Этика делового общения

  1.5. Принципы и нормы нравственного поведения руководителя

  Особое  значение для руководителя имеет  работа с подчиненными (посещение  ими кабинета директора фирмы, руководителя отдела, группы и др.).

  Принцип и нормы нравственного поведения  руководителя - это этические принципы работы руководителя, определяющие его стиль руководства и общения с коллективом и направленные на повышение эффективности каждого сотрудника и коллектива в целом.

  Любой руководитель должен заранее определить правила, которые регламентируют такие посещения, не позволяют подчиненным тратить впустую время руководителя. Можно предложить несколько положений, соблюдение которых должно стать обязательным для всех подчиненных без исключения:

  1. Поручите своему секретарю согласование и соблюдение сроков и дат; пусть он согласовывает их заблаговременно.

  2. Используйте письменный стол своего секретаря как своего рода барьер, который никто не минует без того, чтобы быть увиденным ею и спрошенным: "Что я могу для вас сделать?", "Не может ли он вам позвонить?" и т.д.

  3. Введите "спокойный час", например, в начале рабочего дня, когда никто не должен вас беспокоить.

  4. Установите общие приемные часы и поручите секретарю спрашивать о причинах желаемого времени для посещения, чтобы вы могли подготовиться.

  5. Введите определенные часы приема для отдельных своих сотрудников(например, "Майер - с 14 до 15 часов").

  6. Посещайте сами помещения, где сидят ваши подчиненные и предоставляйте себя в их распоряжение для вопросов. Намного проще самому попрощаться и выйти из помещения, чем с помощью комплиментов выпроваживать собеседника из своего кабинета.

  7. Принимайте посетителя стоя (например, в приемной) и определяйте во время приветствия приоритетность или необходимость посещения. Когда ваш собеседник уже сидит у вас в кабинете, вы оказываетесь в проигрыше в психологическом отношении.

  8. Старайтесь по возможности приходить на работу пораньше, вместо того чтобы задерживаться вечером.

  9. Запирайтесь в каком-нибудь помещении, например, в комнате отсутствующего коллеги; при этом лишь ваш секретарь должен быть информирован о вашем местонахождении.

  10. Своими личными контактами занимайтесь в каком-либо другом помещении, а не на рабочем месте. Договаривайтесь, например, пообедать с важными для вас людьми и т.п.

  11. Свой письменный стол поставьте так, чтобы он не был виден в открытую дверь; тем самым вы сможете избежать потенциальных посетителей.

  12.       И самое главное: покончите  с мифом "открытой двери"! Оставляйте открытой дверь в свой кабинет только тогда, когда вы готовы для беседы; закрывайте дверь, если хотите, чтобы вам не мешали!

  Если подчиненные будут придерживаться этих правил, это, с одной стороны заставит их задуматься, проанализировать свою работу прежде чем идти на прием к начальнику, а с другой - поможет самому руководителю в организации своего рабочего времени.

  Успешная деятельность фирмы во многом зависит от деловых качеств ее руководителя. Часто считают, что умение руководить — это качество, которое человек получает от рождения или не получает вовсе. Такая посылка ошибочна: искусству руководить можно научиться. Сами по себе секреты умения руководить весьма просты.

  Стиль руководства  должен складываться из разнообразных, порой даже противоречивых форм и  методов воздействия на людей, как  будто бы исключающих друг друга: твердость и покладистость, единоначалие и широкая коллегиальность, умение требовать от подчиненных и выполнять  их требования, контролировать и доверять, быть официальным и в то же время  по-товарищески близким с людьми, убеждать и внушать, улыбаться и  сердиться

  Качества, которыми должен обладать лидер:

  Знание. Без него не спланировать маршрут, который приведет к цели. Именно знание дает руководителю необходимую уверенность в правильности намеченных целей.

  Наличие воображения. Руководитель должен четко представлять себе конечный результат своей деятельности. Отбирая лучшее из своего опыта, он создает планируемое в воображении. Возможно, реальность будет иметь с воображаемым мало общего, но по крайней мере вначале руководитель должен знать, чего хочет.

