АИТ по учету основных средств и нематериальных активов

    Технологический процесс разрабатывается в ходе составления рабочего проекта.

    Все операции технологического процесса выполняются на ПЭВМ последовательно, на одном рабочем месте и в соответствии со структурой.

    Основой обработки учетных задач являются различные виды информационных массивов.

    Первый  вид связан с процессами сбора  и регистрации первичных документов. При использовании ПЭВМ появляется возможность формирования их машиной, что автоматизирует процесс создания документов. Однако не исключена возможность поступления на ПЭВМ и первичных документов, заполненных ручным способом. Второй вид информационного обеспечения — файлы переменной и условно-постоянной информации на машинных носителях и в памяти ПЭВМ (база данных). Файлы переменной информации формируются на основании данных первичных документов и используются однократно при решении задачи за определенный период (например, массивы рабочих нарядов, приходных ордеров, расходных кассовых ордеров, накладных и др.).

    Файлы условно-постоянной информации создаются  однократно при внедрении проекта, используются многократно и периодически корректируются. К ним относятся массивы различных нормативов, справочные данные, инвентарные карточки учета основных средств, персональные карточки работающих и др.

    В условиях децентрализованной обработки, когда все операции технологического процесса выполняются бухгалтером на его рабочем месте, несколько меняется содержание традиционно сложившихся этапов технологического процесса. Выполнение всех операций определяет меню программы, которое высвечивается на экране сразу же после включения машины. Меню представляет собой перечень блоков (модулей) программы, где каждый модуль выполняет определенные функции технологического процесса, начиная от ввода первичных документов и заканчивая составлением сводных отчетов.

    В качестве примера приведем состав главного меню модуля «Материалы. Товары» программы «БЭМБИ +». Документы Картотеки, справочники Отчеты Разное.

    В технологическом процессе, выполняемом  на ПЭВМ, можно выделить следующие  этапы: подготовительный, начальный  и основной.

    Подготовительный  этап связан с подготовкой программы и информационной базы к работе. Особенное значение этот этап приобретает в начальный период, при внедрении задачи. Бухгалтер заносит в машину справочные данные предприятия, корректирует план бухгалтерских счетов и состав типовых проводок. Заполняются и корректируются различные справочники: подразделений, предприятий, материалов, поставщиков, покупателей и т.д. При внедрении проекта один раз вручную вводятся остатки по балансовым счетам; далее они получаются автоматически. Здесь же предусмотрено выполнение операций по установлению расчетного периода. Для выполнения этих операций используются блоки меню программы «Картотеки, справочники» и «Разное».

    Начальный этап связан с операциями сбора и  регистрацией первичных документов. Как уже отмечалось, возможно формирование документов вручную или автоматически. В нашем примере автоматическое формирование происходит путем обращения к блоку меню «Документы». В результате формируются документы по приходу и расходу материалов на склад. Ввод данных первичных документов в машину происходит периодически, по мере поступления данных.

    Программа ввода документов предусматривает  выполнение следующих функций:

1. составление регистра введенных документов с присвоением уникального их номера, даты выписки »других признаков;
2. автоматический ввод в документ справочных и условно-постоянных признаков (поставщики, цена и др.);
3. преобразование введенной цифровой информации в алфавитную;
4. автоматическое выполнение проводок в журнале хозяйственных операций;
5. удаление неверных документов;
6. контроль и корректировка неверной информации;
7. печать первичного документа;
8. дублирование документов.

    Начальный этап заканчивается размещением  данных документов в базовые массивы.

    Основной  этап является завершающим этапом работы с программой и связан с получением различных отчетных форм. В нашем примере для его выполнения используется модуль меню «Отчеты», позволяющий получить такие документы, как «Ведомость остатков товарно-материальных ценностей», «Оборотная ведомость» и др. В ходе выполнения основного этапа машиной обеспечивается получение из базы данных различных комбинированных (рабочих) массивов, используемых для составления отчетов. Каждый рабочий массив подлежит сортировке по какому-либо ключевому слову (например, номенклатурному номеру материала) и подсчету в нем итоговых данных. В результате формируется отчетная сводка, которая затем выдается «На печать».

    Возможно  также выполнение таких операций, как архивация данных на машинные носители и формирование информации для передачи на другие АРМ.

