Информационные системы на предприятии

Еще одно изменение в связи  информационных систем и организаций  следует из возрастающей степени  интеграции и области действия системы  и приложений. Построение систем сегодня  затрагивает большую часть организации, чем это было в прошлом. В то время как ранние системы производили  в значительной степени технические  изменения, которые влияли на часть  персонала, современные системы  вызывают управленческие изменения (кто  владеет информацией) и установленные  изменения «сущности».

Если изменилась технология в организации (например, программное  обеспечение), это изменение влияет на три других компонента. Могут  быть кадровые перестановки, изменение методов работы, преобразование структуры организации.

Информационные системы  могут стать мощными инструментами  для создания более конкурентоспособных  и эффективных организаций. Информационные технологии могут использоваться, чтобы  перепроектировать организации, трансформируя  их структуру, область действия, средства сообщения и механизмы управления работой, трудовыми процессами, изделиями  и услугами. [2]

3. Виды информационных  систем в организации

Так как имеются различные  интересы, особенности и уровни в  организации, существуют различные  виды информационных систем. Никакая  единственная система не может полностью  обеспечивать потребности организации  во всей информации. Организацию можно  разделить на уровни: стратегический, управленческий, знания и эксплуатационный; и на функциональные области типа продажи и маркетинга, производства, финансов, бухгалтерского учета и  человеческих ресурсов. Системы создаются  чтобы обслужить эти различные  организационные интересы. Различные  организационные уровни обслуживают  четыре главных типа информационных систем: системы с эксплуатационным уровнем, системы уровня знания, системы  уровня управления и системы со стратегическим уровнем.

Системы эксплуатационного  уровня поддерживают управляющих операциями, следят за элементарными действиями организации типа продажи, платежей, обналичивают депозиты, платежную ведомость. Основная цель системы на этом уровне состоит в том, чтобы ответить на обычные вопросы и проводить  потоки транзакций через организацию. Чтобы отвечать на эти виды вопросов, информация вообще должна быть легко  доступна, оперативна и точна.

Системы уровня знания поддерживают работников знания и обработчиков данных в организации. Цель систем уровня знания состоит в том, чтобы помочь интегрировать  новое знание в бизнес и помогать организации управлять потоком  документов. Системы уровня знания, особенно в форме рабочих станций и офисных систем, сегодня являются наиболее быстрорастущими приложениями в бизнесе.

Системы уровня управления разработаны, чтобы обслуживать  контроль, управление, принятие решений  и административные действия средних  менеджеров. Они определяют, хорошо ли работают объекты, и периодически извещают об этом. Например, система  управления перемещениями сообщает о перемещении общего количества товара, равномерности работы торгового  отдела и отдела, финансирующего затраты  для служащих во всех разделах компании, отмечая, где фактические издержки превышают бюджеты.

Некоторые системы уровня управления поддерживают необычное  принятие решений. Они имеют тенденцию  сосредоточиться на менее структурных  решениях, для которых информационные требования не всегда ясны.

Системы стратегического  уровня – это инструмент помощи руководителям высшего уровня, которые  подготавливают стратегические исследования и длительные тренды в фирме и  в деловом окружении. Их основное назначение – приводить в соответствие изменения в условиях эксплуатации с существующей организационной  возможностью.

Информационные системы  могут также быть дифференцированы функциональным образом. Главные организационные  функции типа продажи и маркетинга, производства, финансов, бухгалтерского учета и человеческих ресурсов обслуживаются  собственными информационными системами. В больших организациях подфункции каждой из этих главных функций также  имеют собственные информационные системы. Например, функция производства могла бы иметь системы для  управления запасами, управления процессом, обслуживания завода, автоматизированной разработки и материального планирования требований.

Типичная организация  имеет системы различных уровней: эксплуатационную, управленческую, знания и стратегическую для каждой функциональной области. Например, коммерческая функция  имеет коммерческую систему на эксплуатационном уровне, чтобы делать запись ежедневных коммерческих данных и обрабатывать заказы. Система уровня знания создает  соответствующие дисплеи для демонстрации изделий фирмы. Системы уровня управления отслеживают ежемесячные коммерческие данные всех коммерческих территорий и докладывают о территориях, где продажа превышает ожидаемый уровень или падает ниже ожидаемого уровня. Система прогноза предсказывает коммерческие тренды в течение пятилетнего периода – обслуживает стратегический уровень.[5]

4. Использование информационных  систем в управлении

Системы поддержки управления разработаны, чтобы обеспечить поддержку  определенному менеджеру или  маленькой группе менеджеров. Они  включают приложения, чтобы поддержать управленческое принятие решения типа систем групповой поддержки, исполнительных информационных систем и экспертных систем. Существуют организационные  системы, разработанные для поддержки  организации в целом или ее больших отделов типа систем обработки  транзакций, накопления данных и группового ПО. Вместе они обеспечивают относительно всестороннее отображение приложений информационной технологии внутри единой организации (внутриорганизационные  системы). Помимо этого имеются внутриорганизационные  системы, затрагивающие ограниченные стороны типа электронного обмена данных, а также и другие электронные  приложения, использующие Интернет.

