Планування аудиту руху та використання трудових ресурсів підприємств

1. Планування  аудиту руху та використання  трудових ресурсів підприємств

Для успішного і  якісного проведення аудиту аудитор  повинен спланувати процес аудиторського  контролю. Планування – це вироблення головної стратегії і конкретних підходів до характеру, періоду, а також  часу проведення аудиту. У ході планування аудитор розробляє план і програму аудиту. Загальний план аудиту розробляється  дуже детально, щоб аудитор мав  можливість підготувати конкретну  програму аудиту, а аудиторська програма складається з моменту конкретизації  загального плану. Метою планування є звернення уваги аудитора на найважливіші напрямки аудиту, на виявлення  проблем, які слід перевірити найретельніше.

 

Рис.1. Загальна схема планування аудиту

Аудит використання трудових ресурсів - це система заходів зі збору інформації, її аналізу й оцінки на цій основі ефективності діяльності підприємства регулювання соціально-трудових відносин та їхньої відповідності критеріям чинного українського законодавства.

Методика проведення аудиту використання трудових ресурсів включає в себе: цілі: об'єкт і предмет аудиторського дослідження, замовників і виконавців, етапи та терміни проведення, методи дослідження, джерела отримання інформації, систему показників ефективності, рекомендації за підсумками аудиторської перевірки (дослідження).

Метою проведення аудиторського дослідження є проведення комплексу заходів щодо аналізу використання трудових ресурсів, формування висновків за його результатами та розробка рекомендацій щодо підвищення ефективності.

Об'єктом дослідження  є трудові колективи та системи  управління персоналом організацій. Предмет  дослідження - ефективність використання трудових ресурсів в організації.

Найчастіше замовником даного виду аудиту виступає керівництво  організації, іноді потенційний  інвестор. Виконавцем даного виду дослідження  можуть стати як співробітники організації, так і сторонні експерти, фахівці  з консалтингу аудитори.

Вибір виконавців має  свої переваги і недоліки:

- співробітники  організації добре орієнтуються  в бізнес-процесі, технологіях,  системі управління конкретної  організації, вони добре включені  в систему комунікацій, орієнтуються  в системі внутрішньої звітності  компанії, зможуть спостерігати  і коригувати при необхідності  впровадження заходів щодо підвищення  ефективності;

- зовнішні фахівці  позбавлені даних переваг, але  найчастіше кількість і досвід  проведення подібного виду досліджень  у сторонніх експертів більше, ніж у штатних співробітників  організації. До достоїнств залучення  зовнішніх аудиторів також можна  віднести: неупередженість і більш  високу об'єктивність суджень,  високий рівень професійної підготовки, робота в жорстких часових  і бюджетних рамках.

Аудит використання трудових ресурсів має проводитися  на основі законодавчо-нормативної  бази державного, галузевого, організаційного  рівня, а також з використанням  принципів етики та незалежності.

Терміни проведення і чисельність дослідників (аудиторів) залежить від "розмірів і складності" організації та проблеми, але слід зазначити, що організація - система, що розвивається, і при затягуванні  дослідження, рекомендації по підвищенню ефективності вже виявляться не ефективними, як не відповідають реальній ситуації.

Важливе значення при  проведенні аудиту є планування етапів, підбір методів та визначення і отримання  необхідного обсягу інформації.

При проведені аудиторської перевірки зручно використовувати  такі    етапи та методи, які  представлені в ( табл. 1).

 

