Информационные системы на предприятии

    В  современном индустриальном информационном обществе информация - это важнейший стратегический ресурс системы управления. ИС должна разрабатываться с учетом заданных потребительских свойств информации:

- полнота информации для реализации управляющего воздействия;

- точность и достоверность информации;

- актуальность, своевременность и оперативность получения информации.

    Полнота  информации определяется применительно к управленческим функциям. Информация может быть неполной как по составу, так и по объему сведений. В любом случае дефицит информации приводит к невозможности выполнения функций управления в нужное время, в указанном месте, в соответствующем виде.

Точность  информации - это заданная степень приближения информации к истинному значению показателя. В практике управления определены необходимые уровни точности информации для различных функций управления, отдельных технико-экономических показателей. Достоверность является вероятностной оценкой точности (безошибочности) информации, зависящей от используемых информационных технологий.

    Актуальность информации- это степень соответствия отражения реального состояния системы и объекта управления. Своевременность информации характеризует временной интервал между возникновением потребности в информации и реализацией этой потребности. Оперативность информации выражает "скорость" получения информации. Актуальность связана с периодичностью получения информации, своевременность информации определяет выбор средств обработки информации, а оперативность - выбор средств сбора и передачи информации.

    Документ  является основным носителем  информации в ИС, состоит из  логически связанных реквизитов. Форма (макет) документа определяет расположение и формат значений реквизитов. Типовая форма документа содержит части:

- заголовочную;

- содержательную;

- оформляющую.

    Заголовочная  часть формы документа включает  постоянные реквизиты, идентифицирующие  форму и отдельный экземпляр документа. К ним относятся: наименование ИС, название документа, код формы, код документа или другой идентификатор экземпляра документа.

    Содержательная  часть формы документа может  иметь различное представление:

- сплошной текст;

- анкета, для реквизита задается значение;

- таблица простой или сложной структуры данных, содержит детальные и итоговые строки;

- комбинированная форма.

    Оформляющая  часть формы документа содержит  реквизиты, придающие ему правовую  силу: дата составления документа, подписи лиц, удостоверяющих документ.

    Наиболее  традиционным в ИС является  деление документов на документы  ручного заполнения и документы  машинного заполнения с помощью  средств вычислительной техники  и программ.

    Жизненный  цикл документа - это интервал времени от момента создания (ручным или машинным способом) до момента сдачи документа в архив или уничтожения. Между этими моментами осуществляется движение документа - документооборот, происходит обработка и использование документа для целей управления. Согласно длительности жизненного цикла различают:

- документы длительного срока пользования; содержат нормативно-справочную или иную условно-постоянную информацию, сохраняющую свою актуальность для многократного решения задач;

- документы короткого срока пользования, содержат оперативную информацию, актуальную для однократного решения задач.

    В  соответствии с содержанием операций  обработки и схемой документооборота, документы по отношению к конкретной  задаче делятся на первичные  и производные, содержащие результаты ее обработки.

    В  зависимости от функции управления, для которой используются документы,  различают: нормативные, плановые, учетные, расчетные, аналитические  и другие виды документов. По  каждой функции управления или  предметным областям существует набор форм документов, в том числе унифицированных. Унифицированные формы документов обеспечивают:

- сокращение многообразия форм документов для функций управления;

- использование минимально необходимого состава реквизитов в форме документа;

- соблюдение порядка размещения и форматов значений реквизитов в форме документа.

    Основной  формой организации информации  на машинных носителях является  база данных (БД) под управлением  системы управления базой данных (СУБД). Как правило, БД является интегрированным представлением данных многоцелевого использования, хранит данные, которые обеспечивают решение комплекса взаимосвязанных задач. В отдельных случаях используются "изолированные" массивы информации на машинных носителях, которые создаются и обслуживаются вне СУБД в прикладных программах. СУБД предоставляет интерфейс для работы с БД пользователям. Все операции с данными БД выполняет СУБД (объявление структуры базы данных, ввод, поиск, корректировка, удаление данных). БД может быть централизованной (храниться на одном компьютере) или распределенной в сети (храниться на нескольких компьютерах). В настоящее время получили наибольшее применение следующие СУБД:

БД масштаба крупных предприятий (корпоративные  БД): Oracle, Informix, SQL-Server, DB2 и другие;

БД масштаба функциональных подсистем, комплексов задач, создания промежуточного уровня обработки в больших ИС: Access, dBase, Paradox, FoxPro, Clipper и другие;

БД отдельных  задач ИС. 
 
