Этика ведения деловой корреспонденции: требования к написанию, виды деловых писем

Р О С  С И Й С К А Я   Ф Е Д Е Р А Ц И Я

М о с к о в с к а я   о б л а с т ь

 

Государственное образовательное  учреждение высшего профессионального  образования

Московской области

Международный университет природы, общества и  человека

«Дубна»

Филиал  «Котельники»

 

 

 

 

 

 

 

РЕФЕРАТ

 

 

По дисциплине          Этика государственной и муниципальной службы   

 

 

Тема:       Этика ведения деловой корреспонденции:       требования к написанию, виды деловых писем  

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Выполнил: студент гр.    ГМУ-204 

             Некрасов А.Н. 

Проверил:              Мешков А.Г. 

 

 

 

 

 

 

 

Котельники -2012

Содержание

 

Введение             2

Этикет. Общие рекомендации по изложению делового письма     3

Общие правила составления  деловых писем      5

Классификация писем          7

Список используемой литературы        15

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

 

Деловая переписка – один из видов письменной речевой коммуникации, реализующийся, прежде всего в различных видах писем.

Письма – одно из самых распространенных средств общения в сфере деловых отношений. Они составляют до 80% общего объема документов любой организации. Письмо является своего рода «визитной карточкой» организации. Грамотно составленное и оформленное деловое письмо говорит о высоком уровне культуры делового общения, что, несомненно, характеризует организацию с лучшей стороны.

Особенности деловой переписки  определяются официально-деловой сферой, в которой она действует, а  также ее функциональной направленностью.

Особый колорит деловой переписки  заключается в том, что в ней  употребляется стилистически нейтральная  лексика, широко используются стандартные  выражения и фразы, т.к. точность и лаконичность – основные требования к содержанию деловых писем.

В настоящее время переписка  играет значительную роль в деятельности любой организации. С ее помощью  устанавливаются деловые отношения, разрешаются самые сложные и  противоречивые проблемы, создается  атмосфера взаимного доверия  и сотрудничества. Поэтому составление  деловых писем требует знания их композиционных и стилистических особенностей. Для бизнесмена, для  административного руководителя, секретаря-референта  умение и талант написания делового текста, точного и убедительного  и вместе с тем краткого и емкого является профессиональным важнейшим  качеством. Только грамотно и четко  составленные документы могут стать  слагаемые успеха в любой сфере  деятельности.

В конфликтных ситуациях письма выполняют функцию, первоначально  присущую документу, т.е. они рассматриваются  как доказательство. Между тем  доказательным письмом может  быть только при условии его безупречного с точки зрения юридической силы оформления.

Деловую переписку отличает видовое  многообразие. В практике используется достаточно много различных видов  деловых писем. Это документы, направляемые за пределы организации (письма, телеграммы, телексы), но и внутренние документы, при помощи которых осуществляются служебные связи внутри различных  структур (например, докладные записки). Современные способы передачи информации породили новые виды переписки. Это  документы, пересылаемые с помощью  факсимильной связи (телефаксы) и электронной  почты. Между тем общие требования к деловой переписке, безусловно, распространяются на все ее виды.

 

Этикет. Общие  рекомендации по изложению делового письма.

1.Все письма следует излагать  в спокойном, ровном тоне. Помните,  что проявление в содержании  послания чрезмерной любезности, равно как и небрежения, граничащего  с грубостью, не допускается.

2.Не побуждайте адресата к спешке при вынесении решений по вносимым вами письменным обращениям словами «Срочно», «Незамедлительно», «В возможно более короткие сроки». Помните о том, что быстро – хорошо не бывает. Лучше укажите, когда бы вы желали узнать о решении, например, следующим образом: «Прошу Вас ответить до такого-то числа» или «Убедительно прошу Вас сразу же сообщить о своем решении».

3.В процессе изложения будьте умеренны в просьбах, сдержанны в оценках событий, объективны при изложении фактов, гуманны при определении мер дисциплинарного воздействия, щедры на заботу и поощрение достойных, рачительны при расходовании денежных средств. Будьте также плодовиты на дельные предложения, а в выводах – предельно конкретны.