  Умение  руководить другими. Часто человек является мастером своего дела: он легко выполняет то, что недоступно другим. Но когда он выходит за пределы собственных способностей и организует работу других, личное мастерство отходит на второй план. Наиболее важным становится умение руководить так, чтобы каждый подчиненный получил задание, соответствующее его способностям, в любой момент знал, что ему надлежит сделать. У такого руководителя всегда порядок и в фирме, и в своем кабинете. Он зря не расходует ни денег, ни усилий.

  Руководитель  должен иметь свой стиль, то есть в  известной мере обладать артистичностью. Хорошо организовать дело — это  распределить усилия так, чтобы никто  не перерабатывал и никто не бездельничал. Организация бурлит, а в ее центре - зона спокойствия, где работает самый  умелый из всех, работает безо всякого  раздражения и паники.

  Решительность. Это качество состоит из понимания того, что выполнить поставленную задачу коллективу под силу; из веры в успех дела. Решительность необходима во время принятия решения. После принятия решения дело сводится к тому, чтобы действия руководителя основывались на здравом смысле. Если решена и эта проблема лидеру надо научиться пользоваться своей властью, сделать ее убедительной и приемлемой для сотрудников.

  Беспощадность. Это качество нынешним поколением не всегда принимается с готовностью. Опыт показывает, что настоящий лидер не должен знать жалости к разгильдяям, бездельникам и тем, кто не болеет за дело. В противном случае все бремя забот ляжет на плечи усердных тружеников. В фирме, где служат не приносящие пользу люди, остальные быстро теряют чувство локтя.

  Привлекательность. Руководитель должен быть притягательной фигурой. Магнетизм зависит от умения держаться, деликатно говорить с подчиненными, от высоких моральных и профессиональных качеств а также от частоты появления на публике.

  2. ДЕЛОВОЕ ОБЩЕНИЕ

  2.1. Понятие, структура,  виды и содержание

  Общение - сложный многоплановый процесс установления и развития контактов между людьми, порождаемый потребностями совместной деятельности и включающий в себя обмен информацией, выработку единой стратегии взаимодействия, восприятие и понимание другого человека.

  Структуру общения характеризует три взаимосвязанных стороны: коммуникативная, интерактивная и перцептивная.

  Коммуникативная сторона общения состоит в обмене информацией между людьми Интерактивная сторона общения заключается в организации взаимодействия между индивидами, т.е. в обмене не только знаниями и идеями, но и действиями. Перцептивная сторона общения означает процесс восприятия друг друга партнерами по общению и установление на этой почве взаимопонимания.

  Различают два вида общения: вербальное и невербальное. Общение, осуществляемое с помощью слов, называется вербальным. При невербальном общении средством передачи информации являются невербальные (несловесные) знаки (позы, жесты, мимика, интонации, взгляды, территориальное расположение и т.д.).

  Речь способна точно и беспристрастно фиксировать интеллектуальные соображения человека, служить средством передачи однозначно трактуемых сообщений. Речь успешно используется для закрепления и передачи разного рода научных идей, а также координации совместной деятельности, для осмысления переживаний человека, его взаимоотношений с людьми.

  Среди невербальных элементов общения можно назвать следующие:

  1. Позы, жесты, мимика. В целом они воспринимаются как общая моторика различных частей тела (рук - жестикуляция, лица - мимика, позы - пантомима). Это общая моторика отображает эмоциональные реакции человека. Именно эти особенности и называются кинесикой.

  2. Паралингвистика или просодика - качество голоса, его диапазон, тональность - особенности произношения, тембр голоса, его высота и громкость. Экстралингвистика - темп речи, паузы между словами, фразами, смех, плач, вздохи, речевые ошибки, особенности организации контакта.

  Паралингвистическая и экстралингвистическая системы  представляют собой "добавки" к  вербальному общению.

