Отчет о прохождении производственной практики Энергетический Холдинг «EnRoss

На основании утвержденного  ГП  руководитель по закупкам  в течение 2 рабочих дней с момента утверждения составляет План Закупок проекта, по форме, утвержденной финансовой службой,  куда включает только закупки Торгового дома и направляет в Отдел Корпоративных Финансов (ОКФ). Суммы берутся из оцененной спецификации.

На основании утвержденного ГП  в течение 2 рабочих дней с момента утверждения, руководитель по закупкам формирует  рабочий ГП МиО (Приложение Г), добавляя в утвержденный ГП  следующие параметры:

1)  ГЗ по каждой  позиции 

2) Дату заключения  договора (от самой ранней  даты поставки отнимается  ГЗ плюс 10 рабочих дней)

3) Дата  готовности  таблицы по выбору поставщиков  (Дата заключения договора минус 10 рабочих дней)

4) Сумма по ПЗ

Рабочий  ГП утверждается директором по закупкам и логистике, вице-президентом по коммерции и на момент утверждения передается в Контрольно-ревизионный Отдел (КРО).

На основании ПЗ менеджеры  по закупкам ТД  составляют информационное письмо, где просят указать цену, условия и сроки поставки, условия  оплаты и т.д. (смотри Приложение Д), проводят поиск Поставщиков МиО или услуг,  получают от них коммерческие предложения и другую запрашиваемую информацию.

Для поиска используется База Данных «Поставщики», а также  все возможные источники  информации (СМИ, интернет, периодические издания, справочники, личные знакомства, выставки и т.д.). Особенно эффективен поиск на специальных корпоративных площадках, где сохранены реестры действующих компаний (например, система Spark).

Мониторинг рынка –  это процесс получения и сравнения  коммерческих предложений потенциальных поставщиков с Профилем идеального Поставщика.

Профиль идеального Поставщика - это набор критериев и числовых показателей, которые можно считать  идеальными с точки зрения кампании для организации закупки в  интересах компании.

У Поставщика оцениваются 4 основных блока:

• Качество (Поставщика, товара, услуги)
• Экономика (цена, условия оплаты, скидки)
• Логистика (ГЗ, базис поставки, способ транспортировки, упаковка, размер минимальной партии)
• Сервис (выделение персонального менеджера, готовность быстро выполнить нестандартные заказы и пожелания, соответствие документооборота и т.д.).

«Профиль идеального Поставщика МиО»:

• готовность подписать типовой договор компании;
• цена – минимальная рыночная;
• поставщик является производителем;
• опыт работы на рынке – не менее 5 лет (наличие рекомендаций);
• наличие собственного ОТК у Поставщика (наличие ISO-9000);
• качество и комплектность товара полностью соответствует требованиям по качеству компании;
• условия поставки – доставка до объекта силами Поставщика;
• количество поставляемого транспорта – не ограничено;
• время от заявки до поставки 1 день;
• минимальный размер партии соответствует требуемой партии закупки;
• условия оплаты – постоплата от 10 рабочих дней с даты поставки;
• производственные мощности превышают минимум в 2 раза максимальные потребности компании;
• наличие собственных складов (возможность создавать резервные запасы);
• клинтоориентированный сервис;
• передовые технологии производства.

По результатам мониторинга  рынка менеджеры по закупкам  составляют сравнительную таблицу по выбору Поставщика МиО или услуг (см. Приложение Е), где указывают рекомендацию по выбору одного поставщика для заключения договора.  В таблице  должно быть не менее 3  вариантов. Таблица должна быть подготовлена к сроку, указанному в рабочем ГП.

На основании таблицы и рекомендации по выбору поставщика, директор  по закупкам принимает решение по выбору поставщика и утверждает  таблицу,   или дает указание на новый поиск поставщика или улучшение условий (цена, условия оплаты, поставки, сроки, риски).

