Правила подготовки к служебным совещаниям и собеседованиям

    При подготовке к дискуссии следует  составить хотя бы самый общий  план борьбы за истину, подобрать наиболее весомые аргументы. Особенно впечатляют точные цифровые данные, которые невозможно опровергнуть.

    Одним из самых сложных и важных вопросов в подготовке совещания является планирование собственного выступления  руководителя. Делая наброски сообщения, необходимо помнить, что при нормальном темпе речи за две минуты можно  пересказать не более одной страницы машинописного текста. Очень осторожно  необходимо использовать цифровую информацию. Как правило, хорошо воспринимается и анализируется не более 20 цифр за 40 минут выступления. Лучше преподносить цифровую информацию в письменном виде: в таблицах и графиках.

    От  оратора требуется, чтобы суть дела излагалась по памяти или с частичной  опорой на текст, а не читалась. Усвоение при свободном изложении достигает 95%, а при чтении всего 35%. Выступающий  должен исключить излишнюю растянутость или чрезмерную поспешность речи, контролируя ее ритм. Приемлемым считается  темп 240 слогов в минуту. Особое внимание поэтому необходимо уделять паузам. Они в речи занимают 10-20%. По своему назначению паузы бывают разных видов и продолжительности. Так, существуют эмоциональные паузы, необходимые выступающему, когда он сильно взволнован, для того, чтобы успокоиться, дырявые - если не знает, что сказать, люфтпаузы - для выдоха и вдоха, драматические - подчеркнуть молчанием трагичность положения, грамматические - делаются на знаках препинания, мобилизационные - придают вес сообщению, педагогические - для лучшего усвоения материала.

    Большое значение при проведении делового совещания  играет тон разговора. Психологические  исследования показывают, что люди часто ориентируются не на содержание высказывания, а на тон выступающего. Эмоциональное возбуждение оратора  передается и слушателям.

    Большое значение имеет и правильность самого изложения материала. Грамотность, логичность, эмоциональная окраска - все это обязательное условие  любого служебного контакта. Нужно следить за правильным употреблением слов, их произношением, ударением (договор, эксперт, обеспечение, одновременно, созвонимся, валовой, оптовый и др.). Не рекомендуется использовать обороты, содержащие лишние слова: "абсолютно новый" вместо "новый", "предварительное планирование" вместо "планирование", "сотрудничать вместе" вместо "сотрудничать", "каждый в отдельности" вместо "каждый" и т.п. Большую осторожность необходимо соблюдать при употреблении иностранных слов. Неправильное или параллельное употребление иноязычной лексики ведет, как правило, к ненужным повторениям.

    Часто в процессе проведения совещания  возникают сложности в постановке вопросов, поддержании в нужном русле  разговора. Какие же бывают вопросы?

    Закрытыми называются вопросы, ответ на которые "да" или "нет". Они используются при необходимости получения  четкой и точной информации, нацелены на принятие решения, установления фактической  основы проблемы и реальных возможностей, достижения согласия.

    Открытыми вопросами называются вопросы "Кто?", "Что?", "Как?", "Сколько?", "Почему?" и т.д. Они служат для вывода человека из замкнутости, побуждают выдавать новые идеи и предложения, служат для стимуляции монолога со стороны собеседника.

    "Могу  ли я считать приведенные вами  факты случайными или это закономерное  явление?". Вопросы такого типа  носят название риторических. Они служат для указания нерешенной проблеме и для сосредоточения внимания на нужном аспекте.

    Для выявления новых проблем, уязвимых пунктов в позиции собеседника, а также для удержания хода беседы в жестких рамках уже достигнутых  результатов переговоров служат переломные вопросы. ("Как вы считаете, не находимся ли мы с вами на ложном пути? Может быть нам более тщательно обдумать вариант использования.?").

    Часто используются на совещаниях и аналитические  вопросы типа: "Правильно ли я  понял ваше предложение?" и т.п. Они эффективны при создании атмосферы  взаимопонимания и для достижения промежуточного результата.