  3. Проксемика - организация общения, учитывающая взаимную ориантацию и пространственные потребности его участников. Ее основатель Э.Холл называл ее пространственной психологией.

  4. Визуальное общение - контакт глаз.

  Невербальные  средства общения чаще всего используются для установления эмоционального контакта с собеседником и поддержания  его в процессе беседы, для фиксации того, насколько хорошо человек владеет  собой, а также для получения  информации о том, что люди в действительности думают о других.

  Основными механизмами понимания другого  человека в процессе общения являются идентификация, эмпатия и рефлексия. Идентификация выражает простой эмпирический факт, что одним из самых простых способов понимания другого человека является уподобление себя ему. Это происходит когда в реальных ситуациях взаимодействия предположение о внутреннем состоянии партнера по общению строится на основе попытки поставить себя на его место. Эмпатия - это способность к постижению эмоционального состояния другого человека в форме сопереживания. Имеется в виду не рациональное осмысление проблем другого человека, а, скорее эмоциональный отклик на его проблемы. Процесс понимания друг друга дополняется рефлексией. Это не просто знание или понимание партнера, а знание того, как партнер понимает тебя, своеобразный удвоенный процесс зеркальных отношений друг с другом.

  Содержание  общения включает в себя определенные способы воздействия партнеров друг на друга. К ним относятся: заражение, внушение, убеждение и подражание. Заражение можно определить как бессознательную, невольную подверженность человека определенным психическим состояниям. Оно проявляется через передачу определенного эмоционального состояния. Внушение – это целенаправленное неаргументированное воздействие одного человека на другого. При внушении (суггестии) осуществляется процесс передачи информации, основанный на ее некритическом восприятии, это эмоционально-волевое воздействие. Убеждение построено на том, чтобы с помощью логического обоснования добиться согласия от человека, принимающего информацию. Подражание осуществляется не как принятие внешних черт поведения другого человека, а как воспроизведение черт и образов демонстрируемого поведения этого человека. 
 

  2.2. Виды и формы  делового общения

  По характеру  и содержанию общение бывает формальным (деловое) и неформальным (светское, обыденное, бытовое).

  Деловое общение — это процесс речевой взаимосвязи и взаимодействия, в котором происходит обмен деятельностью, информацией и опытом, предполагающим достижение определенного результата, решение конкретной проблемы или реализацию определенной цели.

  Деловое общение можно условно разделить  на прямое (непосредственный речевой контакт) и косвенное (когда между партнерами существует пространственно-временная дистанция).

  Прямое  деловое общение обладает большей, чем косвенное, результативностью, силой эмоционального воздействия  и внушения. В нем непосредственно  действуют социально-психологические  механизмы.

  В целом  деловое общение отличается от обыденного (неформального) тем, что в его  процессе ставятся цель и конкретные задачи, которые требуют своего решения. В деловом общении мы не можем  прекратить взаимодействие с партнером (по крайней мере без потерь для  обеих сторон). В обычном дружеском  общении чаще всего не ставятся конкретные задачи, не преследуются определенные цели. Такое общение можно прекратить (по желанию участников) в любой момент.

  Деловое общение реализуется в различных  формах:

  - деловая беседа - речевое общение между собеседниками, которые имеют необходимые полномочия от своих организаций и фирм для установления деловых отношений, разрешения деловых проблем или выработки конструктивного подхода к их решению.

  - деловые переговоры - основное средство согласованного принятия решений в процессе общения заинтересованных сторон.

  - деловые совещания - способ открытого коллективного обсуждения проблем группой специалистов.

  - публичные выступления - передача одним выступающим информации различного уровня широкой аудитории с соблюдением правил и принципов построения речи и использованием ораторских приемов.

  2.2.1.   Деловая беседа  как основная форма делового общения

  Практика  деловых отношении показывает, что в решении проблем, связанных с межличностным контактом, многое зависит от того, как партнеры (собеседники) умеют налаживать контакт друг с другом. При всем многообразии форм делового общения деловая беседа является наиболее распространенной и чаще всего применяемой.