Срок согласования таблицы по выбору поставщика:

1. КРО  – три рабочих дня (производится в том числе оценка надежности Поставщика);
2. Вице-президент ООО «ИФГ «БизнесСфера» по коммерции – один рабочий день.

 Мониторинг не требует  согласования специалиста КРО,  если сумма закупки не превышает 50 000,00 руб. с НДС.

Заключение  договора

Менеджеры по закупкам в соответствии с ПЗ обязаны заключать договоры к дате, определенной в рабочем ГП. Они направляют типовой договор поставщику (Приложение Ж), обсуждают все условия договора, в первую очередь существенные условия поставки с целью заключения на максимально выгодных для ТД  условиях. По результатам переговоров заключается договор с Поставщиком на год с условием пролонгации. Для закупки на сумму менее 30 000,00 руб. заключение договора не требуется. Договоры на поставку технически сложной продукции согласовываются с Генподрядчиком

После согласования и утверждения  корректировок конечная редакция договора подписывается директорами юридических  лиц. Дальнейшее хранение документа осуществляется в соответствии с «Регламентом ведения  договорной работы».

Если ТД производит закупку у  данного поставщика уже не в первый раз, и договор на поставку уже  заключен, менеджер по закупкам составляет спецификацию к данному договору на закупаемую продукцию (Приложение И), которая подписывается руководством обоих контрагентов и согласовывается со всеми службами ТД, после чего ТД вносит поставщику оплату за закупаемую продукцию.

Основная задача менеджеров по закупкам – обеспечение  своевременной  и качественной  поставки  строго в соответствии с рабочим ГП МиО или указанием руководителя закупок. При этом менеджер контролирует ГЗ по каждой поставке, своевременно  осуществляя все необходимые действия в соответствии с договором. Контрольные точки при осуществлении поставки - подача заявки, контроль оплаты, контроль изготовления, хранения,  отгрузки, транспортировки, приемки по количеству и качеству, своевременного заполнения и получения всех необходимых по договору документов (акты, накладные, счета, счета-фактуры, спецификации и т.д.).

Поставка считается исполненной, при отсутствии замечаний к Поставщику по исполнению договора и  получения  оригиналов всех необходимых документов.

По факту заключения договора поставки ТД уведомляет Генподрядчика, а также ПД ЭХ о сроках поставки основных МиО.

ТД контролирует выполнение сроков поставки с оперативным уведомлением о ходе процесса Генподрядчика, организует доставку продукции до места,  предусмотренного ГП, выдает все необходимые доверенности.

Обязательства по поставке МиО считаются выполненными с момента приемки продукции по количеству и качеству Генподрядчиком (Грузополучателем), подписанием документов  (накладных, актов и т.д.) Генподрядчиком от поставщика по доверенности от ТД (документы о получении груза см. в Приложениях К, Л, М).

Дальнейшие мероприятия по организации  сопровождения, выгрузке, транспортировке  на объект (если поставка осуществлялась до места согласованного в ГП, несовпадающего с местоположением объекта) осуществляет Генподрядчик. ТД при необходимости выдает соответствующие документы (доверенность).

Также генподрядчик  может самостоятельно осуществлять весь комплекс работ по поставке, по цене, не выше установленной в спецификации, руководствуясь принципами, установленными руководством ЭХ. В случае невозможности закупки по данной цене, Генподрядчик  заново согласовывает цену с ТД (при этом ТД проводит дополнительный мониторинг).

Если необходимую продукцию  производит одно из предприятий Холдинга, Генподрядчик не позднее 2 (двух) недель после утверждения графика поставки направляет в ТД расчет стоимости изготовления продукции с указанием закупочных цен на материалы. ТД в течение 5 (пяти) дней дает рекомендации по корректировке цен на основании произведенного мониторинга (перечень самостоятельно производимой продукции см. в Приложении  Н).

