Дипломатичні прийоми, їх види та організація

    План

      Вступ  

1.  Дипломатичні прийоми, їх види та організація.

2. Етика ведення телефонних розмов та електронної пошти.
3. Основи сучасного ділового етикету: імідж, правила поведінки, зовнішній вигяд.

Висновки

          Список  літератури 

                                             Вступ 

Сучасний етикет регламентує поведінку людей  в побуті, на службі, у громадських  місцях і на вулиці, у гостях і  на різного роду офіційних заходах  – прийомах, церемоніях, переговорах. Це велика і важлива частина загальнолюдської культури, моралі, що вироблялась протягом багатьох віків усіма народами у  відповідності з їхніми уявленнями про добро, справедливість, людяність. Етика ділових стосунків, дотримання етикетних норм і правил поведінки  та спілкування набуває особливої  ваги і значущості в умовах переоцінки ціннісних орієнтирів, оскільки дає  можливість людині усвідомити свою совість, свою соціальну роль. Доброчесність  та дотримання етикетних правил повинні  стати основою поведінки осіб, уповноважених на виконання функцій  держави та органів місцевого  самоврядування під час виконання  своїх службових обов`язків. Зважаючи на це, громадськість оцінює доброчесність, неупередженість та ефективність діяльності державної служби взагалі і кожного  державного службовця зокрема. 
 

    1. Дипломатичні прийоми - одна із загальноприйнятих та поширених форм зовнішньополітичної діяльності урядів, міністерств закордонних справ, дипломатичних представництв та дипломатів. Прийоми проводяться на відзначення важливих подій (національні свята своєї держави, її найважливіші ювілейні дати та події, які відзначаються всією країною, ювілейні річниці підписання міжнародних договорів, ювілейні річниці встановлення дипломатичних відносин тощо). Прийоми також влаштовуються з нагоди проведення різних офіційних заходів (конгресів, симпо­зіумів, конференцій, презентацій, відкриття й закриття міжнародних виставок, підписання договорів). Офіційні прийоми із запрошенням на них членів дипломатичного корпусу влаштовуються главою держави, головою та членами уряду, відповідальними представниками міністерства закордонних справ та інших відомств. Дипломатичні прийоми також проводять в порядку вшановування або виказування гостинності вищим державним діячам, які перебувають з візитом в іншій державі, дипломатичним представникам, акредитованим у країні, діячам науки, культури, мистецтва тощо.

    Незалежно від виду та призначення будь-який дипломатичний прийом носить політичний характер, оскільки на ньому відбувається зустріч представників іноземних  держав. Окрім представницького значення, дипломатичні прийоми грають роль найважливішого засобу встановлення, підтримання та розвитку контактів офіційної влади  з дипломатичним корпусом та іноземними журналістами; контактів дипломатичного представництва або окремих дипломатичних  представників з офіційними, суспільними, діловими, науковими, культурними колами країни перебування. Прийоми - вид службової  діяльності, на якому дипломати в  неформальній обстановці роз'яснюють  політику своєї країни, збирають інформацію про країну перебування, обмінюються  думками з приводу важливих міжнародних  подій. Ділові офіційні прийоми влаштовують  з нагоди національного свята, знаменної  події, річниці, на честь перебування  в країні іноземної делегації, при  відкритті представництва фірми, презентації  різних товарів, послуг, проведенні конгресів, симпозіумів, конференцій, міжнародних  виставок, підписанні договорів тощо. Сучасні правила їх підготовки і  проведення, норми поведінки гостей і господарів увібрали багатовікові традиції культури гостинності та застільного  етикету різних народів. Звичайно, існують  специфічні особливості проведення дипломатичних прийомів у тій  чи іншій країні з урахуванням  національних традицій і звичаїв, однак  із суто протокольної точки зору великих  розбіжностей у їх організації і  проведенні немає. У міжнародній  практиці склалась класифікація прийомів, яка носить деякою мірою умовний  характер. Таким чином, стосовно складу учасників прийоми поділяються  на офіційні, неофіційні, змішані. Відповідно до часу проведення розрізняють денні  та вечірні прийоми. Згідно з формою проведення прийоми поділяються  на прийоми без розміщення за столом та з розміщенням.