    Для современного этапа развития компьютерной обработки характерна интеграция задач  бухгалтерского учета, предусмотренная  операциями технологического процесса. Суть его в том, что, обрабатывая  каждый участок бухгалтерского учета  на отдельном АРМ, формируется информация, которая впоследствии объединяется и используется головным модулем программы для получения сводной бухгалтерской отчетности (режим «перенос проводок»).

    Важным  элементом реализации технологии обработки  учетных задач является его программное обеспечение. На рынке компьютерных программ в России представлен широкий спектр вариантов бухгалтерских программ, предназначенных для различных предприятий, фирм, организаций. Разработка программных продуктов ведется многочисленными отечественными фирмами, наиболее известные из них «1С: Бухгалтерия», «Парус», «Интеллект-Сервис», «Инфософт», «Хакерс-Дизайн» и др. Основой классификации функциональных пакетов бухгалтерского учета может служить их ориентация на малое, среднее или крупное предприятие. Многие фирмы выпускают программы в двух вариантах: локальном и сетевом. Следует отметить, что сетевые варианты намного сложнее и дороже, требуют осуществления новой технологии «клиент — сервер», специального оборудования и операционных систем, а также наличия штата специалистов по обслуживанию вычислительной сети. Как правило, сетевые версии помимо программ бухгалтерского учета ориентированы на компьютерную обработку управленческой информации всей фирмы или организации. Рассмотрим характеристики некоторых функциональных пакетов бухгалтерского учета.

    Пакеты  мини-бухгалтерии предназначены  для бухгалтерий с малой численностью, без ярко выраженной специализации  сотрудников по конкретным участкам учета. Программы, ориентированные  на малый бизнес, под общим названием  «Проводка — Главная книга — Баланс», выполняют в основном функции ведения синтетического и несложного аналитического учета. Наиболее известные пакеты этого класса: «1С: Бухгалтерия», «Турбо-Бухгалтер», «Фолио» и др.

    Пакеты  мини-бухгалтерии просты в освоении и работе, рассчитаны на пользователя-непрофессионала. Несмотря на их большое разнообразие, они имеют, как правило, общие характеристики. Например, автоматическое ведение журнала хозяйственных операций, наличие плана счетов и типовых проводок, возможность формирования ряда первичных бухгалтерских документов, автоматическое составление сводной бухгалтерской отчетности.

    Пакеты  «Интегрированная бухгалтерская система» рассчитаны на ведение малого и среднего бизнеса. Главной особенностью пакетов  является их модульное построение. Основой пакета, как и для малых предприятий, является модуль «Проводка - Главная книга — Баланс», в который встроены модули по некоторым участкам учета, где ведется развернутый аналитический учет. Например, по таким участкам учета, как учет заработной платы, материалов, основных средств, касса, банк, договора, поставщики и другим, ведение аналитического учета осуществляется в независимом режиме, но впоследствии происходит их интеграция в модуле «Проводка — Главная книга — Баланс», где обеспечивается составление сводной бухгалтерской отчетности. Эти пакеты выросли из «мини-бухгалтерии» и являются наиболее распространенными. Лучшими пакетами этого класса признаны «Парус», «Компех+», «Бемби+», «Бухкомплекс», «Суперменеджер».

    Пакеты  «Комплексная система бухгалтерского учета» являются самой старой формой существования бухгалтерских программ. Создание определенных программ под каждый раздел учета сложилось исторически еще до появления современных персональных компьютеров. Пакеты этого класса являются наиболее рациональными для средних и крупных предприятий и предусматривают наличие комплекса локальных, но взаимосвязанных пакетов по отдельным участкам бухгалтерского учета, где ведется расширенный аналитический учет и обеспечивается интерфейс обмена информацией между АРМ сводного учета и АРМ отдельных участков учета. Состав пакетов комплекса следующий: «Проводка — Главная книга - Баланс», учет труда и заработной платы, учет основных средств, учет затрат на производство, учет финансово-расчетных операций, учет готовой продукции, учет фондов, учет финансовых результатов, анализ финансового состояния предприятия. Состав традиционного комплекса бухгалтерских задач может быть расширен за счет создания новых управленческих, торговых и аналитических модулей комплекса. При этом необходимо соблюдать главный принцип - пакеты должны быть информационно взаимосвязаны, что возможно только при приобретении всего комплекса программ у одной фирмы.

