Этикет проведения деловых совещаний и бесед

     5)резюме, которое систематизирует, организует  факты и эмоции.

     Вывод по  этой главе  следующий - понятие и сущность  способов и типов деловых совещаний, состоит в том, что  они являются ключевыми для достижения организационной эффективности. С одной стороны рассматриваются, как   проводить мероприятия, их качество, с другой стороны кто их и как проводит, но в любом случае -  сочетание того и другого побуждает людей достичь общих целей. 

     1.2 Обзор основных  задач, классификаций  деловых совещаний  и их 

     роль.

      

     Одна  из основных задач ведущего делового совещания привлечь как можно  больше фактов, чтобы более полно оценить   сложность обсуждаемой проблемы, а также вовлечь присутствующих в процесс решения проблемы.   Конечно, у ведущего должна быть своя точка зрения, но сложившуюся ситуацию, но необходимо знать и точку зрения других, чтобы понять, правы они или нет в своем понимании проблемы.   Если верна чужая точка зрения, ведущий совещания может изменить свой взгляд на ситуацию. Если коллеги не правы или упускают что-то существенное, он может сообщить недостающие факты. Правильно поставленные вопросы прекрасный инструмент для того, чтобы направить совещание в нужное русло. В процессе проведения делового совещания очень важно контролировать его ход. Для этого руководителю следует:

     - постоянно поддерживать разговор;

     - немедленно принимать меры в  случае возникновения эмоционального напряжения;

     - выслушивать мнения всех оппонентов;

     - нетерпимо относиться к экскурсам  в прошлое и к отклонениям  от темы;

     - при необходимости уточнять сообщения  отдельных участников:       Что именно вы имеете в виду?»;

     - чаще подводить промежуточные итоги, для того чтобы продемонстрировать  участникам, что они уже близки к цели.

     Если  кто-либо из участников совещания испытывает непреодолимую тягу к  спору, руководителю следует, сохранив невозмутимость, позволить  группе опровергать утверждения  спорщика. Излишне словоохотливых диспутантов необходимо тактично прерывать, не выслушивая их речи до конца, как правело,  пользы от таких выступлений немного. Если приходится иметь дело с негативистом (т.е. с человеком, который любит противоречить), нужно признать и оценить его  знания и опыт. Застенчивым участникам рекомендуется ставить несложные вопросы, укрепить их уверенность в своих силах. Если диспутант непрестанно задает вопросы, вместо того чтобы выступать с предложениями, его вопросы следует адресовать группе.

     Чтобы деловое совещание было плодотворным, председательствующий должен владеть  техникой проведения дискуссий.

     Прежде  всего, надо стремиться вести групповую  дискуссию цивилизованно.

     Это предполагает наличие деликатности в отношениях диспутантов и, следовательно, исключает использование таких средств аргументации своей точки зрения как насмешки, прерывание оппонентов, резкие выпады в их адрес. Нужно особенно  внимательно следить, чтобы деловой спор  между участниками был определенным и имел временные границы, а также за тем, чтобы не допускать личных столкновений. Терминология спора должна быть понятна всем присутствующим. При подготовке к дискуссии следует составить хотя бы самый общий план борьбы за  истину, подобрать наиболее весомые аргументы.   Особенно впечатляют цифровые данные, которые невозможно опровергнуть.

     Деловые совещания представляют собой вид  организации труда, действующей  очень короткие сроки и имеющий  определенную целенаправленность. Совещания  классифицируются по следующим признакам:

     По  назначению:

     - вырабатывающие и принимающие  решения;

     - разъясняющие и уточняющие задачи  по реализации ранее принятых  решений;

     - подводящие итоги и дающие  оценку принятым ранее решениям;

     - оперативные (диспетчерские).

     По  периодичности (частоте) проведения:

     - разовые;

     - регулярные;

     - периодические.

     По  количеству участников:

     -  узкий состав (до пяти человек);

     - расширенные (до двадцати человек);

     -  представительные (свыше двадцати  человек).

     По  степени стабильности состава участников совещания:

     -  с фиксированным составом;

     - с приглашаемыми по списку, составленному  для каждого совещания; 

     - комбинированные.

     По  принадлежности:

     - партийные (и других общественных  организаций);

     - административные; - научные и научно-технические; 

     Вывод по главе обзор основных задач таков. Формы делового обсуждения очень разнообразны, поэтому очень важно – обоснование и актуальность выбранной темы. Подводя итоги по основным задачам можно с уверенностью сказать, что  совещание,  как форма делового разговора имеет много положительных сторон:

     Во-первых, оно повышает эффективность мышления, интеллектуальные результаты не складываются, а умножаются, во-вторых, в процессе совещания укрепляется состав работников, происходит включение интересов  отдельных работников, способствует решению коллективных задач, а также  повышается квалификация его состава, и, в-третьих, в совместной мыслительной работе раскрывается талант каждого из них. 

        1.3 Современные концепции  проведения деловых  совещаний.   

