Ведение деловой беседы

   На  данном этапе важно привлечь внимание, установить контакт с собеседником, пробудить в нем интерес к  теме разговора.

   Не  следует проявлять излишнюю почтительность, демонстрировать свое преимущество, использовать фамильярный тон. Не желательно обращаться к собеседнику на «ты», уместно называть его по имени и отчеству.

   Особенности человеческой психики таковы, что  серьезные деловые вопросы решаются легче после создания атмосферы  благожелательности и доверительности, к чему должны быть приложены соответствующие  усилия. Естественно, начальный этап беседы не должен быть слишком растянут по времени. 

   2.2.2 Информирование

   Настроив  собеседника на разговор, нужно тут  же перейти к предмету встречи  и приступить к изложению сути своего предложения. Следует говорить на понятном языке, учитывая уровень  информированности собеседника. При  этом необходимо наблюдать за реакцией партнера.

     Рассказывая, необходимо периодически  делать паузы, чтобы собеседник  мог задать вопрос. Вопросы надо  выслушивать внимательно, не перебивая.  Если же наблюдается, что собеседник  с непониманием относится к  излагаемой информации, но никаких  вопросов не задает, то важно  уметь задавать вопросы самим, ведь общение наиболее эффективно в форме диалога.

   Вопросы можно разделить на два основных типа: закрытые и открытые.

   Открытые (информационные) вопросы строятся таким образом, чтобы заинтересовать и сгруппировать вокруг себя различные мнения.

   Закрытые  вопросы подразумевают ответы да или нет.

   Существуют  и зеркальные вопросы. Такой вопрос состоит в повторении части высказанного материала, но с вопросительной интонацией. Это дает возможность придать беседе новый смысл, не противореча собеседнику.

   Еще один тип вопросов — эстафетные вопросы. Они динамизируют диалог, опережая высказывания говорящего, но не перебивая его, а, помогая ему точнее сформулировать дальнейшие мысли.

   После ответов собеседника, возможно, придется более доступно повторить сказанное  или переходить к следующему этапу  – аргументации выдвигаемых положений. 

   2.2.3 Аргументация выдвигаемых положений

   Лишь  тогда, когда партнер понял, в чем состоит предложение, можно приступать к его обоснованию, или к аргументации.

   Для обоснования своей точки зрения или опровержения точки зрения оппонента можно использовать различные методы аргументации:

1) фундаментальный - изложение фактов и конкретных сведений;

2) метод противоречия - основан на выявлении противоречий в рассуждениях оппонента;

3) метод извлечения выводов - основан на точной аргументации, которая посредством частных выводов приводит к желаемому итогу;

4) метод сравнения - придает рассуждению яркость, делает его более зримым;

5) метод да... но - используется в том случае, если оппонент акцентирует внимание либо только на преимуществах, либо только на слабых сторонах обсуждаемого варианта решения проблемы. Метод позволяет сначала согласиться с говорящим, а затем возразить, что дает хороший психологический эффект;

6) метод подхвата реплики - предполагает умение применить реплику оппонента в целях усиления собственной аргументации.

   Тактика аргументации продумывается заранее. Но в реальной ситуации ее придется корректировать. Метод аргументации зависит от особенностей собеседника.

   На  данном этапе нужно быть готовым  к нейтрализации возражений. Важно  сохранить благожелательность и  спокойствие, если собеседник, возражая, перейдет на повышенный тон. Ведь возражение – это проявление заинтересованности.

   Главные мысли партнера и его возражения рекомендуется записывать, это оказывает  успокоительное действие: собеседник начинает говорить более спокойно и  взвешенно. К тому же ведение записей  позволит понять, с чем он не согласен.

   При нейтрализации возражений рекомендуется такой тактический ход: не задерживаться на возражении, которое трудно опровергнуть, рассмотреть другие, а потом вернуться к этому. Здесь важно переубедить собеседника и только потом можно переходить к следующему этапу – принятию решения. 

