ГЛАВА 3. Совершенствование финансовой работы на предприятии ОАО «Мост»

     При проведении анализа финансово-экономического состояния предприятия предполагается, что имеется особый инструментарий, который позволяет давать оценку финансовой устойчивости в данный момент времени — внутренние формы отчетности, анализа и аудита.

     Основная  задача этих документов — получить наглядную и объективную картину  финансово-экономического состояния  предприятия за определенный период, а приводимую информацию представить в читабельном, понятном и доступном виде.

     Несмотря  на то, что в настоящее время ощущается объективная потребность в таком анализе, оперативное управление финансовой устойчивостью предприятия не проводится в полном объеме в силу ряда обстоятельств:

• несовершенства сложившегося на предприятии документооборота:

     1) принятая на предприятии внутренняя  отчетность является больше бухгалтерской,  чем управленческой, поэтому круг  пользователей этой информации существенно сужается;

     2) линейный или функциональный  руководитель, менеджер, экономист  или финансист в силу субъективных  причин порой ограничены в  доступе к бухгалтерской базе  данных и поэтому вынуждены  вести параллельную базу, которая  может существенно отличаться от бухгалтерской базы;

     3) актуальность принятия управленческих  решений руководством предприятия  теряет всякий смысл в данный  момент времени из-за запаздывания  и несвоевременности внесения  и обработки исходной информации;

• несоответствия действующей отчетности потребностям аналитики:

     1) в ней содержатся показатели  исключительно в стоимостном  выражении, когда чаще необходимо  знать именно натуральные показатели  при анализе остатков материалов, комплектующих и основных средств;

     2) дебиторская и кредиторская задолженность, а также задолженность подотчетных и материально ответственных лиц дается укрупненно и без расшифровки, при этом длительность этой задолженности не раскрывается;

     3) разным руководителям обработанная  информация требуется с разным  уровнем группировки — виды деятельности, объекты, участки, службы и подразделения;

     4) разным руководителям обработанная  информация требуется с разным  уровнем детализации. Если руководителю  предприятия необходима информация  в максимально сжатом виде, то  линейному или функциональному руководителю — более подробная, но не такая детальная, как, скажем, бухгалтеру материальной части, кладовщику или менеджеру по продажам или закупкам;

     5) в целом отсутствует единая  система справочников (по материалам, объектам, контрагентам, подразделениям, материально ответственным и подотчетным лицам), что препятствует получению полного представления о движении материальных, финансовых и документарных потоков;

• отсутствия взаимосвязи и дублирования полномочий между структурными подразделениями внутри финансово-экономической службы:

     1) отсутствует схема внутреннего  документооборота и взаимодействия  как в самой финансово-экономической  службе, так и между другими  службами;

     2) отсутствуют стандарты на внутренние  документы и порядок их перемещения;

     3) не установлены права доступа,  порядок внесения и передачи  исходной и обработанной информации.

     Эти и другие причины частичного применения или полного отсутствия управления финансовой устойчивостью предприятия  в режиме реального времени могут  быть сняты, если будет внедрен и объективно заработает оперативный учет финансовой устойчивости предприятия.

     Для решения этой задачи предлагается комплекс мероприятий, который охватывает ряд  аспектов.

     Организационный аспект:

     1) на базе действующей бухгалтерской программы создается отдельный встроенный блок для финансово-экономической службы предприятия;

     2) создаются сводные рапорты внутренней  отчетности, анализа и аудита;

     3) получение этих рапортов и  оперативная работа с ними  осуществляются в режиме реального времени пользователями со своих рабочих мест;

     4) устанавливается порядок движения  документов;

     5) устанавливаются конкретные сроки  представления, обработки и передачи  информации внутри той или  иной службы, а также между  службами.

     Методический  аспект:

     1) разрабатываются перечень, внутреннее содержание и формат типовых рапортов;

     2) определяется уровень аналитики  для каждого пользователя (1 —  большие группы, 2 — подгруппы, 3 —  учетная единица);

     3) устанавливается продолжительность  периода анализа (день, неделя, месяц, квартал, год).

     Аналитический аспект:

     1) определяется перечень анализируемых  объектов (участок, объект, подразделение,  бизнес-единица, материально ответственное  или подотчетное лицо);

     2) разрабатываются справочники в  разбивке по видам объектов, товарно-материальных ценностей (ТМЦ), поставщиков и покупателей, налогов и банков, сотрудников, учредителей и т.д.;

     3) устанавливаются единый доступ, порядок заполнения и обновления  справочников (в целях устранения  дублирования).

     Правовой  аспект:

     1) рапорты предназначены для служебного пользования специалистами финансово-экономической службы и руководящего состава предприятия;

     2) в соответствии с решением  директора предприятия для каждого  специалиста устанавливаются уровень  детализации и права доступа  к информации (полный, ограниченный, частичный);

     3) устанавливается определенный перечень  рапортов для конкретного пользователя.