     Этап  развития выставок, конференций, совещаний стартовал в начале 1990-х годов и в период 1995-1997гг. достиг своего апогея. Особенно бурное развитие шло в регионах, все это оказывало благотворное влияние на различные сегменты рынка: предприятия налаживали системы сбыта, расширяли дилерские сети и завязывали новые контакты, а потребители получали уникальную возможность познакомиться с широким спектром новой продукции. Августовский кризис 1998г на несколько лет затормозил развитие выставочного бизнеса. В настоящее время, по свидетельству экспертов, деятельность делового общения, конференций и ярмарок вышла на качественный уровень. Годовой оборот этого бизнеса и доход от реализации сопутствующих услуг, напрямую связанных с организацией выставочных мероприятий, оценивается в несколько миллиардов долларов. Более половины этой суммы приходится на Москву. Доля поступлений от мероприятий, проведенных в столице в последние годы, в бюджете города превышает 5%.(Журнал «Турбизнес» №12 2005г.)

     Цель  совещания это описание ожидаемого результата, нужного типа решения, желательного итога работы. Тема совещания это предмет обсуждения. Чем более точно и в нужном направлении сформулирован предмет обсуждения, тем больше шансов получить нужный результат.  Тема должна быть актуальной, конкретно сформулированной и представляющей интерес для участников совещания. Очень важно выносить на совещание лишь те темы, которые не удается решить отдельным специалистам в рабочем порядке и требуется коллективное осмысление.

     Повестка  дня. Повестка совещания — это, как  правило, письменный документ, рассылаемый заранее участникам совещания и содержащий следующую информацию:

     - тема совещания;

     - цель совещания;

     - перечень обсуждаемых вопросов;

     - время начала и окончания совещания;

     - место, где оно будет проходить;

     - фамилии и должности докладчиков, выступающих по основной

     информации  людей и ответственных за подготовку вопросов;

     - время, отведенное на каждый  вопрос;

     - место, где можно ознакомиться  с материалами по каждому вопросу. 

     Когда участники совещания информированы  заранее о предмете обсуждения, тогда они могут не только предварительно ознакомиться с материалами, но и продумать конструктивные предложения по решению проблем. В тех случаях, когда люди превентивно не информированы, на совещаниях высказывают мнения, точки зрения, что провоцирует дискуссию и не способствует принятию эффективного решения.

       Время проведения.

     Целесообразно проводить деловые совещания в определенный день недели (за исключением внеплановых, экстренных заседаний), желательно в конце рабочего дня или во второй его половине.

     Часто проводимые внеплановые совещания  выбивают людей из рабочего ритма, снижают  культуру делового общения, вносят сумятицу в заранее спланированные сотрудниками мероприятия. Поэтому злоупотреблять такого рода оперативными встречами не следует. Длительность совещания не должна превышать полутора-двух часов (после двух часов непрерывной работы большинству участников по чисто физиологическим причинам становится безразлично, как решится вопрос).

     Число участников. Оптимальное число участников совместных обсуждений 6-7 человек. Увеличение числа приглашенных резко снижает средний коэффициент участия (или отдачи) присутствующих, одновременно удлиняя совещания.

     Очень важно избавиться от стереотипа прошлых  лет и приглашать на совещание по любому вопросу не весь административно-управленческий персонал, а лишь тех руководителей среднего звена и специалистов, в чьей компетентности находится обсуждаемая проблема и кто способен решать вопросы. Кроме того, следует разрешить уход с совещания тех работников, чей вопрос уже обсужден, и приходить специалистам не на все совещание, а согласно регламенту, на момент обсуждения их проблемы.

     Важным  условием эффективности совещания  является способность его участников играть разнообразные роли: "эксперта", «адвоката  дьявола",   "оппонента:   черного,   белого",   "генератора идей", "аналитика", "критика", "регистратора ценных мыслей" и пр.

     Зарубежные  менеджеры широко практикуют опыт делегирования  полномочий по ведению совещания  тем специалистам, кто наиболее компетентен по обсуждаемой проблеме. Во-первых, это способствует повышению ответственности за принимаемые решения у разных работников, а во-вторых, повышает активность участников по генерированию идей или конструктивных предложений. Замечено, что когда совещание ведет первый руководитель, да еще в привычном авторитарном стиле, то участники такого совещания стараются "не высовываться", думают не столько о проблеме, сколько о самосохранении и зачастую "одобряют" решение, предлагаемое руководителем, не считая его эффективным из-за отсутствия выбора.

     Как говорил Геродот, чтобы найти  правильное решение, нужно знать - какие  еще имеются. А чтобы из нескольких предложений выбрать лучшее, нужно  осуществлять или экспертизу каждого (плюсы и минусы, возможность снятия проблемы, наличие потенциальных проблем при внедрении и пр.), или критику.

     Организация пространственной среды  -  рекомендуется во время совещания рассаживать его участников таким образом, чтобы люди видели глаза, лицо, мимику, жесты друг друга. Это способствует наилучшему восприятию информации. Однако когда речь идет о внутрифирменных совещаниях, рекомендуют позаботиться о совместимости персонала.

     Психологами установлено, что при прочих равных условиях чаще начинают конфликтовать люди, сидящие друг против друга, и реже — те, которые сидят рядом. Организатор совещания, зная характеры и другие психологические особенности приглашенных, может, не привлекая внимания к этому, посадить участников так, чтобы не оказались напротив друг друга те, кто может сорваться и помешать рассмотрению вопроса.

     Специально  остановимся на правилах проведения деловых совещаний. Деловое совещание - это обсуждение вопросов организации  производства, управления фирмой, маркетинговой  деятельности, проводимое первым лицом  или заменяющим его специалистом. К обязательным требованиям, позволяющим сделать деловые совещания действенным инструментом создания команды единомышленников, относятся: