Краткий курс лекций "Деловой английский"

КРАТКИЙ КУРС ДЕЛОВОЙ АНГЛИЙСКИЙ

Как известно, деловые и коммерческие письма отличаются по стилю от личной корреспонденции и пишутся по установленной форме. Деловое письмо – это всегда официальное сообщение, и, приступая к его составлению, необходимо помнить, что от того, насколько грамотно и корректно содержание, будет зависеть успех решения тех или иных вопросов.

Составление любого делового письма на английском языке подчиняется  общим правилам:

• Весь текст разделяется на абзацы без использования красной строки.
• В верхнем левом углу письма указывается полное имя отправителя или название компании с адресом.
• Далее указывается имя адресата и название компании, которой письмо предназначено, а также ее адрес (с новой строки).
• Дата отправления указывается тремя строками ниже или в верхнем правом углу письма.
• Основной текст должен быть помещен в центральной части письма.
• Главная мысль письма может начинаться с причины обращения: "I am writing to you to ..."
• Обычно письмо заканчивается высказыванием благодарности   ("Thank you for your prompt help...") и приветствием "Yours sincerely," если автор знает имя адресата и 'Yours faithfully', если нет.
• Четырьмя строками ниже ставится полное имя автора и должность.
• Подпись автора ставится между словами "Yours sincerely," и т.д.  и именем.

 

I.  Структура деловых писем на английском языке

Деловые письма на английском языке  состоят из следующих частей:

• заголовок
• дата письма
• наименование и адрес получателя
• вступительное обращение
• основной текст письма
• заключительная формула вежливости
• подпись
• указание на приложения

В деловых письмах на английском языке, как правило, избегают переноса слов. Ширина поля с левой стороны  листа должна составлять не менее 2 см из-за необходимости подшивки письма.

Заголовок

В заголовке указывают наименование и адрес отправителя (организации) и ряд подробностей: адрес для телеграмм, номер факса, номера телефонов.

 

Образец заголовка фирмы:

 

Early Bird Warning Systems

 

75, Carlton Street, London E. C. 4

Дата письма

Дата отправления письма обычно пишется в правом углу под заголовком. Существуют следующие способы обозначения даты в деловых письмах на английском языке:

• 12th September, 2011
• 12 September, 2011
• September 12th, 2011
• September 12, 2011

Наиболее употребительной в английской переписке является такая форма:  September 12, 2011

Перед числительными, обозначающими  год, обычно ставится запятая, а вот  точка в конце обозначения  даты не обязательна.

Наименование и адрес  получателя

Наименование и адрес организации  или фамилия лица получателя письма пишется на левой стороне бланка письма. Если письмо адресовано отдельному лицу – мужчине, то перед его фамилией ставится слово Mr. (сокращение слова мистер):

 

Mr. Tom Black

Если письмо адресовано замужней женщине, то употребляется слово Mrs. (сокращение слова миссис):

Mrs. Mary Green

При адресовании писем незамужним женщинам употребляется слово Miss (мисс), за которым следует имя адресата:

Miss Anna White

После наименования организации или  фамилии адресата на отдельной строке указывается номер дома и название улицы (номер дома указывается первым), затем на отдельной строке пишется название города и индекс, ниже  - название страны.

A-T Trade Food & Beverages,

17, Canon Street,

London,EC3 4BR,

England

Вступительное обращение и заключительная формула вежливости

Деловые письма на английском языке обязательно должны содержать вступительное обращение и заключительную формулу вежливости.

Вступительное обращение пишется  на левой стороне письма под внутренним адресом на отдельной строчке, а  заключительная формула вежливости – на правой стороне, в конце основного текста, также на отдельной строчке.

