Дипломатичні прийоми, їх види та організація

      Виклад справи слід здійснювати  лаконічно, без зайвих подробиць.  Короткі фрази легше сприймаються  на слух, ніж довгі, тим більше  ускладнені зайвими мовними конструкціями.  Розмова по телефону не повинна  перетворюватися у монолог. Викладаючи  багатоаспектне питання, слід  передавати інформацію дозовано, вчасно робити паузи. Загалом,  уміння вести телефонну розмову  значною мірою полягає у тому, щоб своєчасно зробити паузу  і тим самим дати можливість  співрозмовнику висловити своє  ставлення до питання, що обговорюється.

      Ініціатива закінчення розмови  належить, як правило, тому, хто  зателефонував, але якщо дипломатичний  ранг співрозмовника вищий, то  слід дати можливість закінчити  розмову саме йому.

      Запис телефонної розмови, як  і усної бесіди, повинен бути  викладений ясно, чітко, без двозначностей,  особливо щодо суті викладеного  співрозмовником. Цьому мають  сприяти нотатки, які робляться під час розмови, зокрема коли йдеться про конкретні дати, прізвища, цифри тощо. Він також супроводжується службовою запискою чи лис­том, що містять висновки та конкретні пропозиції щодо ефективного використання отриманої інформації в опе­ративній роботі.

      Запис телефонної розмови проводиться  з дотриманням певної форми,  згідно з якою в обов'язковому  порядку необхідно вказати:

    — посаду, прізвище, ім'я, по батькові співрозмовника;

    — країну, місце, дату, тривалість розмови, за чиєї ініціативи вона відбулася.

    Про мобільні телефони: 
Переваги мобільного телефону важко переоцінити. Та все ж, в певних ситуаціях він здатний створювати незручності, а то і викликати досаду. З телефоном в кишені можна знаходитися в суспільному місці, в ресторані, в перукарні; але в кінотеатрі, в театрі, під час концерту він стоятиме на безперечній заваді – в таких місцях потрібно відключити його зовсім або включити вібрацію замість звукового сигналу.

    Базові моменти:

• Розмова завершує той, хто його почав. Хоча це не принципово. Якщо розмова почала «зависати», то цілком можна сказати «Радий був почути тебе, сподіваюся, зустрінемося!»
• Краще не обговорювати по телефону питання, не призначені для чужих вух. Телефон не завжди гарантує повну конфіденційність.
• Якщо під час розмови зв'язок урвався, то передзвонити повинен той, за чиєю ініціативою відбулася розмова.
• Користуватися чужим телефоном можна лише, заздалегідь запитавши дозволу.
• Давати номер телефону тих людей, до яких ви прийшли в гості, можна тільки в крайніх випадках і лише з їх дозволу.

    Не рекомендується:  

• Подзвонивши по телефону і не представившись самому, питати: «А хто це!». Як правило, на таке питання слідує контрпитання: «А хто  вам потрібний!». Люди не зобов'язані  вам представлятися – адже це ви дзвоните і турбуєте їх, і не виключено, що помилилися номером, тому не витрачайте час на з'ясування особи того, хто  підійшов до телефону, а чітко назвіть  того, хто вам потрібний.
• Звертатися до співбесідниці із словами «кішечка», «душка», «красунька». Ці слова, що потрапили не за адресою, можуть образити.
• Довго «висіти на телефоні», обдзвонювати всіх знайомих, повідомляти цим знайомим всі «свіжі» новини протягом тривалого часу.
• Питати тих, хто дзвонить: «А хто це говорить!» – в тому випадку, якщо дзвонять не вам.

    Електронна пошта. Надмірно говорити, що такі поля як «від кого» і «тема листа» повинні бути заповнені і підійти до даного питання слід зі всією серйозністю. Бережіть час партнера по листуванню.

    Точний заголовок – найпростіший спосіб визначити тему бесіди, і якщо ви зміните тему, залишивши заголовок колишнім, адресат може прийти в замішання. Не забувайте давати назви своїм листам. Часто користувач орієнтується саме по назвах, коли проглядає свою пошту. Уникайте безглуздих назв. Наприклад, не слід указувати в темі Subject – зтим же успіхом ви могли б взагалі нічого не писати. Якщо ви при відповіді на лист змінюєте тему розмови, не забудьте змінити і назву.

    Довжина, зміст і формат листа.

