков пальцев, сканеров штрих-кодов или ридеров  магнитных карт, а также вручную  непосредственно в программе.

Учет может производиться по подразделениям и отделам в составе подразделений. Отчетность возможна консолидированная и детальная, по подразделениям, отделам, должностям и сотрудникам. Поддерживается работа территориально удаленных филиалов.

В системе предусмотрены отчеты об использовании рабочего времени, табели по форме Т-13, расчет штрафов за нарушение режима предприятия, ведомость по выплате заработной платы Т-53, другие формы кадрового учета (Т-1, Т-5, Т-6, Т-7, Т-9, Т-10 и формы, разработанные нашими специалистами). При формировании отчетов учитываются данные введенных графиков, командировок, отпусков и запланированных отлучек с рабочего места.

Конфиденциальность: в системе не хранится отпечаток пальца, а лишь его математическая модель (шаблон), восстановить по которому реальный отпечаток невозможно.

Открытость: являясь конфигурацией для «1С:Предприятия», Система учета рабочего времени LANFRAME представляет собой программу с частично открытым кодом, перенастроить и доработать которую может любой сертифицированный фирмой «1С» программист.

Совместимость: возможна настройка обмена данными с программой «1С:Зарплата и Кадры», а также другими типовыми конфигурациями 1С:Предприятия.

Надежность: индустриальное качество продукта подтверждено сертификатом «Совместимо! Система программ 1С:Предприятие», выданным фирмой «1С» (информационное письмо фирмы 1С №7981 от 26.02.08.)

Ввод информации

Первичная информация в  системе представляет собой настройки  программы и информацию о сотрудниках.

Информация о сотрудниках  заносится одновременно с записью  персональных идентификаторов (отпечатков пальцев), и в дальнейшем может  дополняться и редактироваться  другими пользователями. 

Периодическая информация в системе - графики работы сотрудников, отклонения от графиков (больничные, командировки, отсутствия по уважительной причине), и при необходимости, введенные вручную регистрации прихода и ухода. Графики можно распечатывать.

Система поддерживает гибкую многоуровневую модель графиков.

Используются  пять видов графиков:

- календарные,

- сменные по отделам  (вахтам),

- график-шахматка,

- линейный график,

- график на неделю,

- сменный график на  месяц.

Использование календарных  графиков удобно при простых режимах работы (например, работа с 9 до 17). Для работы программы необходимо лишь заполнить праздничные и сокращенные дни (рис.1).

Рис.1 Календарный  график

Сменные графики  по отделам (вахтам) позволяют вводить информацию о выходе сотрудников на год. При этом автоматически заполняется график сменности на год и график выходов по сменам на год (рис. 2 и 3)

Рис.2 Установка  графика сменности на год

Рис.3 Установка  выхода смен на год

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

График-шахматка (рис.4) удобен при скользящем графике работы сотрудников в различных отделах. При этом график наглядно показывает наполнение отделов сотрудниками с течением времени.

Рис.4 График-шахматка

Линейный график (рис.5) позволяет вводить информацию по приходу и уходу каждого сотрудника в отдельности. Возможна различная продолжительность обеденного времени. Точность ввода времени составляет 15 минут (15-30-45).

Рис.5 Линейный график

График работы на неделю (рис.6) предназначен для ввода информации по приходам сотрудников на рабочую неделю. Указывается продолжительность дня, время работы и продолжительность обеда для каждого сотрудника (с возможностью группового заполнения). Возможен ввод нескольких непересекающихся по сотрудникам графиков за один и тот же период времени (например, по разным отделам, подразделениям).

Рис.6 График работы на неделю и его печатная форма

Сменный график работы на месяц (рис.7) предназначен для ввода информации по сменам сотрудников на месяц, по отделам, подразделениям или в целом по организации. В графике предусмотрено автоматическое заполнение, информация о параметрах графика устанавливается из справочника смен. Как и в любом документе «1С:Предприятия», имеется возможность копировать, удалять, сортировать строки.

Рис.7 Сменный  график на месяц

Регистрация сотрудников

Регистрация сотрудников  происходит в автоматическом режиме. Результат регистрации заносится  в соответствующий документ.

