Понятие и сущность делового общения

 

ПЕРВЫЙ ПРОФЕССИОНАЛЬНЫЙ УНИВЕРСИТЕТ

ПРОФЕССИОНАЛЬНЫЙ ИНСТУТУТ УПРАВЛЕНИЯ 
 
 

                                    Факультет: Менеджмент организации

                                  Специальность: Менеджер организации

                                       Дисциплина: деловое общение

                                               Курс: 4 
 

РЕФЕРАТ

«Понятие и сущность делового общения» 
 
 

     Студент: Попова Е. А.

       Группа: УМТЗ - 31/9 - Авч2

                                                                 Преподаватель:

                                        Оплачено: до 01 марта 2011г. 
 
 
 
 

Москва

2011 год 

     Содержание 

Введение………………………………………………………………………………………….3

1. Понятие и сущность делового общения……………………………………………4
2. Виды делового общения …………………………………………………………….6
3. Деловая беседа ………………………………………………………………………8
4. Групповые формы делового общения ……………………………………………10
5. Деловое общение в процессе переговоров ……………………………………….12

Заключение ……………………………………………………………………………………..16

Список использованной литературы………………………………………………………….17 

 

      Введение 

     Взаимоотношения людей в процессе совместной деятельности, которой каждый человек посвящает значительную часть своей жизни, всегда вызывали особый интерес и внимание со стороны философов, психологов, социологов, а также специалистов-практиков, стремившихся обобщить свой опыт делового общения в той или иной сфере, соотнести его с выработанными человечеством нормами нравственности и сформулировать основные принципы и правила поведения человека в деловой (служебной) обстановке. В последнее время для характеристики всего комплекса вопросов, связанных с поведением людей в деловой обстановке, а также в качестве названия теоретического курса, посвященного их изучению, используется составной термин "этика делового общения".

     Известны "писаные" и "неписаные" нормы поведения в той или иной ситуации официального контакта. Принятый порядок и форма обхождения на службе называется деловым этикетом. Его основная функция - формирование правил, способствующих взаимопониманию людей. Второй по значению является функция удобства, т. е. целесообразность и практичность. Современный отечественный служебный этикет имеет интернациональные признаки, потому что его основы фактически были заложены в 1720 году "Генеральным регламентом" Петра I, в котором были заимствованы зарубежные идеи.

     Деловое общение -- важнейшая сторона морали профессионального поведения предпринимателя. Деловой этикет -- результат длительного отбора правил форм наиболее целесообразного поведения, которое способствовало успеху в деловых отношениях. Культура поведения в деловом общении немыслима без соблюдения правил вербального (словесного» речевого) этикета, связанного с формами и манерами речи, словарным запасом, т.е. со всем стилем речи, принятым в общении данного круга деловых людей.

 

      1. Понятие и сущность делового общения

 

     Деловое общение - это сложный многоплановый процесс развития контактов между людьми в служебной сфере. Его участники выступают в официальных статусах и ориентированы на достижение цели, конкретных задач. Специфической особенностью названного процесса является регламентированность, т. е. подчинение установленным ограничениям, которые определяются национальными и культурными традициями, профессиональными этическими принципами.

     Деловой этикет включает в себя две группы правил:

     - нормы, действующие в сфере общения между равными по статусу, членами одного коллектива (горизонтальные);

     - наставления, определяющие характер контакта руководителя и подчиненного (вертикальные).

     Общим требованием считается приветливое и предупредительное отношение ко всем коллегам по работе, партнерам, независимо от личных симпатий и антипатий.

     Регламентированность делового взаимодействия выражается также во внимании к речи. Обязательно соблюдение речевого этикета - разработанных обществом норм языкового поведения, типовых готовых "формул", позволяющих организовать этикетные ситуации приветствия, просьбы, благодарности и т. д. (например, "здравствуйте", "будьте добры", "разрешите принести извинения", "счастлив, познакомиться с Вами"). Эти устойчивые конструкции выбираются с учетом социальных, возрастных, психологических характеристик.

     Общение как взаимодействие предполагает, что люди устанавливают контакт друг с другом, обмениваются определенной информацией для того, чтобы строить совместную деятельность, сотрудничество.¹

     Чтобы общение как взаимодействие происходило беспроблемно, оно должно состоять из следующих этапов:

     - Установка контакта (знакомство). Предполагает понимание другого человека, представление себя другому человеку;

     - Ориентировка в ситуации общения, осмысление происходящего, выдержка паузы;

     - Обсуждение интересующей проблемы;

     - Решение проблемы.

     - Завершение контакта (выход из него).

     Служебные контакты должны строиться на партнерских началах, исходить из взаимных запросов и потребностей, из интересов дела. Бесспорно, такое сотрудничество повышает трудовую и творческую активность, является важным фактором технологического процесса производства, бизнеса.²

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     2. Виды делового общения 

     По способу обмена информацией различают устное и письменное деловое общение.

     Устные виды делового общения, в свою очередь, разделяются на монологические и диалогические.