 

3. Функциональные  компоненты ИС

 

     Содержательную  основу ИС составляют ее функциональные компоненты- модели, методы и алгоритмы получения управляющей информации.Функциональная структура ИС - совокупность функциональных подсистем, комплексов задач и процедур обработки информации, реализующих функции системы управления. В системе управления крупных предприятий - корпораций выделяются самостоятельные подсистемы (контуры) функционального и организационного уровня

     Стратегический  анализ и управление. Это высший уровень управления, обеспечивает централизацию  управления всего предприятия, ориентирован на высшее звено управления. Основные комплексы задач:

- финансовый менеджмент, в том числе финансовое планирование и бюджетирование, составление финансового плана, определение статей затрат и поступлений денежных средств; анализ финансового плана и другие;

- анализ финансовой и хозяйственной деятельности, создание аналитической информации для принятия стратегических и тактических решений, анализ динамики и структуры технико-экономических показателей, подготовка внешней финансовой отчетности и другие;

- маркетинг - анализ рынка товаров, информация о конкурентах, клиентах; моделирование ценовой политики фирмы, организация рекламы, анализ эффективности каналов товародвижения и форм реализации товаров и услуг и другие;

- управление  проектами - календарные планы-графики работ, оценка потребности в ресурсах для выполнения плана; учет и анализ хода выполнения планов по исполнителям и структурным подразделениям; контроль сроков выполнения планов и другие;

- управление  документооборотом - система управления документами и организации документооборота ИС, контроль исполнительской дисциплины, управление деловыми процессами, групповая работа с электронными документами и другие.

Управление персоналом включает комплексы задач:

- организационный менеджмент в части моделирования организационной структуры управления и штатного расписания, определение функциональных (должностных) обязанностей подразделений и отдельных исполнителей;

- создание нормативно-справочной информации для управления предприятием, персоналом (классификаторы и справочная информация по кадрам, графики работ);

- планирование затрат по персоналу, расчет потребности в трудовых ресурсах, расчет фонда оплаты труда, схемы тарифов и должностных окладов, премий, льгот, штрафных санкций;

- набор персонала, в том числе ведение вакансий, профессиональное тестирование, рекрутинг и отбор кандидатов;

- ведение базы данных кадрового состава, формирование приказов, статистический анализ и учет движения кадров и другие;

- табельный учет рабочего времени, учет основной и дополнительной заработной платы, расчет налогов по заработной плате, формирование выходных расчетно-платежных документов и форм статистической отчетности, формирование бухгалтерских проводок для учета зарплаты.

     Логистика- управление материальными потоками (заготовка материалов и комплектующих изделий), управление производством, управление сбытом готовой продукции. Все компоненты логистики тесно интегрированы с финансовой бухгалтерией и функционируют на единой информационной базе. Основные комплексы задач логистики:

- управление продажами (сбыт) готовой продукции через оптовую, мелкооптовую и розничную торговлю;

- управление материальными потоками, включая материально-техническое обеспечение производственной деятельности предприятия и управление запасами;

Управление производством  включает комплексы задач:

- техническая подготовка производства (ТПП), в том числе конструкторская и технологическая подготовка производства, создание нормативно- справочной базы (номенклатура ДСЕ, конструкторский состав изделий, справочники технологического оборудования и оснастки, пооперационно- трудовые нормативы);

- технико-экономическое планирование (ТЭП), обеспечивает ведение нормативно-справочной базы для формирования портфеля заказов, номенклатурного плана производства, сбалансированного по ресурсам; производственной программы структурных подразделений, расчет плановой себестоимости продукции и нормативных затрат;

- учет затрат на производство (контроллинг), обеспечивает управление прямыми и косвенными затратами в производстве, учет выпуска готовой продукции, учет незавершенного производства, расчет фактических затрат на выпуск готовой продукции, формирование сметы сводных затрат на производство по видам продукции, местам возникновения затрат, по периодам учета и т. п.

- оперативное управление производством. Комплекс заданий обеспечивает планирование и учет запуска-выпуска продукции в соответствии с производственной программой, диспетчеризацию материальных потоков для производственного процесса, оперативный учет выпуска готовой продукции и незавершенного производства.

     Бухгалтерский учет информационно связан с управленческим учетом затрат в производстве, финансовым менеджментом, складским учетом. Бухгалтерский  учет хозяйственных операций в финансовой бухгалтерии осуществляется на основе бухгалтерских проводок, формируемых на основании первичных учетных документов. Создание документов и их отражения в бухгалтерском учете разделены во времени и пространстве. Основные участки бухгалтерского учета:

- ведение главной книги (интегрированного учетного регистра бухгалтерских проводок), вспомогательных учетных регистров;

- учет денежных средств (касса, расчетный, валютный счета, расчеты с подотчетными лицами);

- бухгалтерский учет основных средств;

- бухгалтерский учет товарно-материальных ценностей (материалы, товары, готовая продукция);

- бухгалтерский учет зарплаты;

- бухгалтерский учет расчетов с дебиторами и кредиторами (поставщиками и получателями);

- консолидация финансовой бухгалтерии на уровне бизнес-единиц предприятия.

    Развитые ERP-системы зарубежного производства  имеют устоявшуюся структуру  базовых компонентов системы  управления предприятием:

- Бухгалтерский учет и финансы.

- Главная книга, финансовый анализ, бюджет и контроль управления (GeneralLedger).

- Кредиторы, поставщики и счета к оплате (AccountsPayable).

- Дебиторы, потребители и счета к получению (AccountsReceivable).

- Активы (FixedAssets).

- Управление материалами (логистика).

- Управление закупками (PurchaseOrder).

- Складскойучет (IC).

- Управлениепродажами (SalesOrder, SalesOrderProcessingExtended).

- Анализ продаж и прогнозирование (SalesAnalysis, SalesForecasting).

- Производственный менеджмент.

- Конструкторская и технологическая подготовка производства (производственные стандарты -- ProductionStandards).

- Нормативное хозяйство (RecipeManagement).