АИТ по учету основных средств и нематериальных активов

    Структура информационного обеспечения бухгалтерского учета рассмотрена в гл. 3. Остановимся  на некоторых особенностях информационного  обеспечения бухгалтерского учета, характеризующегося большим объемом разнообразных первичных документов, возникающих в различных подразделениях как вне, так и внутри бухгалтерии, а также широким использованием нормативно-справочной документации.

    Все хозяйственные операции регистрируются в первичном бухгалтерском документе — полном и достоверном письменном свидетельстве о совершении хозяйственной операции. Документы имеют юридическую силу. Общее методическое руководство по их формированию и применению осуществляется Министерством финансов РФ и Госкомстатом РФ, которые издают положения о документах, разрабатывают типовые формы первичных документов, устанавливают порядок их заполнения и применения, издают инструктивные и методические материалы.

    Типовые бухгалтерские документы делятся  на межотраслевые и отраслевые. Межотраслевые являются едиными для применения во всех предприятиях и организациях. К ним относятся документы по учету основных средств, кассовые и платежные документы, документы для расчета с подотчетными лицами. Разработаны рекомендации по ведению бухгалтерского учета и применению единых учетных регистров на малых предприятиях.

    Отраслевые  формы носят рекомендательный характер. На их основе каждая отрасль может  разрабатывать свои формы документов с учетом специфики учета в  данной отрасли. Отраслевые формы документов применяются на участках учета труда и заработной платы, учета материалов, учета готовой продукции.

    Все первичные бухгалтерские документы  разрабатываются с учетом требований ГОСТа, унифицированной системы  документации и отражают требования, предъявляемые компьютерной обработкой.

    Документы бухгалтерского учета классифицируются по различным признакам:

1. по назначению — распорядительные, исполнительные (оправдательные), учетного оформления, комбинированные;
2. по содержанию хозяйственных операций — материальные, денежные, расчетные;
3. по объему отраженных операций — единичные (первичные) и сводные;
4. по способу использования — разовые и накопительные;
5. по числу учитываемых позиций — однострочные и многострочные;
6. по месту составления — внутренние и внешние;
7. по способу заполнения — вручную, при помощи средств автоматизации учета.

    Распорядительные  — это документы, которые содержат разрешение на совершение какой-либо хозяйственной  операции, например, приказ по предприятию  на командировку является распорядительным документом для выдачи суммы под отчет командированному лицу.

    Исполнительные (оправдательные) — это документы, которые содержат информацию об исполнении распоряжения.

    Большая часть бухгалтерских документов — комбинированные (распорядительно-исполнительные), например, платежная ведомость на оплату труда, подписанная распорядителями кредитов, является для кассира распорядительным документом, а после того, как заработная плата выдана, ведомость приобретает статус исполнительного (оправдательного) документа.

    Документ  учетного оформления содержит бухгалтерскую  проводку (корреспонденцию счетов). К ним относятся мемориальные ордера, листки-расшифровки.

    Материальные  документы оформляют операции по движению товарно-материальных ценностей (материалов, топлива, тары, запасных частей, МБП, полуфабрикатов, готовой продукции).

    Расчетные документы служат для оформления расчетных взаимоотношений предприятия  со своими контрагентами по возникающим  обязательствам (например, счета, счета-фактуры, платежные требования-поручения).

    Единичный первичный документ является носителем  информации об одной хозяйственной  операции, а сводный — обо всей совокупности однотипных хозяйственных  операций за определенный отрезок времени (день, неделю, декаду, месяц). Он составляется на основании единичных (первичных) документов.

    Разовый документ используется для совершения однократной хозяйственной операции, а накопительный ― для многократного  совершения одноразовых хозяйственных  операций в пределах установленных  сроков. Так, для отпуска материалов каждый раз необходимо оформлять новый документ — требование на отпуск. По лимитно-заборным картам материалы со склада отпускаются в пределах установленного лимита в течение месяца многократно.

    Однострочный  документ содержит одну учетную позицию; многострочный — две позиции и более. Однострочные документы (например, для оформления поступления материалов и их выдачи) применяют при ручной технике ведения учета, поскольку их использование облегчает группировку документов (по номенклатурным номерам, видам материалов и направлениям расхода). В условиях автоматизированной обработки данных с использованием компьютеров применяют многострочные документы.

    Техника оформления учетных документов (вручную  или на компьютерах) зависит от степени технической оснащенности компьютерами бухгалтерской службы предприятия, его производственных и функциональных подразделений. Но действующие правила оформления отдельных хозяйственных операций в ряде случаев предполагают составление документа вручную.

    Классификаторы  и коды используются для составления  бухгалтерских отчетов, сводок и  группировок на основании выделенного  группировочного (одного или нескольких) признака, например, работающие по подразделениям, цехам, бригадам. При компьютеризации  бухгалтерских задач используются классификаторы различных видов: общегосударственные, отраслевые и локальные.

    Общегосударственные классификаторы (ОК) единые для России, используются в бухгалтерском учете  в ограниченном количестве. К ним  можно отнести: общегосударственный классификатор предприятий и организаций (ОКПО), ОК отраслей народного хозяйства (ОКОНХ), код организационно-правовой, формы (КОПФ), коды органов управления государственным имуществом, код единицы измерения (СОЕИ), ОК управленческой документации. Как правило, эти коды проставляются в заголовочной части сводной бухгалтерской отчетности и не используются при решении бухгалтерских задач локальных участков учета на предприятии. Необходимость в них возникает только при компьютерной обработке сводных бухгалтерских документов.

