Автоматизация учёта материалов на предриятии

2.1 Постановка проблемы, цели, принципы разработки автоматизированных информационных систем

С целью повышения эффективности ведения учета материалов на предприятии ОАО «Надежда» необходимо создать и внедрить АИС, позволяющую автоматизировать учет материалов.

Автоматизация учета материалов позволит более точно и эффективно вести  учет материалов и получить от автоматизации оперативную, достоверную, информацию о движении, наличии и остатках материальных ценностей.

При создании АИС необходимо учитывать  следующие моменты:

- необходимо включить в разрабатываемый  комплекс уже отлаженную и  проверенную временем технологию  ведения учета материалов, используемую до настоящего момента на предприятии;

- при разработке АИС необходимо  по возможности пользоваться  теми же средствами разработки, что и были использованы ранее;

- при невозможности выполнить  вышеуказанные требования по  каким-либо сторонним причинам, необходимо максимально приблизить создаваемую АИС к уже действующей системе: обеспечить интеграцию данных, выгрузку документов и т.д.

Управление материально-техническим  снабжением (УМТС) представляет собой  совокупность операций по планированию потребностей в сырье, материалах, покупных полуфабрикатах и комплектующих изделиях, по получению и распределению их внутри предприятия, по оперативному учету, анализу и регулированию движения материалов.

Основной целью УМТС является своевременное и полное удовлетворение потребностей производства в материалах при минимальных затратах на их доставку, хранение и распределение. Для достижения поставленной цели в процессе УМТС необходимо осуществить следующий комплекс операций:

- определение потребностей в конкретных видах материалов для выпуска продукции, обеспечения производства и обоснование ее перед планирующими органами;

- заказ материалов по специфицированной  номенклатуре в соответствии  с выделенными фондами;

- получение и распределение  материалов на предприятии в соответствии с заданными сроками;

- учет прихода, уровня  запасов и расходов материалов;

- оперативный контроль  за состоянием и использованием  материалов на складах и в  производстве.

 Перечисленные операции  являются специфичными, присущими только сфере материально-технического снабжения.

Основными принципами построения подсистемы УМТС являются:

- системный подход, который  проявляется в комплексном решении  задач в подсистеме, в установлении  границ изучаемого объекта; в  установлении цели и критерия  функционирования подсистемы, в  установлении взаимосвязей информационных потоков внутри подсистемы и с внешней средой;

- совместимость подсистемы  управления МТС с другими подсистемами  более высокого уровня. Выделение  подсистемы управления МТС предприятия  как обособленной подсистемы  позволяет локально рассматривать вопросы проектирования этой подсистемы и разработать в некоторой степени законченную методологию их решения. Вместе с тем подсистема управления МТС является звеном в АСУП и АСУ МТС более высокого уровня;

- перспективность подсистемы, т.е. возможность учета новых требований, которые могут быть предъявлены к системе снабжения. Несмотря на тесную информационную взаимосвязь всех задач в подсистеме управления МТС, она должна позволять легко развивать и детализировать решаемые задачи, а также включать решение новых задач;

- экономичность подсистемы  означает минимум затрат, связанных  с ее функционированием;

- базирование подсистемы управления  МТС на существующую организационную  структуру системы снабжения  с учетом необходимых и возможных  изменений;

- проектируемая подсистема должна  обеспечивать органы снабжения  всей необходимой информацией.

Объединение отдельных операций, выполняемых  в рамках подсистемы учет материалов на основе информационно-логической их взаимосвязи, позволяет выявить  перечень задач и уточнить состав проводимых в них расчетов.

 