    Завершающий этап организации и проведения совещания - это принятие решения и согласования условий его реализации. Решения  на совещании принимается всеми  вместе и каждым в отдельности. От того, насколько участнику совещания  удалось включить свои идеи и комментарии  в общее решение, зависит его  эффективность. В формулировке решения  объясняется: кем и в какие  сроки должно быть выполнен определенный объем работ. Определяется, в какой форме будут подведены итоги (рассылка протокола или его части (выписки из протокола), принимается решение о широте информирования (весь коллектив или его часть). Принятие решения складывается из пяти этапов: а) установление контактов; б) определение проблемы; в) определение целей; г) изложение мыслей; д) готовность к действию.

    Решения могут приниматься двумя путями:

    1 специально избранная комиссия  по подготовке решения заранее  составляет его проект. Проект  зачитывается. Участники совещания  вносят свои коррективы и принимают  его по результатам голосования;

    2 председатель собрания подводит  итоги обсуждения и формулирует  решение. После принятия решения  определяется лицо (группа лиц), которая  осуществляет его выполнение  и контроль за исполнением.

    При принятии решений, на совещаниях менеджеру  можно предложить использовать такие  известные методы, как поток идей, именной групповой прием и  собирательное решение.

    В заключение совещания нельзя забывать определить, кто и что будет  выполнять. Последняя задача - проследить за тем, чтобы все получили протокол результатов собрания.

    Таким образом, недостаточно хорошо подготовленные и плохо проведенные совещания, созываемые по каждому поводу, наносят  большой вред, так как "пожирают"

    дорогостоящее время, отрывая людей от основной работы.

    ПРАВИЛА ПОДГОТОВКИ К СОБЕСЕДОВАНИЮ

    Поиск работы – ситуация сейчас совсем не редкая. И чтобы быть уверенным в эффективности собеседования, то есть в том, что вы прошли его вполне успешно, надо знать определенные правила поведения.

     I. Главное, что вы должны помнить:  собеседование – это встреча  двух равноправных сторон. Вы  пришли не как проситель, а  как профессионал – выяснить, насколько вам подходят предлагаемые  работодателем условия и оплата  труда. Иными словами, вам сделали  деловое предложение, и в процессе  беседы вы решаете, стоит или  не стоит его принимать. 

     II. Собеседование есть самопрезентация, а ни в коем случае не исповедь. Конечно, необходимо придерживаться фактов, но любую информацию можно подать выгодно для себя. Согласитесь, «временно не работаю» звучит лучше, чем «безработный». Если возраст солидный, то: «Мои дети уже выросли, и я могу больше сил отдавать работе» или «Моя нынешняя профессия – это мой зрелый выбор». Если же пока нет опыта работы, скажите об учебе: «Мне интересна эта специальность, и для того, чтобы овладеть ей, я сделал следующее…».

     III. Здороваетесь ли вы, называете  ли свое имя, отвечаете ли  на вопросы – все это нужно  делать с удовольствием! Даже если вам вдруг не нравиться ваше имя или неприятен рекрутер или… да мало ли что еще – вы обязаны настроиться на волну успеха и позитива. Чрезвычайно важно, с каким настроем вы пришли на собеседование, с какой интонацией и выражением лица вы говорите. Итак, третье правило гласит: доброжелательность, уверенность, правдивость.

     IV. Все мы знаем об эффекте  первого впечатления, которое  складывается в первые 7 секунд знакомства. Вы только открыли дверь, вошли в кабинет, а ваш собеседник уже имеет о вас определенное представление. Какое? А вот это полностью зависит от вас.

