Информационная система «Абитуриент»

     АННОТАЦИЯ 

     Пояснительная записка к дипломному проекту  включает в себя введение, четыре раздела и ряд приложений.

     Во  введении дается краткая характеристика применения компьютерной техники в  автоматизированных системах обработки  информации и указана предпосылка создания рассматриваемой автоматизированной системы.

     В разделе «Назначение и область  применения» рассмотрены информационно-техническая структура приемной комиссии СПГЭТУ и технологический процесс обработки информации.

     Раздел  «Технические характеристики» включает несколько подразделов, в которых сформулированы требования, которым должна удовлетворять проектируемая автоматизированная система, описываются и конкретизируются данные, необходимые для функционирования системы или создаваемые ею, рассматриваются вопросы концептуального и логического проектирования и табличного представления данных, описана иерархическая схема автоматизированной системы и определено место в ней проектируемого модуля, описан и прокомментирован алгоритм функционирования модулей, ответственных за создание интерфейса автоматизированной системы и ведение базы данных, обосновывается выбор технических и программных средств, использованных при разработке данной автоматизированной системы, а также дается краткая характеристика применявшегося языка VBA, описаны этапы создания элементов интерфейса и даны комментарии к составленным подпрограммам, рассмотрены процедура и результаты отладки.

     Раздел  «Ожидаемые технико-экономические  показатели» содержит расчет экономической эффективности от внедрения результатов работы.

     В разделе «Инструкция пользователю»  дается краткое представление о  системе и рекомендации по работе с ней.

     Далее пояснительная записка содержит приложения, в которых приведены инфологическая модель предметной области, иерархическая схема программы, схема алгоритма, тексты стандартной программы Access и нестандартных подпрограмм, а также результаты работы всей автоматизированной системы.

     СОДЕРЖАние 

     Лист 

     ВВЕДЕНИЕ

     Главным достижением ХХ века стало появление  персональных компьютеров (ПК), производительность которых в настоящее время  во много раз превышает производительность ПК на заре их возникновения.

     За  последние годы вычислительная техника  внедрена почти во все отрасли  человеческой деятельности. Теперь ни одна сфера бизнеса и различного рода организации не могут обойтись без компьютеризации. Результатом  применения компьютеров в организациях стало появление информационных систем, которые рассматриваются как средства совершенствования управления производством.

     Перемены, произошедшие в нашей стране в  последнее время, не могли не затронуть  областей вычислительной техники и  информатики. Еще десять лет назад работа с базами данных была уделом профессиональных программистов. Сами системы не предназначались для “простого” пользователя. Основным потребителем таких систем был военно-промышленный комплекс. С появлением банков, акционерных обществ, частных компаний ситуация резко изменилась. Теперь хранение и обработка информации не является чисто умозрительной задачей. Люди понимают, что информация – это деньги. Потеря информации или ее несвоевременное получение могут обернуться потерей денег. Такие обстоятельства сложились не только в нашей стране. Именно этим можно объяснить столь бурное распространение компьютерной техники и стремительное развитие систем управления базами данных.

     Предпосылкой  для создания любой компьютерной системы лежит желание облегчить труд, сократить количество ошибок, увеличить производительность труда. Особенно это важно там, где велико количество объектов, информацию о которых следует хранить. Предпосылкой создания проекта рассматриваемой программы, предназначенной для расширения возможностей автоматизированной информационной системы «Абитуриент», как раз и явилось желание перейти на сетевое заполнение анкет абитуриентов и объединение баз данных факультетов в единую базу данных университета, что позволило бы повысить качество и надежность работы системы.

1. Предпосылки для создания системы

1. Формы приема на дневное  обучение

     Одним из главных направлений работы любого высшего учебного заведения является обеспечение приема студентов на первый курс обучения. В разных ВУЗах принята различная система проведения вступительных испытаний. В частности, в Санкт-Петербургском государственном электротехническом университете («ЛЭТИ») используются следующие формы приема:

     1) Традиционные летние вступительные  испытания. При этой форме абитуриент подает документы на выбранный им факультет в период с 26 июня по 15 июля, сдает три письменных экзамена (физика, математика и русский язык) и при сумме набранных баллов не менее проходного принимается в университет.

     2) Поступление с семимесячных подготовительных курсов (ПК) по результатам экзаменационных работ, проводимых в течение обучения. Это одна из так называемых ранних форм приема, «Рейтинг ПК». Если абитуриент, обучавшийся на ПК, набрал сумму баллов не менее установленной в ВУЗе, он проходит собеседование, на котором может выбрать желаемый факультет и получить приглашение подать на него документы в летний период. Собеседование проводится в порядке набранных баллов по «остаточному» принципу (что осталось, из того и выбираешь).

     3) Поступление по линии специализированных классов (СК), т.е. классов, школы которых заключили договоры с СПГЭТУ на проведение экзаменационных работ в период обучения в 10-11 классах. Данная форма приема аналогична предыдущей и носит название «Рейтинг СК».

     4) Поступление через региональные олимпиады, проводимые как на базе СПГЭТУ, так и выездными приемными комиссиями, созданными из представителей центральной приемной комиссии и предметных комиссий (физика, математика и русский язык), в регионах, с которыми также заключены соответствующие договоры (анклав Калининград, районы Крайнего Севера, Дальний Восток, русскоязычная часть Казахстана, Узбекистана и Киргизии и т.д.).