    Отраслевые  классификаторы используются для кодирования  информации, специфичной для данной отрасли. Учитывая, что бухгалтерский  учет ведется во всех отраслях, отнесем  к этой группе классификаторы, единые для бухгалтерского учета, независимо от отраслевой принадлежности предприятия и организации. Как правило, эти классификаторы являются одинаковыми во всех типовых проектах, поэтому отсутствует необходимость их проектирования на предприятии или фирме при компьютеризации бухгалтерских задач. К ним относятся коды синтетических счетов бухгалтерского учета, видов оплат и видов удержаний по заработной плате, видов операций движения материальных средств, норм амортизационных отчислений, категорий налогоплательщиков, кассовых операций. Локальные коды индивидуальные, характерны только для конкретного предприятия, поэтому их проектирование ведется на конкретном предприятии даже при приобретении типового проекта.

    Проектирование  кодов на предприятии требует  соблюдения системного подхода, т.е. коды должны быть применимы во всех подразделениях предприятия при решении различных задач. Так, например, коды подразделений должны быть едиными при обработке учетных задач, задач учета кадров, производственном учете.

    В то же время некоторые коды используются только для бухгалтерских задач. Исходя из сказанного, локальные коды можно разделить на две группы. Первая группа — это коды, единые для предприятия: структурных подразделений, материалов, готовой продукции, деталей, узлов и соединений; коды оборудования, табельных номеров, поставщиков и потребителей, специальностей. Вторая группа кодов используется только при решении бухгалтерских задач: коды субсчетов, основных средств, материально ответственных лиц.

    Информационное  обеспечение бухгалтерских задач  включает также совокупность данных (взаимосвязанных файлов), расположенных на машинных носителях.

    Новая информационная технология обработки  экономических задач, организация  АРМ и вычислительных сетей, типовые  и индивидуальные проекты ориентированы  на организацию базы данных различной конфигурации: централизованной, распределенной и локальной.

    При этом создаются базовые массивы, общие для предприятия и организации (работающие, материалы, поставщики, покупатели, готовая продукция, нормативы, расценки, справочные данные, подразделения, должности и др.), а также локальная база, используемая только при решении бухгалтерских задач (счета бухгалтерского учета, типовые проводки, журнал хозяйственных операций, лицевые счета, инвентарные карточки основных средств, карточки счета и др.).

    Состав  информационной многоуровневой распределенной базы данных определяется в ходе составления  рабочего проекта КИС предприятия. Можно отметить еще один момент в  организации базы данных при использовании  типовых проектов.

    В типовых проектах, как правило, предусматривается состав базы данных, единых для всех предприятий (план счетов бухгалтерского учета, видов оплат и удержаний по заработной плате, видов операций движения материалов, типовые проводки и др.). Пользователь по своему усмотрению может вносить изменения в эти массивы, создавать другие базовые массивы, состав которых определяется конкретным пользователем и заполняется им вручную (подразделения, сотрудники, материалы и др.).

    К информационному обеспечению бухгалтерского учета с полным основанием можно отнести ряд типовых отечественных информационно-справочных программ: «Консультант-бухгалтер», «Консультант-плюс», «Гарант», «Налоги России», «Юридический справочник» и др. Программа «Консультант-бухгалтер» содержит разъяснения специалистов о порядке применения различных правовых норм. Пополнение информации происходит по Общероссийской сети распространения правовой информации.

    Программа состоит из двух частей:

1. Информационный банк, который содержит нормативные документы Министерства финансов РФ, Госналоговой службы РФ, законы и указы Президента, Госдумы, инструкции Центрального Банка РФ и т.п. Документы систематизируются по темам: налоги, трудовое право, гражданское право, хозяйственное законодательство, внешнеторговая деятельность.
2. Информационный банк «Вопросы-ответы», который содержит официальные и неофициальные разъяснения различных организаций, консультации ведущих юристов, экономистов и аудиторов.

    2. КОМПЬЮТЕРНЫЕ ИНФОРМАЦИОННЫЕ  ТЕХНОЛОГИИ В БУХГАЛТЕРСКОМ  УЧЕТЕ. 

    Технология электронной обработки задач — совокупность строго регламентированных человеко-машинных операций, выполняемых в определенной последовательности, начиная от момента создания первичного бухгалтерского документа и заканчивая составлением сводной финансовой отчетности.

    Современный этап характеризуется созданием  новой компьютерной информационной технологии на базе децентрализованной обработки бухгалтерских задач. Рассмотрим ее отличительные моменты.

    Применение  компьютеров, установленных на рабочем  месте пользователя, где решение задач выполняется бухгалтером непосредственно на его рабочем месте.

    Формирование  локальных и многоуровневых вычислительных сетей, обеспечивающих интегрированную  обработку экономических задач  различных подразделений предприятия (организации, фирмы).

    Существенное  увеличение состава бухгалтерских  расчетов, выполняемых вычислительной техникой.

    Создание  единой распределенной базы данных предприятия  для различных подразделений.

    Возможность формирования машиной первичных  бухгалтерских документов, что обеспечивает переход к безбумажной технологии и сокращает трудоемкость операций по сбору и регистрации документов.

    Интеграция  решения комплексов бухгалтерских  задач.

    Возможность организации информационно-справочного  обслуживания бухгалтера путем осуществления диалогового режима.

    Новая интегрированная технология — сложный  информационно-технологический и  программный комплекс, проектируемый  в тесной взаимосвязи.