Этикет проведения деловых совещаний и бесед

       Существует множество приёмов начала беседы. Мицич в своей книге ²Как проводить деловые беседы² предлагает четыре приёма.

       ²Приём снятия напряжённости² способствует установлению личных контактов. Достаточно сказать несколько комплиментов, и отчуждённость быстро начнёт исчезать. Шутка,  которая вызывает улыбки или смех присутствующих, также помогает разрядить первоначальную напряжённость.

       ²Приём ²зацепки²позволяет кратко изложить ситуацию или проблему, увязав её с содержанием беседы, и использовать эту ²зацепку² как исходную точку для начала беседы. В этих целях можно с успехом использовать какое-либо небольшое событие, сравнение, личные впечатления или необычный вопрос.

        ²Приём стимулирования игры воображения² предполагает постановку в начале беседы множества вопросов по ряду проблем, которые должны  в ней рассматриваться.

        ²Приём прямого подхода² означает непосредственный переход к делу, без какого-либо вступления. Вкратце сообщите причины, по которым была назначена беседа, быстро переходите от общих вопросов к частным и приступайте к теме беседы. Этот метод подходит в основном для кратковременных и не слишком важных деловых контактов, например, в общении начальника с подчинёнными.

       ²Передача информации - это процесс общения между нами и собеседником, в ходе которого мы пытаемся создать для себя и отчасти для собеседника достаточную информационную базу для следующей фазы беседы – аргументирования.²[2]

       Фаза передачи информации состоит  из следующих элементов: ²информирования собеседника (общее и целенаправленное), постановка вопросов, слушания собеседника, наблюдение за реакциями собеседника и их анализ и их анализ с точки зрения психологии.² [2]

       Особое внимание нужно уделять  краткости изложения. Необходимо  не забывать о временных рамках  беседы. Постоянно следует помнить о направленности беседы, т.е. держать в голове её основные задачи и не отклоняться от темы, даже если собеседники ²забрасывают² докладчика вопросами. Во время беседы нужно постоянно обращаться к собеседнику с вопросами, учитывая, что личное влияние в деловых отношениях имеет очень большое значение.

       В процессе информирования не  следует бояться замечаний собеседников. Эти замечания не мешают, так  как человек без замечаний  – это человек без собственного мнения. Из этого следует, что замечания и доводы собеседника не следует воспринимать как препятствия во время беседы, наоборот они облегчают беседу, так как указывают: начал ли собеседник вообще интересоваться темой; в каких положениях ещё предстоит убедить собеседника; что думает собеседник о сущности дела.

       После информирования присутствующих  и ответов на вопросы наступает  основной этап деловой беседы – аргументирование выдвигаемых положений. ²На этом этапе формируется предварительное мнение, занимается определённая позиция как с вашей стороны, так и со стороны вашего собеседника. ²[3] С помощью аргументов можно полностью или частично изменить позицию или мнение вашего собеседника, смягчить противоречия, критически, рассмотреть положения и факты, изложенные вами и вашим собеседником.

       Для достижения большой убедительности  аргументации следует соблюдать  ещё несколько простых правил. Перечислим их.

     ²Приспосабливайте аргументы к личности своего собеседника. Избегайте простого перечисления фактов, вместо этого излагайте преимущества или последствия, вытекающие из этих фактов, которые интересуют вашего собеседника.²[3]

       ²Употребляйте терминологию, которая понятна вашему собеседнику, так как в противном случае вы не только убедите его, но и испортите ему настроение тем, что он будет не в состоянии понимать вашу аргументацию. ² [3]

       ²Не забывайте, что излишняя убедительность вызывает сопротивление со стороны собеседника, особенно если у него агрессивная натура.² [3]

       ²Старайтесь, как можно нагляднее изложить свои доказательства. Приводя наглядные доводы и яркие сравнения, помните, что сравнения должны основываться на опыте собеседника…² [3].

       Последний этап беседы – её  завершение. Успешно завершить беседу  – это значит достигнуть заранее  намеченных целей беседы.

       На последнем этапе решаются следующие задачи: ²достижение основной или запасной (альтернативной) цели, обеспечение благоприятной атмосферы, стимулирование собеседника к выполнению намеченных действий; поддержание в дальнейшем контактов с собеседником, его коллегами; составление резюме с чётко выраженным основным выводом, понятием всем присутствующим.² [3].

       ²Основные идеи, смысл вашего выступления нужно преподнести ярко, а количество идей сократить, заключение же сформулировать так, чтобы оно выглядело впечатляюще. Нельзя допустить, чтобы по окончанию беседы у собеседника остались путанные представления. Мы должны придать нашему выводу легкоусваемую форму, т.е. сделать несколько логических утверждений, полных смысла и значения. Поэтому в заключении нет места лишним словам, в последней фазе деловой беседы недопустима расплывчатость формулировок.² [2]

     Заключение составляется на основе письменной записи всей беседы. Эта запись – чрезвычайно важный документ, в котором обязательно соблюдаются все необходимые формальности и указываются: фамилии, имена и отчества присутствующих, их должности (уровень, ранг, постоянное место работы); дата и место проведения беседы; продолжительность беседы; по чьей инициативе она состоялась. 

