Подготовка импортного контракта на закупку машин и оборудования

      Деловую репутацию (деловое резюме, наличие  опыта в бизнесе, пунктуальность в выполнении обязательств, опыт прошлых  сделок)

Предпочтение  отдается тем контрагентам, которые  занимаются экспортно-импортными операциями.

      Источники информации при выборе партнера:

- Справочники

- Годовые отчеты фирм

- Общеэкономические и отраслевые газеты и журналы

      Информационная  база должна постоянно обновляется; из нее формируется досье фирм, которые включают 3 раздела:

- Карта фирмы.

- Сведение о переговорах с фирмой.

- Сведения о дополнительных отношениях.

      Карта фирмы представляет собой анкету со следующими вопросами:

Страна, почтовый адрес, телефон, факс фирмы  и ее филиалов.

Год основания  фирмы и ее филиалов.

Предметы  торговли, производства с указанием  основных технических характеристик.

Производственные  мощности, число работников, торговый оборот и другие данные по годам.

Данные  о финансовом положении.

Характеристика  филиалов, дочерних предприятий, связей фирмы.

Важнейшие конкуренты и их характеристика.

Владельцы, руководители фирмы, ведущие специалисты  по внешним связям.

Оборот (всего и по разным рынкам).

Отрицательные моменты (невыполненные обязательства, рекламации, арбитражные и судебные иски). 
 

Сведения  о переговорах с фирмой заполняют  после завершения каждого раунда переговоров:

- Предмет переговоров

- Результат переговоров

- Характеристика переговоров

- Поведение фирмы во время переговоров

- Деловые отношения с другими Российскими организациями

      Сведения  о деловых отношениях составляются 1 раз в год и отображают опыт работы с фирмой в течение года: выполнение условий контракта, заинтересованность в работе, деловые качества фирмы  и ее работников.

      Досье на фирму дополняется систематически. При этом основными формами отчетности, используемыми для анализа, являются:

      - Баланс

      - Счет прибылей и убытков

      - Счет поступлений и расходований средств

      Из  этих документов берутся данные для  заполнения след 4-х разделов:

      Экономический потенциал фирмы: сведения об активах, объемах продаж, размере прибыли, основном и оборотном капитале, капитальных  вложений, собственном и заемном  капитале, производственных мощностях, научно-исследовательской базе и  расходах на НИОКР, объем числа занятых  и др.

      Показатели  эффективности деятельности фирмы: объем продаж, размер прибыли, объем  продаж к активам, прибыль и себестоимость  и т.д.

Конкурентоспособность фирмы: возможность удовлетворить  спрос потребителей по сравнению  с конкурентами, динамика продаж в  стоимостном и количественном выражении, коэффициент спроса, отношение объема продаж к стоимости нереализованной  продукции, отношение объема продаж к сумме дебиторской задолженности, загрузка производственных мощностей, портфель заказов, объем, направление  и динамика капитальных вложений.

      Финансовое  положение фирмы определяется критериями: финансовой зависимости, платежеспособности, кредитоспособности.

По каждому  из критериев рассчитывают собственные  коэффициенты. Важными факторами  при выборе партнера являются:

Репутация фирмы и ее продукции

Надежность  финансового положения

Достаточный производственный и научно-технический  потенциал. 
 
 
 
 
 
 

4 Подготовка и проведение  переговоров с  зарубежными партнерами

      Телефонные  переговоры. Устная форма переговоров. Партнеры согласуют лишь такие условия  как цена, количество, товары и срок поставки. Затем оформляется это  контрактом.

      Недостатки: дороговизна международных переговоров, требует подготовки.

Достоинства: оперативный и быстрый способ продажи или закупки товаров, является основным способом при биржевой торговли, возможность уточнения уже согласованных пунктов.

      Личная  встреча с партнерами. Необходимость: когда сторонам трудно согласовать  конечные условия оферты, трудно согласовать  запросы другим способом. Используется: для установления деловых контактов  с контрагентами на выставках, ярмарках; при заключении кредитных и сплошных контрактов; при согласовании условий  кооперации и т.д.

      Важно учитывать:

- социально-психологическую атмосферу переговоров;

- специфику личности переговоров;

- национальные и культурные особенности.

      Виды  переговоров:

- переговоры знакомство (представительские) не преследуют цели заключения конкретных соглашений;

- переговоры по техническим условиям (номенклатура, оборудование, его характеристики, комплектность, последовательность поставки, вопросы монтажа и наладки);

- переговоры по коммерческим вопросам - целью является обсуждение основных условий сделки и подписание контракта.

      Этапы переговоров:

- изложение предложений и понимания в письменной форме (предварительное);

- уточнение и согласование отдельных позиций сделки (часто по телефону);

- окончательное урегулирование всех условий сделки (процесс переговоров).

      Классификация переговоров по социально-психологической  атмосфере:

- жесткие - основываются на силе, отстаивание сторон своих условий.

- мягкие - видят в партнере коллегу, обе стороны идут на уступки (оправданы при длительном сотрудничестве).