   2.2.4. Принятие решения

   Достижение  договоренности рекомендуется делать с помощью цепочки вопросов. Эти  вопросы нужно формулировать  так, чтобы они давали возможность  развернутого ответа (открытые вопросы), настраивали на сотрудничество. Например, вместо «Вы согласны с моими условиями?» лучше спросить: «На каких условиях вы согласны?» или «Как скоро это возможно?» На этом этапе беседы особенно важно проявить хладнокровие и выдержку. Необходимо подвести итог всему сказанному, отметив те преимущества, которые получит партнер, если он воспользуется предложением, и что он упустит, отказавшись от него.

   Зафиксировать договоренность можно, как в письменной, так и в устной форме. Главное, чтобы она прозвучала не только и ваших уст. Тогда партнер будет чувствовать больше ответственности за выполнение совместной договоренности. 

2.2.5. Завершение беседы

   Если  достичь договоренности беседы не удалось, необходимо, сохраняя самообладание, довести беседу до конца, то есть красиво выйти из контакта. Если договоренность достигнута, не следует злоупотреблять расположением и временем партнера.

   Этап  выхода из беседы, так же, как и  начальный этап, не должен быть очень  длительным. Он должен способствовать сохранению делового настроя участников и указывать в корректной форме  на то, что все возможные результаты беседы достигнуты и лимит ее времени  исчерпан. 

3. Анализ  итогов беседы

   Результаты  деловой встречи полезно проанализировать. Анализируя разговор, не стоит корить себя за возможные упущения, лучше подумать, как действовать дальше. Встреча считается не напрасной, если она оставила возможность для продолжения контакта.

   В процессе делового разговора проявляется  знание проблемы и умение общаться. Поэтому каждая деловая встреча поднимает еще на одну ступеньку к овладению культурой делового общения.  
 
 
 
 
 
 
 

   Заключение

   Общение с людьми — это наука и искусство. Здесь важны и природные способности, и образование. Тот, кто хочет достичь успеха во взаимодействии с другими людьми, должен учиться этому.

   Особое  значение в процессе деловой беседы принадлежит речи. Речь способна точно беспристрастно фиксировать интеллектуальные соображения человека, служить средством передачи однозначно трактуемых сообщений. Поэтому речь успешно используется для закрепления и передачи разного рода научных идей, а также координации совместной деятельности, для осмысления душевных переживаний человека, его взаимоотношений с людьми.

   Ошибки  в словах и выражениях, даже самые  мелкие приводят к моментальному акцентированию на них внимания собеседника, и, как следствие, утере нити разговора. Точные, яркие, образные выражения, наоборот, заставляют заинтересовавшегося собеседника глубже вникнуть в суть беседы, дополнительно самостоятельно, осмыслить аспект, выделенный в разговоре. Поэтому здесь надо быть внимательным: не стоит выделять второстепенную информацию оригинальным высказыванием. В этом случае собеседник может неправильно понять основную цель.

   В практике делового общения всегда возникают какие-то стандартные ситуации, которых невозможно избежать. Однако зная технику ведения деловых бесед и соблюдая правила этикета, можно рассчитывать на успешное деловое общение. 

   СПИСОК  ЛИТЕРАТУРЫ 

1. Баева О.А. Ораторское искусство и деловое  общение. Учебное пособие. Москва 2001
2. Ботавина Р.Н. Этика деловых отношений. Москва. Финансы и статистика. 2002
3. Булыгина А. Этика делового общения. Новосибирск 1995
4. Введенская Л.А. Культура речи. Ростов –Д: Феникс, 2001
5. Зельдович Б.З. Деловое общение. Учебное пособие. Москва 2007
6. Инджиев А.А. Язык делового общения: легко и грамотно- Ростов н/Д; Феникс 2007
7. Кибанов А.Я., Захаров Д.К., Коновалова В.Г. Этика деловых отношений. Учебник. Под ред. А.Я. Кибанова. ИНФРА-М 2002
8. Кузин Ф.А. Культура делового общения: Практическое пособие -М.: 2000
9. Рева В.Е. Деловое общение. Учебное пособие на электронном носителе. Пенза 2003
10. Психология и этика делового общения. Под редакцией профессора Лавриненко В.Н. Учебник для вузов. М.: ЮНИТИ-ДАТА, 2005