4.Не следует содержанием (или подтекстом) документа навязывать адресату ожидаемый исход освещаемого в письме вопроса, например, так: «Прошу изучить и решить вопрос положительно» или «Прошу утвердить эту кандидатуру». Дайте адресату подумать самому.

5.Не следует намекать получателю письма на его мнимую невнимательность, вводя в заключительный текст письма следующую формулировку: «Предлагаю внимательно изучить»: добросовестный подчиненный может затаить обиду, а не слишком умный начальник – впасть в ярость, воспринимая невольный намек слишком уж буквально.

6.В том случае, если вы извещаете кого-либо о том, что выполнение его поручения или просьбы не представляется возможным, не начинайте послание с констатации отказа – изложите сначала мотивацию своего решения и дайте понять, что при определенных обстоятельствах к рассмотрению злополучного вопроса можно вернуться.

7.Проявляйте известную дипломатию и в тех случаях, когда вы сообщаете о чем-то положительном: дайте понять, что исполнение чьей-либо просьбы стоило вам известного труда, ибо в противном случае вы рискуете столкнуться с новыми настойчивыми обращениями по еще менее насущным проблемам.

8.Ссылка (к месту) на конкретные требования руководящих документов придает письму вес, работает на ваш деловой имидж. Ссылки на абстрактные указания «начальства», скорее, будут восприняты получателем письма как ваша попытка снять с себя ответственность за последствия принятия того или иного решения.

 

9.Деловое письмо должно быть абсолютно чистым в юридическом смысле (в первую очередь это касается денежных и кадровых документов), безупречным по содержанию и исполнению. Словам в нем должно быть тесно, а вот мыслям, напротив, просторно.

10.Пишите реже и по возможности короче. Обилие деловых писем и слов в них не ускоряет, а замедляет решение дела. Если уж решили написать, то делайте это доступным пониманию языком, чему в немалой степени способствует и неукоснительное следование официально-деловому стилю изложения.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Общие правила  составления деловых писем

Бланк письма организации в зависимости  от ее учредительных документов включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), т.е. Герб Российской Федерации (субъекта РФ или  эмблему организации/товарный знак), реквизит 04 – код организации  по ОКПО, реквизит 05 – основной государственный  регистрационный номер юридического лица, 08 и 09 – наименование и справочные данные об организации и, при необходимости, ограничительные отметки для  границ зон расположения реквизитов, 11 и 12 – дата и регистрационный номер документа, 13 – ссылка на регистрационный номер документа и дату документа, 14 – место составления или издания документа, 15 – адресат , 17 – резолюция, 18 – заголовок к тексту, 19 – отметка о контроле, 20 – текст документа, 21 – отметка о наличии приложения; 22 – подпись; 23 - гриф согласования документа; 24 - визы согласования документа; 25 - оттиск печати; 26 - отметка о заверении копии; 27 - отметка об исполнителе; 28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело; 29 - отметка о поступлении документа в организацию; 30 - идентификатор электронной копии документа (приложение А).

Письма обычно пишут только на лицевой  стороне бланка. Если письмо не помещается на одном листе, на бланке оформляется только первый лист, остальное содержание излагается на лицевой стороне чистых листов бумаги стандартного размер; листы, кроме первого, должны быть пронумерованы. Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа, используя арабские цифры.

Сроки подготовки ответных писем устанавливаются  резолюцией руководителя на основании  имеющихся сроков исполнения поручений, запросов или по решению автора резолюции. Тексты ответных писем должны точно  соответствовать поручениям, зафиксированным  в резолюции руководителя.

Служебные письма печатаются на стандартных  бланка формата А4 или А5.

Служебное письмо организации, направляемое внутри страны, составляется на русском  языке. Текст письма, как правило, должен касаться одного вопроса или  нескольких вопросов, если они взаимосвязаны  и будут рассматриваться в  одном структурном подразделении  организации адресата.