Организационные системы  являются важными для управления бизнесом или любым другим типом  организации, и менеджерам придется иметь дело со многими такими организационными системами, особенно с системой диалоговой обработки запросов и групповым  ПО. Однако эти организационные системы  были разработаны для поддержки  организации в целом, а не отдельного менеджера и даже не группы менеджеров. Системы поддержки управления, напротив, предназначены, чтобы непосредственно  поддержать менеджеров, которые принимают  стратегические и тактические решения  для организаций.

Каждый из главных типов  информационных систем, описанных раннее, ценен для помощи организациям в  решении важных проблем. В последнее  десятилетие некоторые из этих систем стали особенно важны для длительного  процветания фирмы и выживания. Такие системы, которые являются мощными инструментальными средствами для участия в конкуренции, названы стратегическими информационными системами. [1]

Стратегические информационные системы изменяют цели, действия, изделия, услуги или относящиеся к окружающей среде связи организаций, чтобы  помочь им получить преимущество перед  конкурентами. Системы, которые имеют  эти результаты, могут даже изменять бизнес организаций.

Стратегические информационные системы должны отличаться от систем со стратегическим уровнем для старших  менеджеров, которые сосредоточиваются  на длительных проблемах принятия решения. Стратегические информационные системы  могут использоваться на всех уровнях  организации и рассматривают  более глубокие и широкие причины, чем другие виды систем, которые  мы описали. Стратегические информационные системы существенно изменяют цели фирмы, изделия, услуги внутренние и  внешние связи. Они глубоко изменяют способ, которым фирма осуществляет руководств, или непосредственно  сам бизнес фирмы.

Чтобы использовать информационные системы как конкурентоспособное  оружие, нужно сначала понять, где  должны быть выявлены стратегические возможности предпринимателей. Используются две модели фирмы и ее окружения, чтобы определить области бизнеса, где информационные системы могут  обеспечивать преимущества над конкурентами.

Информационные технологии не только изменили способ работы людей, они также изменили способ конкуренции  предпринимателей. Хотя первые компьютеры использовались предпринимателями, чтобы  повысить эффективность, автоматизируя  то, что выполнялось прежде вручную, автоматизация считается само собой  разумеющейся в веке информации. Сегодняшние  фирмы не только автоматизируют, но и активно разыскивают новые  способы использования ИТ для  достижения превосходства над конкурентами.

Предприниматели стремились достигать конкурентного преимущества в прошлом конкурируя одним из двух способов: стоимостью, т.е. дешевыми товарами или услугами; дифференцированием продуктов или услуг, конкурируя на восприятии клиентом качества продукции и услуг.

Начиная с 60-х годов, когда  большие фирмы начали устанавливать  компьютеры в отделы бухгалтерского учета, ИТ играли значительную роль в  предоставлении возможности фирмам, чтобы конкурировать на низкой цене. Компьютеры использовались, чтобы автоматизировать диалоговую обработку запросов, уменьшая цикл времени, и обеспечивали операционные данные для принятия решения. Всплеск  новых технологий в 80-х годах открыл дополнительные возможности, такие, как  уменьшение времени для создания новых изделий посредством инструментальных средств автоматизированного проектирования; оптимизация процессов компьютеризированными  системами управления, в которые  внесены человеческие экспертные правила  решения; быстрое изменение поточной линии планирующими системами, которые  интегрируют научные исследования в производство, и коммерческая информация.

К 90-м годам приложения ИТ были широко распространены и достаточно совершенны, чтобы позволить фирмам конкурировать новаторскими способами. Если в прошлом фирмы должны были выбрать между стратегиями стоимости  или дифференцирования, сегодня  ИТ позволяют фирмам в некоторых  отраслях промышленности конкурировать  с низкими ценами и дифференцированием изделий одновременно. Некоторые  фирмы пытаются конкурировать не только с низкими ценами и высоким  качеством, но также и на способности  делать высоковарьируемые под пользователя изделия. Названные как «массовые  настройки» ИТ используются, чтобы  быстро увязать процессы и рабочие  группы, произвести настроенные изделия, которые являются именно такими, в  которых клиент нуждается.[3]

