Напоминание

* Напоминаем, что по плану совместных работ  Вы должны ...

* Напоминаем, что в соответствии с ... Вы  должны ...

* Напоминаем  Вам, что Ваша задолженность  по оплате составляет...

* Напоминаем  вам, что срок предоставления  рукописи истекает ...

  Гарантии

* Оплату  гарантируем. 

* Сроки  выполнения гарантируем. 

* Качество  изделий гарантируем. 

  Интерпретация собственной позиции

* Наши  обращения по данному вопросу не привели к положительным результатам.

* Возражений  против конструкции не имеем. 

*Мы  не можем поставить Вам товары ... в силу следующих причин:...

Интерпретация действий другой стороны 

* Такая  задержка может привести ...

* Совершенно  необъяснимо, почему Ваш завод задерживает высылку прессформ...

* Данные  Вами обещания не выполняются. 

  Заключительные слова

* Надеемся, что наша просьба будет выполнена. 

* Надеемся  на дальнейшее сотрудничество.

* С пожеланиями  успехов. 

* Убедительно  просим Вас не задерживать ответ.

* Просим  извинить нас за задержку с  ответом (за допущенную ошибку).

Структура письма

     Любое деловое письмо должно быть четко  структурировано. Ясная структура  имеет следующие преимущества: * экономия Вашего времени и времени  адресата; * гарантия прочтения письма адресатом и правильное понимание его сути; * получение вразумительного, четкого ответа. Итак, стандартное деловое письмо имеет следующую структуру:

Обращение

     Находится в «шапке» письма и содержит должность  и ФИО адресата. Для официальной деловой переписки стандартным считается обращение "Уважаемый", которое пишут с большой буквы и по центру листа. А дальше масса вариантов в зависимости от того, что пишут и кому. Так, в России принято обращаться по имени и отчеству, в компаниях с западной корпоративной культурой – просто по имени. Если Вы знаете партнера лично, можете обратиться так: "Уважаемый Андрей Петрович", не знаете – "Уважаемый господин Смирнов". Кстати, в обращении к человеку слово "господин" сокращать до "г-н" нельзя. И ни в коем случае нельзя писать "Уважаемый господин Смирнов А. П.". Либо "Андрей Петрович", либо "господин Смирнов". Если Вы не пишете особам королевской крови, представителям религиозных конфессий, президентам и членам парламентов различных стран, считайте, что Вам повезло. Для них существуют официальные формулы обращения, причем для каждого ранга – особые. Прежде чем отправлять такое письмо, тщательно проверьте, соответствует ли выбранное обращение статусу адресата. Гораздо проще запомнить, как нужно писать военнослужащим: "Уважаемый товарищ полковник", даже если этот полковник – женщина. А вот обращение "Дамы и господа" является светским, и его лучше использовать, скажем, для приглашения на открытие салона модной одежды. Если же Вы приглашаете на деловую презентацию – например, новых буровых установок,– то по сложившейся практике используется общее для всех обращение "Уважаемые господа". В данном случае неважно, что в этой организации работают и женщины.

Пример:

Генеральному  директору

ООО «Конкорд»

Добровольскому  П.И.  

Уважаемый Павел Ильич!

или

Уважаемый господин Добровольский!

Преамбула

   Составляет первый абзац письма, в котором изложена его цель, причина, побудившая Вас его написать. Прочтя преамбулу, адресат должен понять суть письма. Пример: Я пишу Вам с целью выразить своё неудовольствие качеством сырья для производства мебели, которую Ваша компания поставляет нам, и рассчитываю на Ваши действия, направленные на скорейшее изменение ситуации к лучшему и возмещение причинённых нам убытков.

