Ведение деловой беседы

 

СОДЕРЖАНИЕ 

Введение

1. Понятие и функции деловой беседы
2. Этапы деловой беседы
1. Подготовка к проведению деловой беседы

1. Начало беседы
2. Информирование
3. Аргументирование выдвигаемых положений
4. Принятие решения
5. Завершение беседы

     3.Анализ итогов беседы

     Заключение

     Список  литературы 

 

     ВВЕДЕНИЕ 

     Деловое общение  – сложный многоплановый процесс установления и развития контактов между людьми, порождаемый потребностями совместной деятельности и включающий в себя обмен информацией, выработку единой стратегии взаимодействия, восприятие и понимание другого человека.

     В политической, предпринимательской, коммерческой и иных сферах деятельности важную роль играют деловые беседы и переговоры. От умелого ведения таких бесед часто зависит коммерческий успех предприятия.

     В последнее время, в связи с переходом отечественной  экономики на рыночные отношения, уделяется  большое внимание умению вести деловой разговор. Причина такого внимания связана с экономическим ущербом, который наносит организации некомпетентность руководителей в данном вопросе. Отсутствие навыков делового общения не раз ставило в трудное положение даже того, кто в своей области считается профессионалом.

     Учитывая значимость данной проблемы, изучением этики и психологии переговорных процессов занимаются не только отдельные исследователи, но и специальные центры, а методика ведения делового общения включается в программы подготовки специалистов различных профилей. 

     Одной из основных форм делового общения является деловая беседа.

     Под деловой беседой  понимают осмысленное стремление одного человека или группы людей посредством  слова вызвать у другого человека или группы людей желание к  действию, которое изменит хотя бы одну из сторон какой-либо ситуации или  установит новые отношения между  участниками беседы.

     В отличии от деловых переговоров, беседы предполагают только обмен взглядами, точками зрения, мнениями. Например, в ходе беседы стороны могут договориться о сотрудничестве и наметить последующие шаги.

     Путем соблюдения этических  принципов деловой беседы, можно упрочить хорошее впечатление, сложившееся на предварительных стадиях делового общения или же улучшить неблагоприятное мнение о себе и загладить промахи, произошедшие на ранних этапах переговоров. Все это, в конечном счете, будет способствовать достижению успеха. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

1. Понятие и функции деловой беседы.

 

Понятие «Деловая беседа» довольно широкое:

-  это деловой разговор заинтересованных  лиц,

- устный контакт между партнерами, связанными деловыми отношениями,

- форма установления деловых отношений, разрешения деловых проблем или выработки конструктивного подхода к их решению,

- форма убеждения партнера принять конкретные предложения,

- способ решения конфликта или спорной ситуации и т.д.

   Одна из главных задач деловой беседы — убедить партнера принять конкретные предложения.

   Деловой разговор как особая разновидность устной речи имеет свою лексико-грамматическую и стилистическую специфику. К нему предъявляются требования соблюдать правильность, точность, краткость и доступность речи, а также правила служебного речевого этикета.

   Деловой разговор отличается от всякого другого, прежде всего своей логичностью.

   Важнейшими  функциями деловой беседы являются:

- взаимное общение сотрудников  из одной деловой сферы;

- совместный поиск, выдвижение  и оперативная разработка рабочих идей и замыслов

- поддержание деловых контактов;

- контроль и координирование уже  начатых деловых мероприятий

-стимулирование  деловой активности

Состоит деловая беседа из нескольких этапов. 

2. ОСНОВНЫЕ  ЭТАПЫ ДЕЛОВОЙ  БЕСЕДЫ

 

2.1 Подготовка к проведению  деловой беседы

      При проведении деловой  беседы важнейшую роль играют сопутствующие  факторы, не учитывая которые можно  заведомо обеспечить провал деловых  переговоров. Прежде всего, необходимо произвести подготовку к деловой  беседе.

