Курс лекций по "Этике"

* Лучше после отправки  своего сообщения по электронной  почте, позвонить адресату и  уточнить дошло ваше письмо  или нет

* Подписывайте свои  послания. Наличие электронной подписи  в сообщениях является правилом  хорошего тона для деловой  переписки. Всегда используйте  подпись – она поможет вашему  респонденту однозначно идентифицировать  Вас, при этом обязательно включайте  в подпись несколько возможных  способов связи с Вами: адрес  электронной почты, номера телефонов,  факс.

Помните, что e-mail - средство связи с живыми людьми - перед тем, как послать письмо, прочтите его внимательно еще раз и поставьте себя на место получателя.

Размер электронного письма

Правилами сетикета размер определяется точно: электронное письмо должно быть в два раза короче, чем написанное на бумаге. Если вам необходимо переслать важную информацию, содержащую большой объем, то лучше составить краткий сопроводительный текст в электронном письме, а саму информацию оформить в виде вложения. Оптимальный размер текста - тот, что читается при открытии письма без прокручивания страницы. Исходя из этого принципа, нужно уметь оформлять письма. Учитывая, что немало места уходит на графы с адресом и темой письма, на суть остается несколько абзацев. Когда тем в письме планируется несколько, стоит отбивать их если не отдельными пунктами, то абзацами. Это значительно облегчает зрительное восприятие послания, смысловую разбивку предложенной на рассмотрение информации и, соответственно, ее усвоение.

Адресная книга

При традиционной переписке  приходилось либо хранить конверты с адресами, либо записывать их. Помнить  электронные адреса всех ваших друзей и партнеров тоже не возможно, да и не нужно. Для этого в любой  почтовой программе есть функция  «Адресная книга», в которой можно  хранить e - mail своих корреспондентов и другую контактную информацию. При использовании этой функции отправить электронное письмо намного проще «бумажного», достаточно выделить нужное имя в адресной книге и нажать кнопку «отправить почту».

Когда электронное письмо придет от респондента, занесенного  в вашу «Адресную книгу», вы всегда будете знать, от кого именно получили электронное сообщение, так как  зафиксированный контакт отразиться в поле «От» (« From»).

Электронная подпись

Электронная подпись –  это специально созданный файл ( signature ), который представляет собой текстовую подпись. Наличие электронной подписи в сообщениях является правилом хорошего тона для деловой переписки. Электронная подпись к тому же является ненавязчивой рекламой бизнеса. Прямая реклама в письмах от незнакомых и малознакомых людей, как правило, воспринимается негативно, а несколько строк подписи будут приняты лояльно.

Всегда используйте  подпись – она поможет вашему респонденту однозначно идентифицировать вас. И обязательно включайте  в нее несколько возможных  способов связи с вами. Обычно это  номера телефона, адрес электронной  почты, факс, ICQ

6. Особенности делового общения  с иностранными партнерами.

На практике встречаются  два подхода иностранных компаний по отношению к российской культуре в целом. Часть компаний проявляет  огромный интерес и демонстрирует  неподдельное уважение к культуре страны, в которой размещает свое производство или офис. В таких фирмах осознают важность полноценного диалога культур, изучают русский язык, посещают специальные  культурные семинары, прилагают особые усилия для адаптации западных правил и стандартов к российским реалиям. Другие фирмы могут и не принимать  в расчет особенности отечественной  культуры, действуя по правилу «если  это сработало в Америке, то сработает  и в России». Безусловно, это лишь крайние случаи. Тем не менее оба варианта возможны, поэтому нужно быть к ним готовым. Любые культурные различия преодолимы, если относиться к ним внимательно и стараться строить доброжелательные отношения с людьми.

Особенности деловых отношений  в иностранных компаниях, работающих на российском рынке, могут проявляться  в следующих сферах жизни коллектива в целом и отдельного специалиста в частности:

Длительность рабочего дня обычно подлежит жесткости регламентации  с применением электронных систем контролем за входом и выходом сотрудников.

Обычно круг обязанностей каждого специалиста четко определен  и зафиксирован в должностной  инструкции. Соответственно, действует  и понятная система материального  вознаграждения за выполняемую работу. Инициатива не всегда приветствуется. Порой компания ждет от сотрудника работы точно по правилам, без каких  либо добавлений от себя. Существуют так  же и отдельные процедуры внесения предложений по повышению эффективности работы.

Практически во всех западных компаниях существуют требования к  стилю одежды персонала (возможно, вам  придется обзавестись парой костюмов от известных дизайнеров).

Для дополнительных корпоративных  мероприятий (тренинги, семинары) часто  выбирают выходные дни. Таким образом, не только российские руководители считают  работу в свободное время проявлением  трудолюбия и лояльности по отношению к компании.

Сроки продвижения по карьерной  лестнице гораздо более длительные. Если у российской компании можно  получить продвижение по службе даже в течение первого года работы, в иностранных компаниях на это  может уйти от 2 до 5 лет. Причины разные - от выделяемого бюджета до приоритета иностранных сотрудников при  назначении на более высокие должности.

Западные стандарты  работы предполагают наличие таких  регулярных контрольных процедур, как  еженедельные, ежемесячные и т.д. отчеты сотрудников о проделанной  работе. Россияне не всегда осознают ценность подобных мероприятий. Предпочитая отчитываться в устной форме.

Известны случаи, когда  от российских сотрудников требуется  говорить на языке компании (как  правило, английском) при любых обстоятельствах, даже между собой. Требование не очень  эффективное, но поначалу его нужно выполнять.

Практически все крупные  западные товаропроизводители требуют  от сотрудников проявлять лояльность к бренду компании (пользоваться товарами и услугами компании - работодателя).

Чтобы лучше подготовиться  к работе в иностранной компании, воспользуйтесь следующими рекомендациями:

Не воспринимайте иностранцев  как врагов, используйте любое  общение с ними как уникальный шанс поближе познакомиться с  другой культурой и продвинуться в собственном развитии.

Постарайтесь узнать как  можно больше о корпоративной  культуре компании заранее и во время  испытательного срока. Сделать это  возможно с помощью самых разнообразных  методов, начиная с бесед со знакомыми, с сотрудниками кадровых агенств, веб-сайтов компаний (международных и предназначенных для России) и заканчивая статьями в периодических изданиях.

Попытайтесь представить  себе свой рабочий день (в зависимости  от должности, на которую вы претендуете) и выявить «зоны риска», связанные  с чужими культурными привычками и стереотипами.