      У неофіційних дипломатичних  прийомах беруть участь офіційні  посадові особи, дипломати, а  також їхні дружини і чоловіки. До змішаних прийомів відносять  прийоми, на яких присутні офіційні  посадові особи, дипломати, а  також особи, які не мають  ознак дипломатичного старшинства  (видатні науковці, митці, представники  ділових та релігійних кіл  тощо).

      До денних прийомів належать  прийоми типу "келих шампанського", "келих вина", "сніданок". Вечірніми прийомами вважаються  прийоми типу "коктейль", "а-ля  фуршет", "чай", "жур-фікс", "обід", "вечеря", "обід-буфет".

      На прийомах типу "сніданок", "обід", "вечеря" гостей розсаджують  за столом у визначеному порядку.  На прийомі типу "обід-буфет"  розсадка вільна. Прийоми типу "коктейль", "а-ля фуршет", "келих шампанського", "келих вина" проводяться стоячи.

     "Келих шампанського", як правило,  починається о 12-й годині і  триває близько години. Приводом  для організації такого прийому  може бути річниця національного  свята, від'їзд посла, перебування  в країні делегації, відкриття  виставки (фестивалю), підписання міжнародних договорів. Прийом проводиться в цьому ж приміщенні, де відбувається урочистий захід, у спеціально обладнаній кімнаті, фойє. Під час такого прийому зазвичай подається шампанське, але можлива також подача вина, соків та інших безалкогольних напоїв. Закуска не обов'язкова, але не буде помилкою запропонувати її гостям.

    "Келих  вина" - прийом, аналогічний прийому  типу "келих шампанського". Відрізняється  від попереднього прийому назвою  та дещо розширеним асортиментом  вин і закусок.

    Сніданок - один із найпоширеніших видів дипломатичних  прийомів. Влаштовується з приводу  приїзду і від'їзду послів, річниці  договорів, інших ювілейних дат, на честь високих іноземних гостей, в порядку підтримання контактів  МЗС із закордонними представництвами тощо. Влаштовується між 12-ю та 15-ю  годинами. Меню сніданку складається  з урахуванням існуючих у країні традицій та звичаїв і, як правило, включає  холодні закуски, гарячі рибні та м'ясні страви, десерт.. Сніданок триває годину-півтори, із них близько години гості проводять за столом і близько  ЗО хвилин - за кавою, чаєм (кава, чай  можуть бути подані за тим самим  столом або у вітальні). Форма  одягу на сніданку - повсякденний костюм, якщо інший одяг спеціально не вказаний у запрошенні.

      Сніданок прийнято вважати офіційним  прийомом. У міжнародній протокольній  практиці більш поширені вечірні  прийоми, які до того ж вважаються  більш почесними й урочистими, ніж денні. Прийом типу "коктейль"починається  між 17-ю та 18-ю годинами й  триває до двох годин. На  прийомі гості стоять. Під час  такого прийому офіціанти розносять  напої та холодні закуски, які  не вимагають столових приборів: бутерброди - канапе, кондитерські вироби, фрукти, горішки. На запрошенні  вказують час початку й закінчення  прийому (17.00 - 19. 00, 18.00 - 20.00). Прихід  і вихід гостей можливі в  будь-яку годину зазначеного часу.

    Прийом  типу "а-ля фуршет" (у перекладі  з французької означає "на виделці") проводиться в ті ж години, що і "коктейль". Відмінності - у формі  обслуговування і значно ширшому  асортименті закусок. Накриваються столи з закусками, включаючи  гарячі страви. Урочистість прийому  може бути підкреслена зазначенням  у запрошенні особливої форми  одягу.

    "Чай" - неофіційний прийом, який влаштовують,  як правило, тільки для жінок.  Влаштовують їх дружини міністрів  закордонних справ, послів для  дружин послів. Прийом такого  типу проводиться між 16-18 годинами. Тривалість - 1 - 1,5 години., то в невеликій  кількості. 

    "Жур-фікс" (з французької "фіксований  день") - прийоми, які влаштовують  дружини міністрів закордонних  справ або послів у певні  дні (неділю слід уникати) й  години протягом усього осінньо-зимового  сезону. Прийоми такого типу називають  ще "середи", "четверги", "п'ятниці" тощо (влаштовуються, наприклад,  кожної останньої середи кожного  місяця.

