Автор: Пользователь скрыл имя, 27 Марта 2012 в 14:57, практическая работа
Для открытия филиала фирмы в одном из крупных населенных пунктов с развитой промышленной структурой, социально-бытовыми и другой инфраструктурой, деятельности которого охватывает оргтехнику, канцелярию, бытовую технику нужен квалифицированный персонал.
1.6. Секретарь-референт руководствуется в своей деятельности:
- законодательными актами РФ;
- Уставом компании, Правилами внутреннего трудового распорядка, другими нормативными актами компании;
- приказами и распоряжениями руководства;
- настоящей должностной инструкцией.
II. Функциональные обязанности
На секретаря-референта возлагаются следующие функции:
1.1. Организационное и документационное обеспечение управленческой деятельности организации.
1.2. Координация работы офиса.
1.3. Осуществление методического руководства и контроля за ведением делопроизводства в структурных подразделениях организации.
1.4. Оперативно-организационное обслуживание деятельности организации.
1.5. Подготовка, оформление документации по личному составу, ее учет и хранение.
1.6. Документальное оформление ряда финансово-хозяйственных операций.
III. Должностные обязанности
1.1. Осуществлять подготовку необходимых документов, обеспечивать финансово-хозяйственную деятельность предприятия.
1.2. Обеспечивать прием, учет, регистрацию, контроль исполнения документов, информационно-справочное обслуживание и хранение документной информации.
1.3. Контролировать качество подготовки, правильность составления, согласования, утверждения документов, представляемых на подпись руководству предприятия.
1.4. Осуществлять контроль исполнения документов и поручений руководства, принимать оперативные меры, направленные на своевременное и качественное их исполнение.
1.5. Осуществлять организацию подготовки, принятия решения и доведения их до непосредственных исполнителей. Проводить анализ справок и докладов, предоставляемых руководству, давать по ним компетентные заключения.
1.6. Обеспечивать выполнение машинописных и копировально-множительных работ.
IV. Права
Секрктарь-референт имеет право:
1.1. Запрашивать от функциональных служб необходимые материалы, а также объяснения о причинах задержки выполнения заданий и поручений руководства.
1.2. Рассматривать документы и направлять их на исполнение руководителям и специалистам предприятия.
1.3. Требовать от исполнителей доработки документов, подготовленных с нарушением установленных правил их составления и оформления, международных правил оформления документов .
1.4. Визировать документы управленческой деятельности в рамках своей компетенции..
1.5. Требовать от руководства создания нормальных условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности всех документов, образующихся в деятельности предприятия.
V. Ответственность
Секрктарь-референт несет ответственность за:
1.1. Качество документов, предоставляемых на подпись руководству
1.2. Небрежное, халатное отношение к регистрации и ведению документов.
1.3. Нечеткое и несвоевременное выполнение должностных обязанностей, предусмотренных настоящей инструкцией.