Виды делового общения

Существуют определенные общие правила, которых целесообразно  придерживаться при ведении бесед  в деловой и неформальной обстановке. Среди них можно выделить следующие  наиболее важные. Говорить нужно так, чтобы каждый участник беседы имел возможность легко вступить в разговор и высказать свое мнение.

Недопустимо нападать с горячностью и нетерпением  на чужую точку зрения.

Высказывая свое мнение, нельзя отстаивать его, горячась и повышая голос: спокойствие и твердость в интонациях действуют более убедительно. Изящество в разговоре достигается через ясность, точность и сжатость высказываемых доводов и соображений. Во время беседы необходимо сохранять самообладание, хорошее расположение духа и благожелательность. Серьезная полемика, даже при уверенности в своей правоте, негативно сказывается на взаимополезных контактах и деловых отношениях. Необходимо помнить, что за спором идет ссора, за ссорой - вражда, за враждой - проигрыш обеих противостоящих сторон. Ни при каких обстоятельствах нельзя перебивать говорящего. Лишь в крайних случаях можно сделать замечание со всевозможными формами вежливости. Воспитанный человек, прервав беседу, когда в комнату вошел новый посетитель, не продолжит разговор, прежде чем не ознакомит вкратце пришедшего с тем, что было сказано до его прихода. Недопустимо в беседах злословить или поддерживать злословие в адрес отсутствующих. Нельзя вступать в обсуждение вопросов, о которых нет достаточно ясного представления. Упоминая в беседе третьих лиц, необходимо называть их по имени-отчеству, а не по фамилии. Женщина никогда не должна называть мужчин по фамилии.

Необходимо строго следить за тем, чтобы не допускать  бестактных высказываний (критика религиозных  воззрений, национальных особенностей и т.п.).

Считается неучтивым  заставлять собеседника повторять  сказанное под тем предлогом, что вы не расслышали каких-то деталей. Если другой человек заговорит одновременно с вами, предоставьте право сначала  высказаться ему.

И последнее, образованного  и воспитанного человека узнают по скромности. Он избегает хвастать своими знаниями и знакомствами с людьми, занимающими высокое положение. 

3.4. Групповые формы делового общения. Деловые совещания. 

Наряду с диалоговым общением, существуют различные формы  группового обсуждения деловых (служебных) вопросов. Наиболее распространенными формами являются совещания и собрания. Теория менеджмента предлагает такую наиболее общую классификацию собраний и совещаний по их назначению.

Информативное собеседование. Каждый участник кратко докладывает о положении дел начальнику, что позволяет избежать подачи письменных отчетов и дает возможность каждому участнику получить представление о состоянии дел в учреждении.

Совещание с  целью принятия решения. Координация  мнений участников, представляющих разные отделы, подразделения организации, для принятия решения по конкретной проблеме. Творческое совещание. Использование новых идей, разработка перспективных направлений деятельности. Существует и ряд других классификаций совещаний, в том числе по сфере применения: в науке - конференции, семинары, симпозиумы, заседания ученых советов; в политике - съезды партий, пленумы, митинги. По тематике различают совещания технические, кадровые, административные, финансовые и т.д.

Исходя из этико-организационных подходов, американские исследователи выделяют совещания диктаторские, автократические, сегрегативные, дискуссионные и свободные.

На диктаторском совещании руководитель обычно сообщает присутствующим свое решение по определенным вопросам или знакомит с позицией или распоряжением вышестоящей организации. Дискуссии не проводятся. Участники только задают вопросы.

Автократическое совещание - разновидность диктаторского. Руководитель задает поочередно вопросы  участникам и выслушивает их ответы. Приглашенные не имеют права высказывать мнения относительно позиций других участников.

Сегрегативное совещание (сегрегация - лат. отделение, удаление) состоит из доклада руководителя или назначенного им лица. Участники  выступают в прениях по указанию (выбору) председательствующего. Демократический характер имеет дискуссионное совещание. Происходит свободный обмен мнениями, после которого решение принимается общим голосованием с последующим утверждением руководителем или принимается руководителем без голосования, с учетом высказанных мнений и предложений. Свободные заседания проводятся без четко сформулированной повестки дня.

            К совещаниям предъявляется ряд этических требований, регулирующих взаимоотношения как между начальниками и подчиненными, так и между его участниками. Так, этически оправданным со стороны начальника будет приглашение участников на совещание, на котором планируется рассмотрение важного вопроса, не по телефону через секретаршу, а письменно или в личном общении. Уважение к аудитории проявляется в создании хотя бы минимума комфорта (подбор помещения в соответствии с количеством участников, необходимое освещение, проветриваемость помещения, обеспечение возможности записать необходимую информацию и т.д.). Основной элемент собрания или совещания - дискуссия по решаемым вопросам, главная цель которой - поиск истины. Дискуссия эффективна только в том случае, если она проводится с соблюдением этически ориентированных норм поведения людей в процессе делового общения. Так, И. Браим отмечает, что: - в дискуссии необходимо уважительное отношение к чужому мнению, даже если оно на первый взгляд кажется абсурдным. Для того, чтобы понять чужое мнение, в первую очередь, необходимо набраться терпения, мобилизовать внимание и