В зависимости от используемого  оборудования, режим работы системы  может быть различным:  

- с отображением информации о регистрации на экране, программа регистрации запускается на компьютере у проходной (рис.8);  

- без отображения  информации о регистрации на  экране, программа регистрации может  быть запущена на любом компьютере  сети, в т.ч.,  в отключенном терминальном сеансе на сервере.

В Системе имеется  возможность вводить информацию о приходе и уходе сотрудников в ручном режиме. 

 

	Рис.8 Отображение  регистрации на экране

Приход и  уход сотрудников может сопровождаться звуковым приветствием. Запись звуков производится с помощью микрофона и стандартной программы Windows – «Звукозапись» (любой файл типа «wav»). Режим звукового сопровождения удобен, если компьютер, на котором производится регистрация, используется для работы в момент регистрации (т.е., регистрация в фоновом режиме).

Формирование  табелей и отчетов

По результатам месяца в Системе формируется табель учета рабочего времени (рис. 9)

	Рис.9 Табель учета  рабочего времени (заполняется автоматически)

В системе предусмотрено  семь видов отчетов по сотрудникам:  

- отчет по использованию  рабочего времени,   

- отчет о переработках  и отработанном времени,  

- перемещения сотрудников,   

- список сотрудников,   

- отчет об отсутствиях  и регистрациях вручную,  

- отчет по документам,   

- структура  предприятия и наполнение структурных единиц. 

Отчет по использованию  рабочего времени позволяет отслеживать опоздания, уходы раньше окончания рабочего дня, командировки, больничные, ручные регистрации приходов/уходов (рис.10).

Рис.10 Отчет  об использовании рабочего времени

 

Отчет по отработанному  времени предназначен для контроля за отработанным временем (рис.11). При двойном щелчке по сотруднику отображается т.н. детализация - данные об отработанном сотрудником времени по дням (рис.12).

Рис.11 Отчет  об отработанном времени

Рис.12 Детализация  отчета об отработанном времени

Отчет о перемещениях сотрудников предназначен для контроля за регистрациями сотрудников на проходных (рис.13). В качестве проходных используются точки регистрации: USB- или Ethernet-сканеры.

Рис.13 Отчет  о перемещениях

Список сотрудников формируется по отделам, подразделениям, должностям. Предназначен для контроля за текущим статусом сотрудников, технической информацией (рис.14).

Рис.14 Список сотрудников

Отчет по структуре формируется по предприятию. Предназначен для контроля установок структурных единиц, просмотра численности закрепленных сотрудников и наполнением рабочих мест (рис.15). Аналогично отчету об отработанном времени, для каждой структурной единицы можно выводить детализацию - список сотрудников, с указанием статуса работы.

Рис.15 Отчет  по структуре предприятия

Рис.16 Детализация  отчета по структуре предприятия

 

 

Ведение графика  отпусков

Одной из важных задач, которую  необходимо решить отделу кадров и руководителям структурных подразделений предприятия, является ведение графика отпусков.

В Системе существует документ «График отпусков», с помощью которого обобщаются данные, полученные от руководителей отделов, и составляется график отпусков (форма Т-7, рис. 17-18).

Рис.17 Детализация  отчета по структуре предприятия

Рис.18 Печатная форма документа «График отпусков»

 

Ведение журнала  оперативных командировок

 

В Системе имеется  возможность вести журнал оперативных  командировок и отсутствий на рабочем месте, т.е., отклонений от графика работы в течение дня.

Имеется возможность  самостоятельного заполнения журнала  сотрудниками непосредственно на проходной.  

 

Рис.19 Отчет  по оперативным командировкам

 

 

Ведение табеля учета рабочего времени

Табель учета рабочего времени - основной документ по учету использования рабочего времени в организации. Унифицированная форма Т-13 применяется при автоматизированном учете в соответствии с Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».

В Системе табель заполняется автоматически  на основании регистраций прихода  и ухода сотрудников, по отделам, подразделениям, или по организации  в целом. Имеется возможность  вносить в документ ручные правки.