Поставку может осуществлять и сам заказчик. На основании подписанного договора с Заказчиком, Генподрядчик самостоятельно анализирует сроки и комплектность продукции, поставляемой Заказчиком, при необходимости ведет переговоры с Заказчиком по корректировке данных. В случае возникновения сложных ситуаций, ТД по письменному запросу Генподрядчика подключается к решению поставленных вопросов.

Раздел 4. Организация сбытовой деятельности

Сбытовая деятельность ЭХ «ЭнРос» в целом выражается в осуществлении строительных работ  для Заказчика, т.е. по сути, продаже  готового инфраструктурного объекта. ТД «ЭнРос Трейд» обеспечивает «возможность»  сбытовой деятельности Холдинга в целом, т.к. поставляет материалы и оборудование для строящихся объектов.

Т.к. ЭХ «ЭнРос» занимается строительством энергетических объектов, процедуру получения заказа обязательно  предваряет проведение тендера (обязательное условие государственных закупок, Заказчиком выступают государственные предприятия – ОАО «ФСК ЕЭС», ОАО «МРСК Волги»). Если Холдинг выигрывает тендер, он получает право на строительство объекта.

Итак, рассмотрим основные способы проведения закупок, закрепленные в Положении о Закупках ФСК:

• Конкурс;

• Запрос предложений;

• Запрос цен;

• Конкурентные переговоры;

• Закупка у единственного источника;

• Закупка путем участия в процедурах, организованных продавцами продукции.

Конкурс

В зависимости от возможного круга участников конкурс может  быть открытым или закрытым.

В зависимости от числа  этапов конкурс может быть одно-, двух- и многоэтапным.

В зависимости от наличия  процедуры предварительного квалификационного  отбора конкурс может быть с проведением  или без проведения предварительного квалификационного отбора.

Конкурс может проводиться  в виде ценового, если единственным оценочным критерием для выбора победителя выступает минимальная  цена предложения.

В случае закупки особо  сложной продукции конкурс может  проводиться с применением специальных процедур закупки сложной продукции.

Общая последовательность действий при проведении конкурса:

1) определение основных условий, требований и процедур конкурса и издание соответствующего распорядительного документа;

2) предварительное уведомление о проведении конкурса (при необходимости);

3) разработка извещения о проведении конкурса и конкурсной документации, их утверждение;

4) публикация извещения о проведении конкурса (по возможности, дополнительное оповещение наиболее вероятных участников, в случае с закрытой процедурой – рассылка участникам);

5) проведение предварительного квалификационного отбора (при необходимости);

6) предоставление конкурсной документации участникам по их запросам; разъяснение конкурсной документации или ее дополнение (при необходимости);

7) получение конвертов с конкурсными заявками;

8) публичное вскрытие конвертов с конкурсными заявками;

9) сопоставление и оценка конкурсных заявок;

10) выбор победителя;

11) подписание протокола о результатах конкурса с победителем;

12) проведение преддоговорных переговоров между заказчиком и победителем конкурса (при необходимости);

13) подписание договора с победителем;

14) публикация информации о результатах конкурса;

15) оформление отчета о проведении конкурса.

Запрос предложений

В зависимости от возможного круга участников запрос предложений может быть открытым или закрытым.

В зависимости от числа  этапов запрос предложений может  быть одно-, двух- и многоэтапным.

В зависимости от наличия  процедуры предварительного квалификационного  отбора запрос предложений может быть с проведением или без проведения предварительного квалификационного отбора.

В случае закупки особо  сложной продукции запрос предложений  может проводиться с применением  специальных процедур закупки сложной  продукции.

Запрос цен

В зависимости от возможного круга участников запрос цен может быть открытым или закрытым.

Конкурентные  переговоры

В зависимости от возможного круга участников конкурентные переговоры могут быть открытыми или закрытыми.

В зависимости от наличия  процедуры предварительного квалификационного отбора конкурентные переговоры могут быть с проведением или без проведения предварительного квалификационного отбора.

Закупка у  единственного источника