Распространенные  формулы вступительного обращения:

• Dear Sirs,                  Уважаемые господа (строго официально)
• Dear Sir,                    Уважаемый господин (строго официально)
• Dear Mr. Black,           Уважаемый господин Блек (менее официально)
• Dear Madam,            Уважаемая госпожа (строго официально)
• Dear Mrs. Green,         Уважаемая миссис Грин (менее официально)
• Dear Miss White,        Уважаемая мисс Уайт (менее официально)

Когда отправитель письма желает, чтобы письмо было прочитано определённым лицом в организации получателя, то перед вступительным обращением или под ним ставится следующая  надпись:

Attention: Mr. T. Black / Attention of Mr. Black

Распространенные заключительные формулы:

• Yours faithfully}
• Faithfully yours} -     С уважением ( строго официально)
• Yours truly}
• Yours sincerely}   -    Искренне Ваш (менее официально)
• Yours}

 

 

 

Подпись

Подпись в деловых письмах на английском языке помешается на правой стороне бланка под заключительной формулой. На первой строчке под заключительной формулой ставится название организации, напечатанное на компьютере. Под названием, на той же строке следует напечатанное название должности лица, подписавшего письмо. Часто фамилия подписавшего письмо напечатана под рукописной подписью.

Указание на приложение в деловых письмах на английском языке

Деловые письма на английском языке  могут содержать приложения. Если к письму приложены какие-нибудь материалы, то в левом углу письма ниже подписи пишется слово Enclosure «приложение». Если письмо содержит два и более приложений, то указывается их число.

Стандартные выражения делового присьма

Существуют стандартные выражения, часто употребляемые в деловой  переписке на англиском языке, использование которых придаст вежливый и официальный тон вашему посланию.

1. Обращение

Dear Sirs, Dear Sir or Madam (если вам не известно имя адресата)

Dear Mr, Mrs, Miss or Ms  (если вам известно имя адресата; в том случае когда вы не знаете семейное положение женщины следует писать Ms, грубой ошибкой является использование фразы “Mrs or Miss”)

Dear Frank,  (В обращении к знакомому человеку)

 2. Вступление, предыдущее общение.

Thank you for your e-mail of (date)… Спасибо за ваше письмо от (числа)

Further to your last e-mail… Отвечая на ваше письмо…

I apologise for not getting in contact with you before now… Я прошу прощения, что до сих пор не написал вам…

Thank you for your letter of the 5th of March.  Спасибо за ваше письмо от 5 Марта

With reference to your letter of 23rd March Относительно вашего письма от 23 Марта

With reference to your advertisement in «The Times» Относительно вашей рекламы в Таймс

 3. Указание причин написания письма

I am writing to enquire about Я пишу вам, чтобы узнать…

I am writing to apologise for Я пишу вам, чтобы извиниться за…

I am writing to confirm Я пишу вам, что бы подтвердить…

I am writing in connection with Я пишу вам в связи с …

We would like to point out that… Мы хотели бы обратить ваше внимание на ...

4. Просьба

Could you possibly… Не могли бы вы…

I would be grateful if you could … Я был бы признателен вам, если бы вы ...

I would like to receive Я бы хотел получить……

Please could you send me… Не могли бы вы выслать мне…

 5. Соглашение с условиями.

I would be delighted to … Я был бы рад ...

I would be happy to Я был бы счастлив…

I would be glad to Я был бы рад…

 6. Сообщение плохих новостей

Unfortunately … К сожалению…

I am afraid that … Боюсь, что…

I am sorry to inform you that Мне тяжело сообщать вам, но …

We regret to inform you that… К сожалению, мы вынуждены сообщить вам о…

7. Приложение к письму  дополнительных материалов

We are pleased to enclose ... Мы с удовольствием вкладываем…

Attached you will find ... В прикрепленном файле вы найдете...

We enclose ... Мы прилагаем…

Please find attached (for e-mails) Вы найдете прикрепленный файл…

8. Высказывание благодарности за  проявленный интерес.

Thank you for your letter of Спасибо за ваше письмо

Thank you for enquiring  Спасибо за проявленный интерес…

We would like to thank you for your letter of ... Мы хотели бы поблагодарить вас за…

 9. Переход к другой теме.