     Технический аспект:

     1) соответствующими техническими  службами прокладывается сеть, устанавливается  необходимое оборудование, проводятся технические и другие работы;

     2) решается вопрос об увеличении  рабочих мест за счет расширения  числа пользователей;

     3) проводится подключение рабочих  мест к единой базе данных.

     Только  решив данный комплекс задач, можно  говорить о постановке оперативного учета финансовой устойчивости предприятия.

     Разумеется, оперативное управление предприятием в целом и финансовой устойчивостью  в частности тесно связано  с бухгалтерским, финансовым и управленческим учетом, поскольку через систему  сводных рапортов наиболее наглядно проявляется взаимосвязь между бюджетированием, учетом, анализом и контролем, с одной стороны, и движением материальных, финансовых и документарных потоков — с другой. Тем самым, на основе сводных рапортов создается мощный информационный блок, который вбирает в себя всю оперативную информацию о:

     1) остатках ТМЦ на складе сырья  и материалов, в основном производстве, на складе готовой продукции;

     2) поступлении и оплате ТМЦ;

     3) отпуске ТМЦ в производство;

     4) выпуске готовой продукции, ее  отгрузке, реализации и оплате;

     5) движении денежных средств;

     6) задолженности отдельных дебиторов  и кредиторов, материально ответственных  и подотчетных лицах;

     7) общем финансово-экономическом состоянии  предприятия.

     Отсюда  видно, что информативность сводных  рапортов полностью зависит от своевременности поступления исходной информации и ее обработки сотрудниками соответствующих подразделений финансово-экономической службы предприятия. Эта исходная информация может состоять из банковских выписок, приходно-расходных ордеров, счетов-фактур, актов выполненных работ, накладных на внутреннее перемещение и других документов.

     Следовательно, чем быстрее вносится исходная информация с мест в общую базу данных, тем  значительнее наполнение сводных рапортов. Если учесть, что в обязательном порядке осуществляется контроль и натуральных, и стоимостных показателей, то объективность такой информации также повышается. Вследствие этого ускоряется и сам процесс принятия управленческих решений.

     Принимая  во внимание, что сводные рапорты  составляются нарастающим итогом с начала периода, содержат натуральные и стоимостные показатели, включают информацию по каждой службе и подразделению, появляется возможность получить общую информацию о выполнении запланированных показателей, возникших отклонениях, достаточности или недостаточности собственных средств, необходимости привлечения заемных средств, состоянии платежеспособности и др.

     В свою очередь, вся сводная информация легко разбивается:

• на виды и направления деятельности;
• по самостоятельным бизнес-единицам и проектам;
• по отдельным службам и подразделениям, центрам затрат и прибыли.

     Понятно, что такой учет исходной информации, ее обработка и представление  возможны только лишь в том случае, когда средства бухгалтерского учета  приспособлены для проведения экономического учета — когда план счетов бухгалтерского учета подготовлен для проведения анализа финансово-экономического состояния предприятия. В противном случае очевидна недостаточность глубины анализа.

     Таким образом, особенность сводных рапортов заключается в том, что в них собирается вся необходимая информация:

     1) по факту и месту возникновения  какой-либо хозяйственной операции;

     2) с учетом временно2го разреза  (нарастающим итогом);

     3) в разбивке по видам ТМЦ  и услуг, контрагентам, материально  ответственным и подотчетным лицам, а также отдельным договорам и проектам;

     4) в соответствии с достигнутым  уровнем аналитики и детализации;

     5) для принятия управленческих  решений конкретным руководителем  (директором и его заместителями  по направлениям, руководителями служб и подразделений, крупными акционерами и инвесторами).

     В результате на базе бухгалтерской, финансовой и управленческой информации может  быть создана серия сводных рапортов, в которых отражаются натурально-вещественные, стоимостные и финансовые показатели, а их подготовка, обработка и анализ проводятся исключительно в финансово-экономической службе предприятия.

     В этой связи можно предложить следующий  перечень сводных рапортов, которые  предназначены, прежде всего, для директора  предприятия и руководителя финансово-экономической службы (всего предлагается 12 типовых рапортов, но их количество может быть увеличено в зависимости от необходимости), а также для других служб и подразделений (для иллюстрации приводятся только рапорт № 1 и рапорт № 2).

     Эти рапорты внутренней отчетности, анализа и аудита составляются в монопольном режиме для достижения единства данных и в любой момент времени.

     Рапорт  № 1 — остатки по наиболее важным счетам бухгалтерского учета и расчетные коэффициенты (см. табл. 5). 

     Таблица 5

     Рапорт  № 1Объект «_____________________»Сводные показатели по состоянию на хх.хх.2008 г.Время получения рапорта хх:хх