• Старайтеся, щоб довжина вашого листа відповідала стилю бесіди: якщо ви просто відповідаєте на питання, робіть це коротко і по суті.
• Тримаєтеся якомога ближчим до теми. Якщо ви хочете поговорити про щось нове, краще послати окремий лист. Тоді ваш адресат зможе зберігати його окремо.
• Не пишіть весь текст заголовними буквами – його стає важко читати (хоча коротке виділення може використовуватися як посилення). Прагніть розбивати ваш лист на логічні абзаци і уникайте надмірно довгих пропозицій.
• Прагніть не допускати граматичних помилок. Повне помилок і друкарських помилок лист важко читати. Те, що електронна пошта – швидкий спосіб зв'язку, зовсім не означає, що можна розслабитися і забути про правопис. Тричі подумайте, перш ніж вказати номер кредитки в тексті листа. Електронну пошту можуть перехопити, і ваш рахунок в банці наразиться на небезпеку.

    Відповіді:

• Включайте у ваше послання уривки листа, на який відповідаєте. Пам'ятаєте, електронна пошта – не розмова по телефону в реальному часі, і ваш адресат може забути зміст попереднього листа (особливо, якщо він веде активне листування). Прагніть не змішувати в своєму посланні інформацію загального і особистого характеру.

    Підписи. 
Підпис – цікава річ, але і в ній треба знати міру. Підпис – це текстовий уривок в кінці повідомлення, зазвичай як підпис указують інформацію про контакти. Робіть свій підпис якомога коротше – 3–4 строчки цілком достатньо. Невиправдано довгі підписи завантажують канали зв'язку.

• Деякі мейлери дозволяють додавати випадкові рядки до вашого підпису: будьте цим акуратніше. Пам'ятаєте «Стислість – сестра таланту».
• Прості правила ввічливості. 
  Електронна пошта – засіб зв'язку між людьми, і без правил ввічливості тут не обійтися.
• Якщо ви звертаєтеся до кого-небудь з проханням, не забудьте сказати «будь ласка». В той же час, якщо хтось допомагає вам, ніколи не шкідливо сказати «спасибі».
• Не чекайте, що вам відповідять негайно. Той факт, що ви протягом десяти хвилин не отримали відповіді на своє питання, зовсім не означає, що адресат вас ігнорує.
• Пам'ятаєте, що не існує надійної поштової системи. Безрозсудно поміщати особисту інформацію в електронний лист, якщо тільки ви не збираєтеся його зашифрувати за допомогою надійної програми шифрування. Включайте в свій лист повну інформацію по темі, особливо, якщо розраховуєте на кваліфіковану відповідь.
• Перед тим, як послати лист, прочитайте його уважно ще раз і поставте себе на місце одержувача.

    3. Життя кожної людини, а особливо дипломата, обумовлюється певними нормами: правовими, моральними, звичаєвими. Правові норми встановлюються органами державної влади, громадських організацій і оформлюються у вигляді законів, кодексів, статутів, які є обов’язковими для всіх громадян. За їх невиконання держава має право на покарання. Правові норми регулюють відносини між громадянами і державою та між громадянами взагалі. А оскільки людські стосунки є дуже складними, то їх не завжди можна вкласти в рамки правових норм. Тому існують моральні та звичаєві норми. Моральні норми – це колективна суспільна творчість, яка за допомогою певних моральних обов’язків регулює співжиття людей певної спільноти на засадах найголовніших моральних оцінок: «добрий – лихий», «добре – погано». Звичаєві норми дуже різноманітні і в своїй основі спираються на правові і моральні. Ці норми є відображенням рівня соціокультурного аспекту життя певного суспільства. Наприклад, в одних державах траурний колір – чорний, а в інших – білий; у більшості країн каву п’ють з цукром, а в деяких північних країнах – з сіллю та ін. Але окрім визначених норм та звичаїв на формування образу професійного дипломата мають величезний вплив, як було зазначено вище, рівень особистої культури, вміння відчувати ситуацію і діяти залежно від неї, правильна модель поведінки, знання ділового етикету та інші складові іміджу ділової людини.

      Імідж ( від англ. Image – образ) – це сформований образ ділової людини, в якому визначені ціннісні характеристики та риси, що мають вплив на оточуючих.

    В значній мірі наше перше уявлення про людину складається за їх зовнішнім  виглядом. Від іміджу залежить бажання  спілкуватися з конкретною особою, а в світі дипломатії – бажання  мати справу з урядом конкретної держави. Імідж – це комплексне явище, що складається з багатьох складників.

    Модель  поведінки – цілісний комплекс знаків ( мовних, поведінкових), що спрямовані на складання конкретного образу. До знаків належить інтонація вимови, жести, мімічні особливості. Вибір моделі поведінки – це відтворення тих варіантів поведінки, що допомагають особі бути гармонійною та приємною для оточуючих.