    В разработке программ этого класса хорошо себя зарекомендовали фирмы «Инфософт», «Интеллект-сервис», «Микро/плюс», «Омега», «Новый Атлант and Ton Софт», «Никос-Софт».  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

    3. ТЕХНОЛОГИЯ КОМПЬЮТЕРНОЙ  ОБРАБОТКИ УЧЕТНЫХ  ЗАДАЧ НА МАЛОМ  ПРЕДПРИЯТИИ. 

    В связи с развитием электронно-вычислительной техники и появлением персональных компьютеров появилась возможность  кардинального изменения подхода  к постановке бухгалтерского учета  на малом предприятии. Это связано  с ростом количества ПЭВМ, повышением их технических характеристик, снижением цен на них.

    Решая вопрос компьютеризации на малом  предприятии, необходимо учитывать  ряд факторов, связанных со спецификой финансово-хозяйственной деятельности конкретного предприятия, его экономическими возможностями, а также уровнем подготовки персонала. Подбор оптимальной конфигурации технических средств и программного обеспечения является серьезной проблемой, с которой сталкивается малое предприятие. Это связано с тем, что среди сотрудников малого предприятия редко встречаются специалисты, разбирающиеся в вопросах компьютеризации бухгалтерского учета. Для составления индивидуального проекта не у всякого малого предприятия хватит средств, поэтому важное значение здесь имеет правильный выбор типового проекта и адаптация его к конкретным условиям своего предприятия. Как правило, следует выбирать фирму, обеспечивающую конкретную помощь во внедрении типового проекта и издающую хорошую документацию по его освоению. При выборе типового проекта малому предприятию необходимо ориентироваться на хорошо зарекомендовавшие себя фирмы, ознакомиться с результатами конкурсов программ автоматизации бухгалтерского учета, которые регулярно публикуются в журнале «Бухгалтерский учет», «Финансовой газете».

    Компьютеризация бухгалтерского учета на малых предприятиях ведется на основе большого количества программных средств, относящихся к классам «Мини-бухгалтерия» и «Интегрированная бухгалтерская система».

    Пакеты  мини-бухгалтерии имеют много  общего и действуют по аналогичной  схеме обработки информации. Рассмотрим принцип работы этих пакетов на примере «1С: Бухгалтерия» (версия 6.0).

    Программа ориентирована на привычную ручную работу бухгалтера и журнально-ордерную систему. Меню программы составлено в удобной форме, имеется возможность  пересчета остатков и оборотов после ввода и изменений операций, получение итогов за любой расчетный период и интервал времени. В программе имеется возможность формирования и печати всех необходимых первичных документов: приходных и расходных кассовых ордеров, авансовых отчетов, платежных документов. Программа обеспечивает ведение учета в валюте, хранит курсы валют и позволяет автоматически выполнять переоценку валют.

    Результатом обработки является набор форм отчетности для анализа финансового состояния  предприятия на основе показателей, принятых в международной практике. В руководстве дано описание макроязыка, используемого для самостоятельного составления документов и отчетов произвольной формы.

    В исходном состоянии программа меню содержит следующие блоки: «Операции», «Отчетность», «Сервис», «Окна» и «Помощь». Но при работе в большинстве режимов программы в меню появляется еще одна группа функций — «Действия», которая перечисляет действия, доступные в текущем режиме работы. Ниже строки меню располагается линейка пиктограмм. С ее помощью можно быстро вставить наиболее часто встречающиеся действия, например, печать, поиск строки, вставка, копирование, удаление и т.д. В нижней части окна располагается информационная строка — В ней выводятся сообщения о выполняемых программой действиях, подсказки и т.д. Остальная часть окна «1С: Бухгалтерии» является рабочим пространством — в нем выводятся списки, бланки запросов, редактируемые документы и т.д.

    Технологический процесс обработки бухгалтерской  информации при помощи пакета «1С: Бухгалтерия», включает подготовительный, начальный и основной этапы.

    Подготовительный  этап выполняется при внедрении  проекта. При этом осуществляется ввод реквизитов предприятия, данных о руководстве, главном бухгалтере (осуществляется режимом «константы»).