Учёт нематериальных активов

                                                                                                                  Всего:      146890  

 

Рис. 3. Формула (Произведение)

Журнал  учёта хозяйственных  операций

     Далее, непосредственно сам учет основных средств начинается с ведения  журнала хозяйственных операций. Чтобы создать журнал, воспользуемся  программой Microsoft Office Excel.  (РасчётИтоговНаСчетах.xls)

     Рис. 4.- Журнал хозяйственных операций со счетами в столбце

     Справа  в журнале добавим колонку  «первичные документы» и сделаем  на них гиперссылку.

   Рис. 5. Связь с первичными документами

     

Журнал  со счетами в строке

Чтобы было удобнее работать дальше, создадим журнал хозяйственных операций со счетами  в строке.

Рис. 6.- Журнал со счетами в строке

Используя расширенный фильтр (Данные – Расширенный фильтр, выделить диапазон дебет и кредит, поставить галку только уникальные записи), построим перечень проводок.

Рис. 7. Создание перечня проводок

Оборотная ведомость

Подсчитаем  обороты по дебету и кредиту, чтобы не запутаться в диапазонах ячеек, присвоим им имена. Выделим в ЖХО диапазон ячеек в столбце счет и дадим имя: Вставка – Имя – Присвоить, вводим в окне имя Счет и нажимаем ОК. То же самое проделать и со столбцами Дебет и кредит. Перейдем к оборотной ведомости: выделим ячейку, в которую надо вставить формулу (столбец оборот дебета). Вызываем Мастер формул и выбираем функцию СУММЕСЛИ. В окне диапазон вставляем имя «Счет», в окне критерий выбираем ячейку из оборотной ведомости, столбец «Номер», в окне диапазон суммирования выбираем имя диапазона ячеек «Дебет». Аналогично для подсчета оборота по кредиту. Формула выглядит следующим образом: =СУММЕСЛИ(Журнал.xls!Счет;C3;Журнал.xls!Дебет).

Рис.8.- Оборотная ведомость

 

 

Шахматная оборотная ведомость

Шахматная ведомость позволяет посчитать  обороты по счетам, не используя  сложные формулы. Такая ведомость  значительно упрощает вычислительные операции. Чтобы создать шахматную  ведомость, воспользуемся сводной  таблицей: Данные – Сводная таблица, в диапазоне указываем всю  область ячеек с журналом хозяйственных  операций со счетами в строке, следуем  указаниям мастера, на последнем  шаге нажимаем на кнопку «макет». Открывается  окно, в поле которого нужно переместить  Дата, Дебет, Кредит и Сумма. Нажимаем ОК.

  

  Рис. 9. Шахматная оборотная ведомость

        Чтобы создать сводную таблицу: Данные – Сводная таблица, в диапазоне указываем всю область ячеек с журналом хозяйственных операций со счетами в строке, следуем указаниям мастера, на последнем шаге нажимаем на кнопку «макет». Открывается окно, в поле которого нужно переместить, Дебет, Кредит и Сумма. Нажимаем ОК.

  Рис. 10.       Сводная таблица

 
 
 

        Учёт нематериальных активов в  Microsoft Office ACCESS.

Наряду с  MS EXCEL автоматизировать бухгалтерский учёт возможно и в MS  ACCESS. Однако MS  ACCESS имеет преимущество в том, что в MS  ACCESS возможно обновлять базу данных. То есть,  если например в таблице Работники, включающей перечень работников изменилась фамилия какого-нибудь работника или работник поменял место жительства, то в таблице Работники и связанных с нею таблицами автоматически можно сделать изменение.

В программе  Access объектами называют все, что может иметь имя. В базе данных Access основными объектами являются таблицы, запросы, формы, отчёты, страница доступа к данным, макросы и модули.

Создание  базы данных в MS ACCESS

Для начала нужно создать новую базу данных: 

1. Задаем команду ФАЙЛ →Создать базу данных
2. Перейти на вкладку Общие с ярлыком Новая база данных
3. Ввести имя новой БД в поле имя файла.
4. Нажать кнопку <Cоздать>.  В результате откроется окно для создания базы данных.

Учитывая, что основным объектом БД является таблица, начнем рассмотрение создания БД именно с таблиц. Наиболее просто и наглядно таблицы создаются в режиме Конструктора, для чего необходимо выполнить такую последовательность операций:

1. Перейти на вкладку Таблицы и нажать кнопку <Создать>.
2. В окне диалога Новая таблица выбрать пункт Конструктор и нажать <ОК>.

 

 

Рис. 4. Окно выбора режима создания таблиц.

