Автоматизация учёта материалов на предриятии

СОДЕРЖАНИЕ

 

ВВЕДЕНИЕ

 

Проблема учета товарно-материальных запасов является актуальной, так  как в настоящее время производственные запасы составляют значительную часть  стоимости имущества предприятия, а затраты материальных ресурсов в некоторых отраслях доходят до 90% и более в себестоимости продукции. Также производственные запасы (сырье, материалы, топливо и другие), являясь предметами труда, обеспечивают вместе со средствами труда и рабочей силой производственный процесс предприятия. Производственные запасы целиком потребляются в каждом производственном цикле и полностью переносят свою стоимость на стоимость производимой продукции.

Учет товарно-материальных запасов  организуется в соответствии со стандартом бухгалтерского учета №7. Данные бухгалтерского учета должны содержать информацию для изыскания резервов снижения себестоимости продукции в части рационального использования материалов, снижения норм расхода, обеспечения надлежащего хранения материалов, их сохранности. Автоматизация учета материалов предприятия позволит более точно и эффективно вести учет материалов получать оперативную, достоверную, информацию о движении, наличии и остатках материальных ценностей

Предметом данного дипломного проекта является отдел материально-технического снабжения ОАО «Надежда».

Объект исследования: разработка программного комплекса по автоматизации системы учета материалов на ОАО «Надежда».

Целью данного дипломного проекта является разработка автоматизации учета материалов на основании анализа существующих на сегодняшний день систем ведения учета материалов с применением СУБД Access. Для достижения поставленной цели необходимо решение следующих задач:

- рассмотреть теоретические  основы по учету материалов;

- проанализировать особенности учета материалов в ОАО «Надежда»;

- исследовать рынок  АИС по данной теме и выбрать  инструмент для автоматизации  учета материалов;

- автоматизировать учет  материалов.

В процессе написания данного дипломного проекта были использованы научная литература и учебные пособия по теории учета и управлению материалами, открытые публикации Интернет-сайтов, а так же материалы, собранные в период прохождения преддипломной практики в ОАО «Надежда». В настоящее время существуют разнообразные автоматизированные информационные системы (АИС), решающие проблему учета материалов. В данном дипломном проекте проанализированы четыре из существующих на рынке систем учета материалов. Эти системы наиболее часто упоминаются в современной литературе и представляют собой хорошую базу для моделирования собственной системы на их основе.

 

ГЛАВА 1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ПО УЧЕТУ МАТЕРИАЛОВ

1.1 Понятие материально-производственных  запасов и организация их учета

 

Для осуществления основной деятельности, помимо помещения и оборудования и других основных средств, предприятию необходимо иметь определенные производственные запасы.

К материально-производственным запасам  относят сырье, материалы, топливо  и др., которые являются предметами труда и обеспечивают вместе со средствами труда и рабочей силой производственный процесс предприятия. В этом процессе они используются однократно, а их себестоимость полностью передается на вновь созданный продукт.

В процессе производства материалы  используются различным образом. Одни из них полностью потребляются в производственном процессе (сырье и материалы), другие изменяют только свою форму (смазочные материалы, краски), третьи входят в изделия без каких-либо внешних изменений (запасные части), четвертые только способствуют изготовлению изделий.

К производственным запасам относятся:

- сырье и основные материалы; 

- вспомогательные материалы; 

- покупные полуфабрикаты; 

- возвратные отходы;

- топливо; 

- тара и тарные материалы; 

- запасные части. 

Сырье и основные материалы —  это те предметы, из которых изготавливают продукт.

Вспомогательными называют материалы, которые используют для воздействия  на сырье и основные материалы, для  придания продукции определенных потребительских  свойств или для обслуживания и ухода за орудиями труда (смазочные  материалы).

Покупные полуфабрикаты – это  сырье и материалы, прошедшие  определенные стадии обработки, но не являющиеся еще готовой продукцией, которые приобретаются у других предприятий и организаций. Их роль в производственном процессе идентична  роли сырья и основных материалов.

Возвратные отходы производства представляют собой остатки сырья и материалов, образовавшиеся в процессе их переработки  в готовую продукцию и утратившие полностью или частично потребительские  свойства исходного сырья и материалов.

Топливо подразделяется на технологическое (для технологических целей), двигательное (горючее) и хозяйственное (для отопления).

Тара и тарные материалы –  это предметы, используемые для упаковки и транспортировки, хранения различных  материалов и продукции (ящики, коробки, ячейки).

Запасные части служат для замены износившихся деталей машин и  механизмов.

Кроме того, материалы классифицируют по техническим свойствам и делят  на группы: черные и цветные металлы, прокат, трубы и др.

Указанные классификации производственных запасов используют для построения синтетического и аналитического учета, а также составления государственного статистического наблюдения (отчета) об остатках, поступлении и расходе сырья и материалов в производственно-эксплутационной деятельности.

Учет производственных запасов  регламентируется Положением о бухгалтерском  учете материально-производственных запасов, утвержденным приказом Минфина  РФ от 09.06.01 №44н [1].

Для успешного выполнения задач, стоящих  перед бухгалтерским учетом материалов, необходимо:

- иметь номенклатуру-ценник;

- установить четкую систему  документации и документооборота;

- проводить в установленном  порядке инвентаризацию и контрольные  выборочные проверки остатков  материалов, своевременно отражать  в учете их результаты.

Внутри каждой из перечисленных  групп производственные запасы подразделяют на виды, сорта, марки, типоразмеры.

Для правильной организации учета  материалов на предприятиях разрабатывается  номенклатура-ценник.