выслушать его; - необходимо придерживаться одного предмета спора. Не допускать ситуации, выраженной в поговорке: "Один про Фому, другой про

Ерему"; - нельзя превращать дискуссию в конфликт. В споре нужно искать точки  сближения мнений и суждений, стремиться к поиску общих решений. Это не означает отказа от своего мнения при уверенности в своей правоте, однако, подвергать сомнению правоту своей позиции полезно; - в любой самой острой дискуссии нельзя использовать бранные слова и безапелляционные заявления (это неверно, это ерунда, глупости говорите и т.д.), а ирония и сарказм, хотя и допускаются, но должны употребляться, не оскорбляя и не унижая оппонентов; - главное оружие в дискуссии - факты и их добросовестная интерпретация;- признавайте свою неправоту; - проявляйте благородство: если оппоненты потерпели поражение в дискуссии, дайте им возможность спасти свою репутацию, не злорадствуйте по поводу их поражения. 

3.5.Два стиля проведения деловых совещаний . 

   Ведущий  совещания обычно  выбирает  один  из  двух  основных  стилей  его

ведения: дипломатический или авторитарный.

Дипломатический  стиль  предполагает   учет   мнений   всех   участников

совещания, а  также то, как различные идеи согласуются  между собой. При этом неизбежны  компромиссы.

При   авторитарном   стиле   руководства  некоторые   участники   стремятся

«протащить» свои проекты, действуют напористо. При  таком  ведении  совещания руководитель   уверенно   держит   бразды   правления,   подает    множество предложений, сообщает новую информацию, формирует свое  мнение  категорично, не допуская возражений.

Авторитарное  ведение  совещание  допустимо,  если  по  каким-либо  причинам нельзя обратиться к помощи  партнеров.  Это  возможно  в  том  случае,  если необходимо как можно быстрее принять решение.

    Психологи утверждают,  что  оба  стиля  поведения  –  дипломатический  и

авторитарный  –  могут  приводить  к  успеху.  Однако  авторитарное  ведение

совещания следует  отнести к нежелательным исключениям, особенно если  с  его участниками  придется  работать  и  дальше.  Поэтому  есть  смысл   подробно рассмотреть  лишь  дипломатический  стиль  ведения  делового  совещания  как наиболее  предпочтительный  в  условиях,   когда   административно-командная система осталась в прошлом. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Заключение

Исходя из всего  вышесказанного мы можем сделать  вывод, что овладение навыками делового общения является необходимым для  будущих деловых людей: менеджеров, экономистов и других. Это не просто, как кажется, но и не сложно. Эти  навыки в будущем могут сыграть важную роль при заключении сделки или подписании контракта. Поэтому я считаю, что нам всем еще предстоит многому научиться, чтобы в будущем не теряться в нашей профессиональной деятельности. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

СПИСОК  ЛИТЕРАТУРЫ 

1. Волгин Б.  Деловые совещания. - М., 1991.

2. Проведение  деловых бесед и переговоров.  Как добиться своей цели. - Воронеж, 1991.

3. Дебольский  М. Психология делового общения. - М., 1992.

4. Карнеги Д.  Как завоевывать друзей и оказывать  влияние на людей. - Киев, 1989.

5. Першин Г.В., Альбов А.С., Левтов В.Е. Телефонный  разговор с иностранным партнером.  П Справочное пособие для успешного  делового общения. - С. -Петербург, 1996.

6. Сухарев В.А.  Быть деловым человеком. - Симферополь, 1996.

7. Честара Дж. Деловой этикет. - М., 1997.

8. Ягер Д. Деловой  этикет: как выжить и преуспеть  в мире бизнеса. - М., 1994

9. Браим И.Н.  Этика делового общения. - Минск, 1996.

10. И.С.Дараховский, Т.В.Прехул  “ Бизнес и менеджер” , Москва, 1992г.

11. Фишер Р., Эртель Д. “Подготовка к переговорам” ,Москва, Филинъ, 1996г.

12. Нарушак В.Б., Степанова Л.А. Психология внутрифирменного менеджмента :Практическое руководство для менеджеров по персоналу.- М. : Советский

спорт, 1998.

13.Семенов А.К., Маслова Е.Л. Психология и этика менеджмента и бизнеса :

Учебное пособие.- 2-е изд.-М.: Информационно-внедренческий  центр

«Маркетинг», 2000.

14. Психология и этика делового общения : Учебник для ВУЗов / Под ред. проф.В.Н. Лавриненко .- 3-е. изд., перераб. и доп.- М.: ЮНИТИ-ДАНА,2000.

15. Основы менеджмента : Учебное пособие .-М.: ИВЦ «Маркетинг»,2000 г.

16.Секреты умелого руководителя / Сост. И.В.Липсиц.-М.:Экономика, 1991 г.