   Практика  показывает, что из 10 бесед, которые  подготовлены заранее, 7 проходят успешно, а из 10 неподготовленных – только 3. Получив отказ, труднее добиться положительного решения, чем при  первой встрече.

   В процессе подготовки переговоров и бесед необходимо избегать двух крайностей.

Первая - не готовиться к переговорам вообще, полагаться на импровизацию, поиск решения в процессе переговоров.

Вторая состоит в пунктуальном продумывании всех этапов будущей встречи, учете мельчайших деталей, вплоть до ремарок и пауз.

   Обе крайности ущербны. В первом случае инициатива может полностью перейти к партнеру. Переговоры без подготовки могут у вашего партнера зародить мысль о вашей некомпетентности в обсуждаемом вопросе. Излишняя детализация может сковывать одного из участников переговоров, малейшее отступление от ранее намеченной схемы будет приводить к растерянности и неуверенности. Более целесообразно выявить основные, ключевые моменты встречи, определить линии поведения.

   При определении цели беседы формируется  ее общая тактика, устанавливается  степень жесткости собственной  позиции, вероятность компромиссных решений, допустимости углубленных оценок и т.п.

   Общая подготовка к беседе предполагает доскональное изучение вопроса. Вести разговор можно только о том деле, о котором вы хорошо осведомлены. Поэтому необходимо заблаговременно осуществить поиск и систематизацию необходимых документов, исходных данных соответствующих предмету беседы. Впоследствии эти документы понадобятся в процессе беседы для введения собеседника в курс дела и успешной аргументации. Документы придают вес словам.

   Информационная  подготовка обеспечивает четкое, бесперебойное  прохождение беседы, позволяет участникам не упускать ее общего стержня, а также  создает дополнительные элементы в  обосновании суждений и в содержании аргументации по поводу собственной  позиции.

   Успех во многом зависит от того, как подать предложение, а выбор формы подачи определяется особенностями тех к кому оно обращено. Будет не лишним выяснить компетентность партнера, особенности его характера, жизненные установки и принципы, его потребности, а также предполагаемую позицию относительно планируемой беседы.

   Стоит учесть, что формирование состава участников беседы имеет существенное значение для ее хода, как в позитивном, так и в негативном плане. Этика деловой беседы предполагает участие в ней тех лиц, состав которых был оговорен заранее. В противном случае в деловую беседу внесутся нежелательные элементы, отклонение от намеченного хода.

   Немаловажным  моментом при подготовке к беседе являются условия и место ее проведения. Их следует подбирать таким образом, чтобы участники не отвлекались  на какие-либо внешние факторы, мешающие нормальному ходу беседы.

   Следует заранее отработать формулировки тех  понятий и основных суждений, которые  затрагивают предмет разговора, а также попробовать предположить, какие уточняющие вопросы может  задать оппонент и подготовить исчерпывающие ответы.

   Необходимо  правильно и корректно договорится  о встрече, позаботится о соответствующем  внешнем виде, встретиться и после переходить непосредственно к самой беседе. 
 
 
 

2. Деловая беседа

2.2.1. Начало беседы

   Приветливая улыбка и прямой взгляд, в большинстве  случаев, способствует мгновенному  установлению контакта.

   Особую  роль играет первая фраза беседы, это своеобразный  мостик между собеседниками. Первая фраза создает внутренне отношение собеседников друг к другу. На умение начать разговор влияет зоркость в общении. Зоркость в общении проявляется в том, чтобы быстро оценить психологическое состояние партнера, расположенность к общению, готовность к немедленному началу деловой беседы. Исходя из этого практикой выработано несколько методов в начале беседы:

1) метод снятия напряженности:

- несколько высказанных теплых  слов

- шутка, которая вызовет улыбку  у присутствующих

2) метод «зацепки» - краткое изложение ситуации или проблемы, увязав ее с содержанием беседы

В качестве «зацепки» используют:

- какое-то небольшое событие

- сравнение

- личное впечатление

- анекдотический случай

- необычный вопрос

3) метод прямого подхода – непосредственный переход к делу без какого то ни было вступления.