3. Анализ процесса  проведения деловых  совещаний в ООО  «Альянс-тур» 

3.1 Особенности  процесса проведения деловых совещаний в турфирме «Альянс-Тур» 

     Главная цель «Альянс-Тура» - это в наибольшей степени удовлетворять запросы клиента по организации различных видов отдыха в максимально большем количестве стран, климатических зон и т.д.

     Если  проанализировать управленческую деятельность в целом, то можно выделить ряд  направлений, способствующих повышению  ее эффективности. Одним из них является правильное проведение  деловых  совещаний. Именно на эту работу руководитель предприятия ООО «Альянс-тур» тратит до 50 % своего рабочего времени.   

     Исследуя   вопрос  проведения     совещаний  на предприятии, хочется отметить, что  деловые совещания это один из самых ответственных видов деятельности и важный фактор, влияющий на организацию режима работы коллектива. Потребность проведения совещаний очевидна. Они необходимы для ускорения процесса принятия решений и повышения их обоснованности, для эффективного обмена мнениями и опытом, для более быстрого доведения конкретных задач до исполнителя, но самое главное, для эмоционального воздействия участников совещания и, как следствие, на весь коллектив. Как свидетельствует опыт, деловые совещания далеко не всегда приносят должный эффект из-за того, что многие руководители неясно представляют себе технологию их организации и проведения.

     Для ООО «Альянс-Тур» деловое совещание  — способ привлечения коллективного  разума к выработке оптимальных  решений по актуальным и наиболее сложным вопросам, возникающим на предприятии.

     Процесс управления в этом отношении сводится к трем основным стадиям:   сбор и переработка информации; координация деятельности всех служб фирмы и всех сотрудников; принятие решения. Хочется отметить следующие правила ведения переговоров:

     На  важных переговорах и даже при  разговоре двух партнеров очень большое значение имеет деловое общение и деловой этикет. На предприятии создание желаемой обстановки для переговоров в значительной степени определяется той обстановкой, в которой они проходят: уютное помещение, доброжелательное отношение, умение передать практические навыки по какому-то  частному вопросу.

     Существует  множество обстоятельств, на первый взгляд незначительных, учет которых  позволяет, во-первых, создать требуемую  обстановку и, во-вторых, скрыто накапливать  психологические преимущества над партнером. Многие из этих преимуществ действуют на подсознание партнера, в результате чего возникает аттракция. Это в первую очередь создается имиджем данного предприятия, коллектив маленький, но с повышенной включенностью в дело, их корпоративной культурой, техническим оснащением кабинетов, действует положительно на партнера, что предприятие является прибыльным, с таким можно налаживать контакты, развивать деятельность без срывов.

     Деловой этикет, т.е. обстоятельства, закономерности и правила скрытого управления используются, как основные правила ведения переговоров. Каждый участник ООО «Альянс-тур» заинтересован в этом процессе, каждый участвует в нем по мере его надобности.

     Предприятие  проводит совещания по периодичности - раз в квартал. По форме проведения – собрания или заседания. По форме ведения -  свободные. По принадлежности к сфере общественной жизни – деловые. По масштабам – местные, районные и внутренние. Особо выделяется  грамотный   стиль  деятельности  руководителя  при общении с партнерами.

     Оперативные совещания проводятся еженедельно, по понедельникам, в 9-00 часов, так как  их целью является  получение  руководством информации о текущем  состоянии дел, принятии оперативных  решений и контроль их использования. Участники такого совещания – это генеральный менеджер, главный бухгалтер, менеджер по работе с зарубежными странами и маркетингу и менеджер по маркетингу, рекламе и работе по странам СНГ и России.  Оперативное совещание длится 20-30минут. Каждый затрагивает вопрос о проделанной работе прошедшей недели, принятых решениях, их мобильности и правильности тактики выбора. Коротко о хозяйственных вопросах, и предстоящих планах на будущую неделю и декаду.   Особенность  оперативного совещания на данном предприятии – общение коллег по общим для всего коллектива проблемам. Это совокупность основных  убеждений, которые оказались достаточно эффективными, чтобы считаться ценными, потому передаются новым членам коллектива в качестве правильного образа восприятия, мышления и отношения к конкретным проблемам. Они включают в себя как неформальные (запреты, табу, обычаи, традиции кодексы и чести и т.д.) так и формальные правила (конституции, законы, права собственности и т.д.), а также систему санкций за их несоблюдение. Каждый участник получает информацию и планы руководителя о работе и предстоящих делах, и соответственно приказы и поощрениях и наказаниях.

     Также проводятся и проблемные совещания, направленные на поиск оптимальных  решений, вынесение на обсуждение хозяйственных  проблем, рассмотрение перспективных вопросов развития, обсуждение инновационных проектов.

     Проведение  делового совещания в ООО «Альянс-тур» выглядит следующим образом. Участники  совещания оповещаются о предстоящем  совещании. Это делает референт предприятия, телефонным звонком, или телефонограммой, назначая встречу, как правило, используется время, удобное для руководителя ООО «Альянс-тур».  Регламент проведения не утверждается, повестка дня тоже не оговаривается, Участники совещания собираются в офисе директора, поскольку он оснащен достаточным количеством стульев, хорошо освещен, и проветриваем. При рассаживании гостей не соблюдается правило делового этикета совещания: размещения в пространстве относительно друг друга, поскольку свободные места занимаются по мере прибытия участников. На столах лежат блокноты и ручки, папки с символикой фирмы.