    "Обід" вважається найбільш почесним  видом прийому. Офіційні обіди даються на честь глави держави, членів уряду, членів дипломатичного корпусу. Прийоми такого типу починаються між 19-ю та 21-ю годинами (але не пізніше), як правило, о 19.30 або 20.30. Проводяться з розміщенням гостей за столом. Форма одягу - лише вечірня: темний костюм, смокінг або фрак - для чоловіків, вечірній туалет - для жінок. У силу свого високого статусу вимагає ретельної підготовки, професійного обслуговування. Обід триває дві-три години, а може й довше. M, Вечеря починається о 21-й годині і пізніше. Від обіду відрізняється часом початку і тим, що не подають перше блюдо - суп. Може передбачати спеціальну форму одягу (смокінг або фрак для чоловіків, вечірню сукню для жінок), якщо це обумовлено в запрошенні.

    Кожний  прийом потребує ретельної підготовки, вирішення великого кола організаційно-протокольних питань. Перш за все, узгоджується питання, від імені кого влаштовується  протокольний захід. Залежно від  цього визначається його вид і  характер, час і місце проведення, складається список запрошених осіб, розсилаються запрошення, складається план розміщення гостей за столом, якщо йдеться про сніданок, обід або вечерю. Необхідно передбачити тривалість заходу (залежно від його характеру, традицій і звичаїв країни), вирішити, хто зустрічає гостей біля входу, знайомить із розсадкою й супроводжує до зали. Важливо також передбачити місце, де господар, від імені якого проводиться прийом, зустрічає гостей, хто і як представляє йому запрошених.

      Потрібно своєчасно підготувати  всю протокольну техніку: кувертні, розсадочні, планові картки, а також  картки меню з перекладом мовою  країни гостя. Вибір виду прийому,  часу п місця проведення. Вибір  виду прийому визначається, перш  за все, подією, якій він призначений,  та фінансовими можливостями  його організаторів. Також враховуються  мета проведення заходу й протокольні  традиції країни перебування.

      Прийом може проводитися в  резиденції посла або посольстві. Найбільш почесними видами прийомів, які підкреслюють важливість  нагоди, з якої вони влаштовані, з денних є сніданок, з вечірніх - обід. Вони зазвичай проводяться  з нагоди візитів високих гостей, а також у порядку повсякденної  дипломатичної діяльності представництв.  Складання списку осіб, що запрошуються  на прийом - один із найважливіших  елементів підготовчої роботи. Визначається  загальна чисельність гостей, яка  не повинна перевищувати нормальних  можливостей обслуговування і  розмірів приміщення, де відбуватиметься  прийом.

    Підготовка  та розсилка запрошень. На дипломатичні прийоми гостей запрошують за допомогою  письмових запрошень. У запрошеннях  на вечірні прийоми може бути вказівка на особливу форму одягу.

    З метою попереднього з'ясування можливості присутності гостя на прийомі  в правому нижньому куті бланка запрошення проставляють літери R.S.V.P. (фр. repondez, s'il vous plait), що означає прохання відповісти. 

    2. Однією з робочих форм переговорного процесу є телефонна розмова. На відміну від виробничих, комерційних та інших структур, де у ряді випадків офіційні переговори проводити не обов'язково і домовленість може бути до­сягнута по телефону, у дипломатичній практиці телефонна розмова, як правило, проводиться для з'ясування чи уточнення окремих питань.

      Телефонна розмова є специфічним  видом усного мовлення: виключається  передача інформації через міміку, жести, вираз очей та ін. Тому  при веденні телефонної розмови  особливо важливо широко використовувати  лексичні можливості ділової  мови. Слід брати до уваги, що  досить часто неякісний зв'язок, зовнішній шум, дефекти вимови  співрозмовника тощо ускладнюють  спілкування, призводять до появи  надлишкової інформації (перепитування,  повторення). Спілкування може ускладнитися  також через невміння співрозмовників  висловлюватися стисло, простими  реченнями. При спілкуванні по  телефону слід намагатися говорити  не дуже швидко і, по можливості, чітко, ясно. Тон має бути спокійним,  витриманим, ввічливим.