Таблица 2.1.1 Перечень задач, решаемых в подсистеме УМТС

Наименование задачи	Наименование задачи	Основные показатели
		выходные	входные
Расчет потребности в материалах в сводной номенклатуре (по предприятию на год)	Определение данных о потребности  в материалах в свободной номенклатуре для заявок материалов на основное производство	Потребности материалов: в отчетном году; в текущем году; на планируемый год; экономия; перерасход	Объем производства: в отчетном году; на текущий год; на планируемый год; Сводные нормы расхода материалов: в отчетном году; на текущий год; на планируемый год;
Расчет лимитов материалов (по цеху на квартал, месяц)	Определение потребности в материалах в специфицированной номенклатуре на производственную программу и лимитов на получение материалов	Объем производства (по периодам). Норма расхода материалов на деталь, сборочную единицу. Потребность в материалах (по периодам) Лимит материалов с учетом корректировок  по фактической выдаче	Объем производства (по периодам). Норма  расхода материалов. Данные о выдачи материалов за прошлый  период
Расчет лимитов комплектующих  изделий (по цеху на квартал, месяц)	Определение потребности в комплектующих  изделиях в специфицированной номенклатуре на производственную программу и лимитов на получение комплектующих изделий	Потребность в комплектующих изделиях (по периодам). Количество комплектующих изделий  по лимиту с учетом корректировок  по фактической выдаче	Количество товарной продукции  по номенклатурному плану производства. Количество продукции по детальному плану (по периодам). Норма расхода комплектующих изделий  на сборочную единицу по комплектовочной  ведомости. Количество комплектующих изделий, выданных в цех за прошедший месяц
Учет обеспеченности материалами (по складу предприятия за сутки, месяц)	Контроль за обеспеченностью производственной программы предприятия для выявления  дефицитных позиций материалов	Потребность материалов на программу  с учетом фактических выдач за прошедший период. Количество поступивших и выданных материалов. Количество материалов в остатке. Обеспеченность материалов на программу. Ресурсы материалов на расчетный  период	Потребность материалов на программу  по цехам. Количество материалов, выданных за сутки. Количество материалов, поступивших за сутки. Количество материалов, подлежащих поставке
Учет обеспеченности комплектующими изделиями (по складу предприятия за месяц)	Контроль за обеспеченностью производственной программы для выявления дефицитных позиций комплектующих изделий	Потребность в комплектующих изделиях на программу с учетом фактических  выдач за прошедший период. Количество поступивших и выданных комплектующих изделий. Количество комплектующих изделий  в остатке.	Потребность в комплектующих изделиях на программу по цехам. Количество комплектующих изделий, поступивших за сутки. Количество материалов, подлежащих поставке
Оперативный учет движения материалов (по складу предприятия за сутки, месяц)	Оперативный учет поступления и  выдачи материалов на общезаводских  складах. Определение величины остатка материалов на дату расчета	Количество материалов, поступивших  по поставщикам за сутки и сначала  месяца. Количество материалов, выданных по потребителям за сутки и с начала месяца. Количество материалов в остатке  на складе на дату расчета	Количество материалов, поступивших  по поставщикам. Количество материалов, выданных потребителям.
Оперативный учет движение комплектующих  изделий (по складу предприятия за сутки, месяц)	Оперативный учет поступления и  выдачи комплектующих изделий на общезаводских складах. Определение величины остатка комплектующих изделий на дату расчета	Количество комплектующих изделий, поступивших по поставщикам за сутки  и с начала месяца. Количество комплектующих  изделий, выданных потребителям за сутки и с начала месяца. Количества комплектующих изделий  в остатке на складе на дату расчета	Количество комплектующих изделий, поступивших по поставщикам. Количество комплектующих изделий, выданных потребителям
Контроль за состоянием запасов  материалов (по складу предприятия за сутки, месяц)	контроль за состоянием запасов  по каждому типосорторазмеру материала	Остаток материалов на складе. Отклонение от нормы запаса	Движение материалов на складах. Нормы максимальных запасов
Контроль за состоянием запасов  по комплектующим изделиям (по складу предприятия за сутки, месяц)	Контроль за состоянием запасов  по каждому комплектующему изделию	Остаток комплектующих изделий  на складе. Норма запаса. Отклонение от нормы.	Движение комплектующих изделий  на складах. Нормы максимальных запасов

 

2.2 Модель автоматизированной информационной системы

 

Информационная модель в подсистеме УМТС строится на основе алгоритмов расчетов показателей с целью оценки объемов и потоков информации, установления взаимосвязи задач в подсистеме и с задачами других подсистем АСУП, а также определения порядка функционирования подсистемы.

Информационная модель является основой  рациональной организации автоматизированной подсистемы УМТС, так как способствует осуществлению принципа интегрированной  обработки информации.

Используемая в УМТС информация подразделяется на текущую информацию, определяющую движение материалов; нормативную  информацию (первичную и вторичную) и управляющую информацию (расчет потребности в материалах, расчет стоимости материалов и отчет о движение материалов).

Основной объем условно-постоянной информации в системе составляют технико-экономические нормативы. Но кроме нормативов условно-постоянная информация включает массивы условных обозначений и справочную информацию.

Схема интеграции обработки управляющей информации, установленная применительно к управлению МТС приведена на рисунке 2.2.1.

 

Рисунок 2.2.1 Схема формирования управляющей информации в подсистеме МТС

Из рисунка следует, что принцип интеграции реализуется благодаря использованию ранее исчисленных технико-экономических показателей, предопределяющих производственно-хозяйственную деятельность предприятия и сформированных сводных нормативов – базовых показателей.

 

 

 

 

 

 

 

 

2.3 Изучение рынка автоматизированной информационной системы

 

До недавнего  времени у компаний, которые решали автоматизировать склад, был один выбор  – крупнобюджетные иностранные  программные продукты. Помимо серьезных  финансовых и временных затрат, внедрение  подобных решений требовало значительной корректировки существующих бизнес-процессов склада, в соответствие, с логикой работы внедряемой системы автоматизации склада. Данный факт усложняет процесс адаптации сотрудников, задействованных в контуре автоматизации, что влияет на результат внедрения системы в целом.

