Технология фандрейзинга

       III.   Непрямые расходы

 

 

 

 

       Раздел управление финансами содержит информацию о том, как будут расходоваться средства по гранту, когда будет предоставлен финансовый отчет, кому принадлежит право первой и второй подписи: Очень хорошо описать управление уже принятыми грантами. Покажите, что вы профессионалы в управлении финансами и вам можно доверять.

       Приложения включают дополнительные материалы, характеризующие содержание заявки. Это могут быть календарный график проекта, материалы, описывающие организацию, финансовый отчет за последний год, копия устава, результаты аудиторской проверки, подтверждение статуса неприбыльной организации, список членов правления (совета), список рабочих обязанностей персонала проекта, резюме руководителей проекта, письма поддержки, и др.

       Здесь приведены наиболее распространенные части заявки, принятой на сегодня  в России. Если фонд просит вас придерживаться иных правил оформления, следуйте им! В  противном случае вашу заявку могут  отклонить просто на основании того, что вы нарушили правила ее оформления.   

       Управление  грантами:

       Фонд, финансирующий ваш проект, вполне закономерно будет требовать  от вас отчетов на различных этапах его выполнения. Отчеты можно разделить  по содержанию на программные и финансовые, и по времени предоставления – на промежуточные и итоговые.

       Важнейшим из того, что следует помнить в  процессе составления отчетов, является сравнение реального состояния  дел с первоначальными планами. Такие сравнения помогут вам  сконцентрироваться как на достижениях, так и на проблемах, которые требуют повышенного внимания.

       Отчеты  составляются в соответствии с требованиями, содержащимися в договоре о выделении  средств.

       В каждый отчет включается следующая  информация: название организации –  грантополучателя, номер гранта (часто грантополучатели забывают указать номер гранта, загружают дополнительной работой менеджеров фонда), отчетный период.

       В программном отчете необходимо суммировать  факты и дать обзор результатов  реализации проекта. Информация из отчета может быть использована фондом в публичных документах, а также в специальных тематических отчетах, направляемых в другие организации.

       Отчитываясь за полученные результаты, вы должны осветить следующие моменты:

       ·     Соотношение поставленных целей и достигнутых результатов. Насколько реальны результаты, достигнутые в ходе исполнения проекта, соответствуют вашим первоначальным целям? Там, где это уместно, включите количественные данные.

       ·     Долговременное влияние проекта. Какие конкретные изменения произошли в результате выполнения проекта? Кому он принес реальную пользу, и в чем она выражается?

       ·     Польза, принесенная проектом конкретным людям. История проекта. Как ваш проект помог решить существующую проблему.

       ·     Сложности. Какие слабые места обнаружились в проекте? Какие трудности возникли у вас?

       ·     Статьи, публикации, видеоматериалы.

       ·     Тренинг. Сведения об общем числе участников семинара, а также статистические данные о том, сколько женщин и мужчин было среди участников и какие страны (регионы, города) они представляют.

       ·     Иные источники финансовой поддержки проекта.

       ·     Другое.  

       Финансовый  отчет должен содержать:

       ·     копии всех первичных документов (в крупные фонды от 25$);

       ·     копию приказа о назначении штатных работников организации по должностям для выполнения программы гранта;

       ·     договора на привлечение внештатных работников с приложением акта приемки работ;

       ·     расчетно-платежную ведомость с росписями людей, получивших деньги;

       ·     копии платежных поручений;

       ·     копии командировочных удостоверения, билетов, авансовых отчетов и копии первичных документов;

       ·     при покупке оборудования – копии счет фактур, карточек инвентарного учета на каждую единицу основных средств, опись всего прочего оборудования;

       ·     для любых выплат, сделанных на основании договоров – копии договоров и копии платежных поручений;

       ·     для организаций, использующих валютный счет – банковские документы, подтверждающие подлинность используемого курса обмена валюты;

       ·     копии счетов, на основании которых оплачиваются телефонные переговоры (если не все телефонные переговоры сделаны в рамках выполнения программы гранта, то необходимо выделить те из них, которые будут оплачены из средств гранта);

       ·     реестр расходов по гранту.  

       Реестр  расходов по гранту:

 

 

       Каждый  финансовый отчет должен быть подписан бухгалтером проекта и лицом, распоряжающимся деньгами гранта. Если в вашей организации директор проекта не имеет права распоряжаться деньгами, необходимо издать приказ по организации, в котором будут оговорены права и обязанности директора проекта и обозначено, что без его визы деньги гранта не могут быть использованы организацией.   

Работа  с бизнесом  

       Формы сотрудничества с  коммерческими организациями:

       ·     Благотворительность.

       ·     Промоушн. Промоушн – любой вид коммуникации, цель которой убелить людей купить что-либо. Некоммерческие организации здесь выступают в роли рекламного агентства.

       ·     Частные пожертвования нынешних и бывших сотрудников коммерческих организаций, членов их семей, их друзей, пенсионеров.

       ·     Использование труда сотрудников коммерческих организаций в НКО. При этом заработную плату сотрудникам продолжают платить компании.

       ·     Продажа билетов. Коммерческая организация покупает билеты на мероприятия, провидимые НКО, а затем распространяет их среди сотрудников и партнеров.

       ·     Другие.  

       Дивиденды благотворительности:

       Благотворительность приносит бизнесу:

       ·     известность,

       ·     улучшение имиджа фирмы на местном и национальном уровне;

       ·     рекламу товара, услуг;

       ·     освещение своей деятельности в средствах массовой информации;

       ·     развлечение для сотрудников фирмы, ее клиентов, покупателей/партнеров;

       ·     улучшение внутрифирменных взаимоотношений;

       ·     улучшение взаимоотношений с инвесторами;

       ·     доступ к определенным рынкам;

       ·     обращение к целевым группам;

       ·     ассоциирование с высококачественным или престижным мероприятием;

       ·     привлечение новых работников;

       ·     демонстрацию социальной ответственности фирмы;

       ·     налоговые льготы (при исчислении налога на прибыль облагаемая прибыль уменьшается на суммы взносов на благотворительные цели – но не более 3% от облагаемой налогом прибыли).  

       Полезные  советы:

       Что нужно делать при поиске средств:

       ·     предлагать донорам что-либо реальное за их вклад;

       ·     привлекать как можно больше материальных ресурсов: продукции и услуг;

       ·     вести и сохранять записи всего, что вы делаете;

       ·     извлекать максимум из каждой возможности;

       ·     иметь цель;

       ·     знать непосредственные нужды и цели ваших партнеров;

       ·     собирать команду до и после каждого события для поощрения и установки оперативных целей;

       ·     думать позитивно;

       ·     использовать разные подходы к поиску средств.  

       Чего  нельзя делать при поиске средств:

       ·     позволять одному человеку контролировать и управлять финансами, всегда должен быть человек, который может проконтролировать операции;

       ·     полностью полагаться на единственного донора, допускать, чтобы поиск средств разрушил основную деятельность организации и, наоборот, не пускать сбор средств на самотек;

       ·     полагать, что по всем полученным обязательствам автоматически будет выплачено – возможно, придется напоминать донорам об их обязательствах;

       ·     базироваться на импульсах, не имея четкого плана;

       ·     приходить на встречу неподготовленным, без конкретных предложений;

       ·     тянуть все до последней минуты.  

       Технология  сбора средств:

       В работе с коммерческими компаниями будет целесообразно придерживаться следующего алгоритма:

       ·     отбор потенциальных спонсоров – определение целевой группы;

       ·     сбор информации о компании;

       ·     телефонный звонок в компанию для установления контактного лица, постарайтесь узнать побольше об этом лице;