Автоматизация учёта материалов на предриятии

Материалы на склад от местных и иногородних поставщиков  доставляет экспедитор отдела снабжения. Принимая грузы от транспортных организаций (железной дороги, пристани), экспедитор особое внимание уделяет состоянию тары, пломб, а в случае их повреждений требует проверки и сдачи груза. Если обнаружится недостача или порча груза, составляется коммерческий акт на право предъявления претензий к транспортной организации или к поставщику.

В момент сдачи экспедитором материалов на склад материально  ответственное лицо (заведующий складом, кладовщик) проверяет соответствие количества, качества и ассортимента поступивших материалов документам поставщика. Одни из них отражают количество отправленного груза (спецификации, отвесы, накладные), другие – качество (сертификаты, удостоверения и т.п.). При соответствии показателей документов фактическому наличию материально ответственное лицо выписывает приходный ордер.

Различают документы  однострочные, выписанные на отдельную  номенклатурную позицию материалов, и многострочные – на несколько  номенклатурных позиций материалов одновременно.

В условиях ручной обработки рекомендуется применять однострочные документы, при автоматизации – многострочные. Приходные ордера необходимы для количественно-суммового учета материалов, поступающих на предприятие от поставщиков или из переработки.

Для сокращения количества первичных документов разрешается и бездокументное оформление поступивших материалов. Если расхождений ни в количестве, ни в качестве прибывшего груза с документами поставщика нет, то на документах поставщика (платежных требованиях) проставляется и заполняется специальный штамп с основными реквизитами приходного ордера.

В случае централизованной доставки материалов автотранспортом  со склада поставщик выписывает товарно-транспортную накладную:

- покупателю – для  оприходования материалов вместо  приходного ордера;

- поставщику – для  списания ценностей;

- для начисления заработной  платы водителям автотранспорта;

- для предъявления  в банк на оплату.

Акт о приемке материалов применяется для оформления поступивших  материальных ценностей без платежных  документов и в случае расхождений (количественных и качественных) с данными сопроводительных документов. Акт составляется комиссией с обязательным участием представителя поставщика или представителя незаинтересованной организации, заведующего складом и представителя отдела снабжения предприятия. Комиссия назначается руководителем предприятия. Составляется акт в двух экземплярах: первый – передается в бухгалтерию предприятия как основание для бухгалтерских записей на счетах и расчета сумм недостач или излишков; второй – поступает в отдел снабжения для предъявления претензий поставщику или сообщения ему о представлении платежного требования на излишки. Наличие акта исключает выписку приходного ордера.

Приходные документы  составляются в день поступления  материалов. Приходные ордера, накладные и акты содержат основные реквизиты: наименование поставщика, наименование материалов, их сорт, размер, количество, цену, сумму, подписи лиц, принявших и сдавших материалы.

Обособленно хранятся на складах материалы, подлежащие лабораторному анализу и техническому осмотру, а также материалы, принятые на ответственное хранение. Приходные ордера на них не выписываются, расходовать их не разрешается до выявления результатов анализа. Их учет организуется в специальной книге. Вначале регистрируют поступившие материалы, находящиеся на лабораторном исследовании, а затем материалы, принятые на ответственное хранение.

Кроме перечисленных  документов, составляются накладные  при внутреннем перемещении материалов со склада на склад или при сдаче  цехами на склад неиспользованных сэкономленных материалов или ценных отходов производства, отходов от брака продукции, от ликвидации основных средств, от выбытия из эксплуатации малоценных и быстроизнашивающихся предметов. Материально ответственные лица, сдающие материалы, выписывают накладные в двух экземплярах: один цеху для списания материалов, другой складу – для их оприходования.

Расходные документы  отражают отпуск материалов на производственные нужды (изготовление продукции), на хозяйственные  нужды (содержание зданий, ремонтные работы), реализацию на сторону излишних, не используемых в хозяйственной деятельности предприятия материалов. К ним относятся: лимитно-заборные карты, требования, накладные.