    Поэтому при подготовке к собеседованию  необходимо:

      а) создать настроение победителя  – «я доволен собой, я доволен  жизнью, у меня есть все, что  мне нужно, я открыт миру  и позитивно воспринимаю любые  его проявления (в том числе  и менеджера по персоналу, с  которым предстоит общаться!)…». Как это сделать? Прежде, чем  войти в кабинет, вспомните  что-то очень хорошее, приятное  для вас и держите мысленно  этот образ во время беседы;

      б) одеться в стиле, принятом  на фирме, для чего полезно  провести предварительную разведку, побольше узнать о возможном работодателе. При этом вам нужно чувствовать себя естественно и комфортно – одежда должна быть удобной и не «только что из магазина». Кстати, по негласному офисному этикету по стоимости ваш туалет должен приближаться к одной месячной зарплате, не превышая ее.

     V. Один из законов этики интервью  гласит: режиссер – тот, кто  пригласил вас на собеседование.  И перехватывание инициативы  здесь недопустимо! 

    Теперь  остановимся на некоторых моментах собеседования более подробно.

     1. Прийти на собеседование желательно  чуть раньше назначенного времени  – будет возможность оценить  обстановку, почитать внутрифирменную  информацию, услышать, как принято  называть директора, как общаются  сотрудники и т.д. 

     2. Подобно тому, как разные режиссеры  снимают кто мелодрамы, кто  комедии, кто эпосы, а кто  триллеры, так и собеседования  бывают различных типов. Тип  собеседования зависит от специфики  предстоящей кандидату работы, а  также от личности самого рекрутера.

      Есть, например, так называемое «стрессовое  интервью» – попытка вывести  человека из равновесия. Оно, как  правило, проводится в случае, если позиция связана с многочисленными  стрессовыми ситуациями. Допустим, вас заставили долго ожидать  в приемной. Учтите, скорее всего,  это не случайность, а проверка  вашего терпения и уровня стрессоустойчивости. Так что «спокойствие, только спокойствие».

     3. С самого начала беседы умейте  слышать вопрос и отвечайте  конкретно. В некоторых фирмах, к примеру, вам могут предложить: «Хотите ли что-нибудь выпить  – чай, кофе?» Тут нужно ответить: «Спасибо, да» или «Спасибо, нет». Если же вопрос звучит: «Вам  чай или кофе?» – надо выбрать.  Имейте в виду, это тоже тест.

     4. Вопросы на собеседовании могут  задаваться любые. Надо быть  к этому готовым и, напоминаю,  всегда говорить доброжелательно  и уверенно!

     5. Существенно не только как,  но и что вы говорите. Рассказывая о себе, используйте активные глаголы: «я умею», «я владею», «я работаю»…

      Речь – это показатель интеллекта: «Кто ясно мыслит, тот ясно  излагает». На собеседовании оценивается  словарный запас претендента,  его интеллектуальный и культурный  уровень. Так что избегайте  «типа» сленга и всяких «как  бы» слов-паразитов. Профессиональный  жаргон уместен лишь как редкие  вкрапления, ненавязчиво показывающие  вашу компетентность.

     6. При последней российской переписи  населения обнаружился интересный  факт: оказывается, замужних женщин  у нас в стране гораздо больше, чем женатых мужчин. А дело  в том, что пары, живущие в  гражданском браке, по-разному  относятся к своему семейному  положению. Женщины думают, что  они замужем, а мужчины считают  себя холостыми. В связи с  этим надо четко себе уяснить,  что на собеседовании на вопрос: «Ваше семейное положение?» –  следует ответить: «Замужем» или  «Женат» только при условии,  что ваш брак официально зарегистрирован. 

     7. Если у вас есть маленькие  дети, обратите внимание на следующий  вариант эффективных ответов  кандидата на вопросы рекрутера на эту тему:

     - Есть ли у вас дети?

     - Да.

     - Сколько? 

     - Двое.

     - Сколько им лет? 

     - Два и пять.

     - Не помешает ли это работе?

     - Я думала над этим вопросом  и решила его. 

     8. Когда речь заходит о вашей  прежней работе и о том, почему  вы ушли, главное правило: о  прошлом, как о покойнике –  только хорошее. Без агрессии, никакого негатива: «Не было возможности  карьерного роста, однако приобрел  полезный опыт, остались хорошие  отношения с коллегами» и т.п.