Таблиця 1

	Етап	Зміст етапу аудиту	Назва методу
1	Виявлення проблеми (підготовчий)	Вивчення інформації про підприємство, фінансових даних, відомостей про ефективності контролю. На основі настановних інтерв'ю з керівниками підприємства уточнюються межі бізнесу, особи і підрозділи, відповідальні за бізнес-процеси, ключові функції, поточні та стратегічні цілі. Визначаються напрямки аудиторського обстеження. Формуються проблеми, вибираються  оптимальні методи дослідження, плануються процедури проведення.	Самообстеження; настановні й експертні інтерв'ю; аналіз документів, збір  даних; формалізований  опис процедур; побудова схем і  моделювання бізнес процесів і ключових функцій; функціонально-вартісний аналіз (ФВА) │
2                         3	Отримання інформації для   аналізу                   Оцінка і аналіз  інформації	Планування та реалізація процедур збору даних. Аналізуються документи, проходять настановні й  експертні інтерв'ю з керівниками  підрозділів і фахівцями. Аудитори формують основу для прийняття рішення (оцінки). Уточнюються зміст процедур, послідовність їх реалізації, критерії оцінки якості, функціональні та інформаційні взаємодії.       Проведення оцінки про  достатність зібраних даних для  прийняття обгрунтованого рішення  по проблемі дослідження. Проведення перевірки  і аналізу моделей  на відповідність загальноприйнятим стандартам управління. В результаті  виділяються недоліки  в процедурах ключових функцій управління  і бізнес-процесів. Результат аналізу моделей - перелік вимог до зміни системи управління.	Установчі таекспертні інтерв'ю; аналіз документів, збір  даних; формалізований опис процедур; побудова схем і моделювання  бізнес-процесів і ключових функцій;функціонально-вартісний  аналіз (ФВА).         Системний аналіз; економічний аналіз; декомпозиція;порівняння; структуризація цілей; експертно-аналітичний; нормативний;параметричний;моделювання,ФСА;головних компонент; балансовий;досвідчений;кореляційно-регресійнний аналіз; матричний,SWOT-аналіз.
4	Висновки та рекомендації	Формування аудиторського висновку. Аудиторський висновок включаєопис стану ефективності  системи управління в розрізі її елементів, напрямів діяльності з управління в організації, можливі шляхи вдосконалення управління. Керівництво організації оцінює результати аудиту і на цій основі формує напрями подальшого аудиту.	Аналогій; порівнянь; нормативний;моделювання; розрахунок  кількісних показників, показників економічної ефективності запропонованих варіантів; ФВА .

 

Методологічний  інструментарій аудиту використання трудових ресурсів надзвичайно широкий і  базується головним чином на методах, використовуваних в економіці праці, статистиці, управлінні персоналом, соціології, психології, правознавстві. В цілому методи можуть бути представлені у  вигляді трьох груп методів: організаційно-аналітичні, соціально-психологічні та економічні.

Аудит грунтується  на отриманні та вивченні необхідної інформації. Чим достовірніше і точніше  інформація, тим більша ймовірність  отримати достовірну картину проблемної ситуації і можливість розробити  найбільш ефективний комплекс заходів  щодо розв'язання виявленої проблеми. Основні джерела інформації для проведення аудиту ефективності використання трудових ресурсів, напрямки характеристики і форми одержуваної інформації представлені на (рис. 2.)

 

 

 

 

 

 

 

Рис.2. Джерела, характеристики , форми, інструменти збору  інформації для аудиту використання трудових ресурсів.

 

Для оцінки ефективності використання трудових ресурсів можливо  використовувати систему показників ефективності використання трудових ресурсів. Показники в даній системі  можна розділити на групи по зонах  відповідальності керівників, оптимізувати кожну групу показників може відповідний  комплекс заходів щодо підвищення ефективності. Базою порівняння при оцінці ефективності можуть стати планові показники, показники за попередній порівнянний період, показники, розраховані нормативним шляхом, або показники провідних підприємств даної галузі.

В результаті аналізу  та оцінки ситуації визначаються достоїнства  й недоліки, визначаються можливості і загрози, які несуть виявлені проблеми, визначається програма з підвищення ефективності: розробляються заходи, бюджет їх впровадження, визначається їхня економічна і соціальна ефективність, сороки впровадження, модель контролінгу  за впровадженням і результатами змін, відповідальні особи.

Розробляючи і впроваджуючи заходи щодо підвищення ефективності використання трудових ресурсів слід враховувати той факт, що зниження ціни праці при постійному рості  рівня життя і збільшення рівня  витрат на відновлення працездатності веде до зниження продуктивності, заходи щодо оптимізації слід проводити  під контролем рівня мотивації  і з врахуванням опору персоналу , в іншому випадку можна ще більше погіршити ситуацію або отримати результати нижче очікуваних.

Отже, підвищення ефективності використання трудових ресурсів є актуальним завданням для більшості сучасних організацій. Виходячи з цього, головним завданням, яке сьогодні доводиться вирішувати службам управління персоналом, - це продуктивність праці. Аудит використання трудових ресурсів - це діагностичне дослідження  результатів управління трудовими  ресурсами з метою визначення їх фактичної ефективності, внесення необхідних коригувань в процес управління і, в кінцевому підсумку, підвищення прибутковості організації.

 

 

 

 

 

 

 

2. Оцінка  системи внутрішнього контролю  руху  та використання трудових  ресурсів підприємств

 

Для успішного функціонування підприємства, підвищення рівня рентабельності, збереження та збагачення його активів необхідний налагоджений механізм управління, найважливішим елементом якого є повсякденний внутрішній контроль.

Система контролю має  бути економічно вигідною, тобто затрати  на її функціонування мають бути меншими  за витрати підприємства через її відсутність. Якщо система внутрішньогосподарського контролю буде функціонувати ефективно, це дасть змогу скоротити витрати  на проведення внутрішнього аудиту.