Основной  текст 

     Далее в 2х – 4х абзацах должна быть изложена ситуация, выражены Ваши личные мысли и чувства по этому поводу и озвучена просьба о конкретных действиях либо предложен Ваш вариант разрешения вопроса. Пример: На протяжении последнего месяца, начиная со второго июня текущего года, 10-15% от каждой партии вашего сырья составляет брак. Данные факты были надлежащим образом оформлены специалистами нашей компании. Копии документов прилагаются к данному письму. Убытки нашей компании в связи с получением бракованного сырья составляют порядка 1 млн. рублей. Мы сотрудничаем с ООО «Конкорд» на протяжении уже пяти лет, и до сих пор у нас не было причин для нареканий. В данной ситуации мы настаиваем на полном возмещении наших убытков. При необходимости мы готовы провести совместную экспертизу забракованного сырья.

Заключение

  Необходимо для краткого подведения итогов всего написанного и логичного завершения письма. Пример: Уверен, что Вы разберётесь в данной ситуации, и в ближайшем будущем наше сотрудничество войдёт в привычное русло.

Подпись

     Письмо  завершается подписью (должность + ФИО) адресанта, которую предваряет стандартная вежливая форма «С уважением». Также возможны варианты: «Искренне Ваш», «С надеждой на продуктивное сотрудничество», «С благодарностью за сотрудничество» и т.п. При подписании письма важно учесть ранг адресата и адресанта. Письмо на имя генерального директора должен подписывать также генеральный директор или, как минимум, его заместитель. При этом подпись должна соответствовать её расшифровке: ситуация, когда заместитель директора ставит косую черту рядом с фамилией директора и подписывается своим именем, недопустима. Пример: С уважением, Генеральный директор мебельной фабрики «Заря» Киселёв А.Д.

Постскриптум 

     Постскриптум (P.S.) – приписка в конце письма после подписи - довольно редко используется в деловой переписке. Она служит для того, чтобы сообщить адресату о важном событии, которое произошло уже после написания письма, или передать ему информацию, которая имеет косвенное отношение к теме письма. Пример 1: P.S. Информирую Вас о том, что процент брака в партии сырья, поступившей 3 часа назад, возрос до 17%! Пример 2: P.S. Руководитель нашего отдела по приёму сырья будет встречаться с Вашими специалистами у Вас на предприятии завтра в 14:00.

Приложения 

     Приложения  являются необязательным дополнением к основному тексту письма и поэтому оформляются на отдельных листах – каждое приложение на своём листе. Какие-либо правила их написания отсутствуют.

Примеры деловых писем

     Заявление - документ, содержащий просьбу какого-либо лица, адресованный организации или должностному лицу учреждения.

Заявление может быть написано заявителем от руки либо отпечатано на листе формата A4. Для написания заявления могут использоваться специально разработанные бланки (формы). Такие стандартные бланки заявлений разрабатываются министерствами, ведомствами, организациями для обеспечения внутриведомственной деятельности.

Расположение  частей заявления:

• Наименование адресата (лицо или организация, на имя которых подается заявление) указывается в правом верхнем углу листа. Если оно представляет собой название организации, то ставится в винительном падеже, например: "В финансовый отдел НПО "Квант""; если это название должностного лица - в дательном падеже, например: "Директору школы №12 И.А. Иванову".
• Фамилия, имя и отчество заявителя указывается под адресатом. Возможны два варианта написания: с предлогом "от" или без него.
• При использовании написания с предлогом "от" после слова ЗАЯВЛЕНИЕ точка не ставится. 
  После слова ЗАЯВЛЕНИЕ точка ставится, если нет предлога "от".
• Слово ЗАЯВЛЕНИЕ размещается в середине строки.

Примеры написания  заголовка заявления:

Собственно  текст заявления пишется с красной строки. Содержательная часть заявления-просьбы обычно начинается словами: "Прошу + инфинитив (разрешить, допустить, предоставить и т. п.)".

Текст заявления может начинаться и  типовыми конструкциями для ввода аргументации: ввиду того что...; в связи с тем, что...; на основании того, что...; потому что...; так как...; учитывая (что ?)... .