Текст письма обычно состоит из двух частей. В первой части излагается причина, основание или обоснование  составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т.д.

Датой письма считается дата его  подписания.

Право подписи служебных писем  устанавливается в положении  об организации, в положениях о структурных  подразделениях, в должностных инструкциях.

 

Обычное деловое письмо включает в  себя следующие реквизиты:

- дата (число, месяц, год)

- наименование адресата (фамилия,  имя, отчество, должность и адрес  лица, которому адресовано письмо)

- этикетное обращение к адресату (вежливое приветствие)

- текст письма (дополненный заголовком  к тексту)

- заключительная формула

- личная подпись

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Классификация писем

Приступая к изучению общих вопросов подготовки деловых писем, нельзя не сказать прежде всего о разнообразии их видов, обусловленном содержательной направленностью письма. Это обстоятельство способствует классификации деловых писем в зависимости от их содержания.

Опираясь на классификационный  критерий, удалось выделить до 32 видов деловых писем:

Письма-просьбы

Одним из самых распространённых разновидностей писем является письмо-просьба. Текст писем, содержащего просьбу, строится по следующей схеме.

В начале письма излагается повод или причина, побудившая автора письма обратиться к адресату с просьбой. Во второй части эта просьба формулируется; для обоснования необходимости  ее выполнения используются различные  аргументы; автор письма может также  описать результат, ожидаемый в  случае удовлетворения просьбы, или  последствия ее невыполнения. В заключительной части письма, содержащего просьбу, рекомендуют в нескольких теплых словах выразить готовность к сотрудничеству и доверие.

Письма-сообщения

Также довольно распространенная форма делового письма. Основное предназначение такого письма – целенаправленная передача вполне конкретной информации, предпринятая по инициативе автора (организации-отправителя). По указанной причине именно письма-сообщения во многих случаях дают начало продолжительной переписке. Письмо, сообщение допустимо начать непосредственно со слова «Сообщаю» или одного из его синонимов («Направляю», «Высылаю» или «Представляю»).

Письма-запросы

В большинстве случаев предваряют всю последующую работу по заключению различных соглашений между партнерами по служебной, деловой переписке. Они предназначены, как следует из названия, для запрашивания соответствующей информации. Подчеркну, что письма-запросы предполагают обязательную реакцию адресатов в виде письменного ответа по существу и в срок, прямо установленный или автором запроса, или нормативно-правовым документом. Предпочтительнее всего начинать такие письма со слов «Прошу (просим) вас (Вас) сообщить...», хотя при этом будет совсем не лишним предварительно пояснить, чем вызван ваш запрос. Ответное письмо, в данном случае, выступает как зависимый по композиции и тематике текст (по отношению к запросу). В ответе на запрос обязательно должна содержаться ссылка на первичное письмо и его тему. Кроме того, в обоих письмах должны приблизительно совпадать объем информации, последовательность изложения, терминология, система ссылок.

Письма-заявления

Письма-заявления имеют своей  целью официально и оперативно проинформировать адресата о позиции автора (организации, отправителя) делового письма по тому или иному вопросу (выразить свое отношение к его сути и порядку разрешения). Например, подтвердить свои намерения в отношении реализации ранее согласованных планов сотрудничества. Письмо, заявление может иметь несколько сценариев и представлять собой в зависимости от обстоятельств декларацию о намерениях, подтверждение, заявление по конкретному поводу. Стандартное начало такого письма: «Настоящим посланием заявляем (заявляю) о...» Заключение включает в себя одну из стандартных формулировок вроде: «Просим принять данное заявление к сведению для...»

Письма-подтверждения

Отправляются по соответствующему адресу, для того чтобы подтвердить  какой-либо факт – например, получение  письма, высланного ранее адресатом. Такие письма обычно подготавливаются в ответ на просьбу («Прошу подтвердить...»), выраженную автору (организации-отправителю) письма. Практически всегда письма, подтверждения начинаются со слов «Настоящим подтверждается (подтверждаем, подтверждаю)...» Отличаются краткостью, немногословностью.