Письменное деловое общение

В случае отрицательного ответа рекомендуется  сообщить адресату информацию о том, ктo, на каких условиях, когда может дать положительный ответ на данную просьбу или запрос, если автор письма такой информацией располагает. 
 

     Письмо-подтверждение – это служебное письмо, в котором адресат подтверждает ранее достигнутые договоренности, намерения, получение сведений, документов или других материалов и т.п.

Ключевой  языковой формулой этой разновидности  писем является: «Подтверждаем (получение  документов, предварительную договоренность, согласие на ...)».

При подтверждении предварительной договоренности в тексте письма необходимо коротко изложить ее суть.

Если  подтверждается получение документов – следует назвать их и т.д. Письмо-подтверждение может заканчиваться  просьбой, пожеланием, предложением. 
 
 
 

     Письмо-претензия – это инициативное деловое письмо, целью которого является выражение претензии или неудовлетворенности адресату.

Автор письма-претензии должен чётко изложить причины своего неудовольствия и  кратко описать ситуацию, побудившую его написать данное письмо.

В заключении должны быть выражены конкретные пожелания  или предложения по исправлению  ситуации.

     Гарантийные письма предназначены для предоставления адресату письменных гарантий с целью подтверждения определенных обещаний или условий, намерений или действий автора (организации-отправителя), так или иначе затрагивающих интересы адресата. Гарантийные письма адресуются организации или отдельному лицу. Слово "гарантия" вообще может не упоминаться в тексте письма, тем не менее, письмо будет оставаться документом, содержащим гарантию. Гарантироваться могут плата за выполненную работу, сроки ее выполнения, качество выполнения работ, качество товара, сроки его поставки, оплата полученной продукции и т. п. Эти аспекты могут составить содержание целого письма или войти в текст письма в качестве его составляющей. Гарантийные письма носят подчеркнуто юридический характер, соответствуя по статусу документам договорного характера. Наиболее часто гарантийные письма оформляются для подтверждения оплаты. В этом случае обязательным является указание номера договора и счета, согласно которым должна быть произведена оплата.

     Гарантийные письма отличают ясность, точность и  однозначность формулировок - поскольку  речь идет о предоставлении адресату гарантий от имени и по поручению организации или должностного лица. В нем обязательно указывается вид операции, которую предстоит произвести.

Подобные  письма могут начинаться с изложения  сути предоставляемых адресату гарантий, например: "Настоящим письмом  гарантирую...".

В других случаях гарантийное письмо может  содержать изложение причин, которыми вызвано намерение автора заявить  о своей готовности предоставить адресату те или иные гарантии. В  этом случае соответствующее заявление  формулируется в заключительном предложении, например: "Оплату гарантируем" или "Своевременную и полную оплату гарантирую".

Особенностью  данного вида писем является наличие  наряду с подписью автора (например, директора организации) подписи  должностного лица, в непосредственном ведении которого находятся финансовые или иные вопросы. Если гарантийное письмо направляется как обязательство оплаты за покупку, оказанную услугу и т. п., то в нем обязательно указываются банковские реквизиты организации-плательщика.

В ключевую фразу гарантийного письма могут входить слова и выражения:

* Гарантируем...

* Гарантируем,  что...

* Фирма  "Партнер" гарантирует...

* Просим  выслать в наш адрес наложенным  платежом (вид гарантии)...

* Оплату  гарантируем...

* Настоящим  гарантируем...