Автоматизация деятельности отдела сбыта

     Просмотрев  сообщение и убедившись в его  верности

• Щелкаем "Далее".

     Просмотрев  сообщение и убедившись в его  верности

• Щелкаем "Готово".
• Щелкаем "Да" - сохранить таблицу перед созданием связи.

     Связь установлена, подстановка реализована. Аналогичным образом оформляем  все остальные подстановки.

     Каждый  раз при выборе полей в диалоге  выбираем наряду с подставляемым кодом ряд полей, облегчающий выбор нужной информации.

     Подстановка «Код единицы измерения» изображена на рисунке 4.2. 

     Рисунок 4.2 – Подстановка «Код единицы  измерения»

     4.3 Оформление схемы  данных 

     Данные  различных таблиц объединяются в  единый банк с помощью объекта  Access – Схема данных. При построении схемы данных используем ИЛМ и логическую структуру спроектированной БД. По ИЛМ определяем наличие и тип связи, а также старшинство (главенство) информационных объектов. По логической структуре узнаем, по каким именно полям организуется связь.

     Для оформления схемы данных необходимо:

• Щелкнуть по кнопке "Схема данных" (либо "Сервис" - "Схема данных").
• Выбрать двойным щелчком мыши  (либо кнопкой "Добавить") все таблицы базы данных  из открывшегося списка.
• Щёлкнуть  "Закрыть"  окно  "Добавление таблицы".
• Выделить мышью ключевое поле главной таблицы, переместить его в область одноименного поля подчиненной и отпустить кнопку мыши (главная таблица, это  та, связь со стороны которой отмечена на ИЛМ одинарной стрелкой). После этого в открывшемся окне установить опцию "Целостность данных"  и щелкнуть ОК
• Если после этого Access пометит связь как связь один ко многим, связь установлена.
• В случае, если связь между таблицами по двум полям, выделяем оба поля главной таблицы (используя для выделения клавишу Ctrl), переносим поля главной таблицы  в область одноименных полей подчиненной.
• Указываем, в открывшемся окне,  соответствие между полями и ОК.
• Устанавливаем опцию "Целостность данных" и ОК.

     Схема данных представлена на рисунке 4.3. 

 

Рисунок 4.3 - Схема данных  

     4.4 Разработка данных контрольного примера 

     При написании курсовой работы по индивидуальному заданию данные контрольного примера готовятся непосредственно  на ПК.

       Для этого, при заполнении таблиц содержащих количественные данные сначала заполняются таблицы соответствующие плановым цифрам (т.е., например,  ТТН и Спецификация ТТН), а затем, при открытых на экране таблицах  плановых цифр,  заполняете  в полном соответствии с их содержимым таблицы фактических цифр. При проверке системы в этом случае обнаруживаются нулевые разногласия.

       Далее в момент проверки искажаем значение фактических величин в двух точках.

     Если  система обнаружит введенные  разногласия, - она работоспособна.

     В выходном документе распечатываем обнаруженные системой разногласия. 

     4.5 Ввод данных 

     4.5.1 Разработка пользовательских форм 

     Формы предназначены для ввода и  просмотра данных.

     Целесообразность  ввода данных через  форму

     1) Внешний вид формы соответствует  привычному для пользователя  виду бумажного документа, что  облегчает адаптацию к информационной  системе и снижает вероятность  ввода ошибочных данных.

     2) Ограниченность каждого из полей  формы снижает вероятность ввода ошибочных сведений (глаз пользователя сосредоточен на более ограниченном пространстве).

     3) С помощью форм обеспечивается  конфиденциальность доступа к  информации посредством создания  различных форм для разных  категорий пользователей.

     Формы могут быть:

• Однотабличные (простые);
• Многотабличные, содержащие наряду с главной формой одну или несколько подчинённых, которые могут быть:
• Постоянно включёнными (присоединёнными);
• Временно вызываемые нажатием кнопки, созданной пользователем (связанная).

     Для ввода данных, представленных в курсовой работе, реализованы две формы:

• Простая - для таблицы "Изделия" и
• Многотабличная - для совокупности таблиц:

- ТТН (товарно-транспортная накладная);

- Спецификации ТТН. 

     4.5.2 Ввод данных  

     Ввод  данных осуществлен обычным образом непосредственно в таблицы, структура которых разработана и связи между ними установлены

       При заполнении таблиц в первую очередь заполняем таблицы справочники, т.е. никому не подчиненные таблицы (Заказчики, Единицы измерения). Затем – таблицы первого уровня подчиненности – Договора, Изделия, далее - второго Спецификации ТТН и т.д.

     При заполнении таблиц с количественной информацией руководствуемся сведениями предыдущего раздела. Содержимое таблиц представлено на рисунке 4.5