Под номенклатурой понимают систематизированный перечень наименований материалов, полуфабрикатов, запасных частей, топлива и других материальных ценностей, используемых на данном предприятии. Номенклатура материальных ценностей должна содержать следующие данные о каждом материале: технически правильное наименование (в соответствии с общероссийскими стандартами ГОСТ); полную характеристику (марка, сорт, размер, единица измерения и пр.); номенклатурный номер – условное обозначение, заменяющее по существу перечисленные признаки [2]. Если же в номенклатуре указана учетная цена каждого вида материалов, то она называется номенклатурой-ценником.

Впоследствии при выписке каждого  документа по движению материалов в  нем указывается не только наименование материала, но и его номенклатурный номер, что позволяет избежать ошибок при записях в складском и бухгалтерском учете материалов.

 

 

 

 

 

 

1.2 Организация учета материалов, их себестоимость и оценка  в текущем учете

 

Основными задачами учета материалов являются: контроль за сохранностью материальных ресурсов, соответствием складских запасов нормативам; контроль за выполнением планов снабжения материалами; выявление фактических затрат, связанных с заготовкой материалов; контроль за соблюдением норм производственного потребления; правильное распределение стоимости израсходованных в производстве материалов по объектам калькуляции; рациональная оценка материалов.

Для успешного выполнения задач, стоящих перед бухгалтерским  учетом материалов, необходимо:

- иметь номенклатуру-ценник;

- установить четкую  систему документации и документооборота;

- проводить в установленном  порядке инвентаризацию и контрольные  выборочные проверки остатков  материалов, своевременно отражать  в учете их результаты;

- шире внедрять современные  средства автоматизации учета.

Для правильной организации учета материалов на предприятиях разрабатывается номенклатура-ценник. Как уже говорилось, номенклатура включает в себя технически правильное наименование, полную характеристику, номенклатурный номер материала. Наиболее часто используются цифровая номенклатура материалов и номенклатура-ценник.

На каждом документе  по движению материалов должно быть указано  не только наименование материала, но и его номенклатурный номер. Номенклатура материалов позволяет не допускать  ошибок при заполнении приходных  и расходных документов и при записях в складском и бухгалтерском учете материалов.

Большое значение в учете  имеет оценка материалов, которая  может быть оптовой, договорной, плановой и фактической.

Оптовые цены устанавливаются  централизованно, утверждаются правительством и используются в виде отпускных, продажных цен при расчетах между предприятием-поставщиком и предприятием – покупателем. Изменяются они только по решению правительства. Договорные цены устанавливаются при заключении договоров – поставок.

Плановая себестоимость (цена) материалов разрабатывается предприятием и в ее состав включаются: оптовая цена, или договорная. Провозная цена (транспортный тариф), расходы по разгрузке и доставке материалов на склады предприятий, расходы по содержанию специальных заготовительных контор и складов в местах заготовок, командировочные расходы, непосредственно связанные с заготовлением материалов. Плановая себестоимость действует на предприятиях длительное время и меняется при изменении поставщиков, оптовых цен и тарифов за перевозку.

Фактическая себестоимость  рассчитывается бухгалтерией предприятия  ежемесячно на основе оптовой цены материалов, фактически израсходованных  средств на провозную плату (железнодорожный  тариф), фактически произведенных расходов по разгрузке и доставке материалов на склады предприятия, фактически произведенных расходов на содержание специальных заготовительных контор в местах заготовки, суммы потерь от недостачи сырья и материалов в пути в пределах норм естественной убыли; фактически произведенных расходов на командировки по непосредственному заготовлению материалов.

Расходы на содержание отдела снабжения и заводских складов  в себестоимость материалов не включаются. Их относят на общезаводские (общехозяйственные) расходы предприятия.

Для упрощения планирования и учета материалов в денежном выражении расходы, включаемые в их себестоимость, делят на две статьи (части): стоимость материалов по оптовым ценам и транспортно-заготовительные расходы.

Фактическую себестоимость  материалов можно рассчитать только по окончании месяца, когда бухгалтерия будет иметь слагаемые этой себестоимости (платежные требования поставщиков материалов, платежные требования за перевозку, за погрузочно-разгрузочные работы и прочие расходы). Движение же материалов происходит на предприятиях ежедневно, и документы на приход и расход материалов должны оформляться своевременно, по мере совершения операций и находить отражение в учете. Поэтому появляется необходимость использовать в текущем учете твердые, заранее установленные цены, называемые учетными. Ими могут быть оптовые или плановые цены.

В случае использования  в текущем учете оптовых цен  по окончании месяца рассчитываются суммы и процент транспортно  заготовительных расходов для доведения  их до фактической себестоимости.

При использовании плановых цен ежемесячно рассчитываются суммы и проценты отклонений фактической себестоимости от плановой (экономия или перерасход). Этот показатель предоставляет возможность дать оценку процессу заготовления материалов. Транспортно-заготовительные расходы или отклонения от плановых цен рассчитываются не по каждому номенклатурному номеру материалов, а по группам материалов (основные материалы, вспомогательные материалы, покупные полуфабрикаты, топливо и т.д.). За основу расчета берутся остатки материалов на начало месяца и их поступление за отчетный месяц.

 

 

 

 

 

1.3 Документация по учету движения  материалов

 

Для учета движения материалов применяется типовая учетная  документация, отвечающая требованиям  основных положений по учету материалов и приспособленная для автоматизированной обработки информации. Количество экземпляров выписываемых документов и их документооборот устанавливаются в зависимости от характера предприятий, особенностей организации производства, материально-технического снабжения и от системы организации учета. Количество экземпляров должно быть минимальным: при использовании ЭВМ – один экземпляр, а при ручной обработке – не более двух.

Поступление материалов на предприятие контролирует в первую очередь отдел снабжения, который  следит за выполнением поставщиками договорных обязательств, предъявляет им претензии по качеству и недостачам материалов, разыскивает грузы, если они своевременно не прибыли на предприятие.