Лимитно-заборная карта  выписывается отделом снабжения  на одну или несколько позиций (видов материалов), относящихся к определенному коду производственных затрат (заказу). Расчет потребности необходимого объема и вида материальных ценностей цеху для выполнения производственной программы осуществляет планово-производственный отдел. Лимит расходования и отпуска материалов при этом сокращается на количество ценностей данного вида оставшихся в цехах на начало месяца. Выписываются карты в двух экземплярах: один – цеху, другой – складу. При отпуске ценностей со склада кладовщик расписывается в лимитно-заборной карте цеха, а представитель получателя – в лимитно-заборной карте склада. В обеих картах после каждого отпуска выводится остаток неиспользованного лимита. По использовании лимита и по окончании месяца лимитно-заборные карты сдаются в бухгалтерию предприятия. На основании их оформляется отпуск материалов и осуществляется текущий контроль за соблюдением установленных лимитов их отпуска на производственные нужды.

По лимитно-заборной карте  ведется также учет материалов, не использованных в производстве (возврат). При этом никаких дополнительных документов не составляется.

В целях сокращения количества лимитно-заборных карт возможно применение поквартальных карт с отрывными  месячными талонами. Если лимитно-заборные карты используются при постоянном, систематическом отпуске материалов, то для оформления однократного их отпуска на хозяйственные и прочие нужды применяется требование. Выписывается требование в двух экземплярах цехами, отделами, потребителями материалов: один – остается у получателя с распиской материально ответственного лица склада, второй – у заведующего складом (кладовщика) с распиской получателя.

Всякий сверхлимитный  отпуск материалов на производство (возмещение брака, перерасход, перевыполнение производственной программы) или замена материалов оформляются выпиской специального требования с отметкой в нем кода причины и виновника перерасхода. Отпуск в этих случаях допускается только с разрешения директора предприятия, или главного инженера, или лиц, ими уполномоченных.

Накладные применяются  для учета и оформления отпуска  материалов на сторону или хозяйствам своего предприятия, расположенным  за пределами его территории. Выписываются они отделом сбыта в трех экземплярах  на основании нарядов или договоров. При перевозке автотранспортом материалов, отпущенных на сторону, выписывается товарно-транспортная накладная.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1.4 Учет материалов на складах

 

Для хранения материальных запасов в организациях создаются:

- центральные (базисные) склады, которые находятся в ведении непосредственно руководителя организации или службы (отдела) снабжения и сбыта. Центральные склады, как правило, должны быть специализированными, особенно в случаях, когда в организации имеются материалы, требующие разных режимов хранения. Для хранения готовой продукции создаются, как правило, отдельные склады;

- склады цехов, филиалов и других подразделений организации.

Не должно допускаться  создание излишних промежуточных складов, а также перемещение материальных запасов с одних складов в другие.

Каждому складу приказом по организации присваивается постоянный номер, который указывается на всех документах, относящихся к операциям  данного склада.

Склады должны быть обеспечены исправными весами, другими необходимыми измерительными приборами, мерной тарой и противопожарным оборудованием. Измерительные приборы должны периодически проверяться (переосвидетельствоваться) и осуществляться их клеймение.

Для материалов открытого  хранения оборудуются специально приспособленные  площадки.

На складах материальные запасы размещаются по секциям, а внутри них – по группам, типом и сортам, размерам. На стеллажах, полках, ячейках, в ящиках, контейнерах, мешках и другой таре и в штабелях.

Размещение материальных запасов должно обеспечивать их надлежащее хранение, быстрое отыскание, отпуск и проверку наличия.

К месту хранения материальных запасов, как правило, прикрепляется  ярлык, а на ячейках (ящиках) делаются надписи (например, на приклеенных листках  бумаги или бирках) с указанием  наименования материала, его отличительных признаков (марка, артикул, размер, сорт и т.п.), номенклатурного номера, единицы измерения и цены.