Система внутрішнього контролю визначає всі внутрішні  правила та процедури контролю, запроваджені керівництвом підприємства для досягнення поставленої мети — забезпечення (в межах можливого) стабільного  і ефективного функціонування підприємства, дотримання внутрішньогосподарської  політики, збереження та раціональне  використання активів підприємства, запобігання та викриття фальсифікацій, помилок, точність і повнота бухгалтерських записів, своєчасна підготовка надійної фінансової інформації.

При формуванні ефективної системи внутрішнього контролю адміністрація суб’єкта господарювання повинна забезпечити: 
надійну інформацію, яка необхідна для успішного керівництва діяльністю суб’єкта господарювання; збереження активів і документів — уникнення фактів крадіжок, псування та нецільового використання майна, знищення і розголошення інформації (в тому числі тієї, що міститься в облікових регістрах, комп’ютерних базах даних); ефективність господарської діяльності — виключення шляхом контрольних процедур дублювання, невиробничих витрат, нераціонального використання всіх видів ресурсів; оптимізація податкових платежів, зміцнення розрахункової дисципліни.

Система внутрішнього контролю включає три основні  елементи: середовище контролю, систему  бухгалтерського обліку та незалежні  процедури перевірки.

Середовище контролю, де відбуваються операції, — це заходи і записи, які характеризують загальне ставлення керівництва і власників  підприємства до діючої системи внутрішнього контролю, значення діючої системи  внутрішнього контролю для підприємства.

До факторів середовища контролю належать:діяльність керівництва (власників) клієнта; політика та методи керівництва;організаційна структура підприємства і методи розподілу функцій управління і відповідальності; управлінські методи контролю, в тому числі кадрова політика і практика, а

також порядок розподілу обов’язків.

Система бухгалтерського  обліку — це заходи і записи підприємства, шляхом яких бухгалтерські операції оформлюються в регістрах бухгалтерського обліку. Така система визначає, збирає, аналізує, підраховує, класифікує, записує, підсумовує і надає інформацію про операції та інші заходи.

Незалежні процедури  перевірки — це аудиторські процедури, які використовуються аудитором  для визначення того, чи були фінансово-господарські операції клієнта належним чином  санкціоновані, правильно оформлені  і відображені в облікових  регістрах, а також чи всі помилки  в процесі ведення справ і  реєстрації даних по них виявляються  максимально швидко. Це означає, що процедури контролю дають упевненість  у тому, що мета контролю за забезпеченням  повноти, точності, законності, захисту  активів і файлів даних будуть досягнуті та буде видана надійна фінансова інформація.

На практиці існують  різні процедури контролю, а саме: 
а) процедури контролю за повнотою даних, що призначені для впевненості в тому, що всі дані по всіх господарських операціях внесені до облікових регістрів і прияняті на обробку;

б) процедури контролю за точністю даних необхідні для  впевненості в тому, що дані по кожній господарській операції відображені  в обліку своєчасно і в 

повному обсязі  та правильно рознесені по рахунках;

в) процедури контролю за дозволом (санкціонуванням) операцій спрямовані

на забезпечення законності здійснення операцій.

Вони включають: створення та налагодження надійної контрольно-пропускної системи на підприємстві, встановлення засобів охорони, сигналізації, сейфів, обладнання складських приміщень  тощо, а також періодичне проведення внутрішніх ревізій та інвентаризацій. 
Під час аудиторської перевірки аудитор досліджує тільки ту методику і процедури бухгалтерського обліку, які відносяться до тверджень звітності.

Оцінка аудитором  системи внутрішнього контролю визначається на основі певних елементів (рис)

 

Рис. 3. Основні елементи системи внутрішнього контролю на підприємстві

При вивченні системи  внутрішнього контролю необхідно оцінити  вплив одержаних результатів  на подальшу перевірку достовірності  фінансової звітності підприємства. Процес оцінювання складається з  кількох основних етапів (рис)

 

Рис.4. Основні етапи оцінювання системи внутрішнього контролю на підприємстві

На етапі загального знайомства з системою внутрішнього контролю аудитор отримує загальне уявлення про специфіку і масштаби діяльності підприємства, систему бухгалтерського обліку, структуру служби внутрішнього аудиту та її місце в системі управління, оцінює рівень професійності служби внутрішнього аудиту та перелік основних завдань, що вирішуються такою службою. Аудитор визначає порядок застосування заходів щодо забезпечення збереження майна, надійності бухгалтерського обліку ідостовірності звітності.