     Для приема по трем последним формам каждый факультет выделяет определенное количество мест (квоту), которые могут быть заняты только абитуриентами, идущими по одной из данных форм. Следует отметить, что эти абитуриенты получают лишь приглашения, которые действительны только в текущий год и реализуются при подаче подлинника аттестата. Очевидно, что абитуриент может и не воспользоваться полученным приглашением. Тогда оставшееся свободным место отдается на обычный летний конкурс. Если же абитуриент приглашением воспользовался, то ему присуждается максимально возможное количество баллов (двадцать по системе, принятой в СПГЭТУ), которое может набрать испытуемый летом, с которыми он формально все равно обязан участвовать в конкурсе: тем самым дается определенная гарантия поступления.

     Кроме перечисленных форм приема в рамках летнего конкурса могут подавать документы абитуриенты, имеющие определенные льготы или права:

     – медалисты школ и отличники ПТУ  и техникумов текущего года, имеющие  право поступать по собеседованию;

     – абитуриенты, имеющие результаты централизованного  тестирования по одному из предметов  и желающие зачесть эти результаты в качестве вступительных испытаний по шкале пересчета, принятой в данном ВУЗе;

     – льготные категории абитуриентов (сироты, чернобыльцы и т.д.), имеющие право  на внеконкурсный прием.

     Наконец, часть абитуриентов, желающих гарантировать  поступление в ВУЗ, может выбрать контрактную форму обучения, на которую выделяется дополнительное количество мест, составляющее не более половины от плана приема на госбюджетные места, и для поступление на которую достаточно пройти собеседование.

     Таким образом, проведение приема является весьма непростой задачей. Объем информации, которую нужно собирать, хранить и использовать в работе, весьма велик. Каждый год меняется нормативная база, которую необходимо учитывать при проведении приемной кампании. Очевидно, что требуются определенные организационно-технические мероприятия, обеспечивающие беспроблемность данной кампании. И органом, отвечающим за все перечисленное, является приемная комиссия, имеющаяся в каждом ВУЗе. И хотя в каждом ВУЗе имеются свои особенности приема, в общем принципы работы приемных комиссий в них одинаковы. Поэтому мы можем рассматривать функционирование приемной комиссии на примере СПГЭТУ.

2. Информационно-техническая  структура предприятия.

     Приемная  комиссия СПГЭТУ организационно распадается  на следующие взаимодействующие части:

     1) Центральная комиссия, в состав которой входят председатель, его заместитель, техническая группа. Центральная комиссия функционирует круглогодично. Основные функции центральной комиссии:

• получение и анализ регламентирующих документов, поступающих из Министерства образования РФ;
• подготовка агитационных материалов, содержащих сведения об университете в целом и краткие сведения о каждом из факультетов;
• обеспечение работы семимесячных подготовительных курсов и краткосрочных курсов, действующих в период проведения летней приемной кампании;
• проведение собеседований со учащимися специализированных классов, набравших в ходе ранних испытаний требуемое количество баллов и выдача приглашений, действительных в период летнего приема;
• координация работы факультетских отборочных комиссий;
• подготовка промежуточных и итоговых отчетов о ходе приемной кампании для ректората и Министерства;
• решение спорных вопросов, возникающих при приеме документов;
• формирование итоговых листов зачисления абитуриентов на первый курс по каждому факультету;
• формирование информационной базы университета по зачисленным абитуриентам.

     2) Отборочные комиссии факультетов (по числу факультетов университета), в состав которых входят председатель, его заместитель, технические секретари. Функционирование отборочных комиссий начинается в весенний период, когда проводятся собеседования с учащимися специализированных классов и выпускниками подготовительных курсов, и заканчивается 1 августа с моментом подписания ректором университета и деканами факультетов итоговых листов зачисления абитуриентов на первый курс. Основные функции отборочных комиссий:

• прием документов у абитуриентов;
• сбор данных об абитуриенте и формирование анкеты абитуриента;
• регистрация абитуриентов в журналах регистрации;
• формирование информационной базы по абитуриентам факультета, в которой учитываются признаки поступления (ранние формы, льготы и т.д.);
• формирование экзаменационных потоков факультета;
• внесение в информационную базу данных о результатах вступительных испытаний;
• формирование проходного и полупроходного баллов и листов абитуриентов, набравших эти баллы;
• взаимодействие с деканатом факультета для «передачи» поступивших абитуриентов в его ведение.

Приемные  комиссии разных факультетов находятся  в разных помещениях, в каждом помещении находятся 4 компьютера и обслуживающий персонал.

     3) Предметная экзаменационная комиссия, в состав которой входят председатель и предметники (физика, математика и русский язык и литература). В задачи данной комиссии входит:

• подготовка вариантов экзаменационных работ;
• проведение (совместно с представителем отборочной комиссии факультета) экзаменов на всех потоках;
• проверка экзаменационных работ;
• разрешение (в рамках апелляционной комиссии) спорных ситуаций, которые могут возникать по экзаменационным оценкам;
• проведение (совместно с представителями центральной и отборочной факультетской комиссий) собеседования с медалистами школ и отличниками ПТУ и техникумов.

     4) Информационная группа, организуемая на период проведения летней приемной кампании на базе Центра информационных технологий СПГЭТУ и включающая в себя представителей отдела университета, ответственного за формирование и ведение единой информационной базы СПГЭТУ, и подготовленных работников отборочных комиссий факультетов. В обязанности данной группы входит формирование информационной базы абитуриентов, выдача (совместно с центральной и отборочными комиссиями) отчетно-статистической информации, экзаменационных ведомостей, итоговых листов зачисления и прочих установленных в университете форм документов.