     К монологическим видам относятся:

     - Приветственная речь;

     - Торговая речь (реклама);

     - Информационная речь;

     - Доклад (на заседании, собрании).

     Диалогические виды:

     - Деловой разговор - кратковременный контакт, преимущественно на одну тему.

     - Деловая беседа - продолжительный обмен сведениями, точками зрения, часто сопровождающийся принятием решений.

     - Переговоры - обсуждение с целью заключения соглашения по какому - либо вопросу.

     - Интервью - разговор с журналистом, предназначенный для печати, радио, телевидения.

     - Дискуссия;

     - Совещание (собрание);

     - Пресс-конференция.

     - Контактный деловой разговор - непосредственный, "живой" диалог.

     - Телефонный разговор (дистантный), исключающий невербальную коммуникацию.

     В прямом контакте и непосредственной беседе наибольшее значение имеют устная и невербальная коммуникации.

     Беседа или передача сообщений по телефону являются самыми распространенными формами коммуникаций, их отличает непосредственный контакт и большое разнообразие способов общения, что позволяет без труда сочетать деловую (формальную) и личную (неформальную) части всякого сообщения.

     Письменные виды делового общения - это многочисленные служебные документы: деловое письмо, протокол, отчет, справка, докладная и объяснительная записка, акт, заявление, договор, устав, положение, инструкция, решение, распоряжение, указание, приказ, доверенность и др.

     По содержанию общение может быть разделено на:

     - Материальное - обмен предметами и продуктами деятельности;

     - Когнитивное - обмен знаниями;

     - Мотивационное - обмен побуждениями, целями, интересами, мотива-ми, потребностями;

     - Деятельностное - обмен действиями, операциями, умениями, навыками.

     По средствам общения возможно деление на такие четыре вида:

     - Непосредственное - осуществляемое с помощью естественных органов, данных живому существу: руки, голова, туловище, голосовые связки и т.д.;

     - Опосредованное - связанное с использованием специальных средств и орудий;

     - Прямое - предполагает личные контакты и непосредственное восприятие друг другом общающихся людей в самом акте общения;

     - Косвенное - осуществляется через посредников, которыми могут выступать другие люди.³

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     3. Деловая беседа 

     Деловая беседа, как правило, состоит из следующих этапов: ознакомление с решаемым вопросом и его изложение; уточнение влияющих на выбор решения факторов; выбор решения; принятие решения и доведение его до собеседника. Залог успеха деловой беседы - компетентность, тактичность и доброжелательность ее участников.

     Важным элементом как деловой, так и светской беседы является умение слушать собеседника. "Общение - это улица с двусторонним движением. Чтобы общаться, мы должны выражать наши идеи, наши мысли и наши чувства тем, с кем мы вступаем в общение, но мы должны позволить нашим собеседникам также выразить свои идеи, мысли и чувства."

     Регламентаторами беседы являются вопросы. Для уяснения проблемы целесообразно задавать вопросы открытого типа: что? где? когда? как? зачем? - на которые невозможно ответить "да" или "нет", а требуется развернутый ответ с изложением необходимых деталей. Если возникает необходимость конкретизировать беседу и сузить тему обсуждения, то задают вопросы закрытого типа: должен ли? был ли? имеется ли? будет ли? Такие вопросы предполагают односложный ответ.

     Существуют определенные общие правила, которых целесообразно придерживаться при ведении бесед в деловой и неформальной обстановке. Среди них можно выделить следующие наиболее важные. Говорить нужно так, чтобы каждый участник беседы имел возможность легко вступить в разговор и высказать свое мнение.

     Недопустимо нападать с горячностью и нетерпением на чужую точку зрения. Высказывая свое мнение, нельзя отстаивать его, горячась и повышая голос: спокойствие и твердость в интонациях действуют более убедительно. Изящество в разговоре достигается через ясность, точность и сжатость высказываемых доводов и соображений. Во время беседы необходимо сохранять самообладание, хорошее расположение духа и благожелательность. Серьезная полемика, даже при уверенности в своей правоте, негативно сказывается на взаимополезных контактах и деловых отношениях. Необходимо помнить, что за спором идет ссора, за ссорой - вражда, за враждой - проигрыш обеих противостоящих сторон. Ни при каких обстоятельствах нельзя перебивать говорящего. Лишь в крайних случаях можно сделать замечание со всевозможными формами вежливости. Воспитанный человек, прервав беседу, когда в комнату вошел новый посетитель, не продолжит разговор, прежде чем не ознакомит вкратце пришедшего с тем, что было сказано до его прихода. Недопустимо в беседах злословить или поддерживать злословие в адрес отсутствующих. Нельзя вступать в обсуждение вопросов, о которых нет достаточно ясного представления. Упоминая в беседе третьих лиц, необходимо называть их по имени-отчеству, а не по фамилии. Женщина никогда не должна называть мужчин по фамилии.

     Необходимо строго следить за тем, чтобы не допускать бестактных высказываний (критика религиозных воззрений, национальных особенностей и т.п.).⁴