Подводя итоги, этой главы,  возникает вопрос, стоит или не  стоит автоматизироваться?  Если  вы чувствуете, что ваши потери  от неразберихи растут, хотите независимости от персонала, возможности быстрого получения информации для принятия решения - самое время задуматься.

        Сравните ваши потери с необходимыми  для автоматизации затратами,  о них отдельный разговор. Оцените  готовность персонала работать или учиться работать. Возможно, и здесь могут появиться затраты. Пообщайтесь с коллегами, которые уже автоматизировались.

      Попробуйте  автоматизировать одно направление (если их у вас много). Это недорого, а результат вы увидите очень  скоро. Попробуйте простой вариант - перейдите к более сложному. Но будьте готовы к трудностям: любая перестройка - сами знаете...

        Решение об автоматизации должно  быть серьезным. Либо – да, либо - нет.

        Нельзя отдавать это на откуп  персоналу, который не может  или не хочет автоматизироваться. Не хочешь работать в новых условиях - флаг тебе в руки, соседнее «кастрюльное» агентство будет тебе радо. Задумайтесь: если туроператор, работающий по похожей с вами схеме, успешно использует специализированное программное обеспечение, почему у вас не идет.

        Поэтому решение здесь может  быть одно - обратиться к хорошим  разработчикам, которые помогут  автоматизировать работу турфирмы⁶.

 

Глава 2. Автоматизация  турфирмы на примере  турфирмы «Магазин Путешествий» (г.Астрахань)

2.1. Краткая характеристика  турфирмы. Программа  «САМО-ТурАгент»

       Туристическая фирма «Магазин Путешествий», расположенная  по адресу г.Астрахань, ул.Красная Набережная, д.30, занимает одно из ключевых мест в туристическом бизнесе нашего города. Фирма предлагает своим клиентам туры по всему миру, автобусные туры по Европе, авиа и ж/д туры, комбинированные туры.

       Для автоматизации своей работы компания использует специальный продукт, получивший название «САМО-ТурАгент». Программный комплекс для автоматизации турфирмы - «САМО-ТурАгент», реализованный на самых современных средствах разработки, предусматривает автоматизацию всего цикла деятельности турагентства. Сотрудники турагентства могут приступить к ведению учета продаваемых туров в программе сразу же после ее инсталляции. Основное предназначение программы - внутриофисная автоматизация турфирмы: учет заказанных туристами туров, учет оплат (как со стороны клиентов и туроператоров, так и по внутренним платежам кассы), учет постоянных клиентов, телефонных звонков с пожеланиями.

       Основная  операция - оформление заявки клиента – проводится прямо в его присутствии, и сразу же внести данные об оплате, распечатать договор, приходный кассовый ордер, путевку формы ТУР-1 и т.п. При этом все сведения сохраняются в общей базе данных, что позволяет получать списки туристов, статистические отчеты, отслеживать платежи туристов турагентству и турагентства – туроператору⁷.

2.2. Работа с заявками

      Производится  учет проданных туров с возможностью создания «сложных» туров (индивидуального, переездного). Эта функция будет особенно полезна региональным турагентствам.

      Достаточно  заполнить только одну форму по клиенту, которая будет содержать всю  необходимую информацию для создания пакета документов. При создании заявки на нового клиента программа автоматически предлагает список схожих вариантов фамилий, уже имеющихся в базе. Это свойство ускоряет процесс оформления заявки, если клиент уже существует в базе и препятствует созданию повторяющихся данных.

      Программа «САМО-ТурАгент» дает возможность турфирме «Магазин Путешествии» возможность добавлять индивидуальные курсы партнеров. Где можно выбрать, как будет считаться курс (в % соотношении к курсу ЦБ или же установить жесткое значение).

      В рамках одной заявки, возможно  видеть стоимость услуг, заказанных у разных туроператоров отдельно. Также Вы можете вводить доплаты или учитывать скидки, при этом стоимость тура для клиента будет указываться с учетом доплат или скидок⁸.