Заканчивается текст заявления подписью и датой. Дата в формате "Число - месяц - год" (15 января 2002 г. или 15.01.2002) ставится с левой стороны листа, подпись заявителя - справа.

     Автобиография - это последовательное изложение самим говорящим или пишущим основных этапов его жизни.

Необходимость написания такого документа возникает при поступлении в учебное заведение, при трудоустройстве и т. д. Кадровые службы различных учреждений, в ведении которых находится документация по персоналу, предъявляют различные требования к содержательной части автобиографии, связанные, в первую очередь, со степенью подробности изложения сведений об авторе и его ближайшем окружении.

Основные требования:

• Автобиография составляется в произвольной форме от первого лица и начинается словами: Я, фамилия, имя, отчество, родился.... Обязательно указывается полностью дата и место рождения (область, район, город, село, деревня и т. д.)
• Указывается, какое получил образование, какие учебные заведения где и когда окончил.
• Указывается место работы в настоящее время, занимаемая должность.
• Указывается семейное положение, адрес места жительства в настоящее время.
• Если автор менял фамилию (по причине замужества и пр.), то указывается предыдущая фамилия и дата ее изменения.
• Для изложения событий завершенных используются глаголы прошедшего времени: учился(ась), работал(а), поступил(а), окончил(а) и т. д.
• Наименования организаций, учреждений, названия населенных пунктов, на которые ссылается автор, приводятся полностью в виде, существовавшем на момент события. Если автор считает нужным дать пояснения, то новое, действующее на момент написания документа название приводится в скобках, например: С 1972 по 1975 год учился в Ленинградском Военно-механическим институте (ныне Балтийский Государственный Технический Университет им. Д.Ф. Устинова).
• Автобиография подписывается автором и датируется. Дата ставится слева, подпись справа под текстом автобиографии.
• Иногда кадровые органы требуют указать сведения о жене (муже) и других ближайших родственниках (родители, братья и сестры): фамилию, имя, отчество, год и место рождения, адрес места проживания. Эти сведения приводятся в конце автобиографии после основного текста.

     Информационное  письмо - это служебное письмо, сообщающее адресату сведения официального характера. Объем информационного письма колеблется от одного абзаца до нескольких страниц. Как правило, информационные письма подписываются руководителем организации, а в случае массовой рассылки (например, всем клиентам компании) могут вообще не содержать ручной подписи. Нередко информационные письма носят типовой характер. Они могут содержать рекомендации и предложения, либо дословно приводиться отдельные положения законодательных и иных нормативных правовых документов, Также информационные письма могут содержать приложения.

      Письмо-запрос – служебное письмо, направляемое для получения каких-либо официальных сведений или документов. В целом письма-запросы составляются так же, как письма-просьбы. Письма-запросы, как правило, подписываются руководителем организации или официально уполномоченным на это должностным лицом. Текст письма-запроса должен содержать обоснование необходимости предоставления материалов или сведений и собственно изложение запроса. В обосновании могут заключаться ссылки на законодательные и иные нормативные акты, организационно-правовые документы, так как организация не имеет права запрашивать сведения, не обусловленные ее функциональной деятельностью.

Письмо-запрос требует письма-ответа.

      

 

     Письмо-ответ – это служебное письмо, которое составляется как ответ на письмо-запрос или письмо-просьбу.

Ответ может быть отрицательным (письмо-отказ) или положительным.

В тексте письма-ответа следует использовать те же языковые обороты, лексику, которые  использовал автор в инициативном письме, при условии, что письмо-просьба было составлено грамотно в языковом отношении.

Не следует  включать в текст письма-ответа ссылку на поступившее письмо

("На  Ваше письмо от_______№__...").

Сведения  об инициативном письме вносятся в  состав регистрационного номера письма-ответа. Письмо-отказ целесообразно начинать с обоснования отказа: "В связи с…", так как отрицательный ответ должен быть обоснован, нельзя просто отказать в просьбе без объяснения.