 принудительные - стороны придерживаются следующих правил: отделять эмоции и амбиции от предмета переговора; сосредоточить внимание на интересах сторон, а не на их позициях; перед тем как придти к какому-либо решению разработать и обсудить несколько вариантов соглашений; добиться чтобы переговоры основывались на объективных данных и достоверной информации. При переговорах используется своя тактика и стратегия.

Подготовка  и проведение переговоров по согласованию цен с зарубежными партнерами

      Переговоры  по согласованию контрактных цен  являются одним из важнейших этапов внешнеэкономической деятельности, как для поставщика, так и заказчика. Основные усилия в ходе подготовки и при проведении переговоров  должны быть направлены на достижение максимально выгодных контрактных  условий для российской стороны.

      Согласование  контрактных цен требует большой  изобретательности, четкого плана  проведения переговоров и тщательной аргументации доводов.

В случаях, когда планируется сделка на крупную  сумму, вес ошибки в цене заметно  возрастает, так как даже доли процента изменения цены могут обернуться значительной суммой упущенной выгоды.

      Переговоры  по ценам могут носить затяжной характер, а позиция партнера может отличаться упорством и крайней неуступчивостью, что требует мобилизации нервной  и интеллектуальной энергии, умелой и своевременной реализации серии  домашних заготовок.

      В связи с этим первостепенное значение имеет всесторонняя подготовка к  переговорам, которая позволит успешно  заключить сделку или свести на нет  результаты многомесячных поисковых, аналитических, расчетных и рекламных  усилий целого коллектива работников.

Во внешней  торговле сложились общепринятые принципы подхода к формированию цен и  порядку их согласования. Без знания этих принципов переговоры обречены на неудачу.

      Зарубежные  партнеры уделяют согласованию цен  первостепенное значение, проводят детальные  анализ цен, анализ квалификации и личных качеств лиц, ведущих переговоры. Переговоры по ценам ведутся на этапах подготовки и заключения внешнеторгового  контракта и, как правило, составляют наиболее сложную и длительную часть  всего переговорного процесса, так  как цена контракта отражает все  существенные условия заключенной  сделки и выступает концентрированным  показателем выгодности сделки. Упрощение  переговоров, надежда на "хорошего" партера никогда не приводили  к успеху. С другой стороны, умение расположить к себе, завоевать  доверие и завязать дружественные  личные отношения без ущерба делу, основано на тщательной подготовке к  каждой конкретной встрече и затрагивает  интересы множества сторон.

      Фактически  переговоры по согласованию контрактных  цен начинаются уже с момента  вручения инозаказчику коммерческого предложения или проекта контракта на поставку имущества или оказания услуг и продолжаются на этапах заключения и исполнения внешнеторгового контракта. Согласование внешнеторговых цен, как правило, проводится допущенными к переговорам сотрудниками внешнеторговых подразделений, руководством этих подразделений или организации. Не надо забывать, что каждая встреча, на которой не затрагивается вопрос цены, является возможностью оптимизации условий контракта и повышения экономической эффективности. Как говорят американцы: "О чем бы ни шла речь, речь всегда идет о деньгах".

      Успешному проведению переговоров по согласованию контрактных цен предшествует тщательная работа по выявлению, сбору и анализу  конъюнктурных материалов, квалифицированному подбор аналогов, расчету внешнеторговых цен, учету особенностей иностранного партнера, доскональное изучение предлагаемого  к поставке товара, условий его  применения, особенностей спроса и  предложения. Чем больше вы будете знать  о собственном товаре, тем легче  вам будет вести переговоры.

Данную  справку ни в коем случае нельзя брать с собой на переговоры. Необходимо точно запомнить ее содержание. Иногда после сбора этих данных вопрос о  выходе на переговоры отпадает сам  собой.

      Исчерпывающее знание планируемой к поставке продукции  должно быть непременным условием в  подборе участников переговоров.

      До  начала переговоров по согласованию цены необходимо провести подготовительную работу, основное содержание которой  составляет:

      1 определение, сбор, изучение и  анализ конъюнктурных материалов.

      2 определение, расчет и оформление  внешнеторговой цены продукции.

      3 изучение проекта контракта, обратив  особое внимание на условия  планируемой сделки применительно  к особенностям товара.

      4 изучение предшествующей переписки  с иностранным партнером по  вопросам планируемой сделки.

      5 проверка наличия прямых или  косвенных аналогов данного изделия,  поставлявшихся иностранному партнеру  по линии российских субъектов  ВТС.

      6 подготовка справочных материалов  по зарубежным аналогам применительно  к данному иностранному партнеру.

      7 выбор оптимальных аналогов и  выработка методики защиты предложенной  цены.

      8 обоснование возможных контраргументов  по отклонению аналогов иностранного  партнера, не выгодных для российской  стороны.

      9 проведение перед сложными переговорами  совещания специалистов с целью  выработки тактики ведения переговоров.

      10 изучение досье на фирму и  ее представителей, которые будут  участвовать в переговорах.