      Печать  необходимых документов производится на основе электронного документа «Заявка». Один раз введя необходимые данные, оператор имеет возможность распечатать и выдать клиенту весь набор документов: договор, счет, путевку ТУР-1, лист бронирования и др.

      В заявке предоставлена возможность  выбора такого источника рекламы, как частное лицо, по рекомендации которого клиент обращается за услугами. Особенным свойством заявки является удобство контроля и учета состояния оформления пакета документов для клиента.

      При создании заявки можно указать место  выдачи документов для туриста.

      В программе предусмотрена возможность  создания платежей, не выходя из электронного документа «Заявка».

2.3. Он-лайн поиск  и бронирование  туров

       С помощью программы «САМО-ТурАгент» клиенты фирмы «Магазин Путешествий» имеют возможность найти и забронировать предложения в режиме он-лайн. Возможность сохранения заявки в ПК САМО-ТурАгент до того, как Вы ее забронировали у поставщика. Заявка, сделанная через систему бронирования соответствующе отмечается в общем списке заявок в разделе «Заявки-Текущие». Работа со сформированной заявкой аналогична стандартному оформлению заявки с помощью САМО-ТурАгент. Забронировать услуги можно из любой онлайн заявки. Таким образом, программный комплекс САМО-ТурАгент помимо своей первоначальной функции - автоматизации внутриофисной работы туристического агентства приобретает принципиально новую функцию. Теперь с помощью САМО-ТурАгент Вы можете найти и забронировать тур в режиме реального времени⁹.

       В ПК есть возможность распечатать  онлайн документы туроператора (счет, подтверждение), а также проверить заявку на наличие изменений (например, если у туроператора была замена стоимости услуг, рейса или гостиницы) и если изменения по заявке были, то их можно автоматически сохранить в ПК.

2.4. Работа с клиентами

      Операторы «Магазина Путешествий» ведут архив постоянных клиентов. Оценить удобство этой функции несложно: введя однажды все данные клиента при первом его обращении, сокращается время оформления каждой следующей заявки этого клиента. Вы можете использовать данные всех клиентов, когда-либо посещавших Ваш офис, например, в почтовой рассылке.

      Благодаря функции «Места отдыха» в карточке физического лица отображается вся  информация по предыдущим заказам данного  клиента, а также средняя стоимость  заказанных им услуг.

      Реализованы функции sms и e-mail рассылок. В ПК САМО-ТурАгент встроены шаблоны электронных писем и sms, для того, чтобы операторы могли делать рассылки по клиентам с информацией по их заявкам, собирать отзывы о путешествиях, поздравлять клиентов с праздниками и др.

2.5. Платежи

      В программе «САМО-ТурАгент» предусмотрен единый раздел «Платежи» для приема платежей от туристов и оформления платежей поставщикам.

      Учет  платежей по заявкам (приходных и  расходных). Данная функция позволяет быстро отследить количество и сроки неоплаченных заявок, состояние взаиморасчетов с Вашими партнерами-туроператорами и покупателями.

      В программе операторы турфирмы «Магазин путешествий» пользуются системой «двойной записи», позволяющая контролировать и вести учет движения денежных средств по счетам. Возможность создавать несколько юридических лиц в рамках одной компании или подразделения и осуществлять оформление клиентов от любого выбранного юр. лица. Созданы дополнительные разделы «Статьи оплат», «Платежные операции», «Счета». Данные по этим разделам предоставляют более полную картину по структуре и составляющим каждого платежа¹⁰.

      Также в программе предусмотрен и используется туроператором обмен данными с бухгалтерской программой 1С Бухгалтерия 8. Можно осуществлять экспорт заявок и платежей по ним из ПК САМО-ТурАгент в программу 1С Бухгалтерия 8. Все экспортируемые заявки выгружаются в 1С в виде счетов на оплату. Основанием счета является оплата конкретной заявки с присвоенным ей номером и названием программы тура. Приходные и расходные платежи, проведенные наличной оплатой, выгружаются в виде приходных и расходных кассовых ордеров в 1С.