5. Информационные технологии  и новые организационные формы  компаний

В развитых странах электронная  коммерция в виде продаж товаров  и услуг с использованием доступа  по сети широко представлена не только благодаря высоким темпам технического прогресса, но и ввиду подготовленности населения к подобному виду сервиса. Дело в том, что в развитых странах  десятилетиями практикуется приобретение товаров по каталогам, под заказ с доставкой на дом. В России развитие торговых отношений подобного рода пока находится на низком уровне. Более того, практически полное отсутствие стандартов качества выработали такую модель поведения покупателей, что любую вещь перед приобретением необходимо внимательно осмотреть, пощупать, проверить. Таким образом, даже если электронные платежи станут столь же распространены и доступны как в США, Web-магазины не получат широкой клиентуры. Это касается не только России и СНГ, но и некоторых государств Восточной Европы и практически всех развивающихся стран. Однако электронная коммерция в иных формах уже существует в России, более того, она России необходима.

В настоящее время фирмами  широко используется частичная или  полная передача выполнения отдельных  бизнес-функций и даже частей бизнес-процесса сторонним лицам и/или организациям. Это явление получило название аутсорсинг (аутсорсинг – outsourcing (англ.) буквально  – процесс получения чего-либо из внешних источников). Широкое  развитие на Западе аутсорсинг получил  по ряду причин.

Во-первых, это рост интенсивности  конкурентной борьбы во всех секторах рынка и связанная с ней  необходимость достижения наивысшей  эффективности всех операций компании, стремящейся к завоеванию стабильного  и долговременного преимущества над конкурентами. Достичь самостоятельно максимального повышения результативности всех операций компании практически  невозможно, а иногда и нецелесообразно. Можно довести до совершенства выполнение ключевых функций, а остальную работу доверить тем, у кого она получается лучше остальных. Таким образом, для многих компаний привлечение  сторонних организаций для выполнения отдельных работ стало неожиданным  и эффективным выходом. Трудно не согласиться с тем, что всегда существуют компании, способные выполнять  относительно независимые функции  бизнеса с наибольшей, практически  недосягаемой эффективностью.

Во-вторых, это стремление компаний быть «глобальными», то есть быть представленными своей продукцией и услугами по всему миру. Для  этого, в первую очередь необходимо отсутствие жесткой «привязки» к определенной территории. Например, собственные производительные мощности, служба доставки или сеть магазинов являются не то чтобы серьезной помехой, а скорее излишней роскошью для фирмы, переходящей от рынка одной страны к другой, по крайней мере, на начальном этапе.

Третий момент, прежде всего, связан с увеличивающейся ролью  малых предприятий в мировом  бизнесе. Аутсорсинг дает возможность  глобального присутствия какой-либо компании на рынках многих стран без  необходимости практически пропорционального  роста персонала для обслуживания новых рынков сбыта и/или производственных мощностей. То есть относительно небольшая  компания может, с привлечением малых  предприятий, работать по всему миру из центрального офиса или «штаба», сохраняя контроль над выполнением  поставленных задач в рамках выбранной  стратегии.

Рассмотрим структуру  организации, которая является подрядчиком  для аутсорсинговых компаний. Новый  подход к организациям предприятия  с разделением полномочий между  его подразделениями получил  название «динамической сетевой  организации» или организации с  модельной структурой. Сетевая структура  означает распределение основных функций  между отдельными подразделениями  и организациями. Координация действий осуществляется небольшим центральным  офисом или «брокером». Главное отличие  такой структуры в том, что  основные операции, такие как производство, разработка новой продукции, сервис, бухгалтерский учет не собраны под  одной крышей, а выполняются отдельными организациями (подразделениями) по контракту  или по какой-либо другой договоренности. Связь центрального офиса с данными  организациями (подразделениями) осуществляется, как правило, с использованием электронных  средств и глобальной сети передачи данных. Революционность такого подхода  к созданию бизнес-организации состоит  хотя бы в том, что полагаясь на привычные определения и понятия  трудно представить, что из себя представляет и где именно находится подобная организация. В качестве примера  можно привести фирму, занимающуюся разработкой программного обеспечения. Разработка различных частей крупного программного продукта (ядро, оболочка), как правило, идет с привлечением команд по всему миру. Крупные промышленные фирмы, специализирующиеся на выпуске электронной аппаратуры и компьютеров, такие как Compaq и IBM, прежде полностью выполнявшие самостоятельно весь цикл разработки и производства техники, теперь заказывают по своим чертежам и технологическим картам производство аппаратуры азиатским компаниям. Так им удается понизить себестоимость своей продукции и легче выдержать конкуренцию с производителями более дешевых аналогов.