На складах должны соблюдаться соответствующие режимы хранения материальных запасов (температурно-влажностные и другие), с тем, чтобы не допускать их порчу и потерю необходимых физико-химических и других свойств.

Прием, хранение, отпуск и учет материальных запасов по каждому  складу возлагаются на соответствующие  должностные лица (заведующий складом, кладовщик и др.), которые несут  ответственность за правильный прием, отпуск, учет и сохранность вверенных им запасов, а также за правильное и своевременное оформление операций по приему и отпуску. С указанными должностными лицами заключаются договора о полной материальной ответственности в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Если в штате организации, подразделения отсутствует должность  заведующего складом (кладовщика), то его обязанности могут быть возложены  на другого работника организации  с обязательным заключением с  ним договора о полной материальной ответственности.

Прием на работу и увольнение заведующих складами, кладовщиков и  других материально ответственных  лиц осуществляются по согласованию с главным бухгалтером организации.

Заведующий складом, кладовщик  и другие материально ответственные лица могут освобождаться от занимаемых должностей только после сплошной инвентаризации числящихся за ними товарно-материальных запасов и передачи их другому материально ответственному лицу по акту. Акт приема-передачи визируется главным бухгалтером (или уполномоченным им лицом) и утверждается руководителем организации (или уполномоченным им лицом), а по складам подразделений – руководителем соответствующего цеха (подразделения).

Распоряжения (указания) главного бухгалтера организации в  части учета материальных запасов, оформления и представления учетных документов и отчетности (сведений) обязательны для заведующих складами, кладовщиков, экспедиторов и других материально ответственных и должностных лиц, а также ее работников.

Учет материальных запасов (т.е. материалов, тары, товаров, основных средств, готовой продукции и др.) находящихся на хранении в складах организации и подразделений. Ведется на карточках складского учета по каждому наименованию, сорту, артикулу, марке, размеру и другим отличительным признакам материальных ценностей (сортовой учет). При автоматизации учетных работ указанная выше информация формируется на магнитных (электронных) носителях средств вычислительной техники.

На складах ведется  количественный сортовой учет материальных запасов в установленных единицах измерения, с указанием цены и количества.

Учет измерительных  приборов и приспособлений, мерной тары, а также основных средств, находящихся  на складах в эксплуатации (т.е. используемых по прямому назначению, а не на хранении), ведется в том же порядке, что и учет соответствующих ценностей в других подразделениях организации.

Карточки складского учета открываются на календарный  год службой снабжения (снабженческо-сбытовой) организации. При этом заполняются  реквизиты, предусмотренные в карточках: номер склада, полное наименование материальных ценностей, сорт, артикул, марка, размер, номенклатурный номер, единица измерения, учетная цена, год и другие реквизиты.

На каждый номенклатурный номер материала открывается  отдельная карточка.

Карточки складского учета регистрируются бухгалтерской  службой организации в специальном  реестре (книге), а при механизированной обработке – на соответствующем  машинном носителе. При регистрации  на карточке ставится номер карточки и виза работника бухгалтерской службы или специалиста, осуществляющего бухгалтерскую функцию в организации.

Карточки выдаются заведующему  складом (кладовщику) под расписку в  реестре.

В полученных карточках  складского учета заведующий складом (кладовщик) заполняет реквизиты, характеризующие места хранения материальных ценностей (стеллаж, полка, ячейка и т.п.).

Учетные цены материальных запасов, хранящихся на складах  организации  и подразделений, проставляются  на карточках складского учета организации.

В случаях изменения  учетных цен на карточках делаются дополнительные записи об этом, т.е. указывается новая цена и с какого времени она действует.

В случае применения организацией в качестве учетной цены цен поставщиков  или фактической себестоимости  материалов:

- открывается новая карточка складского учета при каждом изменении цены;

- учет ведется на  одной и той же карточке  независимо от изменения цены. В этом случае в карточках  по строке «Цена» указывается  «Цена поставщика» или «Фактическая  себестоимость». Новая цена записывается по каждой операции.