      В программе также есть функция  обмена данными с системой Банк-Клиент. Финансовые операции, проводимые в системе Банк-Клиент, можно экспортировать в ПК САМО-ТурАгент. Оплата от клиентов разносится в ПК САМО-ТурАгенте в раздел платежи по заявкам, а оплата туроператорам будет зафиксирована в виде оплаты по подзаявкам. Иные платежи (расходы за аренду, рекламу, коммунальные платежи и др.) также можно выгружать и проводить в ПК САМО-ТурАгент и вести соответствующий бухгалтерский учет.

2.6. Отчеты и печатные  формы

      Менеджеры «Магазина Путешествий» на основании  «Заявки» распечатывают следующие  документы:

      Акт оказанных услуг, Бланк извещения, Ваучер Россия, Гарантийное письмо, Договор с клиентом, Договор с юр. лицом, Заявка на бронирование, Лист бронирования, Памятка по странам, Платежное поручение, Счет к оплате, Счет-фактура, Товарная накладная, Туристическая путевка (с отрывным талоном/на бланке).

      Работники производят анализ получаемой информации с помощью эффективной системы отчетов. Можете ли Вы быстро ответить на вопросы: предложения какого из туроператоров принесли Вам наибольший доход в этом сезоне? Можете ли Вы рассчитывать на повышенную комиссию этого туроператора? Какие направления были самыми доходными в этом сезоне? А в прошлом? Кто из Ваших постоянных клиентов вправе рассчитывать на существенные скидки? В какие гостиницы (и какой категории) предпочитают размещаться Ваши клиенты? На эти и другие вопросы Вам поможет быстро ответить всеобъемлющая система отчетов.

      Программа «САМО-ТурАгент» предусматривает  анализ индивидуальной работы каждого  сотрудника туристического агентства. Эта функция позволяет руководству  турагенства увидеть, кто из сотрудников  хорошо поработал в этом сезоне и достоин премии, принеся значительный доход фирме, а кто откровенно «халтурил».

      Список  отчетов, встроенных в программу:

      Балансовый  отчет, Кассовая книга, Финансовый отчет, Работа менеджеров, Заявки по направлениям, Заявки по покупателям, Заявки по поставщикам, Заявки туристов, Список клиентов, Общение с клиентами, Отчет по сертификатам, Письма клиентам, Общий отчет, Эффективность рекламы, Задание курьерам.

      Все отчеты и формы выполнены в  редакторе печатных форм Fast Report 4.6.5. Это удобный, современный и функциональный стиль интерфейса, который облегчит Вашу работу с многочисленными печатными формами и отчетами.

2.7. Дополнительные справочники

      Операторы «Магазина Путешествий» используют дополнительные справочники программы  «САМО-ТурАгент»¹¹:

      - Юридические лица (партнеры) – вся  информация о партнерах агенства и договорах с ними. В программном комплексе по умолчанию добавлен список туроператоров, предложения которых размещаются во встроенной поисковой системе Андромеда.

      - География (название стран, городов, аэропортов и вокзалов) – более детальная информация для описания региона, добавление гиперссылок, поиск местоположения на карте. Информация из справочника будет отображаться при составлении заявок.

      - Туры – справочник  с информацией о предоставленной комиссии туроператоров на услуги.

      - Гостиницы – расширяется по  мере поступления информации  в базу данных ПК САМО-ТурАгент.

      - Реклама – возможно внести информацию по всем рекламным кампаниям.

      - Классификаторы – позволяет добавлять,  удалять и корректировать информацию, отражающуюся в процессе работы с классификаторами (при выборе вариантов размещения, питания, транспорта, услуг и др.).

      - Подарочные сертификаты – возможность  вести учет выданных сертификатов. Привязка к конкретному туристу,  внесение оплат. Фильтр быстрого поиска¹².