    На  основі виділених вище особливостей дипломатичного етикету можна визначити  деякі головні правила поведінки:

• Культура мовлення – чітко й ясно висловлюйте свої думки, демонструйте ввічливість та максимальну увагу до співрозмовника, будьте тактовними, не використовуйте при розмові « гострі» вислови, дуже обережно ведіть розмову стосовно культурних та релігійних традицій, ніколи не обговорюйте особисті проблеми в колі ділових співрозмовників, особливо обережно використовуйте гумор.
• Вміння слухати – дуже рідкісна риса, що найбільше цінується у дипломатичному колі. Вміння чути не тільки сказані слова а й підтекст розмови – це велике мистецтво, яке повинен освоїти сучасний дипломат.
• Ерудиція – сучасний дипломат повинен бути високоосвіченою людиною, знати іноземні мови, основи економіки, юриспруденції, добре розумітися в особливостях місцевих традицій та історії. Пунктуальність – головне правило дипломатичної ввічливості: дипломат не може запізнитися на прийом або візит навіть на хвилину, своєчасні відповіді на запрошення, на телефонні розмови, візитні картки, факси – це показник професійності конкретної ділової особи.
• Порядність та гідність – ці риси приваблюють партнерів мабуть найбільше, тому що в умовах сучасних політичних відносин не завжди дипломатія базується на засадах порядності.
• Зовнішній вигляд – акуратність, відчуття естетичного смаку, елегантність, вибір одягу та аксесуарів згідно з протокольними правилами прийомів та візитів, доброзичливість складають гармонійний образ особи, викликають симпатію та довіру до людини.

    Всі ці складові формують позитивний імідж  сучасного дипломата. Головною заповіддю  елегантності та професійного підходу  до іміджу ділової людини є почуття  міри та здоровий глузд. І не треба  забувати, що імідж дипломата –  це, насамперед, імідж держави, яку  він представляє.

      Чи не найголовнішою складовою  іміджу дипломатичних представників  є зовнішній вигляд, що є своєрідною  візитною карткою ділової людини. Зовнішній вигляд – дуже багатобічне  поняття. Воно складається не  тільки з правильно підібраного  одягу, згідно ситуації, а й  з таких « дрібниць» як акуратна  зачіска, манікюр, парфуми, хода, аксесуари, загальний стиль образу  та його гармонійність. З часів  свого виникнення одяг виконував  багато функцій, дозволяв сховати  деякі недоліки зовнішності, відображав  уявлення про красу, виконував  естетичну та знакову функції.  Він завжди виступав таким  атрибутом етикету, що підкреслював  специфічність якоїсь етикетної  ситуації або статус особи. 

    У наш час залишається досить помітним зв'язок одягу й соціальної ролі людини, зовнішній вигляд якої повинен відповідати тому рівню, який вона обіймає в службовій ієрархії.

    Слід завжди пам'ятати, що одяг - свого роду візитна картка не лише певної особи, але й установи, яку вона представляє. У офіційно-ділових відносинах дуже важливо відповідати загальноприйнятому іміджу дипломата, політика, бізнесмена тощо. А цей імідж припускає ретельне дотримання класичного стилю в одязі.

    Одяг для офіційно-ділового спілкування повинен бути якісним і відрізнятися розумною консервативністю (відсутністю яскравих кольорів, екстравагантного крою), що, однак, не означає повного нехтування модою.

    Відома народна мудрість "по одягу зустрічають, по розуму проводжають" підтверджує, що зовнішній вигляд не є самодостатнім у формуванні сприятливого іміджу людини. Він не може компенсувати духовну та інтелектуальну бідність, вади в освіті, відсутність гарних манер. Однак, відповідність зовнішнього вигляду офіційному статусу особи - один із важливих, хоч і не основних показників його культури.

                                                         Висновки 

Жоден вид людської діяльності неможливий без спілкування  з іншими людьми, прямого чи опосередкованого. Воно вимагає від людини постійного вдосконалення у вмінні спілкуватись і водночас є тією діяльністю, на яку менше всього звертають увагу  і методи, засоби якої менше всього прагнуть опанувати. Недарма відомий  американський магнат і фінансист  Джон Рокфеллер назвав уміння спілкуватись з людьми таким самим товаром, який купується за гроші, як і цукор, і кава, і готовий був платити  за це вміння навіть більше, ніж за інший  товар у цьому світі.