We would also like to inform you ... Мы так же хотели бы сообщить вам о…

Regarding your question about ... Относительно вашего вопроса о…

In answer to your question (enquiry) about ... В ответ на ваш вопрос о…

I also wonder if… Меня также интересует…

10. Дополнительные вопросы.

I am a little unsure about… Я немного не уверен в …

I do not fully understand what… Я не до конца понял…

Could you possibly explain… Не могли бы вы объяснить…

11. Передача информации

I’m writing to let you know that… Я пишу, чтобы сообщить о …

We are able to confirm to you… Мы можем подтвердить …

I am delighted to tell you that… Мы с удовольствие сообщаем о …

We regret to inform you that… К сожалению, мы вынуждены сообщить вам о…

12. Предложение своей  помощи

Would you like me to…? Могу ли я (сделать)…?

If you wish, I would be happy to… Если хотите, я с радостью…

Let me know whether you would like me to…Сообщите, если вам понадобится моя помощь.             

 13. Напоминание о намеченной встрече или ожидание ответа

I look forward to ... Я с нетерпением жду,

hearing from you soon когда смогу снова услышать вас

meeting you next Tuesday встречи с вами в следующий Вторник

seeing you next Thursday встречи с вами в Четверг

14. Подпись 

Kind regards, С уважением…

Yours faithfully, Искренне Ваш, (если имя человека Вам не известно)

Yours sincerely, (если имя Вам известно)

 

Образец делового письма на английском:

 

Mr Nikolay Roshin

ABC-company

Office 2002, Entrance 1B

Tverskaya Street

Moscow

RUSSIA                                       20 June 2004

 

 

 

 

Dear Nikolay,

 

I'm writing to you in regard of your enquiry. Please find enclosed our information pack which contains our brochures and general details on our schools and summer centers.

In England we have two schools, Brighton and Bath, both beautiful locations which I am sure you and your students will like. Our schools are located in attractive premises in convenient, central positions. Brighton is a clean and safe town with a beautiful bay and countryside nearby. Bath is one of the most famous historic cities in England, famous for its Georgian architecture and Roman Baths. 

Accommodation is provided in host families chosen for the ability to provide comfortable homes, a friendly welcome and a suitable environment, in which students can practice English and enjoy their stay. We have full-time Activities Organizers responsible for sports, cultural activities and weekly excursions.

Please complete and return the enclosed registration form in order to receive more brochures and other promotional materials.

I look forward to hearing from you and later hope to welcome your students to our schools and summer centers.

 

Yours sincerely,

 

Tomas Green

Managing Director

 

II. Основные правила составления резюме на английском языке

Составление удачного резюме на английском языке часто  является одной из самых сложных  задач при поиске работы за границей или в западной компании. Резюме должно отвечать всем необходимым требованиям, но при этом выгодно отличать вас от других претендентов на данную должность. Вам придется подвести итог своему жизненному опыту на 1-2 страницах, осветив при этом свои наиболее выдающиеся достижения. Обычно, работодатель не читает полностью каждое резюме, поэтому необходимо сразу заинтересовать его самой важной информацией.

Цель написания  резюме - получить конкретную должность  в определенной компании. Поэтому  рассказывать следует о том, что  будет важно на новом месте  работы. Пропускайте то, что не представляет большого значения.

В США резюме принято называть Resume, в Европе - CV (Curriculum Vitae).

Стандартная форма резюме европейского уровня включает в себя 6 основных частей:

• Личная информация (Personal Information)
• Цель (Objective)
• Опыт работы (Work Experience)
• Образование (Education)
• Специальные навыки (Additional Skills)
• Рекомендации (References)

Персональная информация (Personal Information)

1. Резюме следует начать с личной информации (Personal Information).

В этом пункте указывается имя, фамилия, адрес, телефон (вместе с кодом страны и города), электронная почта. В британском образце резюме на английском языке указывается и дата рождения (число, месяц, год).