Рассмотрим некоторые программные  продукты, для того чтобы изучить  и проанализировать программный продукт, сделать выбор инструмента для решения поставленной задачи.

«1С:Бухгалтерии 8.2»

Контроль за наличием и движением товарно-материальных ценностей предприятия — это одна из задач бухгалтерского учета, пересекающаяся с задачами складского учета. Эта задача решена в «1С:Бухгалтерии 8.2».

Реализован учет материалов, продукции и товаров на складах. Товарно-материальные ценности учитываются в разрезе позиций номенклатуры, партий и складов. Дополнительно могут учитываться таможенные декларации и страна происхождения.

Предусматривается проведение инвентаризаций товарно-материальных ценностей и автоматическая обработка  их результатов. По результатам инвентаризации автоматически подсчитывается разница между учетным количеством (зарегистрированным в информационной базе при проведении документов поступления и отгрузки) и фактическим количеством ценностей, выявленным в результате инвентаризации. После чего оформляются документы списания (в случае недостачи) или оприходования (в случае выявления излишков).

“Проксима склад ®”

Коммерческими преимуществами предлагаемых решений являются адаптивность, высокая функциональность, а также максимальная доступность для проектов автоматизации склада с различным бюджетом, которая достигается за счет последовательного масштабирования функциональных возможностей (от уровня Express до уровня WMS) и гибкой системы скидок на программное обеспечение и специализированное оборудование, а также разнообразных форматов приобретения решений.

Все модули системы  Проксима склад ® обладают удобным однооконным линейным интерфейсом, что обеспечивает возможность работы с ними на интуитивном уровне. Для работы в системе не требуется специальных знаний в области ИТ-технологий, достаточно навыков опытного пользователя и понимания складских процессов. Программа терминала сбора данных проста в освоении и содержит механизмы предотвращения и контроля ошибочных действий пользователя. Для оперативного сопровождения системы со стороны клиента, достаточно ИТ-специалиста со знаниями системного администратора.

Основу решений  на базе системы Проксима склад ®  составляют современные технологии складского учета:

- штриховое кодирование или RFID-идентификация товара и объектов склада (мест хранения, поддонов, контейнеров, тары, идентификационных карт персонала и т.д.);

- использование мобильных компьютерных терминалов сбора данных для реализации всех технологических операций на складе, что обеспечивает увеличение скорости выполнения операций и уменьшает количество совершаемых персоналом ошибок, а также иного специализированного оборудования (сканеры штрих-кода, принтеры и аппликаторы этикеток штрих-кода).

“Галактика”

Система развивалась под заказ, и результатом такого проектирования и разработки стало следующее:

- система состоит из набора слабосвязанных между собой модулей;

- модули реализуют, в первую очередь, функции учета конкретных внешних документов (приходных ордеров, счетов-фактур, складских документов и т.д.);

- управляющих документов или автоматически генерируемых с целью управления документов в системе не существует.

Информационные связи между  модулями это, в первую очередь, общие справочники и, очень редко, передача данных. Передача данных реализована, как правило, следующим образом: просматривается список документов на входе (из другого модуля) и к каждому документу можно ввести новый в текущем модуле. Так связаны модули Снабжение, Сбыт и Склад. Таким же образом связаны все модули с бухгалтерией (т. е. проводки, точнее хозяйственные операции к внешним документам, вводятся вручную).

Настройка системы производится путем  настройки базовых справочников и определения хозяйственных  операций (кодов проводок). Данная информация влияет на системы материального и бухгалтерского учета (учет по складам, по балансовым счетам и т.д.), а также на содержание отчетных форм. Настройки абсолютно не влияют на технологию или процедуру обработки документов. Она всегда одинакова.

Схемой настройки бухгалтерского учета – является классическая Советская  схема по балансовым счетам и хозяйственным  операциям. Причем, оперативные документы  в системе существуют сами по себе, а хозяйственные операции – сами по себе.

Какой-либо единой базовой технологии обработки документов не существует. Результатом этого является то, что  не существует способа определить сквозную (по всей системе) процедуру обработки  бизнес – функции (например, реализация бизнес – функции снабжения материалами, начиная от заявки и проверки бюджета и кончая поступлением на склад и отражением этого в бухгалтерском учете).

“Ис-Про”

Система Ис-Про предназначена для  использования различными предприятиями. Она применяется в торговле, в  сфере услуг, в производстве. Система обеспечивает ведение оперативного, управленческого, налогового, бухгалтерского учета и позволяет проводить анализ всех бизнес – процессов, происходящих на предприятии, до бухгалтерской обработки соответствующих первичных документов.

Программный комплекс Ис-Про построен на документарном принципе ввода  и хранения информации. Документ является элементарной информационной единицей системы и средством хранения данных. Учет ведется в натуральных  и стоимостных измерителях. Набор  натуральных измерителей определяется самим объектом учета. Учет в стоимостных измерителях ведется в валютах совершения операций и в единой валюте учета.