Этика деловых отношений

     7. Какова последовательность и  взаимосвязь действий, направленных на реализацию подготовки и проведения деловой беседы?

     Подготовка  к деловой беседе начинается с четкой формулировки цели. От выбора цели зависит и определение  тактики беседы. Можно различить такие цели как информирование о чем-либо; склонение собеседника на свою сторону; принятие решений на основе общих выводов; достижение своей цели любой ценой; выбор компромисса для решения вопроса.                                             

     Успех деловой беседы всецело зависит; от того, насколько хорошо вы к ним подготовились. До начала беседы необходимо иметь разработанную её модель:

     - четко представлять себе предмет беседы и обсуждаемую проблему.

     - инициатива в деловой беседе будет у того, кто лучше знает и понимает проблему;

     - обязательно составить примерную программу, сценарий хода беседы. В зависимости от трудности может быть несколько проектов;

     - наметить моменты своей неуступчивости, а также проблемы, где можно,уступить, если неожиданно возникает тупик в переговорах;

     - определить для себя верхний и нижний уровни компромиссов по вопросам, которые, на ваш взгляд, вызовут наиболее жаркую дискуссию.

     Реализация  данной модели возможна в том случае, если в процессе подготовки к деловой беседе будут изучены следующие вопросы:

     1) цель деловой беседы;

     2) партнер;

     3) предмет деловой беседы;

     4) ситуация и условия деловой  беседы;

     5) присутствующие на деловой беседе;

     6) организация деловой беседы.

     Содержательная  подготовка деловой беседы включает решение следующих вопросов:

     - анализ проблемы и диагностика ситуации

     - формирование общего подхода, основных целей и задач

     - определение переговорной позиции, возможных вариантов решение

     проблемы  и согласование интересов

     - формирование предложений и их аргументация.

     Анализ  проблемы и диагностику ситуации следует считать ключевым элементом всего подготовительного этапа. В процессе подготовки к деловой беседе необходимо выявить интересы участников её, причем не только собственные, но и партнера по переговорам. Непонимание интересов партнера часто приводят к срыву процесса деловой беседы. Организационная подготовка деловой беседы предусматривает формирование делегации и методы подготовки к деловой беседе

     Количественный  и качественный состав делегации  определяется количеством вопросов, подлежащих обсуждению, необходимостью привлечения экспертов, параллельным обсуждением некоторых вопросов, уровнем представительства. При формировании делегации определяются основные функции каждого участника деловой беседе.

     Правила организации и проведения деловых  бесед направлены на то, чтобы способствовать успешному их проведению, чтобы удовлетворение и хорошее впечатление от взаимодействия осталось у каждой из сторон. Основной принцип – равноправия и взаимного уважения. Обычно о времени и месте поведения беседы договариваются заранее, за 3 – 5 дней. Меньший интервал может помешать кому-то из участников, нарушив их планы, больший – снижает надежность договоренности из-за возможных изменений графика каждого участника. Продолжительность беседы также определяется заранее и регламент должен соблюдаться каждой из сторон. При длительных беседах рекомендуется через 40-50 минут устраивать перерыв, чтобы продуктивность работы не снижалась от утомления. Состав участников беседы  также согласуется заранее и отражает баланс интересов сторон. Оговариваются также тематические рамки беседы и ее основные цели.  В том случае, если участники имеют высокий должностной статус и беседа носит в высшей степени официальный характер, то прибывающего на встречу участника должен встретить недалеко от входа и проводить к месту проведения разговора сотрудник более низкого статуса, например, секретарь.

     Поведение участников встречи регулируется правилами  этикета в соответствии с их статусом. Если участники беседы ранее не были знакомы, то их взаимное представление сопровождается обменом визитными карточками. Проведение беседы предполагает конфиденциальность содержания, поэтому фиксировать ход беседы или отдельные обсуждаемые положения можно только при взаимном согласии, т.е. этот вопрос требует особого обсуждения.

     Подготовка  помещения

     Местом проведения обычно является служебное помещение одного из участников, но не исключена и нейтральная территория. Тот, кто проводит беседу в своем офисе, получает преимущество «своей территории», что отчасти нарушает принцип равноправия. Это должно быть уравновешено предупредительным и подчеркнуто внимательным его отношением к другому участнику встречи (убедиться, что ему удобно время и он не будет испытывать затруднений при поиске места встречи, проявлять гостеприимство в процессе встречи, предоставить более удобное место за столом переговоров, предложить кофе и т.д.) Для проведения беседы выбирают тихое, изолированное, комфортное помещение, в котором нет ничего лишнего. Обязательное требование - без телефона, на время беседы мобильные телефоны отключают; в комнате не должно быть сотрудников, не участвующих в разговоре. Комнату стараются красиво оформить, создать положительный настрой, способствующий взаимопониманию. На столе должно быть все, что может понадобиться в ходе разговора (бумага для записей и ручка для каждого у частника, вспомогательные информационные материалы в достаточном количестве экземпляров, вода, стаканы и т.д.) Курение по международным стандартам в общественных местах не допускается, в нашей деловой культуре по этому поводу нет определенных правил, хозяин офиса определяет, ставить или нет на стол пепельницы. Но даже если пепельница есть, это не означает автоматического разрешения курить в помещении. Закурить можно только в том случае, если все присутствующие без колебаний на это дадут свое согласие.

     Следует помнить, что для некурящих людей  запах дыма крайне неприятен, и в этом случае лучше от курения воздержаться, чтобы не повышать напряжение в разговоре.

     Особое  внимание следует обращать на построение отношений в процессе подготовки и проведения беседы, опираясь на принцип равноправия сторон, проявляя уважение, предупредительность, соблюдая баланс интересов. Анализируя вербальные и невербальные проявления в поведении собеседника над следить за колебаниями уровня эмоционального напряжения, не допуская обострения ситуации, использовать приемы управления напряжением в разговоре. Основой корректного делового стиля является уверенное поведение, и совершенно недопустимы малейшие проявления агрессии.

     Список  использованной литературы

1. Базаров Т.Ю. Психологические грани изменяющейся организации / Т.Ю. Базаров. – М. : Аспект Пресс, 2007.

2. Базаров Т.Ю., Козлова М.П., Ладионенко М.А. Что такое этическое лидерство? [Электронный ресурс] / Т.Ю. Базаров, М.П. Козлова, М.А. Ладионенко. http://www.cpt21.ru/about/hpublikacii/6.

3. Милов Г. До чего упали нравы / Г. Милов // Ведомости. – 2008. – № 48 (2070).

4. Соколов Л. Проблема двойных стандартов в управлении компанией [Электронный ресурс]/Л.Соколов. www.tpprf.ru/img/uploaded/2006040711523003.ppt.

5. Управление персоналом: учебник для вузов/под ред. Т.Ю. Базарова, Б.Л. Еремина. – М., 2006.

6. Deshpande, S.P., George, E., Joseph, J. Ethical climate and managerial success in russian organizations / S.P. Deshpande, E. George, J. Joseph // Journal of business ethics, 2000.

7. Hermann, B. Antisocial punishment across societies / B. Hermann// Science Vol 319, 2008.

8. Kouzes, J.M., Posner, B.Z. Credibility : how Leaders Gain and Lose It, Why People Demand It / J.M. Kouzes, B.Z. Posner. – San Francisco, CA: Jossey-Bass Publishers, 1993.

9.Этика деловых отношений: Учебник / Под ред. А.Я. Кибанова. — М.: ИНФРА-М, 2003. — 368 с. — (Серия «Высшее образование»).