В результате этого  действия появится окно для создания таблицы в режиме Конструктора:

Рис. 5. Таблица в режиме Конструктора

 

 

 

Типы  данных в MS ACCESS

Сравнение таблиц «Журнал со счетами в строке»  MS EXCEL  и таблицы «Журнал» MS ACCESS.

Для начала создадим таблицу Журнал в MS ACCESS. Для этого сделаем следующее:

1. Перейдем на вкладку «Таблицы» и нажмём на <Создать> .
2. Выбираем режим Конструктор и заполняем таблицу.

Рис. 6.1. Журнал учёта хозяйственных операций в MS Access

Для поля №операции используем тип данных Числовой, так как для этого поля используются Числовые данные. Для поля Дата используем тип данных Дата/Время. Для полей Операция, Дебет, Кредит, так для этих полей используются Алфавитно-цифровые данные. Для полей Оператор и Приказ определяем тип данных Числовой, так как в них перечисляются Числовые данные. Для поля Сумма определяем тип данных Денежный (данные о денежных суммах).

 Для полей Дебет, Кредит, Оператор, Приказ можно использовать Подстановку. Для этого перейдём во вкладку Подстановка и задаём в поле Тип элемента управления - Поле со списком,

Тип источника строк- Таблица или Запрос, а в поле Источник Строк- Область, откуда столбец подстановок получает значения: из фиксированного набора, или из другой таблицы или запроса.

Например, для полей  Дебет и Кредит в поле Источник строк задаём - SELECT [План счетов].№счета, [План счетов].ИмяСчета FROM [План счетов];

Рис. 7. Подстановка

 
 

Затем меняем вид  нажав кнопку   , переходим в готовую таблицу, заполняем и получаем:

Рис. 6.2. Журнал учёта хозяйственных операций в MS ACCESS

 

Отличие вышеприведённой  таблицы от Журнала учёта хоз. операций в MS EXCEL, состоит в том,  что в таблице ACCESS  можно сразу же на месте изменять данные. Например изменилась фамилия оператора. Но вычисления удобнее всего делать в EXCEL, так как Excel имеет встроенные функции и нагляден.

 

Рис. 8. Журнал со счетами в строке в MS EXCEL

 
 

Теперь создадим остальные таблицы: Остатки на Счетах, Приказы, Работники, План Счетов.

Для начала создадим таблицу Остатки на счетах. Воспользуемся схемой Создать→Конструктор.

В имена  полей заполняем: № запроса, Год, Месяц, Счет, Остаток. Для №запроса определяем тип данных Счетчик, для Год, Месяц, Счёт – Текстовый, а для поля Остаток – Денежный.

Рис. 9. Остатки на Счетах.

Нажав на кнопку заполняем готовую таблицу:

Рис. 10. Остатки на Счетах.

Также проделав с  таблицами ПланСчетов, Работники, Приказы, получаем следующую схему:

Типы  связей в MS ACCESS.

Существует три  типа связей: 

Связь «один к одному»- каждой записи одной таблицы соответствует одна запись или никакая запись в другой. В данной схеме связь «один к одному» есть между таблицами ОстаткиНаСчетах и План Счетов, так каждому счету в таблице План Счетов соответствует один или вообще никакой остаток в таблице ОстаткиНаСчетах. Такая связь устанавливается в том случае, когда оба связываемых поля являются ключевыми или имеют уникальные индексы.

Связь «один ко многим»- каждой записи одной таблицы может соответствовать несколько записей в другой таблице или связь «многие к одному» - в таблице   может быть несколько записей соответствующих только одной записи в другой таблице. В вышеприведённой схеме такая связь между таблицами Планами Счетов и «Журналом», так как корреспондирующие счета связаны между собой через таблицу «Журнал». Такая связь создается только в том случае, если одно из полей является ключевым или имеют уникальные индексы. В отношении «один к многим» главной таблицей является таблица, которая содержит первичный ключ и составляет часть «один» в этом отношении, таблица со стороны «много» является подчиненной таблицей.

Связь «многие к многим»- записи одной таблицы соответствует 0 или несколько записей в другой таблице. Такая связь фактически представляет две связи с отношением «один к многим» через третью таблицу, ключ которой состоит, по крайней мере, из двух полей, которые являются полями первичного ключа в двух других таблицах.

Создание  и открытие запросов.   
Вычисления с помощью запросов.

Запрос - это объект БД, допускающий многократное использование. Результат запроса представленный в табличном виде набор данных, который задаётся в режиме КОНСТРУКТОРА.

Для создания нового запроса:

1. Выбираем  вкладку Запрос и нажимаем «Создать».
2. Выбираем режим Конструктор
3. В диалоговом окне ДОБАВЛЕНИЕ ТАБЛИЦЫ укажите имена таблиц, по полям которых будет производиться запрос, нажимая кнопку Добавить после каждого указанного имени таблицы.